Autor Wątek: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie  (Przeczytany 169999 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Archiwista 2010

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 15
Jak spisujecie testamenty co zamieszczacie na spisie a co na kopercie teczce po ile testamentów no i właśnie do teczek czy do kopert ?

Offline metricisRegninotarii

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 230
Akt z repertorium Kp nie brakuję.

Była tutaj dyskusja na temat tego, iż część akt z rep. Kp dotyczy spraw wykroczeniowych i ewentualnie można by je próbować wybrakować -  zważając jednak na to, iż najpierw musiałbym oddzielić te dotyczące sprawy wykroczeniowych od karnych, przeprowadzić cała procedure brakowania a wyniki w postaci zwolnionej powierzchni byłyby minimalne - nie zamierzam się do tego zabierać.

Do niszczenia akt korzystam zawsze z usług firmy zewnętrznej - czasy kiedy w każdym sądzie był palacz i można je było spalić na miejscu już minęły ^^ Oczywiście niszczenie ich za pomoca biurowych niszczarek jet awykonalne - raz, że do tego potrzeba niszczarek klasy przemysłowej, bo biurowe szybko wyzioną ducha, dwa - ktoś musiałby te niszczarki obsługiwać.
Firmy zewnętrzne natomiast chętnie takowe akta zabiorą, przemielą i powstała w ten sposób masę papierowa sprzedają. To nie są jakieś duże pieniądze. Trzeba tylko dopilnować aby były spełnione procedury związane z bezpieczeństwem akt w czasie ich transportu do miejsca fizycznego zniszczenia.

Do pisania po pudłach archiwizacyjnych doradzałbym ołówek - rozwiązanie najbardziej praktyczne i proste. Co do naklejek samoprzylepnych - zastanowiłbym się czy aby klej w nich zawarty nie zaszkodzi pudłom, przecież to nic innego jak określone związku chemiczne które mogą wchodzić w jakąś reakcję z papierem.

Co do teczek-przepisy stanowią, iż opakowanie ma być dostosowane do wymiaru materiałów archiwalnych, więc spokojnie możesz używać teczek o różnych wymiarach, podobnie jak i pudeł.
Zapas miejsca tak - tak około 10-30mm, aczkolwiek nie jest to określone przepisami.


Co do testamentów - jakie testamenty? Ze zbioru testamentów, pozostałości po PBNie, wydzielone sprawy z Ns o otwarcie i ogłoszenie testamentów czy jeszcze coś innego?

Offline Archiwista 2010

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 15
Dokładnie to wszystko

"Co do testamentów - jakie testamenty? Ze zbioru testamentów, pozostałości po PBNie, wydzielone sprawy z Ns o otwarcie i ogłoszenie testamentów czy jeszcze coś innego?"

Offline Archiwista123

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 6
Dzień dobry!

Chciałem zapytać czy treść rozporządzenia w sprawie przechowywania akt spraw sądowych... mam rozumieć dosłownie?
Mianowicie chodzi o tą część rozporządzenia:

§ 6. 1. Do kategorii A zalicza się akta spraw:
1) o przestępstwa wymienione w rozdziałach XVI, XVII, XXIV, XXXI oraz w art. 140, 226 § 3, art. 254, 256-
258, 261 i 265 ustawy z dnia 6 czerwca 1997 r. - Kodeks karny (Dz. U. Nr 88, poz. 553, z późn. zm.);

I tak: czy jeżeli sprawca jest oskarżony z artykułu 258 a skazany zostaje z innego artykułu niż kwalifikujące się do kat. A to czy to będzie kat. A czy już nie? Według mnie nadal jest to kat. A, ale mam wątpliwości dlatego pytam.

Oczywiście: dekretowanie spraw należy do sędziów ale chyba archiwista powinien zwrócić uwagę gdy sprawa jest przypisana do nieodpowiedniej kat. archiwalnej (to samo dotyczy czy właściwie została zakwalifikowana pod względem długości okresu przechowywania bo z tym też jest różnie). Ponadto archiwista zastaje w archiwum stare, złożone do archiwum dużo wcześniej sprawy. I tak czy inaczej przy brakowaniu wyjdzie ten temat.

Offline metricisRegninotarii

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 230
Sprawy z otwarcia testamentów z okresu PBN prowadzone były w repertorium Ns i przybierały formę teczek - czyli dla każdej sprawy osobna teczka, zatem spisujesz je tak jak cała resztę akt-oczywiście zakładając, iż już je masz na stanie AZ. Tak samo akta Sądu z repertorium Ns (przed 1965 i po 1991) - jeśli ktoś wpadł na pomysł aby je wydzielać w jakiś osobny zbiór.

W przypadku testamentów złożonych przy okazji spraw o otwarcie testamentów - gdzie przechowuje się same testamenty - stosownie do zarządzenia z dnia 19.06.2019r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (poz. 138) § 151.

Cytuj
I tak: czy jeżeli sprawca jest oskarżony z artykułu 258 a skazany zostaje z innego artykułu niż kwalifikujące się do kat. A to czy to będzie kat. A czy już nie? Według mnie nadal jest to kat. A, ale mam wątpliwości dlatego pytam.
Tutaj to sprawa do zadecydowania na podstawie zawartości sprawy, bo z jakiejś przyczyny przeca kwalifikacja czynu została zmieniona.

Offline Archiwista 2010

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 15
"Sprawy z otwarcia testamentów z okresu PBN prowadzone były w repertorium Ns i przybierały formę teczek - czyli dla każdej sprawy osobna teczka, zatem spisujesz je tak jak cała resztę akt-oczywiście zakładając, iż już je masz na stanie AZ. Tak samo akta Sądu z repertorium Ns (przed 1965 i po 1991) - jeśli ktoś wpadł na pomysł aby je wydzielać w jakiś osobny zbiór."  - Tak ktoś miał taki pomysł i są luźne kartki z adnotacja o ogłoszeniu i otwarciu testamentu podzielone na lata kiedy wpłynęły do PBN czy Sądu pn z 1949, 50, itp dlatego zastanawia mnie czy data sporządzenia, data wejścia do sądu, czy został otwarty czy nie  zapisywać Ewentualnie jakie jeszcze informacje wymaga Archiwum ??? Ktoś coś wie??


Offline metricisRegninotarii

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 230
Państwowe Biura Notarialne prowadziły sprawy testamentowe od 1965 roku, to co masz wcześniej można potraktować jak obecne zbiory testamentów czyli stosownie do zarządzenia z dnia 19.06.2019r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (poz. 138) § 151. Oczywiście  lepiej to skonsultować z AP, względnie napisać wniosek o ekspertyzę tudzież pokazać w czasie najbliższej kontroli AZ.

W przypadku testamentów składanych w PBN - każde jedno otwarcie i ogłoszenie testamentu musi być przyporządkowane do kolejnego numeru z repertorium Ns. Tytuł taki jak na teczce, jak nie masz teczki bierzesz z repertorium. No chyba, że to jakiś zupełny "rozsyp" - wtedy pozostaje tylko konsultacja z AP.

Jeśli masz jakieś nieotwarte testamenty, np. w kopertach zalakowanych pieczęcią -  to grubsza sprawa, koniecznie skonsultuj się z AP co z tym zrobić. Sprawa jest bowiem tego typu, iż Sąd pewnie chętnie by się ich pozbył ale AP ich nie przejmie bez otwarcia, bo ani wtedy nie wie, co jest w testamencie (jak opisać jego zwartość?), ani tego nie udostępni (da użytkownikowi do pracowni, aby sobie popatrzył jaka ładna koperta? a co jak sam otworzy?). AP oczywiście same nie mogą otworzyć sobie testamentu. Tego typu problem zdaje się jest przedmiotem rozważań w Ministerstwie Sprawiedliwości i ostatnio się podobno coś się ruszyło w tej sprawie.

Offline piotr123

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 2
Witam, jestem początkującym archiwistą, zaraz po studiach wiec proszę o wyrozumiałość. Mam kilka pytań odnośnie spisów odbiorczych i przyjmowania akt do archiwum.
1)   Czy z praktycznego punktu widzenia zwracacie do wydziałów spisy zdawczo-odbiorcze które posiadają błędy? Przykładowo podana jest zła liczba tomów, liczba porządkowa jest zła lub co gorsze kategoria archiwalna? Odnośnie kategorii archiwalnej ważniejsza jest ta podana przez sędziego czy ta na spisie zdawczo-odbiorczym? Wiem, że kategorie nadaje sędzia. Wiem także, że archiwista ma prawo nie przyjąć dokumentacji, której spisy posiadają między innymi błędy lub braki. Jednak moja poprzedniczka sama poprawiała długopisem tylko na oryginale, nie było to wprowadzane do systemu. Moim zdaniem w spisach powinno się wszystko się zgadzać jednak by to uzyskać musiałabym prawie wszystkie spisy cofać.
2)   Przyjmowanie akt spraw karnych ? przyjęto tutaj zasadę że przy sprawdzaniu zgodności akt spraw karnych ze spisem, wpisywano na spis rok zakończenia postępowania wykonawczego i termin ustania karalności przestępstwa. Jak to wygląda w innych archiwach?
Będę wdzięczna za każdą wskazówkę.

Offline metricisRegninotarii

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 230
1) Tak - zwracam. Błędna kategoria, okres przechowywania, liczba tomów, inne niezgodności - spis trafia z powrotem do danej komórki organizacyjnej. Większość przywykła do tego i najpierw drukuje jeden egzemplarz, następnie mi go przekazuje, sprawdzam, potem ewentualne poprawki i efekt finalny dopiero w wymaganej liczbie egzemplarzy - no chyba, że sa pewni, iż wszystko jest zrobione dobrze.
Nie poprawią spisu to go nie podpiszę.

Z początku takie postępowanie nie będzie traktowane z eeee entuzjazmem, nie mniej po jakimś czasie daje to pozytywne efekty - prawie zawsze, bo wyjątki znajdą się wszędzie.

Względem kategorii archiwalnej i okresu przechowywania - ważne jest to co w przepisach - jak przepisy stanowią, że ma być B50, to ma być B50. Sędziowie, referendarze, asystenci nadają kategorie i wyznaczają okresy przechowywania stosownie do obowiązujących przepisów i nie mogą sobie stwierdzić, iż coś co ma być przechowywane lat 50 będzie przechowywane lat 10. Przepisy nie sankcjonują tego typu praktyk.

2) Jak najbardziej prawidłowo - zakończenie postępowania wykonawczego decyduje o tym, od kiedy liczy się okres przechowywania. Termin ustania karalności przestępstwa nie jest u mnie dodawany na spisach, nie mniej jeśli tak jest robione - to super! Podczas brakowania znacznie to przyspiesza prace.

________________

Z innej beczki - z dniem 27.12.2019 wejdzie w życie wyczekiwana zmiana w rozporządzeniu z 2004 roku, dzięki czemu rzeczone rozporządzenie będzie nareszcie "kompatybilne" z art. 115 ustawy o SN.
Rozporządzenie zmieniające, adres publikacyjny Dz.U. 2019 poz. 2396, dostępne pod adresem http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20190002396

« Ostatnia zmiana: Grudzień 23, 2019, wysłana przez metricisRegninotarii »

Offline Archiwista 2010

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 15
" Tego typu problem zdaje się jest przedmiotem rozważań w Ministerstwie Sprawiedliwości i ostatnio się podobno coś się ruszyło w tej sprawie." Można gdzieś o tym poczytać ?

Offline metricisRegninotarii

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 230
Do Sądów nic nie dotarło z tego co wiem, natomiast niedawno dzwonili z AP pytać się czy coś takiego jest, ile tego i z jakich lat. Podobno MS stworzyło jakąś tam ekspertyzę prawną na ileś stron ale szczegółów nie znam.

Offline piotr123

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 2
Dziękuje za wcześniejszą wyczerpującą odpowiedź. Przeglądając forum odnośnie liczenia czasu przechowywania akt chciałem upewnić się czy dobrze rozumiem pewne kwestie. A mianowicie:
- kat. archiwalną w aktach spraw karnych liczymy od momentu np. spłaty grzywny, zawiadomienia z zakładu karnego o stawieniu się na odbycie kary pozbawienia wolności, a w przypadku warunkowego zawieszenia wykonania kary od momentu upłynięcia zawieszenia
- kat. archiwalną w aktach spraw cywilnych liczymy od momentu uprawomocnienia się postanowienia. Co w przypadku, gdy sprawa dotyczy np. spłaty długu bądź w aktach znajduje się karta dłużnika? Czy dobrze rozumiem, że wtedy obliczamy czas przechowywania od zapłaty a nie uprawomocnienia się? I co z tą klauzulą wykonalności, gdyż czytając forum spotkałam się z dwoma odmiennymi opiniami. Bierzemy ją pod uwagę czy nie?
Przyznam się, że zaczynając prace w AZ była i jest to nadal dla mnie czarna magia.

Kolejną kwestią o którą chciałbym dopytać to sprawa przyjmowania akt np. z 2004 roku, które zostały zakończone dopiero obecnie. Czy teczki te powinny posiadać termin przedawnienia? Pytam gdyż własnie kilka takich teczek spłynęło do archiwum - nie posiadały one terminu przedawnienia i nie wiedziałem czy powinny wrócić do wydziału czy też nie...

Ostatnia już kwestia - przypuszczam że temat nowych spisów zd-od jeszcze długo w tym sądzie nie będzie uregulowana, jeżeli u Was także zdarzy się taka sytuacja czy będziecie przyjmować spisy, które nie posiadają wszystkich elementów zgodnie z §52 Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 19 czerwca 2019 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej?

Z góry dziękuje za wszystkie wskazówki

Offline metricisRegninotarii

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 230
1. Rozporządzenie stanowi:
Cytuj
§ 25. 1. Okresy przechowywania akt w sądzie liczy się od początku roku kalendarzowego następującego po roku, w którym ukończono czynności sądowe związane z wykonaniem orzeczenia lub zarządzenia kończącego postępowanie w sprawie
jeśli więc w sprawie zasądzono zapłatę kosztów postępowania sądowego lub grzywnę, to liczymy okres przechowywania od momentu zapłaty/umorzenia/zrealizowania w inny sposób, tego punktu orzeczenia. Nie ma znaczenia czy to jest sprawa karna/cywilna/rodzinna czy inna, zawsze będzie to data końcowa.
Orzeczono dozór? Liczymy od zakończenia postępowania.
Ktoś trafił do więzienia, warunkowo zwolniony, dozór, odwołania zawieszenia, przyjęcie do zakładu karnego - liczymy od tego momentu.
Cokolwiek innego, co znajduje się w orzeczeniu sądowym a co wymaga realizacji - od momentu zrealizowania tegoż orzeczenia lub względnie przedawnienia wykonania tegoż orzeczenia.

2. Co klauzuli wykonalności, problem często spotykany zwłaszcza w aktach z rep. Nc - jest to czynność sądowa związana z wykonaniem orzeczenia Sądu, więc od tego momentu należy liczyć okres przechowywania. Zwłaszcza, iż uzyskanie takowej klauzuli przerywa bieg przedawnienia i wierzyciel ma kolejne 6 lat na dochodzenie swojej wierzytelności.

3. Zasadniczo każda sprawa karna oraz wykroczeniowa winna mieć podany na przedniej okładce termin przedawnienia karalności czynu, obowiązek taki przewidywała poprzednia instrukcja sądowa z 2003 roku (§ 431.2), obecna również zresztą  to przewiduje (§ 439.3). Niechaj zatem sędzia umieści taką informację na okładce akt przed ich przekazaniem do AZ.

4. Spisy zd-odb akt spraw sądowych są generowane w programach używanych w sekretariacie, więc to dostawcy owego oprogramowania winni się ogarnąć i w terminie przewidzianym w rozporządzeniu odpowiednio zmodyfikować oprogramowanie tak, aby generowało nowe spisy zd-odb. Wszystkie wymagane dane są w programach wydziałowych, więc, teoretycznie, to żadna wielka filozofia. Nie wiem jak będzie w praktyce.

Offline Cichma

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 15
Chciałam zapytać o prowadzenie ewidencji. moje archiwum jest w opłakanym stanie i nie zastałam żadnej dokumentacji. dużo akt jest wypożyczanych, od wrzesnia ok 2000 akt, tylko z wydziału cywilnego i karnego. zastanawiam się jak nad tym zapanować.

1. Pracujecie na module archiwalnym Currendy lub innym specjalistycznym programie? ja póki co akta wydawane i oddawane zaczęłam wpisywać do Excela, Currendy archiwalnej nie posiadam i zastanawiam się jak to wygląda w innych sądach. u nas zmienia się teraz dyrektor więc może pojawią się nowe możliwości.

2. Chcę wprowadzić spisy zdawczo-odbiorcze, ale to będzie dotyczyło nowych akt. jak zabrać się za pozostałe, przeraża mnie spisanie wszystkiego samej, nie wiem jak się do tego zabrać. a muszę się za to zabrać bo pracownicy nie wpisują wszystkiego do Currendy, czasem coś widnieje w archiwum, a dwa miesiące leży jeszcze na wydziale. czasem też akta są dołączone do innych i też to nie jest odznaczone, a potem są pretensje do mnie, że akt nie ma w archiwum. Napiszcie jak prowadzenie ewidencji wygląda u Was mniej więcej, może nakreśli mi się jakaś wizja.

3. Macie kogoś do pomocy w archiwum, czy jesteście sami?

Offline metricisRegninotarii

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 230
1. Na module currendy do AZ nie pracowałem jeszcze, więc tutaj niestety nic nie powiem.

2. Czego konkretnie nie wpisują do currendy? Przeca wszystko muszą, nawet jakiś badziew z rep. Ko, Cps i inne tego typu.
W latach 2009-2011 w sądach była wdrażana currenda i od momentu jej wdrożenia powinno być możliwe wygenerowanie spisów z currendy, wyeksportować to do pliku, przerzucić do excela, zrobić skontrum - o wiele szybciej niźli pisać ręcznie.
Sprawy starsze niestety tylko ręcznie.
Akta zdawane na bieżąco tylko i wyłącznie na podstawie spisów zd-odb. I to nie jest tak, iż ktokolwiek robi "łaskę" i tworzy spis zd-odb - to jest obowiązek. Brak spisów, nie przyjmujesz akt.

3. Sam jeden, aczkolwiek jak słyszę, iż w niektórych sądach co jest po 20-30 sędziów, jest tylko jeden archiwista.... dosyć marnie.