Autor Wątek: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie  (Przeczytany 186093 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Archiwista08

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 19
Dzień dobry, przy okazji tematu programu w archiwum chciałabym o coś podpytać. Ja również mam programy Obce Spisy Archiwalne i Archiwum Akt. Czy ktoś korzysta z zamawiania akt przez wydziały z użyciem tych programów? I czy ktoś mógłby krok po kroku opisać jak to wygląda? Interesuje mnie m.in. to kto drukuje rewers: ja czy wydział? Jeżeli ja to jak jest z podpisem osoby wypożyczającej, pieczątką wydziału i zezwoleniem na udostępnienie? Jeżeli z kolei wydział to nie mogę rozpocząć udostępniania akt dopóki nie będę miała papierowej wersji rewersu. Zastanawiam się też jak jest z potwierdzeniem odbioru akt przez wydział? Bo jeżeli mają potwierdzić na rewersie to musiałabym wyciągnąć akta, a potem dopiero po wydaniu odłożyć rewers na miejsce, a to już według mnie podwójna robota. Z oddawaniem to samo: na rewersie jest podpis oddającego, ale to z kolei spowoduje, że będę te akta musiała jeszcze przy tej osobie odłożyć na półkę, żeby mi podpisała. Może mam proste pytania, ale chciałabym to dobrze logistycznie rozwiązać, żeby wszystko było w porządku i żeby ułatwić sobie to wypożyczanie a nie utrudnić. Z góry dziękuje za pomoc  :)

Offline metricisRegninotarii

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 263
Łączenie spisów odradzam - prędzej czy później zrobi się bałagan w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych. W programie to może być i ze 100 spisów dla danego rocznika, dla programu nie powinno stanowić to jakiegoś problemu.

Niestety spisy muszą mieć formę papierową - ilością papieru na to zużytego się nie przejmuj, bo nikt inny jakoś się tym nie przejmuje - elektronizacja swoją druga, a papier swoją i nic z tym nie zrobisz.

Przyklejanie kodów kreskowych do akt jest dobrym pomysłem, aczkolwiek przy liczbie teczek wyrażonej w liczbie 6 cyfrowej zajmie to trochę czasu. Oczywiście pomoże to potem przy zwrotach - program powinien mieć taką funkcjonalność, iż klikasz zwroty, skanujesz kody, zatwierdzasz i tyle. Pozostaje "tylko" odniesienie na właściwą półkę.

Jeśli jakieś akta są wpisane w system, to oznacza, iż były spisane - nie ma zatem konieczności spisywania ich drugi raz, w zasadzie system powinien to nawet uniemożliwiać

Offline Cichma

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 23
Zabieram się za napisanie planowanej powierzchni archiwum do planu funkcjonalno-użytkowego Sądu, dostałam do napisania na już.
mam dwa wzory i w każdym obliczenia są różne, zastanawiam się lepiej wyjść od metrów bieżących czy jednostek archiwalnych. planowany roczny przyrost akt to 8%, pomnożone razy 20 lat.
w jednym wzorze punkt wyjściowy to ilość metrów bieżących podzielona przez limb jednostek aktowych na m2. tylko jak wyliczyć ten "limb" u mnie regały mają po 9 półek więc nie wiem czy podzielić to przez 9 czy jeszcze jakoś inaczej.

drugi plan wychodzi od podania ilości jednostek archiwalnych i później jest podany wzór, że na pomieszczenie o powierzchni 66 m2 posiadających 770 mb półek przypada 53 900 jednostek archiwalnych. następnie prognozowana ilość jednostek archiwalnych pomnożona jest przez te 66 m2 i podzielona przez 53 900 j.a i wychodzi planowana powierzchnia archiwum.

Doradźcie z której strony to ugryźć


Offline metricisRegninotarii

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 263
Obydwie metody wydają się jakieś dziwne.

Liczba j.a. na metr kwadratowy? Ale karnych/cywilnych/rodzinnych? Wynik przecież zawsze będzie inny.

Jeśli już zakładamy roczny przyrost na poziomie 8%, to wziąć liczbę metrów bieżących akt przechowywanych w AZ, razy 8% i razy 20.

Np. - 1000 mb przechowywane w AZ, roczny przyrost to 8%, zatem 80mb, razy 20 - 1600mb.
A ile te 1600mb zajmie metrów kwadratowych to już zupełnie inna sprawa - przecież można zrobić regały jezdne 6 półkowe (w sensie wysokie na 6 półek), jak pomieszczenie wyższe to 7 albo i 8 półkowe. A może tradycyjnie AZ wepchną do piwnicy  >:( i zmieści się tylko 5 półek.

Tego typu obliczeniami zajmują się firmy montujące regały w porozumieniu z projektantem, tudzież projektant niech sobie rozrysuje: regał dwustronny ma szerokość 0,70 metra + ewentualnie parę centymetrów na obudowę/odbojniki, w każdym rzędzie musi być minimum 0,8 metra wolnego miejsca, przed regałami z jednej strony również musi być wolne miejsce - i niechaj sobie liczy.



Offline Cichma

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 23
Też mi się to wszystko wydało dziwne, ale zrobiłam to dziś. zrobiłam tak jak pisałeś. wyszłam od metrów bieżących, wyliczyłam przyrost i pomnożyłam przez 20 lat. to wydawało się najlepszym rozwiązaniem.
pomierzyłam powierzchnie archiwalne, co gdzie i ile się znajduje, ale zaznaczyłam też, że część jest na regałach jezdnych 9-półkowych, ale są też regały zwykłe 4-półkowe, a część po prostu jest na stosach na podłodze.
No i faktycznie, przyszłe archiwum będzie zależało od projektanta, od wysokości i innych czynników.  cóż, skoro to było zadanie od p. dyrektor...
w każdym bądź razie, dziękuję na odzew :)

Offline Forumowicz

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 13
Data skrajna końcowa to po prostu data ostatniego dokumentu w sprawie.

A jeśli w teczce znajduje się dokumentacja dotycząca np. szkolenia i ostatnim dokumentem jest zaświadczenie o ukończeniu szkolenia wystawione przez jednostkę szkolącą to datą końcową będzie rok wystawienia tego zaświadczenia czy rok z daty wpływu do jednostki organizacyjnej?

Offline djwierzba

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 1
  • Płeć: Mężczyzna
  • protokolant sądowy
Datą końcową będzie rok wystawienia zaświadczenia

Offline arch*

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 13
Witam
mam problem ze sprawozdaniami finansowymi od lat 2000 (stary jrwa z 1986) miesięczne, kwartalne i roczne. Jak je dobrze zakwalifikować? Czy wszystkie są kat A?

Offline rkb

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 28
Niczego nie rozstrzygając. Chciałem tylko zwrócić uwagę, że art. 74 ustawy o rachunkowości od 1.01.2019 r. brzmi:

Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają przechowywaniu przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie.

Offline arch*

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 13
Wg jrwa z 1986 w grupie 32 Księgowość finansowa jest zapisek "Uwaga! Plany, sprawozdania i analizy finansowe - klasa 03"