Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie

[muniekdm]

Ja mam w swoim sądzie taką sytuację. W Wydziale Cywilnym pracuje pani, która oprócz swoich zdań związanych z prowadzeniem spraw cywilnych zajmuje sie także sprawami dotyczącymi funduszu socjalnego. Pani tak gromadzi u siebie całą dokumentację z tym związaną. Nadszedł czas, aby to wszystko przekazać do az. Czy teraz ta pani występuje jako samodzielny refereny, który przekazuje tę dokumentację, czy może powinna to przekazać administracja? Co z tym zrobić?

[metricisRegninotarii]

Jako samodzielny referent - wytworzyła akta to niechaj teraz sama je zdaje. 

[muniekdm]

Poruszany był tutaj kiedyś problem tzw. Ldz-ów. Wiadomo, że w zakresie dokumentacji administracyjnej należy stosować rzeczowy wykaz akt. Jednakże wiem, że dla pracowników sądów często nie istnieje instrukcja kancelaryjna i RWA. Tylko w administracji czasami jest ok. Jak myślicie, z czego to się wzięło? Dlaczego pracownicy wydziałów nie stosują się do tych normatywów? Wiem, że ten problem dotyczy wielu sądów i zastanawiam się jak można to zmienić. Jak zmusić pracowników do właściwego postępowania skoro zalecenia archiwisty i AP nie przynoszą żadnej poprawy.

[metricisRegninotarii]

Jak w wydziałach na co dzień pracują z systemem dziennikowym i wpisują sprawy pod kolejne numery w poszczególnych repertoriach to tak próbują również postępować w przypadku spraw z zakresu administracji.
Jeśli wszystko wyglądałoby jak powinno oznaczałoby to dla Wydziałów konieczność prowadzenia akt dwoma systemami kancelaryjnymi - bezdziennikowym dla akt administracyjnych i dziennikowym dla akt sądowych.
Rozwiązaniem byłoby może przymuszenie sądów przez czynniki wyższe do wprowadzenia koordynatorów czynności kancelaryjnych, coś na kształt tego co jest w samorządach, którzy zajmowaliby się szkoleniami z zakresu akt prowadzonych systemem bezdziennikowym.

[Rovan]

A co (poza oporem materii) stoi na przeszkodzie aby takie szkolenia prowadzili archiwiści? Ja u siebie (nie w sądzie) prowadzę.

[Berserc]

A co (poza oporem materii) stoi na przeszkodzie aby takie szkolenia prowadzili archiwiści? Ja u siebie (nie w sądzie) prowadzę.

Poza oporem nic ale opór jest zdecydowany Podczas jednego ze szkoleń usłyszałem: tego się nie da tak robić, nie ma na to czasu A potem przez 30 min skargi, że nie można znaleźć dokumentów (prowadzonych w systemie "własnym").... Opadają nie tylko ręce

[metricisRegninotarii]

Czemu wpisano do przesławnej instrkcji dla samorzadów z 2011 roku coś takiego jak koordynator czynności kancelaryjnych? Ano bo opór materii zdaje się był dosyć znaczny - archiwista przychodził, mówił, że a to do innej klasy a tutaj znak sprawy źle, a komórka organizacyjna mówiła "spadaj do swej archiwalnej piwnicy"    bo nie masz prawa nam mówić co mamy robić.
A teraz w instrukcji jest ładnie napisane

Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności
w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt
spraw, kierownik podmiotu wyznacza koordynatora czynności kancelaryjnych.

i zaraz pod spodem, iż funkcję ta powierza sie archiwiście.
i juz jest podstawa do instruowania pracowników kom. org. w zakresie czynności kancelaryjnych

W sumie nie dziwę się, iż pracownicy niechętnie uczestniczą w szkoleniach takowych - przeca to zabiera czas, tego trzeba się nauczyć, a po co skoro żaden przepis do tego nie przymusza - nikt nie lubi sobie dokładać dobrowolnie więcej roboty.

[archiwistka123]

Witam
Mam do Was takie pytanie- jak archiwizujecie ( przechowywujecie) oryginały testamentow? U mnie do tej pory nie było to zadawane dlatego nie wiem jak do tego sie zabrać a wydział cywilny chcę mi zdać.
Czekam na propozycję

[metricisRegninotarii]

ZARZĄDZENIE MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI z dnia 12 grudnia 2003 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej

§ 144. 1. Testamenty, o których mowa w § 142, po upływie co najmniej 5 lat ich przechowywania przekazuje się do archiwum zakładowego.
2. Testamenty przygotowywane do przekazania do archiwum zakładowego układa się w porządku
chronologicznym i oprawia lub inną techniką łączy w sposób trwały.
3. Przed przekazaniem zbioru testamentów do archiwum zakładowego sporządza się ich spis w trzech
egzemplarzach, z których jeden zostaje umieszczony jako karta przeglądowa na początku przekazywanego zbioru testamentów, drugi - otrzymuje kierownik archiwum zakładowego, zaś trzeci egzemplarz spisu, zawierający potwierdzenie przyjęcia zbioru przez pracownika archiwum składa się w miejscu przechowywania testamentów (vide § 142).

Problemy - ustalenie co należy rozumieć przez "łączenie w sposób trwały", zamiast oprawiać testamentom można np. dać jakaś okładkę (np. od akt spraw cywilnych) i przeszyć razem, ważne aby przy owym "łączeniu w sposób trwały" nie używać elementów metalowych i wyjmować z koszulek foliowych jeśli w takowe są testamenty wraz z prtokołami włożone.

format spisu proponuje taki jak dla reszty akt no i nadać spisowi numer ze wykazu spisów zdawczo-odbiorczych

[archiwistka123]

To zarządzenie znam tylko nie ma tam żadnych szczegółow. Czyli testament wyjąć z koperty i do teczki aktowej wszyc? A może w teczkach białych jak przygotowuje się dokumenty administracyjne? I w jednej teczce testamenty z danego roku...

Zastanawiam się jeszcze nad kategorią,

[metricisRegninotarii]

Jak są w kopertach to można wszyć nawet z kopertami tak myślę o ile rzeczone są opisane poprzez chociażby napisanie sygnatury i imienia oraz nazwiska.
U mnie wszyli to w teczki aktowe, każdy rocznik osobno, zrobili jeszcze zbiorczy spis dla wszystkich tak przygotwanych teczek aby było wiadomo jakie roczniki poszły do AZ.

Kat. arch. to conajmniej B50, aczkolwiek patrząc na ostatnie projekty to może nawet kat. A.

[muniekdm]

 

Ano bo opór materii zdaje się był dosyć znaczny - archiwista przychodził, mówił, że a to do innej klasy a tutaj znak sprawy źle, a komórka organizacyjna mówiła "spadaj do swej archiwalnej piwnicy"    bo nie masz prawa nam mówić co mamy robić.

Jakoś nie jestem w stanie zrozumieć dlaczego nie można w sądach wymusić stosowania IK i RWA w wydziałach. Ostatnio usłyszałem, że panie w księgowości nie są archiwistami i dlatego nie znają rzeczowego wykazu akt i nie prowadzą teczek zgodnie z tym wykazem. 
W samorządzie mają dobrze, bo dostali rozporządzenie z gotową instrukcją i rzeczowym wykazem akt. Był pomysł stworzenia jednolitego wykazu dla wszystkich sadów i pomysł gdzieś utknął. Dużo mówi się o sprawnym funkcjonowaniu wymiaru sprawiedliwości, trwa informatyzacja, ale jeśli chodzi o postępowanie z dokumentacją papierową to jesteśmy jeszcze w poprzednim ustroju politycznym. W samorządzie jest EZD, a my jesteśmy głęboko "w lesie". Jest problem braku miejsca w archiwach i nie ma nadziei, aby było lepiej. Smutna rzeczywistość.

[archiwistka123]

Czyli w jednej teczce aktowej jeden testament i na teczce opisane kogo dotyczy i kwalifikacja sędziego na B50( na chwilę obecną).
Na koniec spis zdawczo odbiorczy chronologicznie ze wszystkich pozycji.  Dziękuję za pomoc

[muniekdm]

Ja bym rozumiał to trochę inaczej. W teczce zbiór kilku czy kilkunastu testamentów. Ewentualnie cały zbiór testamentów może być oprawiony. Na początku tego wszystkiego spis.

[metricisRegninotarii]

Właśnie to miałem na myśli - testamenty z jednego roku, czy z mniejszych przedziałów czasowych, jak jest ich więcej, zszyć/oprawić w teczkę aktową, na początku oczywiście spis całości. Tak by bardziej chyba wynikało z § 144 pkt.2. Za czasów PBNu każdy testament stanowił osobną teczkę aktową ale i gromadzono tam więcej niźli sam protokół i testament.

muniekdm - podobno prace cały czas trwają, podobno nawet w ścisłej współpracy z NDAP. Aczkolwiek jak nam walną jeden wspólny jwra dla SA, SO i SR to nie wiem czy my tacy szczęśliwi z tego będziemy