Autor Wątek: Składnica akt w spółce  (Przeczytany 12340 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline MERCOR

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 2
Składnica akt w spółce
« dnia: Luty 14, 2008, »
Już od tygodnia zajmuję się "archiwum zakładowym" w sprywatyzowanej spółce z o.o. (głównie dokumentacja techniczna,kosztorysy, OT, zamówienia, katalogi wyrobów, oferty handlowe itp. bez dokumentacji osobowej i płacowęj) mając bardzo mgliste pojęcie o przedmiocie całej sprawy.
Na razie udało mi się ustalić, że nie mamy doczynienia z "archiwum zakładowym" tylko ze "składnicą akt", (nie ma żadnej decyzji Dyrektora AP ustanawiającego "archiwum zakładowe"), oraz to że mamy doczynienia z dokumentacją niearchiwalną.
Jest też wprowadzona w życie instrukcja kancelaryjna, oraz instrukcja archiwalna (w miarę aktualna) z wykazem jakie są okresy przechowywania poszczególnych dokumentów wykonana na zlecenie przez pracownika AP.
Po tym krótkim przedstawieniu tematu mam kilka pytań do bardziej doświadczonych kolegów po fachu (wiem że to ostatnie stwierdzenie jest nadużyciem z mojej strony):
1. Czy muszę wszystkie czynności konsultować z przedstawicielami AP?
2. Czy do brakowania dokumentacji wystarczy powołanie wewnętrzej komisji, sporządzenie wykazu brakowanej dokumentacji i przekazanie jej firmie która zajmuje się niszczeniem dokumentów? Bez konsultacji z AP.
3. Czy taka "składnica akt" może być kontrolowana przez AP ?
4. Czy przepisy dotyczące AP i archiwów zakładowych, należy bezwzględnie stosować do składnicy akt?
5. Czy można brakować dokumenty które nie mają naniesionej kategorii B... lub Bc, czy trzeba najpierw ustalić okres przechowywania?
6. Czy w tym przypadku (większość dokumentów nie ma takich oznaczeń) wystarczy przy brakowaniu kierować się zawartością dokumentu?
I to na razie by było na tyle
« Ostatnia zmiana: Marzec 06, 2010, wysłana przez Jarek »

Leszek

  • Gość
Odp: Składnica akt
« Odpowiedź #1 dnia: Luty 15, 2008, »
Witam,
w kwestii "mglistego pojęcia" polecam zapisanie się na kurs kancelaryjno-archiwalny. Proszę zapytać w najbliższym AP. Jeśli sami nie organizują, to np. Oddział SAP. Koszt nie jest niski - 800-1.000 PLN, ale warto, nawet jeśli prowadzi się tylko składnicę.
Odpowiadając na pytania:
1. Nie
2. Tak, chociaż można poprosić lokalne AP o opinię. Jest bezpłatna, czasem pozwala uniknąć "wpadki", a w razie gdyby już do niej doszło jest jakiś argument na obronę
3. Nie
4. A o jakie przepisy chodzi?
5. Vide niżej
6. Tak, choć trzeba albo mieć pewne doświadczenie, albo dobrego "nosa", albo wyjaśniać wątpliwe przypadki z komórkami organizacyjnymi, które wytworzyły akta. A najlepiej "wash&go" - w tym przypadku 3 w jednym

Tomek

  • Gość
Odp: Składnica akt
« Odpowiedź #2 dnia: Luty 15, 2008, »
ad. 1 - nie, ale warto sprawdzić czy jednostka była do momentu prywatyzacji pod nadzorem AP czy wypadła z pod niego wcześniej.
ad. 2 - tak, a spis dokumentacji przeznaczonej do brakowania należy wysłać do konsultacji (sprawdzenia) do właściwego AP.
ad. 3 - tak, ale kontrola dotyczy dokumentacji do której AP ma prawo.
ad. 4 - przepisy dotyczące archiwów zakładowych z powodzeniem można stosować w składnicy
ad. 5 - 6, można brakować, ale wcześniej lepiej sprawdzić taką Bc, bo można czasami uzupełnić braki w dokumentacji zasadniczej (z własnego doświadczenia) a w przypadku brakowania patrz ad. 2.

Offline MERCOR

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 2
Odp: Składnica akt
« Odpowiedź #3 dnia: Luty 15, 2008, »
Odpowiedź Leszka jest mi bardzo na rękę, tym bardziej że jest w pełni zgodna z moimi przypuszczeniami. Mam już powołaną komisję której członkowie reprezentują podstawowe komórki organizacyjne (które mogą być zaiteresowane pozostawieniem dokumentów) we wszystkich spółkach które powstały po przekształceniach PP (to już ponad 10 lat).
Do tomka mam pytania, w jaki sposób mam rozpoznać dokumentację do której AP ma prawo?, czy faktycznie spis dokumentacji do zniszcenia muszę wysyłać do AP?

Offline Grzesiek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 136
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Składnica akt
« Odpowiedź #4 dnia: Luty 16, 2008, »
5. Czy można brakować dokumenty które nie mają naniesionej kategorii B... lub Bc, czy trzeba najpierw ustalić okres przechowywania?
6. Czy w tym przypadku (większość dokumentów nie ma takich oznaczeń) wystarczy przy brakowaniu kierować się zawartością dokumentu?

Zarówno przy brakowaniu jak i przechowaniu nie kierujemy sie kategoriami naniesionymi na teczki!! Tylko przepisami, które określają jak długo dokumenty należy przechowywać. Tzn. akta osobowe nie przechowywujemy 50 lat dlatego, że ktoś naniósł na teczkę B50 tylko dlatego, że tego wymaga rozporządzenie. Podobnie np/ faktury trzymamy 5 lat bo tak mówi ustawa o rachunkowości a nie dlatego, że ktoś oznaczył tak B5 ;). Widziałem raz w  życiu składnicę gdzie wszystkie teczki miały naniesione A. Na moje pytanie dlaczego, usłyszałem: bo to są dokumenty do archiwum ;). Dlatego ostrożnie z tym. Zawsze należy kierować się zawartością teczki. Widziałem już np. listy płac wymieszane z fakturami. Pytanie ile przechowywać taką teczkę skoro naniesiono na nią B5?? :) Co do pytania archiwum o brakowanie to dużo zależy ile będziesz czekał na taka opinię ;) Moim zdaniem ważniejsze jest trzymanie się zasady, że decyzję podejmuje wewnętrzna komisja a nie sam archiwista. To pozwala na spokojny sen.
I życzę powodzenia w pracy! A generalnie to polecam jakiś dobry kurs archiwalny. Minimum 40 godzin i dużo zdrowego rozsądku!!
G

Tomek

  • Gość
Odp: Składnica akt
« Odpowiedź #5 dnia: Luty 18, 2008, »
Do tomka mam pytania, w jaki sposób mam rozpoznać dokumentację do której AP ma prawo?, czy faktycznie spis dokumentacji do zniszcenia muszę wysyłać do AP?
O tym, że twoja firma była pod nadzorem AP wywnioskowałem z wcześniejszych postów. Cóż ci tutaj doradzić? Sprawdzić czy masz jakiekolwiek protokoły z kontroli składnicy przez AP. Tam zawsze powinny być zalecenia pokontrolne, albo jakakolwiek korespondencja z archiwum państwowym. Jeśli nie masz może to świadczyć, że zakład nie był w ogóle pod nadzorem. A że jakiś pracownik AP wykonał coś na zlecenie nie świadczy to, że wykonał to na zlecenie Archiwum Państwowego tylko np. prywatnie. Dla pewności pozostaje skontaktować się z właściwym archiwum i wyjaśnić sytuację. Pozwoli ci to ustalić moment kiedy twój zakład przestał podlegać kontroli AP i czy w ogóle był.
AP ma prawo do dokumentacji gdy firma była państwowa. Jeśli firmie jakaś dokumentacja jest mimo to nadal potrzebna z różnych względów i nie chce jej jeszcze oddawać można w tej sprawie porozumieć sie z AP.

Tomek

  • Gość
Odp: Składnica akt
« Odpowiedź #6 dnia: Luty 18, 2008, »
Może zamiast moich tutaj dywagacji to zajrzyj do Dziennika Ustaw nr 167, poz. 1375 - Rozporządzenie Ministra Kultury z 16 września 2002 r. w sprawie zasad postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów do archiwów państwowych.
Polecam podręcznik pt: Kancelaria i Archiwum Zakładowe, Warszawa 2006 - chyba jeszcze można zamówić przez internet.
pzdr.