Autor Wątek: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie  (Przeczytany 173114 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Cichma

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 17
Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
« Odpowiedź #435 dnia: Październik 08, 2020, »
Pierwsza ekspertyza archiwalna AP za mną. Wypadło dobrze, czekam na oficjalną notatkę i mam nadzieję, że za niedługo przekażę moje pierwsze materiały archiwalne do AP, łącznie ponad 22 mb.
Muszę jeszcze napisać rys historyczny Sądu Powiatowego. Jakie informacje dokładnie powinnam zawrzeć w takim rysie?

Mam jeszcze pytanie techniczne dotyczące samego spisu. Spis jest rozbudowany gdyż przekazuję ponad 2800 jednostek archiwalnych, a kierownik AP nie potrafił mi odpowiedzieć. czy mam pieczętować każdą stronę spisu? wystarczy pieczęć z nazwą sądu, czy muszę jeszcze pieczętować swoją jako archiwisty?

Nurtuje mnie jeszcze jedna rzecz, kierownik AP miał wątpliwości do to akt związkowych, tzn. przekazuję akta cywilne Ns, a w nich często są dołączone inne akta  jako sprawy połączone, tak to odnotowywano w repertoriach jako sprawy połączone. na spisie uwzględniłam, jakie akta są dołączone. on jednak zastanawia się nad tym czy te akta nie powinny być wyłączone żeby funkcjonowały samodzielnie - celem łatwiejszego odnalezienia. wymaga od nas podstawy normatywnej takiego łączenia spraw. kierowniczka wydziału nie potrafiła na to pytanie odpowiedzieć i zastanawiam się jak to wygląda w innych sądach. dodam tylko, że ów kierownik AP z sądami nie miał jeszcze styczności i stąd te wątpliwości.
zastanawia mnie w ogóle łączenie takich spraw, na co dzień mam własnie problem z takimi Ns. sporo spraw jest dołączonych do innych, a w starych repertoriach nie wszystko było odnotowywane, mam na mysli lata 60, 70, ale też 90. akta znajdują się albo nie. archiwum mam już uporządkowane półka po półce, także problem leży gdzie indziej. w wydziale karnym tergo nie ma, jesli akta są potrzebne do wyroku łącznego to są dołączone, a później wyłączone i funkcjonują jako samodzielna sygnatura.
Jakoś ostatnio mnie to bardzo nurtuje, a dziś przy tej ekspertyzie moje wątpliwości zauważył także ktoś inny. ale nigdy nie pracowałam na wydziale, także nie wiem jak to powinno wyglądać. tyle, że kierownik wydziału sam nie wie czemu tak robią...

Offline fiona1990

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 16
Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
« Odpowiedź #436 dnia: Październik 09, 2020, »
Witam,

Mam w zamiarze brakować dokumentację wydziału cywilnego Sądu Okręgowego (byłego Sądu Wojewódzkiego), m.in z lat 1975-1989. Wiecie może jaka jest podstawa prawna brakowania ksiąg i urządzeń pomocniczych z tego okresu? W zarządzeniu o przechowywaniu akt z 1975 r. wymienione są tylko okresy przechowywania akt ale o takich urządzeniach typu kontrolki Cog (kontrolka kancelarii ogólnej?) ,terminarze, wokandy, nie wyczytałam nic. Zatem jaki przepis lub art. do tego stosować??

Offline metricisRegninotarii

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 236
Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
« Odpowiedź #437 dnia: Październik 12, 2020, »
Rys historyczny - ustal na jakiej podstawie Sąd został utworzony, czy wcześniej funkcjonował w tym samym miejscu inny Sąd (do 1950 roku były Sądy Grodzkie), następnie podać jakie wydziały/oddziały i sekcje funkcjonowały w ramach tegoż Sądu, jeśli masz informacje o jakichś zmianach organizacyjnych w trakcie funkcjonowania jednostki to również je zawrzyj. Nadto podaj zakres terytorialny działania Sądu, czy się zmieniał oraz skrótowo jakie zadania Sąd realizował. Dodatkowo informacja na temat jednostki nadrzędnej, jakiejś większej struktury do której został należał (np. Sąd Apelacyjny) i czy w tym zakresie zachodziły zmiany. I na koniec informacja kiedy i na jakiej podstawie Sad Powiatowy została zniesiony (zapewne tylko przekształcony w Sąd Rejonowy).

Względem akt dołączonych - nikt, przynajmniej pierwotnie, nie dołączał akt na podstawie swojego "widzimisię" - poszukaj zarówno w aktach głównych, jak i w aktach dołączanych czy jest zarządzenie o połączeniu spraw. Sprawdź to potem jeszcze w Repertorium. Jeśli nigdzie nie masz informacji o tym, iż dane akta zostały dołączone do akt innej sprawy, to takową teczkę wyłącz i ujmij na osobnej pozycji na spisie. Podstawą do łączenia spraw było oczywiście zarządzenie sędziego.

Co do pieczętowania każdej strony spisu - w rozporządzeniu z 2015 roku nic nie ma o konieczności pieczętowania każdej strony spisu, nie ma takowego obowiązku zawartego również w rozporządzeniu z 2004 roku, zatem pieczęć Sądu na pierwszej stronie i tyle. Oczywiście na końcu spisu wszystkie wymagane podpisy.

_______________________________________________

Ówcześnie obowiązywało Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 6 stycznia 1976 r. w sprawie okresów przechowywania akt administracji sądowej, akt komorniczych, urządzeń biurowości sądowej i komorniczej oraz warunków niszczenia tych materiałów lub przekazywania ich archiwom państwowym, Dz.Urz. Min. Sprawiedliwości z 1976r. Nr 1 poz. 5
§ 6, 8 i 10 mówią o urządzeniach ewidencyjnych.

Offline rkb

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 24
Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
« Odpowiedź #438 dnia: Październik 12, 2020, »
Witam,

Mam w zamiarze brakować dokumentację wydziału cywilnego Sądu Okręgowego (byłego Sądu Wojewódzkiego), m.in z lat 1975-1989. Wiecie może jaka jest podstawa prawna brakowania ksiąg i urządzeń pomocniczych z tego okresu? W zarządzeniu o przechowywaniu akt z 1975 r. wymienione są tylko okresy przechowywania akt ale o takich urządzeniach typu kontrolki Cog (kontrolka kancelarii ogólnej?) ,terminarze, wokandy, nie wyczytałam nic. Zatem jaki przepis lub art. do tego stosować??

Było jak napisane zostało to powyżej coś takiego jak Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 6 stycznia 1976 r. w sprawie okresów przechowywania akt administracji sądowej, akt komorniczych, urządzeń biurowości sądowej i komorniczej oraz warunków niszczenia tych materiałów lub przekazywania ich archiwom państwowym (Dz.Urz.MS. Nr 1, poz.5). Tekst można znaleźć na stronie internetowej SAWS w zakładce Przepisy i dalej akta komornicze.
« Ostatnia zmiana: Październik 12, 2020, wysłana przez rkb »

Offline fiona1990

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 16
Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
« Odpowiedź #439 dnia: Październik 14, 2020, »
Dzięki wielkie za podpowiedzi :) Czytałam te zarządzenie z 1976 r. i kontaktowałam się z kierownikiem Archiwum Państwowego w tej sprawie. Powiedział, żeby do tego okresu 1975-1989 stosować zarządzenie z 1989 r. bo w tym z 1976 r. rzeczywiście nie ma mowy o księgach biurowych.
Teraz nasuwa mi się jeszcze jedno pytanie - przechowywanie akt z uznaniem wyroku sądu zagranicznego. W zarządzeniu o przechowywaniu akt z 1989 r. r. jest zapis:
 §  4.
3. Akta spraw o uznanie i wykonanie orzeczeń sądów zagranicznych oraz ugód zawartych przed takimi sądami kwalifikuje się biorąc pod uwagę przedmiot orzeczenia sądu zagranicznego lub ugody zawartej przed takim sądem.
Przedmiotem orzeczenia są głównie rozwody, zdarzy się czasem jakaś zapłata. Skąd ja mam wiedzieć do czego to zakwalifikować skoro na aktach jest zaznaczona kat. B30 i A równocześnie?? Wiem, że sędziowie zaliczają takie akta do Co (kiedyś Ns) i nadają kat. B10...Można się nieźle rozkojarzyć  ???

Poza tym mam pytanie zarówno o byłe, jak i obecne akta zastępcze, takie gdzie jest tylko postanowienie o przekazaniu wg właściwości do innego sądu. Jak je u was sędziowie kwalifikują?

Offline Cichma

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 17
Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
« Odpowiedź #440 dnia: Październik 14, 2020, »
Bardzo dziękuję za odpowiedź, rys się już tworzy :) aczkolwiek dalej mam problem z aktami dołączonymi. otrzymałam dziś oficjalną notatkę z przeprowadzonej ekspertyzy archiwalnej. w zaleceniach mam rozdzielenie wszystkich jednostek zawierających załączniki (czyli inne akta) i stworzyć z nich osobny spis. dodam, iż wszystko mam już spakowane w teczkach i pudełkach bezkwasowych, opisane, policzone i nadane są sygnatury archiwalne. a teraz mam to wszystko wypakować i zaczynać od nowa.
Znalazłam również podstawę prawną do łączenia tych akt, którą przesłałam do AP, a pomimo tego jest zalecenie o rozłączeniu.
Dodam, iż w aktualnym spisie mam zaznaczone jakie sygnatury są dołączone do akt głównych, ale już bez treści (dotyczą tego samego spadkodawcy). Kierownik AP zarzucił, że te dołączone akta nie są w pełni opisane. nie ukrywam, że było to z nim ustalane wcześniej że tak możemy robić, a teraz zmienił zdanie...
Jutro będę się jeszcze kontaktować z innym oddziałem AP i innym sądem, z którym jestem w kontakcie jak oni podchodzą do tego tematu.
Archiwum Państwowe, pod które należymy nie odbierało jeszcze akt sądowych - stąd tyle wątpliwości tego kierownika.
mam nadzieję, że uda mi się jutro coś ustalić i że ostatecznie aktualny spis zostanie zaakceptowany.

Offline Archiwista 2010

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 16
Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
« Odpowiedź #441 dnia: Październik 18, 2020, »
Cześć,

Ekwiwalent za pranie odzieży - czy macie przyznawany? Jeżeli tak to na jakich zasadach, w jakiej wysokości ?
Jak się za to zabrać, żeby załatwić ?
Pomożecie :)
Pozdrawiam

Offline metricisRegninotarii

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 236
Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
« Odpowiedź #442 dnia: Październik 19, 2020, »
Sprawy o rozwody mogą mieć oznaczenie  kat. A i B30 jednocześnie albowiem pierwotnie otrzymywały one kat. A50 (do 1989 roku), jednakże przepisy z 2004 roku zmieniły zarówno kategorię jak i okres przechowywania spraw o rozwód na B30 (§ 31).

Co do spraw o uznanie i wykonanie orzeczeń sądów zagranicznych oraz ugód zawartych przed takimi sądami się nie wypowiem, bo z takimi aktami jeszcze nie pracowałem.

Jak dotychczas nie spotkałem się również z problemem akt zastępczych w przypadku przekazania według właściwości do innego Sądu - w takim wypadku Wydziały zostawiają sobie tylko pismo przewodnie o przekazaniu + zwrotka.

____________________________________

W przypadku, gdy w aktach jest zarządzenie o połączeniu danej sprawy z inną sprawą, a AP nakazuje wyłączenie tejże sprawy jako osobnej, to w tym momencie chyba, no nie wiem, upadli an głowę czy co? Chcą na nowo redagować akta? Tyle razy się tutaj na forum powtarza, aby nie ingerować w kancelarie aktotwórcy. Przynależność kancelaryjna.

Takie sprawy są rozpatrywane łącznie, co oznacza, iż ani sprawa główna nie jest kompletna bez akt dołączonych, a tym bardziej akta dołączane nie są kompletne - przecież w takowych aktach nie będzie ani wyroku, ani protokołów z rozpraw, ani informacji o wykonaniu wyroku/postanowienia - ich istnienie jako osobna jednostka archiwalna jest po prostu bezsensowne.

Łączone są akta dotyczące tych samych osób lub ewentualnie tych samych czynów. Rozwiązaniem może być w takim wypadku uzupełnienie tytułu teczki o elementy, które występują na teczce sprawy dołączanej, a nie występują na teczce aktach głównych - np. o imię i nazwisko, albo o czyn karalny.


____________________________________

W 2014 roku bodajże coś takiego miałem, dostałem za rok z góry, 10 zł za miesiąc, czyli 120 zł jednorazowo na konto, netto. Nie wiem jednak czy coś się od tego momentu zmieniło.

Offline rkb

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 24
Odp: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
« Odpowiedź #443 dnia: Październik 20, 2020, »
Jak dotychczas nie spotkałem się również z problemem akt zastępczych w przypadku przekazania według właściwości do innego Sądu - w takim wypadku Wydziały zostawiają sobie tylko pismo przewodnie o przekazaniu + zwrotka.

Wynika z tego, że są różne praktyki w różnych sądach. Przede wszystkim proponuję nie nazywać aktami zastępczymi pisma włożonego do okładki akt z postanowieniem (zarządzeniem) o ich przekazaniu do innego sądu wg. właściwości. Określenie co powinno być nazywane aktami zastępczymi znajduje się w Regulaminie urzędowania sądów i raczej taka teczka nimi nie jest (choć bardzo często w wydziałach nanoszą opis akta zastępcze). Jednocześnie tam gdzie archiwa państwowe wymagają wpisywania w tytule teczki, rodzaj sprawy odradzał bym tego, bo to również wygeneruje problemy (tam gdzie spisy powstają z systemu będzie to jednak nieuniknione)
Dlatego myślę, że skoro zawsze informacja o przekazaniu sprawy do innego sądu znajduje się w repertorium i jeśli już zdarzyło się, że  teczka nazwana "aktami zastępczymi" zajmuje miejsce w archiwum to wydaje mi się, że najlepszym rozwiązaniem będzie umieszczenie jej na spisach zdawczo-odbiorczych z materiałami niearchiwalnym do zniszczenia po 10 latach. Z taką też kwalifikacją w większości przypadków spotykałem się.