Autor Wątek: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie  (Przeczytany 167922 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline muniekdm

  • archiwa_2.5
  • archiwista
  • *
  • Wiadomości: 376
  • Płeć: Mężczyzna
Czy sprawy KP też są wyłączone z brakowania?

Offline metricisRegninotarii

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 230
Tak - wszystkie uprawomocnione po 17.11.1997 nie mogą być wybrakowane.
W uzasadnieniu do zmiany z rozporządzenia z 2004 roku, wprowadzające zakaz brakowania w związku z ustawą o SN do 31.07.2021 napisano nawet, iż ustawodawca woli zakazać brakowania wszystkich akt spraw sądowych (poza wykroczeniowymi) niźli wyłączyć konkretne grupy spraw albowiem było to zbyt problematyczne i czasochłonne w stosowaniu.

PS. Jak tam z rezerwą magazynową w AZ? Wnioski o zorganizowanie dodatkowej powierzchni już napisane? Czy może ktoś posiada miejsce jeszcze na 2,5 roku przyjmowania akt?

Offline rkb

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 22
Prawdopodobnie właśnie tak jest, na zasadzie dorozumienia w związku z ustawą o SN. Uzasadnienie do zmian w rozporządzeniu z roku 2004, chyba należy traktować jako tzw "dobrą praktykę", bo jeśli się nie mylę to do dnia dzisiejszego nie doszło do zmiany tego rozporządzenia. Proszę mnie poprawić gdybym się mylił.

Offline metricisRegninotarii

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 230
Nadal nie jest zmieniona, a postępy można śledzić na stronie https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12319952

Nie zmienia to jednak faktu, iż ustawa jest aktem prawnym wyższego rzędu niźli rozporządzenie i jeśli na podstawie rzeczonej ustawy o SN stwierdzamy, iż akta zachowują wartość dowodową na potrzeby ewentualnych skarg do SN, mając nadto czarno na białym pismo z MS z bodajże kwietnia zeszłego roku, to należy przyjąć, iż mamy zakaz brakowania wszystkich spraw uprawomocnionych po 17.11.1997 - za wyjątkiem wykroczeniowych.
I należy to traktować tak jakby to już było zapisane w rozporządzeniu, nie zaś jako zasady "dobrej praktyki". Po prostu MS się "nie wyrabia" ze zmianą ustawodawstwa i ciągle czekamy na zmianę rozporządzenia z 2004, co winno się stać w momencie wejścia ustawy o SN w życie.

Offline rkb

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 22
Całkiem z praktycznego sądowoarchiwalnego punktu widzenia, jak przypuszczam pytanie muniekdm o Kp wynikało z tego, że kwalifikacja tego typu akt jest zbliżona do akt spraw wykroczeniowych i w latach wcześniejszych ten typ spraw były rejestrowany w dużej części przez byłe wydziały grodzkie, a tam wpływały przede wszystkim sprawy wykroczeniowe. 

Nie wdając się w dalszą polemikę, dziękuję za potwierdzenie, że rozporządzenie z roku 2004 wciąż nie weszło w życie, bo tego naprawdę nie byłem pewny. Dyskusja o hierarchii aktów prawnych, nie jest dyskusją na to forum.

Wracając jednak do meritum i przyjmując, ze granice będzie wyznaczało tu pojęcie "wykroczeniowe", które rzeczywiście jest wymienione w ustawie o SN, to zgodnie z § 385 zarządzenia MS z 12.12.2003 zwane instrukcją sądową do Kp powinny trafiać sprawy szeroko rozumianego nadzoru sprawowanego przez sąd nad postępowaniem przygotowawczym w sprawach karnych. Czyli wydaje się, że sprawa jest jasna Kp nie można brakować.

Tak na marginesie taki malutki detal, zgodnie z § 384 ust 2 tego zarządzenia do Ko wpisuje się czynności podejmowane przez sąd z urzędu pisma i wnioski w sprawach karnych i o wykroczenia ?. Dla odmiany tu mogłoby już się znaleźć pole do popisu, czyli do brakowania. Wspomieć też można by było Ks (w częsci dotyczącej wykroczeń skarbowych). Na dzień dzisiejszy mogą to być dylematy archiwisty ale chyba bardziej komisji oceniającej.
« Ostatnia zmiana: Kwiecień 03, 2019, wysłana przez rkb »

Offline metricisRegninotarii

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 230
O możliwości brakowania akt spraw o wykroczenia skarbowe wspominałem wcześniej w tym wątku, w projekcie zmiany rozporządzenia również jest wspomniane, iż ograniczenia w brakowaniu nie dotyczą tej grupy spraw.

Co do spraw z rep. Ko to rzadko stanowią one osobną fizycznie sprawę (w sensie osobną teczkę spisaną na spisie zdawczo-odbiorczym), zwykle są dołączane do akt spraw głównych. Z tego trzeba by jeszcze wyselekcjonować sprawy dotyczące tylko wykroczeń. Pracy może przy tym być sporo, a zysk liczony w mb półek - niewielki. Aczkolwiek może w tych największych sądach (powyżej 50 sędziów) to wygląda inaczej?

Cytuj
[...] przez byłe wydziały grodzkie, a tam wpływały przede wszystkim sprawy wykroczeniowe.
Do wydziałów grodzkich do końca 2002 wpisywano sprawy z artykułu 178 oraz prywatno-skargowe. W 2003 katalog znacznie powiększono, w 2004 odrobinę zmniejszono, nie mniej od 2003 spraw karnych było całkiem sporo - z tego co widzę prawie tyle samo co wykroczeniowych (mniej o 10-20%). Były to jednak sprawy nieco "lżejszego kalibru" i znaczna część z nich można by objąć procedurą brakowania, niestety ustawa o SN to blokuje.

Offline archzakzaw

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 9
Witam. Jestem w archiwum od niedawna i nie ma takiej wiedzy i doświadczenia jak wy i potrzebuje pomomocy, mianowicie chodzi o to jak przekazywane są akta w waszych sądach do arch i czy ustalają z wami przekazanie wcześniej, zwrot akt po wykorzystaniui sprawa z wydawaniem podani?

Offline muniekdm

  • archiwa_2.5
  • archiwista
  • *
  • Wiadomości: 376
  • Płeć: Mężczyzna
Generalnie należy zrobić plan pracy archiwum na każdy rok. W planie uwzględnia się terminy przekazania akt do archiwum. Terminy generalnie uzgadnia się z kierownikiem komórki organizacyjnej, która chce przekazać akt. Tyle teorii :) W praktyce akta w sądach przekazuje się kiedy tylko można i jest miejsce w magazynach. Wszystko zależy od dogadania się z wydziałami. Na zwroty też jest ustalony w instrukcji termin. Ciężko jednak wyegzekwować zwrot w tym terminie, zwłaszcza, gdy akta są dołączone do innej sprawy, która się toczy latami. Najważniejsze, aby przynajmniej raz w roku ponaglić wydziały o zwrot akt.

Offline archzakzaw

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 9
Tylko u mnie wygląda to tak że akta czesto są znoszone bez mojej wiedzy i rzucane poprostu na podłogę bezspisu bez niczego a z widzialami niestetynie idzie się dogadać :'(

Offline Czarny1986

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 42
bardzo nie ładnie robią :/ próbowałaś interweniować, że tak powiem oficjalnie? Jak rozumiem moją klucze i bezpośredni dostęp do AZ? Nawet jak Cię nie ma?

Offline archzakzaw

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 9
Tak klucze dostępne są dla każdego nawet stażystów. Rozmawiam z Panią Dyrektor która interweniował niestety nic to nie zmieniło i tak wywalczylam że niektóre schodzą po akta i same znoszą. Dlatego proszę was o pomoc bo już nie wyrabiam????????

Offline metricisRegninotarii

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 230
Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 14 grudnia 2018 r. w sprawie instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Sprawiedliwości lub przez niego nadzorowanych dostępne w Dz.U. MS pod adresem https://bip.ms.gov.pl/pl/ministerstwo/dziennik-urzedowy-ministra-sprawiedliwosci/2018/ - pozycja 348. Załącznik do tegoz zarządzenia Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w jednostkach organizacyjnych podległych Ministrowi Sprawiedliwości lub przez niego nadzorowanych.

§ 10.1 - wstęp do AZ jest możliwy tylko w obecności archiwisty
nadto w Sądzie klucze do pomieszczeń powinny być wydawane za podpisem - szczególnie przy okazji całej akcji związanej z wprowadzeniem RODO - pamiętaj, iz AZ to jeden wielki zbiór wszelakiego rodzaju danych, w tym osobowych -  można się zwrócić do IOD, bo musicie mieć takowego powołanego w Sądzie, z "niewinnym" pytaniem czy właściwym jest, aby każdy pracownik miał dostęp do tegoż zbioru danych, bez żadnych restrykcji i reguł dostępu

§ 11.2 - akta przekazuje się zgodnie z harmonogramem
cały § 12 - od stycznia archiwista ma wyrażone wprost prawo do odmowy przyjęcia dokumentacji

pierwszy raz dostajesz z danej komórki akta bez spisu/nieuporządkowane/z błędami na spisie - informacja na piśmie z uprzejmą informacją co jest nie tak
druga taka sytuacja (lub brak jakiejkolwiek reakcji na pierwsze pismo) - odmawiasz przyjęcia akt i informujesz kierownika sekretariatu/Przewodniczącego albo nawet i Prezesa Sądu
W ostateczności można się nawet zwrócić do Archiwum Państwowego, które sprawuje nadzór merytoryczny nad AZ w sądach.

Tego jak mają być uporządkowane akta od stycznia nie ma w żadnym rozporządzeniu, bo MS się nie wyrobiło z tym w czasie i dopiero nad tym pracują, nie mniej jest pismo MS DKO-V-5002-5/17 z dnia 31 grudnia 2018 r., które określa jak ma wyglądać przekazanie akt.

Pamiętaj proszę, iż za AZ odpowiada Prezes Sądu, nie zaś Dyrektor, rozmawiaj zatem z Prezesem swojego Sądu. Trzeba Prezesa delikatnie uświadomić, iż problemy AZ są również problemami Prezesa, który odpowiada za AZ od strony merytorycznej.
Obecnie umiejscowienie AZ w strukturze organizacyjnej Sądu zależy od danego Sądu, nie mniej nadal w większości Sądów AZ są podporządkowane Oddziałom Administracyjnym/Samodzielnym Sekcjom Administracyjnym i warto również i im przypomnieć, że jak dopuszczają do sytuacji opisanych przez Ciebie, to nadzorowanie pracy AZ raczej kiepsko im wychodzi - i powinni udzielić swojego poparcia, abyś mógł/mogła wymóc stosowanie obowiązujących przepisów.

W przypadku wypożyczania akt § 24 w/w instrukcji - akta wypożycza się na podstawie karty udostępnienia dokumentacji; ponownie można tutaj zapytać IOD jak to jest, iż do każdej bazy danych zawierającej dane osobowe, czyli w Sądzie wszystkich, jest potrzebny osobny wniosek do IOD, a akta z archiwum, z dokładnie tymi samymi danymi, tyle że wydrukowanymi na papierze, to już może sobie brać każdy jak chce.


Offline muniekdm

  • archiwa_2.5
  • archiwista
  • *
  • Wiadomości: 376
  • Płeć: Mężczyzna
Mamy nowe  Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 19 czerwca 2019 r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej https://www.gov.pl/web/sprawiedliwosc/poz-1382. Teraz zmienią się zasady przekazywania akt do archiwum. Najważniejsze, że nie można już przekazywać spraw, w których nie wykonano wszystkich czynności związanych z wykonaniem orzeczenia. Wydziały będą też miały więcej pracy związanej z porządkowaniem dokumentacji o dłuższym niż 10 lat okresie przechowywania. Będzie ciekawie :)

Offline metricisRegninotarii

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 230
czyli moją wypowiedź uzupełniam o §50-53 oraz §557-560 rozporządzenia podlinkowanego powyżej przez muniekdm zamiast
Cytuj
Tego jak mają być uporządkowane akta od stycznia nie ma w żadnym rozporządzeniu, bo MS się nie wyrobiło z tym w czasie i dopiero nad tym pracują, nie mniej jest pismo MS DKO-V-5002-5/17 z dnia 31 grudnia 2018 r., które określa jak ma wyglądać przekazanie akt.

A teraz proszę zajrzeć do § 52.3 - łącznie 12 rubryk dla każdej pozycji - czy wszyscy już słyszą owe, oczywiście radosne, okrzyki jak wydziały zobaczą ile informacji będą musiały zawrzeć na spisie? :D


No i wreszcie uchwalono nowa instrukcję, zamiast w nieskończoność nowelizować tą z 2003 roku

Offline metricisRegninotarii

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 230
Nie mam już możliwości edycji zatem w nowym poście - do końca roku spisy zd-odb. mogą pozostać bez zmian

Cytuj
§ 578. Do dnia 31 grudnia 2019 r. spisy zdawczo-odbiorcze, o których mowa w § 54, sporządzane przy użyciu narzędzi informatycznych,
mogą zawierać jedynie te informacje, które były odnotowywane zgodnie z dotychczasową funkcjonalnością systemów informatycznych
stosowanych w sądach powszechnych.

aczkolwiek odwołanie jest złe, bo powinien być raczej § 52