Autor Wątek: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie  (Przeczytany 188923 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline metricisRegninotarii

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 266
Cytuj
Spisy zdawczo-odbiorcze
Rubryka
a) Dokumenty inne
b) Akta Wykonawcze
 Co należy tam wpisywać w przypadku Wydziału Rodzinnego, Cywilnego, Karnego ?

a) Dokumenty inne (aczkolwiek raczej dokumentacja inna być powinno) - załączniki do akt sprawy, np. jeśli dostajemy jakąś obszerną opinię biegłego i nie jest ona wszyta do akt, tylko przechowywana jako osobna teczka

b) jak to mówią internety "seriously?!" no akta wykonawcze, które są wynikiem realizacji postanowień zawartych w wyroku/postawieniu - teczki dozorów, nadzorów, egzekucji należności etc.

_____________________________

Cytuj
Tak, myślę nad aktualizacją JRWA w moim sądzie. Wykaz nie zmienił się od 2004 r. (!), wiele spraw jest nieaktualnych, wiele nowych rzeczy doszło. Jestem pierwszą archiwistką i wszystko powoli ogarniam ale z administracją jest masakra. Próbowałam zainicjować zmianę wykazu ale jednak kierowniczka administracji dostała informację z Ministerstwa rok temu że od 2020 roku ma być jednolity JRWA dla wszystkich sądów i żebyśmy się wstrzymali ale Widać jak jest. Co radzicie, wstrzymywać się dalej ? czy robić swoje i opracowywać nową instrukcję i wykaz w uzgodnieniu z AP?
borykam się z podobnym problemem od jakiegoś czasu - i radzę się wstrzymać; nie mamy najmniejszego wpływu na to co będzie w tym wykazie, jednocześnie jednak słychać o nim od jakiegoś już czasu, potem przyszedł jakiś projekt instrukcji kancelaryjnej dla spraw z zakresu administracji i nadzoru ale bez wykazu... W końcu jednak zapewne zostanie wprowadzony jakiś odgórny wykaz akt.
Proces wprowadzania jwra w życie jest zazwyczaj dosyć skomplikowany a przede wszystkim czaso- i pracochłonny i jeśli w rok po wprowadzeniu tego, co sama stworzyłaś, wejdzie ten jwra odgórny to będzie potężne zamieszanie.
Radziłbym dokonać najpilniejszych zmian w konkretnych klasach rzeczowych, przesłać to do AP i tyle.

______________________

Cytuj
Mam problem z ustaleniem dat skrajnych. przekazuję akta do AP i poprawiam spisy zrobione przez komisję archiwizacyjną. staram się wszystko ustalić z kierownikiem AP, ale będzie to jego pierwsze przekazanie akt i też nie za bardzo jest w temacie.
przekazuję akta cywilne, Ns. zawsze myślałam, że daty skrajne w tym przypadku będą się liczyć od prawomocności postanowienia, lecz on kazał nam wpisać datę pierwszego i ostatniego pisma. ponadto jeśli są w aktach dołączone inne wcześniejsze akta to też mamy to ująć, np. tak 1955, 1965-1967.
jak to wygląda w innych sądach?
Nie umiem znaleźć rozporządzenia, które regulowałoby ustalenie dat skrajnych w sądownictwie? jest coś takiego?

Rozporządzenie z 2004 roku stanowi od kiedy liczyć okres przechowywania
Cytuj
§ 25. 1. Okresy przechowywania akt w sądzie liczy się od początku roku kalendarzowego następującego po roku, w którym
ukończono czynności sądowe związane z wykonaniem orzeczenia lub zarządzenia kończącego postępowanie w sprawie.
2. Jeżeli nie zachodzi potrzeba wykonywania czynności wymienionych w ust. 1, okres przechowywania akt liczy się od
uprawomocnienia się orzeczenia lub zarządzenia.

I ja taką datę podaje jako datę końcową, aczkolwiek przecież potem mogą się zdarzać późniejsze pisma, np. z wnioskiem o odpis - wtedy traktuje to jako posteriora.

Jeśli do akt są dołączone inne sprawy i mają datę wcześniejszą to oczywiście jak najbardziej trzeba to uwzględniać w datach skrajnych, co więcej na spisach zdawczo-odbiorczych przekazywanych do AP zawsze dodaję kolumnę Uwagi, w której, m.in., wpisuje oznaczenie kancelaryjne takich spraw.

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 825
Cytuj
zawsze myślałam, że daty skrajne w tym przypadku będą się liczyć od prawomocności postanowienia, lecz on kazał nam wpisać datę pierwszego i ostatniego pisma
Nie mylmy pojęć.
Data skrajna końcowa i data, od której liczymy bieg okresu przechowywania akt to dwa różne pojęcia. Daty te często, ale nie zawsze są tożsame. W przypadku akt spraw sądowych nie są.
Data skrajna końcowa to po prostu data ostatniego dokumentu w sprawie.

Offline muniekdm

  • archiwa_2.5
  • archiwista
  • *
  • Wiadomości: 393
  • Płeć: Mężczyzna
Sprawę dat skrajnych reguluje też Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 19 czerwca 2019 r.w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej
Cytuj
§52 3.Przy każdej pozycji spisu zdawczo-odbiorczego powinna istnieć możliwość odnotowania w szczególności następujących danych:;4) rok, w którym zarejestrowano sprawę oraz rok najpóźniejszego pisma w sprawie, jeżeli nie jest tożsamy z rokiem, w którym sprawę zarejestrowano;.
Sprawę określenia dat skrajnych przy przekazywaniu do AP reguluje Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej.

Offline fiona1990

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 16
Witam. Brakuję oddział finansowy. Do 2007 r. istniała u nas sekcja gospodarcza, która następnie została zniesiona a jej obowiązki przejął oddział finansowy. Mam pytanie czy należy sporządzić osobny spis na segregatory tej sekcji jako oddzielnej komórki? Bo pewnie nie można podciągnąć teraz pod finansowy jak dokumentacja dotyczy czasów sekcji?

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 825
W przypadku spisów na brakowanie nie ma potrzeby sporządzania osobnych spisów dla dokumentacji każdej komórki organizacyjnej.
Wymagane jest jedynie sporządzenie odrębnych spisów dla kat. B, BE, BC oraz dla różnych rodzajów dokumentacji (np. aktowa, techniczna, nośniki danych).

Na etapie brakowania nie ma również obowiązku sporządzania dla brakowanej dokumentacji spisów zdawczo-odbiorczych i wciągania jej na ewidencje AZ (jeśli przeterminowała sie w komórce organizacyjnej). W takiej sytuacji spis na brakowanie sporządza się z natury.

Offline Bolek

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 560
  • Płeć: Mężczyzna
Z tym spisem z natury to ja nie byłbym taki pewny. Jeśli jednostka jest pod nadzorem archiwum państwowego to może dostać coś takiego:
Cytuj
2.   w dołączonym do wniosku spisie w kolumnie 3 (Sygnatura archiwalna) nie podano sygnatur archiwalnych brakowanej dokumentacji. Wyrażenie ?Spis z natury? jest dopuszczalne dla jednostek nie posiadających i nie prowadzących ewidencji przechowywanej dokumentacji. Natomiast zgodnie z § 14.1 Instrukcji archiwalnej dokumentację przejmuje się do archiwum zakładowego na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego. Ponadto zgodnie z § 18.1 archiwista powinien prowadzić dwa zbiory spisów zdawczo-odbiorczych (w układzie wynikających z kolejności wpisu do wykazu spisów zdawczo-odbiorczych oraz w układzie według komórek organizacyjnych).
I spis będzie musiał zrobić. A cytowane paragrafy były z instrukcji obowiązującej w jednostce.
prawy obrońca lewego słupka

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 825
Zgodnie z rozporządzeniem MKiDN z 2015 r. w sytuacji gdy nie stosowano sygnatury archiwalnej (np gdy dokumentacja uległa przeterminowaniu w komórce) dopuszczalne jest brakowanie z natury.

Offline Mk0913

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 1
Witam! Mam pytanie odnośnie spisu akt, chodzi o akta, które mają być zabrane z sądu - zniszczenie. Czy w przypadku spisu akt z wydziału karnego jest konieczność krótkiego opisu artykułów? Np 178a par 1 i opis, że kto prowadzi pojazd ... itp?

Offline Cichma

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 25
Witam, chciałabym się dopytać o fumigację. w sądzie, w którym pracuję jest ok 100 mb akt przeznaczonych do odgrzybiania - jest to kat. A od początku istnienia sądu, nikt przede mną nie przekazywał kat A do Archiwum Państwowego, tylko składowano ją w w piwnicy w fatalnych warunkach.
Parę dni temu dowiedziałam się, że firma fumigacyjna ma przyjechać w czerwcu żeby zabrać akta do komory.
Chciałabym się dowiedzieć jak takie akta należy przygotować?
uzgadniałam z panią dyrektor, że to pracownicy tej firmy mieli to sami spakować, ze względu na to, że panuje tam grzyb czerwony, ale  z kolei prezes chce żeby te akta wcześniej spisać żeby było wiadomo, że wszystko do nas wróciło.
nie wiem jak się mam za to zabrać, jakie procedury mają takie firmy? w poniedziałek będę rozmawiała z panią dyrektor na ten temat.

Offline Bolek

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 560
  • Płeć: Mężczyzna
Zgodnie z rozporządzeniem MKiDN z 2015 r. w sytuacji gdy nie stosowano sygnatury archiwalnej (np gdy dokumentacja uległa przeterminowaniu w komórce) dopuszczalne jest brakowanie z natury.
Tak tylko zgodnie z Ustawą:
Cytuj
Art.33.1. Archiwa zakładowe tworzy się w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w jednostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne.[...]

Art. 34. 1. Kierownicy jednostek organizacyjnych, o których mowa w art. 33,
są obowiązani zapewnić:
1) gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie i odpowiednie zabezpieczenie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, tworzących zasób podległych im archiwów zakładowych;[...]
Także nawet dokumentacja niearchiwalna powinna być zewidencjonowana. Zapewne w instrukcji kancelaryjnej jest mowa o przekazywaniu dokumentacji do archiwum zakładowego w określonym okresie czasu (np. po 2 latach). To, że w komórce nie przygotowano teczek do AZ i ich nie przekazano na podstawie ewidencji nie zwalnia komórki z przestrzegania przepisów a archiwisty zakładowego z ich egzekwowania.
prawy obrońca lewego słupka

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 825
Oczywiście, że zasób archiwów zakładowych musi być ewidencjonowany. Natomiast jeśli dokumenty nie zostały przekazane do AZ (choć oczywiście przekazane być powinny), to formalnie rzecz biorąc nie stanowią części zasobu archiwum zakładowego. Jeśli zatem takie dokumenty ulegną przeterminowaniu w komórce organizacyjnej to nie ma obowiązku ich do tegoż archiwum przekazywać (i sporządzać ewidencji w postaci spisów z/o). Wystarczy wybrakować je wprost z komórki.

Offline metricisRegninotarii

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 266
Cytuj
Witam! Mam pytanie odnośnie spisu akt, chodzi o akta, które mają być zabrane z sądu - zniszczenie. Czy w przypadku spisu akt z wydziału karnego jest konieczność krótkiego opisu artykułów? Np 178a par 1 i opis, że kto prowadzi pojazd ... itp?

W przypadku akt spraw karnych pozycja spisu o tytule "Imię Nazwisko - art. 178a§1kk" jest przeniesieniem tego co jest na teczce, nie mniej AP może powoływać się na § 9.4. 5) g) Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (tekst jednolity Dz.U. 2019 poz. 246)

Cytuj
uwagach, w szczególności dotyczących rodzaju dokumentacji lub nośnika, informacji o zachowaniu dokumentacji
zbiorczej, równoważnikach lub o większym zakresie czasowym, a także uszczegółowienia zawartości jednostek
[podkreślenie moje]

nie mniej nie bardzo wiem, jaki w tym jest sens - zarówno rozporządzenie regulujące okresy przechowywania akt z roku 2004 (Dz.U. 2004 nr 46 poz. 443), jak i wcześniejsze z 1989r. (Dz.U. 1989 nr 28 poz. 150) podaje konkretne paragrafy i rozdziały kodeksu karnego, które podane w tytule jednostki świadczą o tym, iż akta stanowią materiały archiwalne; są podane również i inne sprawy, które stanowią materiały archiwalne, w żadnym jednak z tych wypadków skrótowe określenie danego czynu karalnego nie będzie dla zapoznającego się z takim spisem pracownika AP informacją, iż akta stanowią materiały archiwalne, w związku z czym nie może wydać zgody na ich brakowanie

Cytuj
Witam, chciałabym się dopytać o fumigację. w sądzie, w którym pracuję jest ok 100 mb akt przeznaczonych do odgrzybiania - jest to kat. A od początku istnienia sądu, nikt przede mną nie przekazywał kat A do Archiwum Państwowego, tylko składowano ją w w piwnicy w fatalnych warunkach.
Parę dni temu dowiedziałam się, że firma fumigacyjna ma przyjechać w czerwcu żeby zabrać akta do komory.
Chciałabym się dowiedzieć jak takie akta należy przygotować?
uzgadniałam z panią dyrektor, że to pracownicy tej firmy mieli to sami spakować, ze względu na to, że panuje tam grzyb czerwony, ale  z kolei prezes chce żeby te akta wcześniej spisać żeby było wiadomo, że wszystko do nas wróciło.
nie wiem jak się mam za to zabrać, jakie procedury mają takie firmy? w poniedziałek będę rozmawiała z panią dyrektor na ten temat.
Pierwsza rzecz - gdzie te akta po fumigacji mają wrócić? Bo chyba nie do owego zagrzybionego pomieszczenia ani w ogóle do pomieszczenia w którym aktualnie dane akta się znajdują? Bo jeśli tak to będzie to zwykłe marnotrawstwo publicznych pieniędzy - jesli akta są zagrzybione to zarodniki grzybów zdążyły sie już osadzić na ścianach, regałach i każdej innej powierzchni - wrzucając tam ponownie akta marnujemy cały wysiłek i wydane pieniądze, ponieważ akta znowu się "zagrzybią" - akta po fumigacji powinny trafić do miejsca, gdzie warunki przechowywania akt będą prawidłowe - na ścianach nie będzie wilgoci, w zimie będzie ogrzewanie etc.

Druga sprawa - co prawda dzisiaj już poniedziałek wieczór, nie wiem więc czy sprawa już nie postanowiona - należy uzmysłowić Prezesowi Sądu oraz p. Dyrektor Sądu, iż spisanie 100mb akt, chociażby w jakiejś roboczej formie, gdzie jednak każda jednostka archiwalna otrzymałaby swój opis - przy założeniu, iż akta są zagrzybione, a więc przy pracy z nimi należy zachować szereg procedur - to nie jest do wykonania w miesiąc, a zważając na szybujące w związku z pandemią koszty kombinezonów, maseczek, rękawiczek, płynów do dezynfekcji - również kosztowne; fumigacja ma zabezpieczyć akta ale ma również umożliwiać pracę nad nimi i ich późniejsze przekazywanie/udostępnienie bez narażania czyjegokolwiek zdrowia;

Trzecia sprawa - skontaktuj się z firmą, która ma dokonać fumigacji i ustal, jak oni chcą tak właściwie te akta zabierać - bo chyba nie ot tak, do ręki, a potem fruuuuuum "na pakę" dostawczaka/ciężarówki? zapewne będą je w coś pakować - jakieś pudła, kartony, worki etc. Wtedy wystarczy, iż każde takowe opakowanie zaplombują w obecności archiwisty. Przy wypakowaniu akt będzie trzeba sprawdzać czy plomby nie naruszone; jeśli jakaś plomba będzie uszkodzona to muszą na to sporządzić protokół z informacją kiedy, jak etc.
Z tego co mi mówili w jednej z Bibliotek Uniwersyteckich, gdzie przekazywałem akta do fumigacji - zapakowanie akt w pudła kartonowe nie stanowi przeszkody w ich fumigacji - próżnia oraz gaz i tak zrobią swoje.

Czwarta sprawa - akta po fumigacji są pozbawione większość trującego gazu, którego użyto w procesie fumigacji, jednak nie całego - po fumigacji akt powinny leżeć przez tydzień lub dwa w dobrze wentylowanym pomieszczeniu, najlepiej takim z wentylacją mechaniczną zapewniająca wymianę powietrza - jeśli masz magazyny w piwnicy, gdzie za całą wentylację robią dwie kratki wentylacyjne to zawroty głowy gwarantowane - dowiedz się zatem czy po zakończeniu fumigacji akta nie mogłyby poleżeć 1-2 tygodnie w tej firmie, czy w ogóle oferują taką usługę etc.

Offline Cichma

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 25
dziękuję za wyczerpującą odpowiedź. co prawda jestem już po rozmowie z panią dyrektor, ale i tak dziękuję.
zadzwoniłam właśnie do tej firmy i dowiedziałam się w jaki sposób będą to robić. będą to pakować w paczki, wiązać sznurkiem i będziemy nadawać paczkom kolejne numery, z pieczątką sądu i plombą. wszystko przekazane na protokole z ilością paczek. będzie to pakowała firma, a ja tylko nadzorowała.
Taka jest wersja ostateczna, o którą walczyłam. niestety pani dyrektor jak i prezes za nic mają moje zdrowie. nie była to łatwa rozmowa...

Zdaję sobie sprawę, że te akta nie mogą wrócić w to samo miejsce. na szczęście będą przeniesione w zupełnie inne miejsce. jest to budynek poza sądem także mogą tam wywietrzeć, gdyż nikt w nim nie przebywa.

walczę już też o nowe regały, aczkolwiek cały słyszę, że nie ma pieniędzy. ale muszę je zakupić i koniec.
po fumigacji akta od razu będziemy spisywać i przekazywać do Archiwum Państwowego. trochę po potrwa są to akta jeszcze z lat 50-tych i 60-tych, które są już mało czytelne i właściwie rozpadają się w rękach. są to niestety lata zaniedbań, nikt nigdy o to nie dbał.

na szczęście w planach jest budowa nowego sądu, także może za kilka lat doczekam się archiwum z prawdziwego zdarzenia, o ile dotrwam


Offline Cichma

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 25
w załączniku zdjęcie pomieszczenia z aktami, szkoda że nie oddają zapachu po otwarciu drzwi (zapach to ładne określenie)


Offline metricisRegninotarii

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 266
No drugie zdjęcie powala, wolę nie myśleć w jakim stanie są akta leżące na spodzie owej "piramidy" oraz przy ścianie.