Internetowe Forum Archiwalne > Archiwa Zakładowe
Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie
Pawel:
Dziennik Urzędowy Ministra Sprawiedliwości z 1985 r. nr 8, poz. 55. mówi dokładnie o tym na jakiej zasadzie udostępniać akta i jak powinno funcjonować archiwum zakładowe w sądzie. Ja oprócz rewersów prowadzę także ksiązki odbioru (wypożyczeń) akt dla każdego wydziału i w tej książce podpisuje mi się osoba odbierająca akta z archiwum. Jest wzór rewersu, możesz zwrócić się do Archiwum Państwowego i napewno od nich dostaniesz. Ja stosuje karty udostępnień, u góry w lewym rogu pieczątka wydziału, następnie jaka sygnatura akt, do jakiego wydziału w jakim celu, miejsce, data, czytelny podpis (pieczątka), następnie adnotacja kiedy zwrócono akta do archiwum i podpis archiwisty. Pozdrawiam
muniekdm:
U mnie wygląda to podobnie, tylko, że przy dużej ilości wypożyczeń niektórzy nie chcą wypisywać rewersów, ale dziękuję za informację
muniekdm:
Mam jeszcze jedno pytanie odnośnie rewersów. Opracowałem wzór, który składa się z dwóch części. Jedna jest wkładana w miejsce akt na półce. Czy po zwrocie wpisując datę zwrotu akt oddaję się część rewersu do wydziału a drugą (tę, która była w miejscu wypożyczonych akt) przechowuje przez dwa lata w archiwum.
Agnieszka Pepłowska:
Wypożyczenie akt na wydział powinno odbywać się na podstawie karty udostępnień. Praconik np. wydziłu cywilnego, który chce skorzystać z akt wydziału karnego, wypełnia kartę udostepnień. Musi także uzyskać zgodę kierownika komórki organizacyjnej, ktora akta wytworzyła - wydziału karnego, wyrażoną odpowiednią adnotacją oraz podpisem na karcie udostępnień. Na podstawie prawidłowo wypełnionej karty archiwista ma prawo wypożyczyć akta na wydział.
Praktyka opisana przez Pawła nie wydaje mi się do końca słuszna.
1. jest to niezgodne z przepisami archiwalnymi, ponieważ do zadań komórki organizacyjnej nie należy udostępnianie, a więc także wypożyczanie, dokumentacji będącej faktycznie "na stanie" archiwum zakładowego. To jest zadanie archiwum zakładowego.
2. postępując w ten sposób archiwista zakładowy faktycznie traci kontrolę nad dokumentacją, bo kartę udostepnień wypełnia pracownik wydziału np. karnego, ale przekazuje akta pracownikowi wydziału cywilnego, bo to on tak naprawdę chciał skorzystać z dokumentacji, już bez potwierdzenia. Jeżeli "pośrednik" pewnego dnia nie pojawi się w pracy (różne wypadki chodzą po ludziach) będzie problem ze ściągnięciem akt do archiwum, a może nawet z ich odnalezieniem.
3. mam wrażenie, że jest to trochę "spychanie" odpowiedzialności na komórkę, która wytworzyła akta. A przecież za zasób archiwum zakładowego i za realizację zadań przypisanych archiwum odpowiada archiwista zakładowy
Przy okazji wyszło nam tu małe pomieszanie terminów. Karta udostępnień to nie jest to samo co rewers i warto o tym pamiętać. Wzór karty udostepnień można znaleźć na stronie www.archiwum.krakow.pl Warto także skontaktowac się z właściwym terenowo Archiwum Państwowym
Pawel:
Jeśli zwróci się o akta do wydziału karnego inny sąd to te akta pobiera wydział karny i wysyła je do innego sądu nie robi tego archiwum bo nie może (w takim przypadku archiwum także traci kontrolę nad aktami). Tak samo z wydziałami w danym sądzie, jeśli np sąd ma 3 budynki i wydziały są w różnych miejscach, to po akta karne przychodzi osoba z wydziału karnego i udostępnia je do wydziału cywilnego. Wydziały stosują kontrolki udostępnień akt i wysyłanych akt.
Nawigacja
[#] Następna strona
Idź do wersji pełnej