Autor Wątek: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie  (Przeczytany 213622 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline metricisRegninotarii

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 275
Cóż za ożywienie w wątku - czyżby sprawozdania w Sądach już zrobione, sprawdzone, wysłane i przyszedł czas na zajęcie się innymi sprawami?  ;D

1. Elementów metalowych z teczek nie usuwam, jest to obowiązek komórek organizacyjnych. Do kat. B10 włącznie elementów metalowych usuwać nie trzeba. Generalnie to przede wszystkim zwracam uwagę na akta z repertorium Ns - bo prawie wszystko z tegoż rep. ma kat. B50.

2. Rozporządzenie z 2004 roku w żaden sposób nie sankcjonuje nadawania sprawom innej kategorii/wyznaczania krótszego okresu przechowywania ze względu na fakt jej umorzenia/oddalenia czy nawet w przypadku zwrotu wniosku, bo np. nie wniesiono opłaty od wniosku, gdzie w aktach jest raptem 4-5 kartek.
Fakt ów napełnia me sercem smutkiem, nie mniej w żaden sposób nie zmienia to kategorii/okresu przechowywania akt.

3. Dowody rzeczowe winny być przechowywane w magazynie dowodów rzeczowych i na bieżąco odpisywane a następnie likwidowane. Ktoś w Sądzie musi mieć to w zakresie obowiązków i jego obowiązkiem jest sprawdzanie czy sprawa, do której dowody rzeczowe są potrzebne, została prawomocnie zakończona i sprawdzenie czy w wyroku postanowiono, co zrobić z dowodami rzeczowymi.
Sytuacja w której dowody rzeczowe muszą być dalej przechowywane wraz z aktami jest nader rzadka (nie wiem jak to wygląda w SO/SA), tak więc na początek proponuje sprawdzić czy ten dowód rzeczowy nie winien zostać odpisany i przekazany/zniszczony.

4.Względem
Cytuj
§ 50. Na zarządzenie przewodniczącego wydziału, akta spraw sądowych przekazuje się do archiwum zakładowego
- nie słyszałem jak dotychczas, aby ktoś dawał takie zarządzenie w formie pisemnej, nie mniej jest to możliwe. Nie mniej dla archiwisty nie ma to znaczenia. Jest to natomiast informacja, iż ktoś chce przekazać akta do AZ i wtedy trzeba ustalić kiedy, albowiem ustalenie terminu przekazania akt koniecznie należy uzgodnić z AZ. Co więcej obecne przepisy stwierdzają wprost, iż to AZ ustala harmonogram przejmowania akt (§11.2 Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Sprawiedliwości lub przez niego nadzorowanych).

5. Regulaminu korzystania z archiwum nie sporządzałem - co prawda również jestem sam w AZ, nie mniej wszystkie ustalenia kto i kiedy może zabrać akta są w formie ustnej. Na razie to zdaje egzamin.
W razie mojej nieobecności można udać się do ochrony, pobrać klucze (za podpisem), pobrać potrzebne akta, wypełnić kartę udostępnienia akt, przekazać mi ją jak tylko wrócę. Sprawdzam czy wszystko się zgadza, odnotowuje w ewidencji.
Kategoryczny zakaz samodzielnego odkładania akt na półki tudzież znoszenia akt do archiwum bez mojej wiedzy i zgody.

Wnioskując po treści posta - ustne ustalenia nic nie dają, zatem forma pisemna nie jest złym pomysłem.
Podstawą może być §3.4 Instrukcji, o której wspominam w punkcie 4.
§ 5.1 w/w instrukcji
Cytuj
Personel archiwum stanowią wszystkie osoby realizujące zadania archiwum
ustala szeroki zakres osób, które mogą pracować w AZ. Nic nie stoi więc na przeszkodzie, aby 1-2 osoby z każdego wydziału miały prawo pobierać akta - muszą zostać tylko do tego upoważnione oraz oczywiście należycie poinstruowane, co w takim wypadku im wolno, a czego nie.
Ewentualny takowy regulamin jednakoż musi być podpisany przez Prezesa Sądu albowiem to Prezes sprawuje wewnętrzny nadzór administracyjny i AZ znajduje się zakresie kompetencji Prezesa Sądu.

6. Kart zastępczych nie numeruje, natomiast każda wypożyczona jednostka archiwalna jest przeze mnie rejestrowana w rejestrze wypożyczeń i otrzymuje swój numer (numeracja ciągła dla wszystkich komórek organizacyjnych w przeciągu roku). Jest przy tym sporo pracy z odnotowaniem zwrotów, nie mniej dzięki temu jestem w stanie sprawdzić czy dostaje zwroty akt wypożyczonych, czy może to "świeże" akta, które muszą wrócić do spisania do danej komórki organizacyjnej. Oczywiście, jeśli ma się sporo akt bez spisów zd-odb, to skuteczność opisanego rozwiązania nie jest duża, zwłaszcza przez okres pierwszego roku od wprowadzenia.

Cytuj
często bywa tak, że akta są zniesione, a następnego dnia już wędrują z powrotem na wydział, bo ktoś chce np. odpis.

no niestety tak się zdarza, nie lubię tego, nie mniej jak spis jest przygotowywany w dniach 13-15.01, do archiwum akta trafiają 17.01, a na wniosku o odpis jest data przyjęcia w BP z 16.01, no to takie sytuacje się zdarzać będą ;x


Przyjmowanie akt z 2020, zważając na to, ze nie ma jeszcze końca stycznia? aż tak to jeszcze nie miałem. Aczkolwiek akurat wpływ w rep. N jest ostatnio znaczny, więc pewnie wypychają co mogą... Najnowsze akta mam z 2019 roku - oczywiście cywilne, nie mniej kilka akt spraw karnych równiez by się znalazło.

Offline Archiwista 2010

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 16
Znany jest termin i miejsce szkolenia /konferencji dla archiwistów wymiaru sprawiedliwości ?

Offline fiona1990

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 17
Jeśli chodzi o SAWS to o ile dobrze pamiętam konferencja odbędzie się w dniach 05-08.05.2020 r. w Poznaniu

Offline Archiwista08

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 19
Witam. Chciałam zapytać jak sobie radzicie z wpisywaniem akt wykonawczych w spisach zdawczo-odbiorczych? Wpisujecie bezpośrednio na wydrukach czy w systemie? Jak to "rozpracowaliście"?

Offline Arch123

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 6
Witam! Jestem od 3 miesięcy archiwistką i właśnie dzisiaj Wydział Karny zniósł mi wykroczenia! mam pytanie czy sprawdzacie klasy archiwalne, w karnym nie jest tak prosto jak w pozostałych wydziałach.  Czy mam przyjąć spisy i się tym  nie martwić?
Bardzo dziękuję za pomoc

Offline metricisRegninotarii

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 275
Cytuj
Witam. Chciałam zapytać jak sobie radzicie z wpisywaniem akt wykonawczych w spisach zdawczo-odbiorczych? Wpisujecie bezpośrednio na wydrukach czy w systemie? Jak to "rozpracowaliście"?

Nic w systemie nie wpisuje - bo bym musiał mieć do nich dostęp, co by się skończyło koniecznością uzyskania dostępu do wszystkich wydziałowych currend. Oczywiście zaraz by się pojawiły pomysły, iż skoro i tak mam dostęp to mogę sam sobie spisy zrobić... co by oczywiście skutkowało szeregiem pism wyjaśniających, że to tak nie działa.

Dopisywanie ręczne jest natomiast bez sensu - w te wąskie rubryczki i tak się "nie wcisnę", no i jak kiedyś spisy będą migrowane do jakiegoś programu bazodanowego do obsługi archiwum to znając życie nikt się nie będzie przejmował tym co archiwista naniósł na papier.
Zatem albo system sam zaciągnie te dane z currendy albo niechaj sobie pole będzie puste.

Cytuj
Witam! Jestem od 3 miesięcy archiwistką i właśnie dzisiaj Wydział Karny zniósł mi wykroczenia! mam pytanie czy sprawdzacie klasy archiwalne, w karnym nie jest tak prosto jak w pozostałych wydziałach.  Czy mam przyjąć spisy i się tym  nie martwić?

nie klasy archiwalne tylko kategorie (A lub B) oraz okresy przechowywania (w przypadku wykroczeń 3 lub 5 lat, względnie jak mamy kat.A - 20 lat).

I tak - proszę sprawdzać. Okres przechowywania akt jest niezmiernie istotny dla AZ, gdyż decyduje o tym kiedy można wystąpić z wnioskiem o ich brakowanie. Jeśli na początku będzie źle, to potem będzie dużo tłumaczenia i wyjaśniania podczas przygotowywania akt do brakowania, już abstrahując od faktu, iż w takiej sytuacji można po prostu wybrakować coś, co wybrakowane być nie powinno.

Offline Archiwista08

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 19
Cytuj
Witam. Chciałam zapytać jak sobie radzicie z wpisywaniem akt wykonawczych w spisach zdawczo-odbiorczych? Wpisujecie bezpośrednio na wydrukach czy w systemie? Jak to "rozpracowaliście"?

Nic w systemie nie wpisuje - bo bym musiał mieć do nich dostęp, co by się skończyło koniecznością uzyskania dostępu do wszystkich wydziałowych currend. Oczywiście zaraz by się pojawiły pomysły, iż skoro i tak mam dostęp to mogę sam sobie spisy zrobić... co by oczywiście skutkowało szeregiem pism wyjaśniających, że to tak nie działa.

Dopisywanie ręczne jest natomiast bez sensu - w te wąskie rubryczki i tak się "nie wcisnę", no i jak kiedyś spisy będą migrowane do jakiegoś programu bazodanowego do obsługi archiwum to znając życie nikt się nie będzie przejmował tym co archiwista naniósł na papier.
Zatem albo system sam zaciągnie te dane z currendy albo niechaj sobie pole będzie puste.

Ja mam dostać dostęp do wszystkich wydziałowych currend. Mam już program komputerowy w archiwum, co prawda dopiero w nim raczkuję, ale stwierdziłam, że jak już jest, to by było warto, żeby spisy były dobrze pobierane z wydziałów razem z tymi aktami wykonawczymi. Tak jak piszesz nie widziałam sensu we wpisywaniu tego w małe rubryczki na wydrukach, więc od razu w systemie będę wpisywać. A zastanawiałam się jak to wygląda w innych archiwach.

Dziękuję za odpowiedź
« Ostatnia zmiana: Luty 05, 2020, wysłana przez Archiwista08 »

Offline Arch123

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 6
metricisRegninotarii każdą pokolei teczkę sprawy  sprawdzać z jakiego art został skazany i ile przechowujemy akta?
To sporo pracy. A czy coś jeszcze oprócz tego po przyjęciu i sprawdzeniu akt i zakwalifikowaniu do kategori archiwalnej czy coś jeszcze nalezy zrobić?
Jak rozumieć, że "do kategorii A zalicza się z każdego sądu rejonowego, poza aktami wymienionymi w par. 9 ust 1, po jednej sprawie typowej z okresu pięcioletniego z każdego rozdziału Kodeksu wykroczeń oraz z ustaw szczególnych"
Dziękuję za pomoc

Offline metricisRegninotarii

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 275
W przypadku akt spraw wykroczeniowych sprawdzanie z jakiego paragrafu ktoś jest skazany nie jest konieczne, trzeba tylko sprawdzić czy w wyroku orzeczono jakiś zakaz (w praktyce będzie to zakaz prowadzenia pojazdów mechanicznych/rowerów) lub areszt - wtedy mamy B5. W całej reszcie przypadków mamy B3.
Akta kategorii A wydziela się tylko
Cytuj
jeżeli ze względu na osobę sprawcy lub okoliczności popełnienia
czynu mogą mieć znaczenie jako źródło informacji historycznej w rozumieniu ustawy z dnia 14 lipca 1983 r.
o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
o czym decyduje prowadzący sprawę, a nie archiwista.
Ewentualnie sprawa wykroczeniowa mogła trafić do SN, co jednak jest raczej rzadkim przypakiem.
Wydzielanie akt przykładowych - § 26.2 rozporządzenia z 2004 roku - który wyznacza krąg osób, które mogą akt przykładowe wydzielać, można je również wydzielać w trakcie przygotowań do brakowania.

Przyjęcie akt do archiwum - uregulowane w Zarządzeniu MS z dnia 19.06.2019 w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz.U.MS 2019 poz.138):
- dla akt spraw sądowych § 50-53
- dla akt z zakresu administracji i nadzoru § 558-560

W skrócie - sprawdzasz czy to co na spisie odpowiada temu co fizycznie zostało zdane do AZ, czy teczki są prawidłowo uporządkowane i opisane (w tym czy kategoria archiwalna właściwa, czy jest podpis, dla akt z zakresu administracji i nadzoru czy jest klasa rzeczowa na okładce akt etc.), czy spis jest w wymaganej liczbie egzemplarzy, czy mają niezbędne elementy określone przepisami.
Podpisujesz, jak się wszystko zgadza, jeden egzemplarz oddajesz przekazującemu, odnotowujesz w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych.

Offline fiona1990

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 17
Witam,

Mam głupie pytanie odnośnie sprawozdania z działalności archiwum. Czym różni się rubryka Udostępnianie materiałów archiwalnych od rubryki Wypożyczanie materiałów archiwalnych z archiwum zakładowego?

Offline muniekdm

  • archiwa_2.5
  • archiwista
  • *
  • Wiadomości: 420
  • Płeć: Mężczyzna
Udostępnianie jest na miejscu w archiwum, wypożyczanie jest pracownikom do wydziałów.

Offline fiona1990

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 17
Ok, dzięki

Offline Archiwista 2010

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 16
Spisy zdawczo-odbiorcze
Rubryka
a) Dokumenty inne
b) Akta Wykonawcze
 Co należy tam wpisywać w przypadku Wydziału Rodzinnego, Cywilnego, Karnego ?
Pozdrawiam

Offline fiona1990

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 17
Cześć,

Tak, myślę nad aktualizacją JRWA w moim sądzie. Wykaz nie zmienił się od 2004 r. (!), wiele spraw jest nieaktualnych, wiele nowych rzeczy doszło. Jestem pierwszą archiwistką i wszystko powoli ogarniam ale z administracją jest masakra. Próbowałam zainicjować zmianę wykazu ale jednak kierowniczka administracji dostała informację z Ministerstwa rok temu że od 2020 roku ma być jednolity JRWA dla wszystkich sądów i żebyśmy się wstrzymali ale Widać jak jest. Co radzicie, wstrzymywać się dalej ? czy robić swoje i opracowywać nową instrukcję i wykaz w uzgodnieniu z AP?
PS. W prokuraturze wszystko idzie szybciej (digitalizacja akt, wprowadzony JRWA jednolity dla wszystkich sądów, a nawet podwyżki :D )

Offline Cichma

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 29
Mam problem z ustaleniem dat skrajnych. przekazuję akta do AP i poprawiam spisy zrobione przez komisję archiwizacyjną. staram się wszystko ustalić z kierownikiem AP, ale będzie to jego pierwsze przekazanie akt i też nie za bardzo jest w temacie.
przekazuję akta cywilne, Ns. zawsze myślałam, że daty skrajne w tym przypadku będą się liczyć od prawomocności postanowienia, lecz on kazał nam wpisać datę pierwszego i ostatniego pisma. ponadto jeśli są w aktach dołączone inne wcześniejsze akta to też mamy to ująć, np. tak 1955, 1965-1967.
jak to wygląda w innych sądach?
Nie umiem znaleźć rozporządzenia, które regulowałoby ustalenie dat skrajnych w sądownictwie? jest coś takiego?