Jako archiwistka z niewielkim doświadczeniem zwracam się znów o pomoc
Jestem na etapie tworzenia spisów dokumentacji niearchiwalnej. Jako że nie dysponuję spisami zdawczo odbiorczymi (żadnymi) robię je roboczo na podstawie repertorium, a później sprawdzam z aktami na magazynie. Nie jest to jednak tak prosta sprawa jak sądziłam.
1) Rubryka "daty skrajne" czy to mają być te same daty, które powinny się znaleźć na spisach z-o? Tj. co zrobić jeśli zapadł wyrok w sprawie (np. cywilnej), w aktach znajduje się zarządzenie sędziego "akta odłożyć do archiwum", a po kilku latach w aktach pojawia się wniosek, np. o nadanie klauzuli wykonalności.
- Czy wtedy datą końcową jest data odłożenia akt, czy data tego wniosku?
- Okres przechowywania akt liczy się od momentu zarządzenia sędziego "akta odłożyć do archiwum", a nie wniosku? Dobrze myślę?
2) Co zrobić ze sprawami zawieszonymi? Akta te fizycznie znajdują się na magazynie, miedzy sprawami zakończonymi. W repertorium jest informacja, że sprawa jest zawieszona i przekazana do archiwum.
- Nie mogę ich zniszczyć, bo nie są to zakończone sprawy?
- Teoretycznie nie powinny znaleźć się w archiwum?