Autor Wątek: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie  (Przeczytany 146914 razy)

0 użytkowników i 4 Gości przegląda ten wątek.

Offline Cichma

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 5
3 miesiącu temu objęłam archiwum sądowe Sądu Rejonowego. Zastałam totalny bałagan, brak jakiejkolwiek ewidencji i wiele problemów do rozwiązania. Dodam, iż ukończyłam tylko kurs, także proszę o wyrozumiałość, ale i o pomoc bo bez niej się nie obejdzie.
przede mną pierwsze brakowanie i przekazanie do AP. brakowania były wcześniej robione, ale nigdy nie przekazywano w sądzie akt do AP, dlatego mam kilka pytań żeby zrobić to dobrze. znam oczywiście rozporządzenie, o zgody starano się zanim zaczęłam pracować, także teraz jestem już na etapie technicznego przygotowania dokumentów.
zatem:
- jakie wymiary pudełek archiwizacyjnych będą potrzebne i gdzie najlepiej je zamówić? (niestety administracja zwaliła to na mnie),
- paginacja (trochę już o tym poczytałam). generalnie dyrektor AP wymaga ode mnie paginacji stron, ale to nie wchodzi w rachubę, skoro jest w rozporządzeniu wzmianka że jest dopuszczalna paginacja kart. niestety sporo kart z akt wypadło, gdyż leżały po prostu w stosach na podłodze, nie jestem w stanie wszystkich dopasować dlatego mam luki w numeracji. co z tym zrobić? w wielu aktach są dołączone inne akta, które mają swoją numerację, tutaj też nie wiem czy zmienić numerację w tych dołączonych, czy zostawić od 1.
- co zrobić z odpisami postanowień, które są dołączone na końcu akt? generalnie są to kopie więc mogę je usunąć?
- wiele akt ma uszkodzone okładki, są rozdarcia. jak mam postępować z takimi przypadkami?
- opis pudełek, musi być drukowany, czy mogę je opisać ręcznie? i teraz co w tym opisie musi się znaleźć, nazwa sądu i wydziału z którego akta pochodzą? plus oczywiście sygnatury, ale teraz też wystarczy np. I Ns 1966 i zakres od 1-10? czy muszę wpisać każdą sygnaturę osobno?

Zdaję sobie sprawę, że dla doświadczonych archiwistów to już jest bułka z masłem. zależy mi żeby przygotować to dobrze, dlatego zwracam się do Was o pomoc. w sądzie nikt tego nie robił, właściwie nigdy nie było archiwisty w sądzie, panowała totalna samowolka i powstał spory bałagan.
Z góry dziękuję za pomoc i raz jeszcze proszę o wyrozumiałość.
najgorzej chyba przejść przez pierwsze brakowanie i pierwsze przekazanie do AP

Offline metricisRegninotarii

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 208
1. Pudła archiwizacyjne - proszę zmierz sobie konkretne akta. Przez lata wzory okładek do akt spraw, jak również ich rozmiary, zmieniały się. Generalnie jednak pudła archiwizacyjne o wymiarach 350x260x110 mm powinny wystarczyć.

Uwaga - Archiwa Państwowe czasami wymagają zapakowania dodatkowo każdej teczki z osobna w teczkę z materiałów bezkwasowych. Jest to zalecane zwłaszcza wtedy, gdy akta są mechanicznie uszkodzone, typu właśnie podarte okładki.

Zresztą całkiem słusznie, iż zadanie wybrania materiałów do archiwizacji zostało "zrzucone" na archiwistę - to archiwista wie, jakich materiałów potrzebuje - archiwista składa zapotrzebowanie... a następnie modli się aby to było dostępne w centralnych zakupach ^^

2. Względem dołączonych akt - sprawdź czy jest w nich zarządzenie o połączeniu spraw do wspólnego prowadzenia lub o dołączeniu akt i prowadzenia pod nową sygnaturą etc. - mogło się zdarzyć, iż ktoś kiedyś wypożyczył teczkę, a potem zamiast ją odłożyć na miejsce to zdał do archiwum bez jej wyłączania. Jeśli jednak teczka ma pozostać włączona do danej sprawy to numerujesz ją osobno.
W przypadku dołączonych akt wykonawczych - również numeracji idzie osobno.
Numerujesz oczywiście karty - jeśli AP proponuje poprzekreślanie numeracji kart i naniesienie numeracji stron to są po prostu niepoważni.
W przypadku braku kart - w opisie danej jednostki zamieść uwagę typu "brak kart 5, 16, 19".

3. Odpisy postanowień - sprawdź proszę czy nie ma nich elementów, które na wyroku nie występują - np. informacja o nadaniu klauzuli wykonalności. Nadto jeśli oryginał wyroku jest sporządzony pismem odręcznym, a odpis maszynowym/komputerowym to zalecałbym zachowanie takowego odpisu, bo niektórzy protokolanci pisali jaki kura pazurem i czasami ciężko rozczytać kto, kogo i o co pozywał.

4. Jak w punkcie 2 - zalecałbym zapakowanie takowych teczek w teczki bezkwasowe.

5. Elementy opisu określa rozporządzenie w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U. 2015, poz. 1743), a konkretniej załącznik nr 4 do rzeczonego Standardy porządkowania, ewidencjonowania i technicznego zabezpieczania materiałów archiwalnych przed ich przekazaniem do archiwów państwowych, punkt 4.5
Cytuj
4.5. umieszczenie jednostek archiwalnych w opakowaniach zbiorczych (np.: pudło, teka);
opakowania zbiorcze opisuje się przez umieszczenie na grzbiecie: nazwy zespołu (zbioru)
archiwalnego i sygnatur jednostek archiwalnych umieszczonych wewnątrz;
przy czym ja jeszcze dodaje zawsze numer zespołu archiwalnego. Radziłbym nanosić opis ręcznie - albowiem wydrukowana kartkę trzeba jakoś przymocować do pudła i tutaj powstaje problem - elementy metalowe odpadają, klej może zawierać jakieś szkodliwe związki chemiczne.
nadto z zacytowanego przepisu wynika, iż opis składa się z sygnatur archiwalnych, nie zaś ze znaków spraw.

Oczywiście wskazane jest zadzwonienie do swojego AP i wypytanie o szczegóły techniczne typu co zrobić jak okładka akt jest uszkodzona, czy pakować w teczki bezkwasowe etc. Również to AP udziela informacji od jakiego numeru masz zacząć spis.

W przypadku brakowania akt koniecznie pamiętaj o znacznych ograniczeniach w tym zakresie wynikających z art. 115 Ustawy o Sądzie Najwyższym (Dz.U. 2018, poz.5), o czym już wielokrotnie było wspominane w tym temacie.

Offline Cichma

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 5
Dziękuję za wyczerpującą odpowiedź. sporo mi się wyjaśniło, ale wciąż mam wątpliwości. zdaję sobie sprawę, że 3 dniowy kurs to jest jakiś żart żeby prowadzić takie archiwum, do tego nigdy wcześniej nie pracowałam jako archiwista. stąd tyle moich pytań i wątpliwości.
Brakowanie mam już za sobą, także jeden problem z głowy, pamiętałam o ograniczeniach. niestety w naszym sądzie zalega bardzo dużo akt.
w poniedziałek będę się również kontaktować z AP, tamtejszy kierownik jest na urlopie, a nikt inny nie chce mi udzielić informacji.
ciągle mam wątpliwości co do opisu pudełek. nie rozumiem tego. Mogłabym prosić jakieś konkretny przykład?
dziś w ogóle skończyłam segregować i układać akta według spisu kat. A i brakuje mi 60 pozycji. spisy robiły osoby z wydziału zanim ja zaczęłam pracować. przeraża mnie to coraz bardziej. spisy będę musiała zrobić na nowo i raz jeszcze przesłać do AP tak?

Offline metricisRegninotarii

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 208
Na grzbiecie pudła archiwizacyjnego, na samej górze umieszczasz numer zespołu, który otrzymałaś od AP
poniżej nazwę zespołu
jeszcze niżej sygnatury archiwalne

np.

1234
Sąd Powiatowy
w Nibylandii
1-15

można również w formie

Sąd Powiatowy
w Nibylandii
1234/1-1234/15

Co do spisów akt kat.A - zawsze możesz sporządzić notatkę z dokonanego skontrum, wymienić brakujące akta, przedstawić listę Wydziałom z uprzejmym pytaniem, czy może do czegoś ich nie wypożyczyli
Wcześniej jednak proponowałby, abyś znalazła repertoria, odszukała tam brakujące sprawy i sprawdziła czy nie zostały przepisane pod nowy numer - bo jak same Wydziały to spisywały to różnie być mogło.
Część z nich może poszła do IPNu? Sprawy o stwierdzenie zgonu, zwłaszcza z lat 1945-1950, sprawy karne i wykroczeniowe z okolic stanu wojennego etc.

Czy spisy będzie trzeba robić na nowo? To zależy od tego co na nich jest. Stary spis nie znaczy zły spis, chodzi o to co jest na spisie. Widziałem na ten przykład takie spisy, gdzie był tylko numer pozycji spisu, sygnatura sprawy i liczba tomów - bez dat skrajnych, kategorii archiwalnej, okresu przechowywania i nawet bez tytułu. Taki spis jest oczywiście do poprawy.

Offline archzakzaw

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 9
Witam.
Moi drodzy gdzie znajdę podstawę prawna zakazu brakowania? nie mogę znaleźć a Pani Dyrektor się domaga  :'(

Offline muniekdm

  • archiwa_2.5
  • archiwista
  • *
  • Wiadomości: 370
  • Płeć: Mężczyzna
Podstawę prawną stanowi przywoływana już tutaj kilkakrotnie Ustawa o Sądzie Najwyższym ( art. 115 Ustawy o Sądzie Najwyższym (Dz.U. 2018, poz.5), Były także pisma z Ministerstwa Sprawiedliwości mówiące o wstrzymaniu brakowania.

Offline Cichma

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 5
W jaki sposób umieścić na spisie do AP ilość stron przekazywanych akt jeśli są to akta dołączone? teoretycznie każde akta mają odrębną numerację, nie są to tomy, tylko dołączenie akt. w repertoriach nie ma wzmianki o ich odłączeniu. i teraz nie wiem jak mam to ująć w spisie? w tytule teczki dopisać jakie akta są dołączone i wyszczególnić ilość stron z każdych akt? czy wprowadzić jedną numerację ciągłą? poza tym na tylnej stronie okładki też muszę napisać ilość stron...
AP życzy sobie żeby każde akta z osobna włożyć do teczki bezkwasowej i potem dopiero do pudełka. tez tak macie? wiem, że inne AP niż moje nie wymaga tych teczek. Zastanawiam się jak opisywać tę teczkę, wiadomo że nazwa sądu i wydziału, sygnatura akt i sygnatura archiwalna. czy tytuł teczki też jest wymagany i okres przechowywania? czekam na odpowiedź w tej kwestii z AP, ale ciekawi mnie jak to wygląda gdzie indziej.

Offline metricisRegninotarii

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 208
Przepisy stanowią (załącznik nr 4 rozporządzenia z 2015 roku, o którym wspominałem uprzednio)
Cytuj
4.3. umieszczenie materiałów archiwalnych, w formie w jakiej zostały wytworzone, w opakowaniu dostosowanym do ich rozmiaru
i nic więcej w tej materii nie ma

Oczywiście logicznym wydaje się umieszczenie na okładce co najmniej sygnatury sprawy (np. I Ns 1/60) oraz sygnatury archiwalnej (AP!), ewentualnie nazwy zespołu i jego numeru (np. 1234 Sad Powiatowy w ...). AP może nakazać zawarcie tam jakichś dodatkowych elementów, jednakoż pamiętaj, iż jest to tylko okładka ochronna i jeśli AP będzie chciało, aby na tejże okładce powtórzyć wszystkie dane z oryginalnej okładki akt - to by była przesada i nie daj sobie wcisnąć takowego obowiązku.
Ewentualnie AP może się upierać, iż ma tutaj zastosowanie punkt 1.4 - aczkolwiek ja myślę, iż dotyczy on oryginalnych opakowań, czyli okładek teczek, w których umieściły akta komórki organizacyjne je tworzące.

Jak rozumiem Twoje AP wymaga, aby była podana ilość kart w każdej teczce? Po pierwsze przepisy tego nie wymagają (patrz punkt 3.2.5), więc niechaj AP na piśmie poinformuje, iż chce takowej informacji na spisie. A może przesłali/udostępnili w inny sposób szablon spisu i tam jest rubryka na liczbę kart?
Liczbę kart podajesz na końcu każdej jednostki osobno - sprawa dołączana do innej sprawy jest to nic innego jak załącznik do sprawy, a załączniki numerujemy osobno.
Informacja o sprawach dołączonych do danej sprawy nie powinna byś uwzględniona w tytule, powinno być na to jakaś osobna rubryka zatytułowana "Uwagi" lub coś w tym stylu. Chyba, iż AP zażąda aby na informację o załącznikach była cała osobna rubryka.

I przy okazji, zważając na informację o przejęciu ogólnego bałaganu i braku ewidencji, pamiętaj, iż każda ustrojowo odrębna instytucja to osobny spis, czyli np. osobno spisujesz akta Sądu Powiatowego, Sądu Grodzkiego, Sądu Rejonowego czy cokolwiek tam jeszcze będzie. Ustalenie przynależności zespołowej to pierwsza czynność, którą należy wykonać, cytując
Cytuj
1.1. ustalenie przynależności zespołowej i przyporządkowanie materiałów archiwalnych do zespołu (zbioru) archiwalnego

Offline Cichma

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 5
Dziękuję za odpowiedź. Właśnie AP przysłało pismo o poprawkach na spisie i tam zaznaczyli, że ilość stron mam wpisać w rubryce uwagi. Zaskoczyło mnie to, bo nie widziałam jeszcze takiego wzoru. pobrałam wzór z ich strony internetowej, gdyż u nas w sądzie to w ogóle nie funkcjonują żadne spisy, a te które były robione na brakowanie to hmm każdy robił jak się mu podobało.
na szczęście mam akta tylko sądu rejonowego, aczkolwiek co dzień odkrywam co innego. mamy jeszcze jeden budynek gdzie są stare akta od początku istnienia sądu, tam jest w ogóle zakaz wchodzenia bo panuje tam grzyb czerwony. oczywiście od czasu do czasu muszę tam chodzić... te akta czeka fumigacja i potem spisy i przekazanie do AP, bo to kat. A.
póki co porządkuję półki, miejsca brak, ale na szczęście wynajęto pomieszczenie gdzie mogę przewieźć 250 mb akt. chwilowo poprawi to sytuację.
zaczęłam wprowadzać ewidencję akt wypożyczonych bo nawet tego nie było, a od nowego roku chcę wprowadzić spisy zdawczo-odbiorcze. oczywiście na wydziałach się już burzą bo czegoś od nich wymagam.
Sporo udało się już zrobić, ale sporo pracy jeszcze przede mną.

Offline metricisRegninotarii

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 208
Powodzenia zatem! W razie wątpliwości śmiało pytaj :)

Offline Archiwista 2010

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 8
Witam

Może gdzieś była udzielona odpowiedź na to pytanie więc przepraszam, ale chciałabym się odwiedzić czy akta Kp też nie można wysyłać na brakowanie ?

Co do tych spraw tez można złożyć skargę ?

Pozdrawiam

Offline Archiwista 2010

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 8
Po otrzymaniu zgody na brakowanie akt : korzystacie z usług firm zewnętrznych czy macie inne sposoby na niszczenie ? 

Offline Cichma

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 5
ja jestem  świeżo po brakowaniu, korzystamy z usług firm zewnętrznych. przyjeżdżają , pakują w specjalne kontenery, plombują. później otrzymujemy certyfikat zniszczenia.

A ja mam jeszcze pytanie odnośnie pudełek archiwizacyjnych. jestem na etapie zamawiania. Akta, które chcę przekazać mają wymiar 350x250mm i niestety mam problem z kupnem teczek. o ile do cieńszych są 360x260x35mm, to już do grubszych nie ma takiego wymiaru, są tylko 370x285x50mm. Mogę mieć takie wymiary czy mam złożyć indywidualne zamówienie na wymiar (tylko kosztuje to 3 razy więcej). i teraz pudełka tez by były 380x295x120 mm, czy kupić większe 410x330x110?
Pytanie czy mogę mieć dwa rozmiary teczek, w sumie tych grubszych potrzebuję znikomą ilość, i jak to wygląda z pudełkami, jaki jest potrzebny zapas cm. boję się czy w tych większych pudełkach te teczki nie będą za luźne.
i jeszcze jedno głupie pytanie? czym opisywać teczki i pudełka? może być marker, długopis, są jakieś wymogi?

Offline Archiwista 2010

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 8
Co do opisywania ja pisze albo markerem albo są takie etykiety samoprzylepne i nadrukowuje na nie i naklejam na teczki i pudełka

Offline Archiwista 2010

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 8
Co z tymi aktami Kp niszczycie ???