1. Rozporządzenie stanowi:
§ 25. 1. Okresy przechowywania akt w sądzie liczy się od początku roku kalendarzowego następującego po roku, w którym ukończono czynności sądowe związane z wykonaniem orzeczenia lub zarządzenia kończącego postępowanie w sprawie
jeśli więc w sprawie zasądzono zapłatę kosztów postępowania sądowego lub grzywnę, to liczymy okres przechowywania od momentu zapłaty/umorzenia/zrealizowania w inny sposób, tego punktu orzeczenia. Nie ma znaczenia czy to jest sprawa karna/cywilna/rodzinna czy inna, zawsze będzie to data końcowa.
Orzeczono dozór? Liczymy od zakończenia postępowania.
Ktoś trafił do więzienia, warunkowo zwolniony, dozór, odwołania zawieszenia, przyjęcie do zakładu karnego - liczymy od tego momentu.
Cokolwiek innego, co znajduje się w orzeczeniu sądowym a co wymaga realizacji - od momentu zrealizowania tegoż orzeczenia lub względnie przedawnienia wykonania tegoż orzeczenia.
2. Co klauzuli wykonalności, problem często spotykany zwłaszcza w aktach z rep. Nc - jest to czynność sądowa związana z wykonaniem orzeczenia Sądu, więc od tego momentu należy liczyć okres przechowywania. Zwłaszcza, iż uzyskanie takowej klauzuli przerywa bieg przedawnienia i wierzyciel ma kolejne 6 lat na dochodzenie swojej wierzytelności.
3. Zasadniczo każda sprawa karna oraz wykroczeniowa winna mieć podany na przedniej okładce termin przedawnienia karalności czynu, obowiązek taki przewidywała poprzednia instrukcja sądowa z 2003 roku (§ 431.2), obecna również zresztą to przewiduje (§ 439.3). Niechaj zatem sędzia umieści taką informację na okładce akt przed ich przekazaniem do AZ.
4. Spisy zd-odb akt spraw sądowych są generowane w programach używanych w sekretariacie, więc to dostawcy owego oprogramowania winni się ogarnąć i w terminie przewidzianym w rozporządzeniu odpowiednio zmodyfikować oprogramowanie tak, aby generowało nowe spisy zd-odb. Wszystkie wymagane dane są w programach wydziałowych, więc, teoretycznie, to żadna wielka filozofia. Nie wiem jak będzie w praktyce.