Autor Wątek: Porządkowanie akt w archiwum zakładowym - umowy  (Przeczytany 7244 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Sebastian G.

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 29
Porządkowanie akt w archiwum zakładowym - umowy
« dnia: Listopad 11, 2007, »
Witam!
Zwracam się z prośbą o wyrażenie swoich opinii, na temat umów (szeroko rozumianych) trafiających do Archiwum Zakładowego.
W moim  JRWA występują różne typy klasifikacji Kat. B.
np. : umowy zlecenia- B5 lub (ze składką na ZUS )B50
- umowy przetargowe B4
- inne umowy B5.
Umowy zlecenia mają swoje odrębne teczki zgodnie z rocznikiem.

Jednak jak traktować pozostałe umowy?

Chciałbym zebrać umowy przetargowe i pozostałe umowy z danego rocznika ( w jedną lub kilka teczek) i zatytułować np. "UMOWY 2007". Pytanie tylko, czy mój zamiar będzie trafny i  jaką kat. archiwalną nadać takiej teczce...?
Oraz , czy często występują umowy w Archiwum Zakładowym, noszące miano materiałów archiwalnych (Kat. A) ?

Pozdrawiam!
Sebastian G.
« Ostatnia zmiana: Marzec 06, 2010, wysłana przez Jarek »

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: UMOWY w AZ...
« Odpowiedź #1 dnia: Listopad 12, 2007, »
Nie wiem czy dobrze odczytuję Twój kłopot, ale po kiego grzyba chcesz łączyć wszystkie umowy w jedną teczkę? Stosując taką „logikę” należałoby też w każdym urzędzie łączyć w jedną teczkę np. wszystkie decyzje, bez względu czego dotyczą, bo to przecież decyzje ... Liczy się przedmiot umowy. Jeśli dla danej dokumentacji masz odpowiednią klasę rzeczową w wykazie akt to załóż taką właśnie teczkę i nie kombinuj.
Pozdrawiam
Jarek Orszulak

Offline Sebastian G.

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 29
Odp: UMOWY w AZ...
« Odpowiedź #2 dnia: Listopad 14, 2007, »
Witam ponownie.
Otóż jest to trochę bardziej skomplikowane.
W szpitalu, w którym pracuję, istnieje taki twór jak "Centralny Rejestr Umów", składa się z kilkunastu segregatorów. Wszystkie umowy są wpakowane do jednego "wora". Sa tam takie umowy jak wspomniane wcześniej, przetargowe, z NFZ, umowy najmu i pozostałe, które nie są umowami zleceń.
Dokumentacja spraw i przedmiotów tych umów, jest rozrzucona po wszelkich możliwych komórkach w szpitalu i co gorsza jedna sprawa potrafi być w kilku teczkach odnoszących się do innych spraw.

Rozumiem więc, że jak już trafi do mnie jakiś rok ze wspomnianego Centralnego Rejestru Umów, to najlepiej by było połączyć umowę ze sprawą, której dotyczy.

Czy może jednak jest jeszcze jakieś wyjście z tej sytuacji?

Jak traktować umowy i pozostałą dokumentację dotyczącą  świadczeń usług zdrowotnych (Kasa Chorych , NFZ)?

Dziękuję za pomoc i zainteresowanie.
Pozdrawiam!
Sebastian G.

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: UMOWY w AZ...
« Odpowiedź #3 dnia: Listopad 15, 2007, »
Nie całkiem łapię co zamierzasz zrobić, ale chyba tworzysz trochę sztuczny i niepotrzebny problem.

Nie znalazłem przepisu, z którego wynika prowadzenie tego centralnego rejestru umów, ale jest to rzecz dość powszechnie stosowana. Macie taki rejestr, więc dotrzyj do treści zarządzenia wewnętrznego, które go wprowadziło, w nim powinien być określony i sposób prowadzenia rejestru, i zasady przechowywania umów, w tym również jakie umowy ten rejestr obejmuje, a jakie nie.

Dalej – sam rejestr to tylko rodzaj pomocy ewidencyjnej, rozumiem że przy nim jest zbiór tych umów – ale czy są to ich oryginały czy tylko kopie? Zadaniem rejestru jest ułatwienie panowania nad całością zobowiązań i praw wynikających z różnych umów – w skali całej jednostki organizacyjnej. Rejestr powinien zawierać odsyłacz do akt sprawy dotyczącej danej umowy. Na podobnej zasadzie prowadzi się centralne rejestry wewnętrznych aktów prawnych, skarg itd., czasem również ze zbiorem takich dokumentów lub ich kopii.

Siłą rzeczy akta spraw dot. poszczególnych umów (wraz z samymi umowami) jest przechowywana w odpowiednich komórkach org., odpowiedzialnych za konkretne umowy, i ta dokumentacja winna trafiać do az wraz z aktami tych komórek.

Zadaniem archiwisty nie jest gmeranie przy układzie dokumentacji (zwłaszcza na poziomie pojedynczych dokumentów), która do niego trafia – chodzi zarówno o (przepraszam za wyrażenie) rozpieprzanie zbiorów dokumentacji wg własnego widzimisię, jak i o sztuczne tworzenie takich zbiorów (widziałem już tworzenie z luźnych dokumentów „akt spraw” czy „teczek” i nadawanie im „znaków” - dopiero gdy te luźne akta trafiały do archiwum ...).

Sprawdź czy ten rejestr ma swoją klasę w wykazie akt, jak napisałem na wstępie – dotrzyj do treści zarządzenia wprowadzającego rejestr.
Jarek Orszulak