Prowadzi się wykaz spisów zdawczo-odbiorczych, stosujemy w nim numeracją ciągłą bez podziału na kat.A i B i na lata kalendarzowe - czyli wykaz jest tylko jeden. Chyba, że jest to archiwum zakładowe prowadzone wspólnie dla kilku sądów, wtedy każdy sąd ma własny wykaz spisów.
Kat. A - 4 egzemplarze - 1 do teczki, gdzie gromadzisz spisy akt dla danej komórki organizacyjnej, 1 do teczki gdzie gromadzisz wszystkie spisy, 1 egzemplarz zwracasz komórce organizacyjnej, która akt przekazywała, 1 wysyłasz do AP
kat. B - 3 egzemplarze - tak jak powyżej poza ostatnim punktem - spisów kat. B nie wysyła się do AP
Niezależnie od tego czy akta przekazuje wydział, oddział, sekcja czy samodzielne stanowisko pracy - zasada zawsze ta sama.
Przy brakowania sporządzasz:
- spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania, spis akt przykładowych (w przypadku brakowania akt spraw sądowych), wniosek o brakowanie, protokół z prac komisji do spraw oceny dokumentacji - to zostaje w sądzie
- spis dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania, spis akt przykładowych (w przypadku brakowania akt spraw sądowych), wniosek o brakowanie - to wysyłasz do AP