Autor Wątek: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie  (Przeczytany 131927 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline archzakzaw

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 8
 Kochani bardzo dziękuję za pomoc???? w poniedziałek idę do Pani Dyrektor zobaczymy co powie na moje argumenty, pewnie wywali mnie z drzwiami???? a co do nowość w spisach to kurcze ja się dotychczasowach nie mogę poprosić????????

Offline metricisRegninotarii

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 202
Akurat co do spisów dla akt spraw sądowych to mam nadzieję, iż te wszystkie dane będą się generować z currendy/sędzia2, bo te dane są przeca w bazach danych, trzeba "tylko" to ładnie zaprojektować żeby działało.

Powodzenia!

Offline archzakzaw

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 8
Dorze powiedziane"trzeba" a do tego potrzebne już są chęci no i ja nie mam programu u siebie w arch.

Offline metricisRegninotarii

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 202
Chodziło mi o oprogramowanie, na którym pracują wydziały orzecznicze. Czasy kiedy było trzeba robić tabelkę i wszystko wpisywać "z ręki" minęły. Obecnie przy tworzeniu spisu w wydziałach muszą tylko wpisać sygnaturę - tytuł teczki pobiera się automatycznie, podobnie jak daty skrajne (inna sprawa czy zawsze prawidłowe) oraz liczba tomów. Ręcznie muszą tylko uzupełnić kategorię archiwalną i okres przechowywania. Potem zapisz, wydrukuj i tyle. Mogą spisywać cały rocznik od razu, mogą dodawać pojedyncze sprawy, nawet nie muszą ich wpisywać w kolejności, bo na koniec można sobie dwoma kliknięciami wszystko uporządkować i przenumerować.

Zmiany wymuszone nowym rozporządzeniem zapewne będą uwzględnione na poziomie programu - po wpisaniu sygnatury będą się automatycznie uzupełniać potrzebne dane, takie jak np. sygnatury teczek akt spraw wykonawczych. Chęć danego wydziału, tudzież ich brak, nie będą miały na to wpływu.

Od jakiegoś czasu przekazywanie akt do AZ w sądach jest nieporównywalnie prostsze i szybsze niźli kiedyś, gdzie był rocznik dajmy na to Nc i ktoś musiał siedzieć ileś tam godzin aby wpisać ręcznie w tabelkę tytuły 1000/2000/3000 etc. spraw. Tym bardziej zatem trzeba się upominać o tworzenie porządnych spisów.


Offline archzakzaw

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 8
 Skorzystam z twojej wypowiedź przy rozmowie z Panią Dyrektor bo tak jak mówiłam ja akta mam przekazywane bez spisów

Offline rkb

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 18
Mamy nowe  Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 19 czerwca 2019 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej https://www.gov.pl/web/sprawiedliwosc/poz-1382. Teraz zmienią się zasady przekazywania akt do archiwum. Najważniejsze, że nie można już przekazywać spraw, w których nie wykonano wszystkich czynności związanych z wykonaniem orzeczenia. Wydziały będą też miały więcej pracy związanej z porządkowaniem dokumentacji o dłuższym niż 10 lat okresie przechowywania. Będzie ciekawie :)

Czy do czynności sądowych związanych z wykonaniem orzeczenia zalicza się wszystkie wymienione w Rozdziale 10 nowego regulaminu sądów powszechnych? Jak w takim wypadku należy traktować zapis w § 441 Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 19 czerwca 2019 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej i jak go pogodzić z zapisem w pierwszej części § 50. Kiedy w praktyce do archiwum przekazywane powinny być szczególnie akta spraw karnych?

Offline metricisRegninotarii

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 202
W momencie otrzymania zawiadomienia z zakładu karnego o osadzeniu skazanego kończą się czynnością sądowe - oczywiście tylko względem tego punktu wyroku, w którym jest mowa o karze pozbawienia wolności. Jeśli ktoś na zawieszona karę pozbawienia wolności lub odroczoną to nie będzie zawiadomienia o osadzeniu w zakładzie karnym. Zawieszenie warunkowe to zaś osobne postępowanie przed sadem penitencjarnym.

Offline muniekdm

  • archiwa_2.5
  • archiwista
  • *
  • Wiadomości: 364
  • Płeć: Mężczyzna
Nie powinno być czasem, że te czynności kończą się w momencie zwolnienia osadzonego z zakładu karnego. Wtedy do akt wykonawczych wpina się obliczenie kary i teczka trafia do akt głównych.

Offline metricisRegninotarii

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 202
Obliczenie kary przesyła się z zawiadomieniem o osadzeniu skazanego lub w niedługi czas po tym. Po odbyciu kary ZK przesyła zawiadomienie o zwolnieniu - jest to wypełnienie obowiązku informacyjnego nie zaś nadzór/kontynuacja czynności sądowych.

Offline arch*

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 4
Mam pytanie jak zniszczyć "Karty udostępnień akt"? Od razu na spis do zniszczenia czy może najpierw zarchiwizować na spisie zd-odb i dopiero potem spis do zniszczenia?

Offline paniarchiwistka91

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 78
Witam, jaką kategorię archiwalną będą miały spisy zdawczo - odbiorcze w poszczególnych Wydziałach ?

Offline metricisRegninotarii

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 202
Cytuj
Mam pytanie jak zniszczyć "Karty udostępnień akt"? Od razu na spis do zniszczenia czy może najpierw zarchiwizować na spisie zd-odb i dopiero potem spis do zniszczenia?
Karty udostępnień akt, jak każda inna dokumentacja, powinny mieć swoja klasę w wykazie akt, postępujesz więc standardowo - czyli najpierw na spis, a dopiero potem na brakowanie.

Cytuj
Witam, jaką kategorię archiwalną będą miały spisy zdawczo - odbiorcze w poszczególnych Wydziałach ?

1 egzemplarz spisu, który zawsze trafia do wydziałów, ma kategorię A i winien być przechowywany wieczyście.

Offline rkb

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 18
Kontynuując dyskusję ile diabełków jest na końcu szpilki. Mam pytanie z jakich przepisów wynika, że jakakolwiek instytucja ma przechowywać kategorię A wieczyście. Jak rozumiem w tym przypadku to nawet znamy komórkę gdzie to ma być przechowywane czyli wydział. Bo dwa egzemplarze spisów zdawczo-odbiorczych (też zresztą materiałów archiwalnych) przechowywane są w archiwum zakładowym.  Zaznaczam, że nie uważam za celowe wciskanie trzeciego egzemplarza takiego spisu do archiwum zakładowego (gdzie dokumentacja powinna być przechowywana czasowo, a nie wieczyście).

Offline metricisRegninotarii

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 202
Zasada generalnie jest prosta - własnej ewidencji nie przekazuje się komukolwiek i gdziekolwiek chyba, iż przepisy stanowią inaczej. Przynajmniej mi się tak wydaje.
Obawiam się jednak, iż tutaj pozostaje nam tylko zdrowy rozsądek na poparcie tej zasady.

Warto przypomnieć danej komórce organizacyjnej, iż spis zd-odb jest jedynym dowodem jaki dana komórka ma na to, iż akta zostały rzeczywiście przekazane do AZ. Są co prawda spisy w currendzie/sędzia2 ale nie są one podpisywane jakimkolwiek certyfikatem/podpisem etc.

Bez tego może dojść do sytuacji, w której komórka chce akta, dajmy na to,  II K 1/13, a archiwista mówi "nie mam", na co wydziały "przecież przekazaliśmy", "a macie dowód", "no nie mamy", "no to nie mam akt" ;]  [Oczywiście ten akapit to w formie żartu!]

No i można odwrócić sytuację - przepisy nie mówią, jak długo trzeba spisy przechowywać ale nie mówią również o tym, kiedy i  na jakich zasadach można spisy przekazywać do AZ.

Można również "łopatologicznie" wytłumaczyć iż taki "papierek" chroni szanowne cztery litery danej komórki organizacyjnej, tak jak to czyni cała reszta "papierologii" i jak chcą się go pozbyć to ok, ich problem - co znowu przybiera postać nieco satyryczno-żartobliwą...

Żadnego szczegółowego przepisu nie znalazłem ani w zarządzeniu w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej, ani w Regulaminie Urzędowania Sadów Powszechnych ani w zarządzeniu w sprawie instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Sprawiedliwości lub przez niego nadzorowanych. Najbliżej jest § 23.2 ostatniego z wymienionych rozporządzeń ["Nie udostępnia się poprzez wypożyczenie środków ewidencyjnych archiwum"] ale to też nie to.

Można zawsze zadzwonić do AP i się zapytać jak oni to widzą. Może na mocy odrębnych przepisów w niektórych instytucjach zostało to jakoś unormowane? Mówi na ten temat cośkolwiek rozporządzenie z 2011?
« Ostatnia zmiana: Sierpień 05, 2019, wysłana przez metricisRegninotarii »

Offline paniarchiwistka91

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 78
Ja mam taki zapis w podręczniku:

Archiwum zakładowe powinna prowadzić dwa zbiory spisów zdawczo-odbiorczych:
a) zbiór I stanowią pierwsze egzemplarze (oryginały) spisów zdawczo-odbiorczych ułożone wg. kolejności numerów porządkowych, pod którymi zostały zarejestrowane w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych,
b) zbiór II stanowią drugie egzemplarze (kopie) spisów zdawczo-odbiorczych przechowywane w teczkach założonych oddzielnie dla poszczególnych komórek organizacyjnych. Zbiór ten służy do udostępniania dokumentacji.