Już od tygodnia zajmuję się "archiwum zakładowym" w sprywatyzowanej spółce z o.o. (głównie dokumentacja techniczna,kosztorysy, OT, zamówienia, katalogi wyrobów, oferty handlowe itp. bez dokumentacji osobowej i płacowęj) mając bardzo mgliste pojęcie o przedmiocie całej sprawy.
Na razie udało mi się ustalić, że nie mamy doczynienia z "archiwum zakładowym" tylko ze "składnicą akt", (nie ma żadnej decyzji Dyrektora AP ustanawiającego "archiwum zakładowe"), oraz to że mamy doczynienia z dokumentacją niearchiwalną.
Jest też wprowadzona w życie instrukcja kancelaryjna, oraz instrukcja archiwalna (w miarę aktualna) z wykazem jakie są okresy przechowywania poszczególnych dokumentów wykonana na zlecenie przez pracownika AP.
Po tym krótkim przedstawieniu tematu mam kilka pytań do bardziej doświadczonych kolegów po fachu (wiem że to ostatnie stwierdzenie jest nadużyciem z mojej strony):
1. Czy muszę wszystkie czynności konsultować z przedstawicielami AP?
2. Czy do brakowania dokumentacji wystarczy powołanie wewnętrzej komisji, sporządzenie wykazu brakowanej dokumentacji i przekazanie jej firmie która zajmuje się niszczeniem dokumentów? Bez konsultacji z AP.
3. Czy taka "składnica akt" może być kontrolowana przez AP ?
4. Czy przepisy dotyczące AP i archiwów zakładowych, należy bezwzględnie stosować do składnicy akt?
5. Czy można brakować dokumenty które nie mają naniesionej kategorii B... lub Bc, czy trzeba najpierw ustalić okres przechowywania?
6. Czy w tym przypadku (większość dokumentów nie ma takich oznaczeń) wystarczy przy brakowaniu kierować się zawartością dokumentu?
I to na razie by było na tyle