Autor Wątek: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie  (Przeczytany 150829 razy)

0 użytkowników i 2 Gości przegląda ten wątek.

Offline rkb

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 21
Tak stosujemy program archiwalny "Archiwum Akt" dostarczony przez Currendę. Z tego co mi wiadomo w archiwach sądowych używane są też inne programy do archiwizowania. Jednym z takich przykładów może być program, dla którego szkolenie można znaleźć w Samoobsłudze (podobno już stosowanej we wszystkich sądach) w zakładce szkolenia jako RFID Informatyczne Centrum Archiwalne w praktyce przygotowywane tylko pod prowadzenie archiwum dokumentacji z Krajowego Rejestru Sądowego. Można jednak zorientować się na tym przykładzie, jak takie programy działają.
Żeby można było w archiwum korzystać z programu "Archiwum Akt" konieczne jest zainstalowanie (zarówno w samym archiwum, ale przede wszystkim w wydziałach) programu pośredniczącego tzw moduł "Obce Spisy Archiwalne" Moduł ten pozwala na konwersję spisów przygotowywanych w wydziale i może służyć do udostępniania dokumentacji. Tzn. w wydziałach można zamawiać akta, a archiwum może realizować te zamówienia. Jeśli jest to niezbędne, zawsze można wygenerować papierową wersję zastawnika.
Rzecz o której należy pamiętać - spisy zdawczo-odbiorcze dokumentacji przekazywanej do archiwum, generowane są w wersji papierowej wyłącznie z modułu Obce Spisy Archiwalne w wydziałach, a nie programu wydziałowego.
Jeśli chce się mieć wszystkie spisy w programie "Archiwum Akt" także te z dokumentacją administracyjną (nieaktową) to wówczas pomóc może już tylko kontakt z firmą, bo ta część jest trochę niedopracowana (ale problem ten mają chyba wszystkie programy archiwalne stosowane w sądach). Generalnie jednak należy zaznaczyć, ze istnieje możliwość konwersji spisu przygotowanego (oczywiście poprawnie) w oddziałach (bo to przeważanie tam jest ten rodzaj dokumentacji) zewidencjonowanego i spisanego w programie MS Excel, w odpowiednio skonstruowanej tabeli opartej na wzorze spisu zdawczo-odbiorczego.
Na koniec dodam, że archiwista  może  również przy pomocy tego programu przygotować (z możliwością edytowania) spisy zdawczo-odbiorcze zarówno dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia, jak i spisy materiałów archiwalnych przygotowywanych do przekazania do właściwego archiwum państwowego. Tak więc wydaje się, że program ten można wykorzystywać do przyjmowania, udostępniania i brakowania czyli wszystkiego tego co zawarte jest w tytule głównego wątku, ale przede wszystkim służy, jako zbiór wszystkich spisów dokumentacji przekazanej do archiwum, w archiwistyce nazywa się to wykazem spisów zdawczo-odbiorczych.
« Ostatnia zmiana: Styczeń 13, 2020, wysłana przez rkb »

Offline krzysztof_arch

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 1
Chciałam zapytać o prowadzenie ewidencji. moje archiwum jest w opłakanym stanie i nie zastałam żadnej dokumentacji. dużo akt jest wypożyczanych, od wrzesnia ok 2000 akt, tylko z wydziału cywilnego i karnego. zastanawiam się jak nad tym zapanować.
1. Pracujecie na module archiwalnym Currendy lub innym specjalistycznym programie? ja póki co akta wydawane i oddawane zaczęłam wpisywać do Excela
Nie mam u siebie żadnego programu archiwistycznego, excela również nie prowadzę, u nas jest ponad 40 sędziów, 2 budynki, w każdym archiwum, łącznie 5.5km akt, jestem sam. Możesz zrobić tak jak u nas tzn. wydziały prowadzą zeszyty (kontrolki) pt. Archiwum, czasami niektórzy pracownicy, którzy zwracają się częściej niż inni do archiwum mają swoje własne zeszyty podpisane imieniem i nazwiskiem a pozostali wpisują się do zeszytu wydziałowego. W kontrolce wpisują pod daną datą, sygnatury akt o jakie proszą plus oczywiście dają wypełnione karty udostępnień (sygnatura, kto bierze imię, nazwisko,pieczątka, podpis, w jakim celu, data) a także wpisują sygnatury akt, które zdają do archiwum plus oczywiście te akta, sprawdzam i potwierdzam. Niektóre wydziały dają dodatkowo jeszcze spis zdawczo-odbiorczy akt zdanych, albo wygenerowany z currendy albo stworzony samodzielnie w excelu lub wordzie, oryginał wpinam do skoroszytu ze spisami z danego wydziału a kopię oddaję. Jeśli akta po raz pierwszy przechodzą na stan archiwum i dołączane są do rocznika, który już jest w piwnicy to robiony jest spis z currendy (numer spisu łamane przez rok) a jeśli jest to już któryś z kolei zwrot to robiony jest spis roboczy w excelu lub wordzie (możesz stworzyć taki ogólny szablon dla wszystkich wydziałów). Nie ma spisu lub chociażby akt wpisanych w kontrolkę, to akt nie przyjmuję.

bo pracownicy nie wpisują wszystkiego do Currendy, czasem coś widnieje w archiwum, a dwa miesiące leży jeszcze na wydziale. czasem też akta są dołączone do innych i też to nie jest odznaczone, a potem są pretensje do mnie, że akt nie ma w archiwum.
Chodzi Ci chyba o coś takiego, że pracownicy nie wpisują wszystkich czynności, które wykonywali z danymi aktami, albo że dają na stan archiwum w currendzie i jest na zielono 'Arch' a akta leżą w szafie 2 miesiące. Na to już nie masz wpływu, że ktoś dał na stan archiwum, wrzucił do szafy, miał zdać a zapomniał albo, że nie zaznaczył, że akta są dołączone do innych. Archiwista może mieć dostęp do ogólnej SAWY (currendy), ale nigdy nie będzie widział szczegółowych informacji na temat spraw, akt, czynności, dlatego musisz mieć ewidencję, która będzie Ci chronić tyłek. U nas to wygląda tak: załóżmy, że ktoś chce akta, jeśli są to dostaje je, jeśli jest karta udostępnień to dostaje informacje z karty - kto wziął, kiedy i do czego, jeśli ten ktoś twierdzi, że akt nie ma, albo nie dostał, to niech szuka bo archiwum jest kryte kartą udostępnień. Jeśli akta są zaznaczone w currendzie na stanie archiwum a fizycznie ich nie ma i nie ma też karty udostępnień w miejscu akt i ktoś ma pretensje, że na pewno są na dole, to wtedy proszę o pokazanie spisu, którym akta zeszły na dół lub pytam o datę i proszę o sprawdzenie w kontrolce. Jak nie mają potwierdzenia to niech szukają na wydziale. Jeśli przedstawią potwierdzenie to ja mam problem.

==================

Co do nowej wersji spisu zdawczo-odbiorczego i 12 kolumn, to u mnie to już funkcjonuje, podobno była jakaś aktualizacja grudniowa currendy i specjalnie wydziały ją wgrały bo zmieniły się te spisy. Na razie nie wiem czy będą automatycznie zaciągane dane o aktach wykonawczych czy pozycjach dowodów rzeczowych, ale nowe kolumny już są.

Offline Asia_M_2019

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 1
Oznaczenie akt typowych - kategoria A

Witam serdecznie. Jak u Was w archiwach sądowych oznaczacie na obwolucie, fakt, iż są to obecnie akta "typowe kategorii A", czyli akta, które zostały wytypowane? Z przepisów jasno wynika, że takiego zaliczenia winien dokonać co 5 lat sędzia, referendarz lub asystent  sędziego do tego wyznaczony przez prezesa sądu, natomiast jak to wygląda u Was z praktycznego punktu widzenia? U mnie do tej pory była taka praktyka, że akta typowe wyznaczane są przy kierowaniu do AP wniosku o zgodę na brakowanie akt, co stwarza sytuację, że wydzielana jest większa ilość akt typowych z okresu 5 letniego.
« Ostatnia zmiana: Styczeń 14, 2020, wysłana przez Asia_M_2019 »