Autor Wątek: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie  (Przeczytany 152874 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline rkb

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 21
Tak stosujemy program archiwalny "Archiwum Akt" dostarczony przez Currendę. Z tego co mi wiadomo w archiwach sądowych używane są też inne programy do archiwizowania. Jednym z takich przykładów może być program, dla którego szkolenie można znaleźć w Samoobsłudze (podobno już stosowanej we wszystkich sądach) w zakładce szkolenia jako RFID Informatyczne Centrum Archiwalne w praktyce przygotowywane tylko pod prowadzenie archiwum dokumentacji z Krajowego Rejestru Sądowego. Można jednak zorientować się na tym przykładzie, jak takie programy działają.
Żeby można było w archiwum korzystać z programu "Archiwum Akt" konieczne jest zainstalowanie (zarówno w samym archiwum, ale przede wszystkim w wydziałach) programu pośredniczącego tzw moduł "Obce Spisy Archiwalne" Moduł ten pozwala na konwersję spisów przygotowywanych w wydziale i może służyć do udostępniania dokumentacji. Tzn. w wydziałach można zamawiać akta, a archiwum może realizować te zamówienia. Jeśli jest to niezbędne, zawsze można wygenerować papierową wersję zastawnika.
Rzecz o której należy pamiętać - spisy zdawczo-odbiorcze dokumentacji przekazywanej do archiwum, generowane są w wersji papierowej wyłącznie z modułu Obce Spisy Archiwalne w wydziałach, a nie programu wydziałowego.
Jeśli chce się mieć wszystkie spisy w programie "Archiwum Akt" także te z dokumentacją administracyjną (nieaktową) to wówczas pomóc może już tylko kontakt z firmą, bo ta część jest trochę niedopracowana (ale problem ten mają chyba wszystkie programy archiwalne stosowane w sądach). Generalnie jednak należy zaznaczyć, ze istnieje możliwość konwersji spisu przygotowanego (oczywiście poprawnie) w oddziałach (bo to przeważanie tam jest ten rodzaj dokumentacji) zewidencjonowanego i spisanego w programie MS Excel, w odpowiednio skonstruowanej tabeli opartej na wzorze spisu zdawczo-odbiorczego.
Na koniec dodam, że archiwista  może  również przy pomocy tego programu przygotować (z możliwością edytowania) spisy zdawczo-odbiorcze zarówno dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia, jak i spisy materiałów archiwalnych przygotowywanych do przekazania do właściwego archiwum państwowego. Tak więc wydaje się, że program ten można wykorzystywać do przyjmowania, udostępniania i brakowania czyli wszystkiego tego co zawarte jest w tytule głównego wątku, ale przede wszystkim służy, jako zbiór wszystkich spisów dokumentacji przekazanej do archiwum, w archiwistyce nazywa się to wykazem spisów zdawczo-odbiorczych.
« Ostatnia zmiana: Styczeń 13, 2020, wysłana przez rkb »

Offline krzysztof_arch

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 2
Chciałam zapytać o prowadzenie ewidencji. moje archiwum jest w opłakanym stanie i nie zastałam żadnej dokumentacji. dużo akt jest wypożyczanych, od wrzesnia ok 2000 akt, tylko z wydziału cywilnego i karnego. zastanawiam się jak nad tym zapanować.
1. Pracujecie na module archiwalnym Currendy lub innym specjalistycznym programie? ja póki co akta wydawane i oddawane zaczęłam wpisywać do Excela
Nie mam u siebie żadnego programu archiwistycznego, excela również nie prowadzę, u nas jest ponad 40 sędziów, 2 budynki, w każdym archiwum, łącznie 5.5km akt, jestem sam. Możesz zrobić tak jak u nas tzn. wydziały prowadzą zeszyty (kontrolki) pt. Archiwum, czasami niektórzy pracownicy, którzy zwracają się częściej niż inni do archiwum mają swoje własne zeszyty podpisane imieniem i nazwiskiem a pozostali wpisują się do zeszytu wydziałowego. W kontrolce wpisują pod daną datą, sygnatury akt o jakie proszą plus oczywiście dają wypełnione karty udostępnień (sygnatura, kto bierze imię, nazwisko,pieczątka, podpis, w jakim celu, data) a także wpisują sygnatury akt, które zdają do archiwum plus oczywiście te akta, sprawdzam i potwierdzam. Niektóre wydziały dają dodatkowo jeszcze spis zdawczo-odbiorczy akt zdanych, albo wygenerowany z currendy albo stworzony samodzielnie w excelu lub wordzie, oryginał wpinam do skoroszytu ze spisami z danego wydziału a kopię oddaję. Jeśli akta po raz pierwszy przechodzą na stan archiwum i dołączane są do rocznika, który już jest w piwnicy to robiony jest spis z currendy (numer spisu łamane przez rok) a jeśli jest to już któryś z kolei zwrot to robiony jest spis roboczy w excelu lub wordzie (możesz stworzyć taki ogólny szablon dla wszystkich wydziałów). Nie ma spisu lub chociażby akt wpisanych w kontrolkę, to akt nie przyjmuję.

bo pracownicy nie wpisują wszystkiego do Currendy, czasem coś widnieje w archiwum, a dwa miesiące leży jeszcze na wydziale. czasem też akta są dołączone do innych i też to nie jest odznaczone, a potem są pretensje do mnie, że akt nie ma w archiwum.
Chodzi Ci chyba o coś takiego, że pracownicy nie wpisują wszystkich czynności, które wykonywali z danymi aktami, albo że dają na stan archiwum w currendzie i jest na zielono 'Arch' a akta leżą w szafie 2 miesiące. Na to już nie masz wpływu, że ktoś dał na stan archiwum, wrzucił do szafy, miał zdać a zapomniał albo, że nie zaznaczył, że akta są dołączone do innych. Archiwista może mieć dostęp do ogólnej SAWY (currendy), ale nigdy nie będzie widział szczegółowych informacji na temat spraw, akt, czynności, dlatego musisz mieć ewidencję, która będzie Ci chronić tyłek. U nas to wygląda tak: załóżmy, że ktoś chce akta, jeśli są to dostaje je, jeśli jest karta udostępnień to dostaje informacje z karty - kto wziął, kiedy i do czego, jeśli ten ktoś twierdzi, że akt nie ma, albo nie dostał, to niech szuka bo archiwum jest kryte kartą udostępnień. Jeśli akta są zaznaczone w currendzie na stanie archiwum a fizycznie ich nie ma i nie ma też karty udostępnień w miejscu akt i ktoś ma pretensje, że na pewno są na dole, to wtedy proszę o pokazanie spisu, którym akta zeszły na dół lub pytam o datę i proszę o sprawdzenie w kontrolce. Jak nie mają potwierdzenia to niech szukają na wydziale. Jeśli przedstawią potwierdzenie to ja mam problem.

==================

Co do nowej wersji spisu zdawczo-odbiorczego i 12 kolumn, to u mnie to już funkcjonuje, podobno była jakaś aktualizacja grudniowa currendy i specjalnie wydziały ją wgrały bo zmieniły się te spisy. Na razie nie wiem czy będą automatycznie zaciągane dane o aktach wykonawczych czy pozycjach dowodów rzeczowych, ale nowe kolumny już są.

Offline Asia_M_2019

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 1
Oznaczenie akt typowych - kategoria A

Witam serdecznie. Jak u Was w archiwach sądowych oznaczacie na obwolucie, fakt, iż są to obecnie akta "typowe kategorii A", czyli akta, które zostały wytypowane? Z przepisów jasno wynika, że takiego zaliczenia winien dokonać co 5 lat sędzia, referendarz lub asystent  sędziego do tego wyznaczony przez prezesa sądu, natomiast jak to wygląda u Was z praktycznego punktu widzenia? U mnie do tej pory była taka praktyka, że akta typowe wyznaczane są przy kierowaniu do AP wniosku o zgodę na brakowanie akt, co stwarza sytuację, że wydzielana jest większa ilość akt typowych z okresu 5 letniego.
« Ostatnia zmiana: Styczeń 14, 2020, wysłana przez Asia_M_2019 »

Offline metricisRegninotarii

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 220
Jak dotychczas w Sądach widziałem wydzielanie akt przykładowych w momencie przeprowadzania procedury brakowania akt.

Oczywiście termin 5 letni jest niedostosowany do okresów przechowywania akt spraw wykroczeniowych - bo większość tych spraw ma kat. B3, więc wydzielanie akt przykładowych co 5 lat jest abstrakcją - a liczba AZ w Sądach, które mogą sobie pozwolić na luksus nie brakowania na bieżąco, jest zapewne niska.

Offline Arch123

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 6
Proszę o pomoc
« Odpowiedź #379 dnia: Styczeń 22, 2020, »
Witam Bardzo serdecznie wszystkich na forum. 2 miesiące temu objęłam stanowisko archiwisty nie miałam wyjścia bo bym została bez pracy. Nt archiwizacji jestem zielona. Archiwista który odszedł z dnia na dzień i  nic mi nie przekazał.  Teraz mam sporządzić sprawozdanie za tamten rok a nie wiem ile akt przyjął wiem tylko to co ja przyjęłam. Co ujmuje się  w tym sprawozdaniu i jak wyliczyć mb akt tych co przyjęłam.
Bardzo Dziękuję za pomoc.
Pozdrawiam Ania

Offline Archiwista 2010

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 15
Przekazanie akt z Wydziałów do AZ
1.Czy wszystkie metalowe części z dokumentów usuwacie przed przekazaniem do waszego archiwum zakładowego tzn. czy wszystkie dokumenty rozszywacie np takie przesłane do danej sprawy odpisy od innych instytucji zszyte takimi  metalowymi kółeczkami ?
2. Co z dowodami rzeczowymi,  materiałami zabezpieczonymi w trakcie postępowania niby są na wielkość akt ale czy przechowujecie w aktach czy w depozycie pamięta ktoś § który mówi na ten temat ? Akta często idą na wydział a pudełko np grubości 7 cm szkoda żeby zajmowało miejsce w archiwum przez X lat - jakie macie rozwiązania
3. Akta karne w większości B-10 usuwacie metalowe i plastikowe elementy czy nie ? - bo niby które będą jako materiały archiwalne  Jak to rozwiązane Macie ?

Nie wiem czy wszystko zrozumiale opisane ale gdyby coś to wyjaśnię.

Proszę o jakieś podpowiedzi ?

« Ostatnia zmiana: Styczeń 22, 2020, wysłana przez Archiwista 2010 »

Offline Archiwista 2010

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 15
Jeszcze jedno czy Zastawniki, Karty wypożyczeń numerujecie w waszych sądach tzn. każdy rok od np nr 1 /20 ?

Offline Archiwista 2010

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 15
§ 50. Na zarządzenie przewodniczącego wydziału, akta spraw sądowych przekazuje się do archiwum zakładowego... Dz. Urz.MS.2019.138 czy takie zarządzenie musi być pisemne ? jego treść jest przekazywana do Kierownika Archiwum zakładowego ?

Offline fiona1990

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 11
Witam. Mam pytanie jak u was sędziowie kwalifikują akta kat. A w których postępowanie umorzono? (Np.akta o ubezwłasnowolnienie gdzie jest postanowienie o umorzeniu na skutek cofnięcia wniosku?) Jako A10 czy B10 ? bo u mnie zależy to od nadającego kategorię, a chyba powinno być to jednolicie?!

Offline muniekdm

  • archiwa_2.5
  • archiwista
  • *
  • Wiadomości: 375
  • Płeć: Mężczyzna
Jako A10 czy B10 ? bo u mnie zależy to od nadającego kategorię, a chyba powinno być to jednolicie?!
   ??? Akta sprawy o ubezwłasnowolnienie mają kategorię A. Bez względu na to jak się sprawa zakończyła.

Offline fiona1990

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 11
i okres przechowywania umorzenia ubezwłasnowolnienia - 50 lat?

Offline krzysztof_arch

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 2
Przekazanie akt z Wydziałów do AZ
2. Co z dowodami rzeczowymi,  materiałami zabezpieczonymi w trakcie postępowania niby są na wielkość akt ale czy przechowujecie w aktach czy w depozycie pamięta ktoś § który mówi na ten temat ?
Chodzi Ci chyba o Rozdział 6 - Przechowywanie dowodów rzeczowych lub przedmiotów oględzin oraz inne czynności w postępowaniu sądowym - Regulamin urzędowania sądów powszechnych.

Teraz mam sporządzić sprawozdanie za tamten rok a nie wiem ile akt przyjął wiem tylko to co ja przyjęłam. Co ujmuje się  w tym sprawozdaniu i jak wyliczyć mb akt tych co przyjęłam.
Wiesz co google mówi coś takiego: http://pup.gryfice.ibip.pl/public/get_file_contents.php?id=194097 albo https://www.warszawa.ap.gov.pl/p,150,formularze punkt 9, czyli ogólnie ile mb stanowi zasób, ile w danym roku zeszło kat b, ile kat a, ile przekazano do AP kat a, ile wybrakowano kat b. Ile wypożyczono to można policzyć zastawniki. Sprawdź jego ewidencję za poprzedni rok tzn. spisy zdawczo-odbiorcze muszą gdzieś być, jakie roczniki przyjął, musi też gdzieś być ewidencja dot. brakowania. Albo idź na wydziały, sprawdzą w systemie za poprzedni rok co było zdawane do arch. głównie chodzi o same duże roczniki, na pewno coś przyjął, znajdź to fizycznie i zmierz miarą.

Jeszcze jedno czy Zastawniki, Karty wypożyczeń numerujecie w waszych sądach tzn. każdy rok od np nr 1 /20 ?
Ja nie numeruję.

§ 50. Na zarządzenie przewodniczącego wydziału, akta spraw sądowych przekazuje się do archiwum zakładowego... Dz. Urz.MS.2019.138 czy takie zarządzenie musi być pisemne ? jego treść jest przekazywana do Kierownika Archiwum zakładowego
Takie zarządzenie jest w aktach każdej sprawy, jest to polecenie od sędziego dla sekretarza co ma zrobić i np. jest napisane sprawę zakreślić jako zakończoną, akta przekazać do archiwum zakładowego. I potem akta schodzą przez spis zdawczo-odbiorczy. Także ten przepis nie dotyczy archiwisty.




Offline rayan

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 7
Odp: archiwum zakładowe w sądzie
« Odpowiedź #387 dnia: Styczeń 26, 2020, »
WItam
Gdzie mogę znależść aktualne przepisy o przechowywaniu dokumentacji pacjenta w poradniach

Offline Cichma

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 7
czy oprócz instrukcji archiwalnej, posiadacie jeszcze jakiś wewnętrzny regulamin korzystania z archiwum? ja takowy mam właśnie napisać. problem w tym, że u mnie żadne zasady nie są przestrzegane i faktycznie taki regulamin byłby rozwiązaniem, wydziały byłyby przymuszone do pewnych rzeczy. tyle, że o ile napiszę go zgodnie z rozporządzeniami i instrukcją archiwalną to regulamin ten nie będzie miał żadnego przełożenia na rzeczywistość... brak miejsca i w archiwum i na wydziałach  to problem nie do przejścia. w planach budowa nowego sądu, ale do czego czasu się chyba wykończę.
u nas w sądzie w żadnym dokumencie nie jest uregulowana kwestia zastępstwa archiwisty. do tej pory archiwum było otwarte dla wszystkich. teraz się do zmieniło i pojawił się problem. mnie często nie ma, gdyż mam 4 budynki pod sobą, a akta czasem są pilnie potrzebne. kiedy biorę urlop  archiwum nie funkcjonuje. wydziały schodzą same po akta, ale znów ochrona nie che im wydać kluczy i powstało straszne zamieszanie. takowy regulamin miałby to w sobie zawrzeć. pomysł dyrektora jest taki, aby z każdego wydziału były wyznaczone po dwie osoby, które byłyby upoważnione do wejścia do archiwum i zabrania potrzebnych akt. jak to wygląda u Was w sądach? pomijam fakt, że siedziba sprzątaczek i konserwatora znajduje się w jednej z piwnic z aktami.

zastanawiam się, czy coś takiego nie powinno być raczej ujęte w ogólnym regulaminie pracy?
byłabym wdzięczna za przesłanie takiego wewnętrznego regulaminu archiwum, o ile z takich korzystacie.

jakie roczniki akt teraz przyjmujecie? mi zaczęto znosić już 2020 r. (rep. N)
przynoszą mi właściwie wszystko, wszystkie roczniki i wszystkie repertoria wymieszane. nie było żadnych spisów zdawczo-odbiorczych i nie jestem w stanie odróżnić, które akta są przynoszone po raz pierwszy do archiwum, a które były wypożyczone, odkąd zaczęłam pracę zaczęłam dopiero "rejestrować" akta wypożyczane.
często bywa tak, że akta są zniesione, a następnego dnia już wędrują z powrotem na wydział, bo ktoś chce np. odpis.


Offline fiona1990

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 11
Czy oprócz instrukcji archiwalnej, posiadacie jeszcze jakiś wewnętrzny regulamin korzystania z archiwum?

Hmm, nie. Wszystko jest ujęte w ZARZĄDZENIU MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI z dnia 14 grudnia 2018 r.
w sprawie instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Sprawiedliwości lub przez niego nadzorowanych
i u mnie to wystarcza, AP się nie czepia. Kto od Ciebie tego wymagał?

jakie roczniki akt teraz przyjmujecie? mi zaczęto znosić już 2020 r. (rep. N)
Teoretycznie akta 2 lata powinny przeleżeć w komórce organizacyjnej chociaż wiadomo jak to jest w sądach - nigdzie nie ma miejsca. U mnie stosują się do tego wszystkie wydziały oprócz jednego bo sąd mamy podzielony na 2 budynki i tam jest po prostu mało miejsca więc zezwoliłam im na przynoszenie roczników nawet powiedzmy rok młodszych, czyli teraz z 2019 r.(ale w wydziale pracy sprawy zazwyczaj u nas szybko się kończą i większość akt jest zakończonych).
Co do spisów...Ja mam akurat zabawę z wydziałem cywilnym bo spisy były tu źle robione (bez kategorii i dat skrajnych, w Wordzie :D) więc jest to nic nie warte. Pracownik z cywilnego przychodzi jak ma czas i robi poprawne spisy rok po roku bo ja powiedziałam, że nie będę się z tym bawić.
Czasu się nie cofnie, to co jest trzeba ogarnąć po prostu i przestawić myślenie pozostałych. Wymagać i informować na bieżąco co jest nie tak, wytłumaczyć spokojnie wszystko bo pracownicy wydziałów/oddziałów też muszą się stosować do zasad, a nie wszystko zwalać na archiwistę. Czasami jest to walka z wiatrakami, ręce opadają ale po kilku razach nawet wchodzi im coś w głowę :D