Autor Wątek: Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie  (Przeczytany 124443 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Dominik

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 13
Odp: archiwum zakładowe w sądzie
« Odpowiedź #30 dnia: Lipiec 15, 2008, »
Przepisy rozporządzenia MS z 2004 i wcześniejszych (1989, 1975) w rzeczonym temacie są klarowne: akta powinny posiadać kwalifikację archiwalną i dodatkowo naniesiony termin przedawnienia. Zniszczyć można tę dokumentację, dla której upłynęły obydwa okresy. Jak wspomniano; w świetle zmian w Kk w par. 101 z początku 2005 r. należy przejrzeć wszystkie sprawy karne zakończone do wejścia w życie rzeczonej zmiany. To zadanie dla sędziego.
My jako archiwiści powinniśmy dopilnować aby akta posiadały wspomniane informacje (kat. arch i Tp - pierwsze na co zwracam uwagę podczas przyjmowania akt do archiwum zakładowego to sprawdzam, czy są powyższe dane) i w razie ew. zmian w przepisach, gdy daną dokumentację chcemy niszczyć czy jest to możliwe w ich świetle (ważna jest współpraca z sędzią, sędziami)

Z uwagi na powyższe w mojej jednostce z ostrożnością podchodzi się do brakowania akt karnych z początku lat 90 (z uwagi na Tp             i zmiany w Kk z 2005) Dodam, że pieczę nad tym zagadnieniem ma przewodniczący Wydziału Karnego.

Offline muniekdm

  • archiwa_2.5
  • archiwista
  • *
  • Wiadomości: 357
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: archiwum zakładowe w sądzie
« Odpowiedź #31 dnia: Październik 01, 2009, »
Czy ktoś może mi poradzić, jaką kategorię mają  i jak długo należy przechowywać dzienniki należności sądowych.

Offline Pawel

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 28
Odp: archiwum zakładowe w sądzie
« Odpowiedź #32 dnia: Październik 15, 2009, »
Też chciałbym wiedzieć z uwagi że posiadam ich ogromną ilość

Offline Mira

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 2
Jestem początkującym archiwistą-bez doświadczenia praktycznego - pytanie moje jest więc takie: jak postępować od "A do Z" ze zbiorami wokand i teczkami typu "przekazania innym sądom", czy "zwroty odezwy"? 

Offline Pawel

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 28
Jeśli chodzi o wokandy to Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 2004 rok (Dz. U. 2004 Nr 46 poz.443) Rozdział 7 Wokandy mają Kat. B3, jeśli chodzi o "zwroty odezwy" i "przekazania innym sądom" to sam nie wiem co z nimi robić i będę wdzięczny za informacje ile powyższe przechowywać i jak jest podstawa prawna.
Pozdrawiam!

Offline Mira

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 2
dzięki! Będę szukać dalej i podzielę się swoimi wiadomościami jak juz będą pewne w 100% ;)

Offline pulchra

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 38
Witam
Mam pytanie do wszystkich archiwistów sądowych. Czy zajmujecie się wyłącznie archiwum zakładowym, tj. sprawami zamkniętymi, czy w waszej gestii leży też archiwum podręczne wydziałów, np. wypożyczanie - udostępnianie niezamkniętych ksiąg wieczystych itp.?

Offline metricisRegninotarii

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 181
Archiwum ksiąg wieczystych to tak średnio podpada pod "archiwum podręczne wydziałów" ale z drugiej strony dopiero nowa instrukcja, która juz iles tam lat jest w opracowaniu ma wprowadzić zapis, iż jest to integralna część archiwum zakładowego; w porównaniu jednakoż z magazynami podręcznymi np. wydziału karnego czy cywilnego to ma "wyższy" status, trudno więc tak właściwie określić czy formalnie wchodzi w skład archiwum zakładowego czy nie.

co do meritum pytania - na szczęście nie, u mnie są to 2 odrębne magazyny (czyli tak jak być powinno), a panie w sekretariacie Wydziału co rusz jakąś księge potrzebują, czy to na potrzeby dokonania wpisów/odpisów etc. czy to dlatego że przejdzie użytkownik i coś tam chce zobaczyć/sprawdzić - nic innego bym nie robił tylko tam siedział albo co chwile był wołany

mamy też archiwum podręczne w wydziale karnym - tam się panie z sekretariatu gospodarzą a zawartość tegoż nie jest oficjalnie przejęta na stan archiwum zakładowego

czyżby ktoś uznał że masz za mało pracy i postanowił Ci to wtrynić do obowiązków? ^^

Offline pulchra

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 38
Hmm, byłam przekonana, że archiwum ksiąg wieczystych jest zwykłym archiwum podręcznym. Znajdują się tam same otwarte księgi. U siebie, tj. w archiwum zakładowym mam znowuż zamknięte księgi wieczyste.

Archiwum ksiąg wieczystych to tak średnio podpada pod "archiwum podręczne wydziałów". - możesz rozwinąć ten wątek? :)

Offline metricisRegninotarii

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 181
Czyli księgi z repertorium AR leżą w magazynach archiwum zakładowego?

ROZPORZĄDZENIE
MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI
z dnia 17 września 2001 r.
w sprawie prowadzenia ksiąg wieczystych i zbiorów dokumentów.
(Dz. U. z dnia 21 września 2001 r.)
(http://www.saws.pl/asp/pliki/Przepisy/2001-102-1122.pdf)
i tam mamy
Cytuj
3. Księgi wieczyste zamknięte wraz z aktami przechowuje się w archiwum w oddzielnej części pomieszczenia przeznaczonego do przechowywania ksiąg wieczystych.
dziwne mi się wydaje takie rozdzielenie jednym ksiąg od drugich


Archiwum ksiąg wieczystych to tak średnio podpada pod "archiwum podręczne wydziałów". - możesz rozwinąć ten wątek? :)

w archiwach podręcznych wydziałów karnego/cywilnego etc. są przechowywane akta raczej młode, w przypadku ksiąg wieczystych moga to być nawet akta dawne do grundbuchów liczące sobie często ponad 100 lat, a które dalej nie są zamknięte, tak więc nie można ich przekazać do Archiwum Państwowego, zresztą jest też gros ksiąg założonych po 1945, które nadal są aktywne - a kto zaś widział "archiwum podręczne" w którym sa przechowywane takie starocie  ;D
nadto ze względu na swoje znaczenie na ogół archiwa ksiąg wieczystych są lepiej chronione niż archiwa zakładowe
nadto w http://www.saws.pl/asp/pliki/Przepisy/2004-46-443.pdf nie są one w ogóle ujęte, są tylko akta spraw cywilnych, których efektem jest dokonanie wpisu w księgach;
generalnie tylko zdrowy rozsądek i przepisy zakazujace jakiegokolwiek brakowania ksiag wieczystych podpowiadają nam nadto że archiwum ksiąg wieczystych wypełniają akta kat. A i to jest kolejny argument - w podręcznych jeśli przechowuje się kat. A to tylko przez krótki okres czasu
nadto nie bez powodu w wersji nowej instrukcji z 2009 roku, która widziałem na swe oczy, zostało wyraźnie napisane, iż "archiwa ksiag wieczystych stanowią integralna część archiwum zakładowego" - akta te powinny być objęte ścisła ewidencją

z tego co widzę to trochę to zamotałem, proszę wybaczyć pora późna  :-\


Offline pulchra

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 38
Odp: archiwum zakładowe w sądzie
« Odpowiedź #40 dnia: Luty 26, 2012, »
Chciałbym jeszcze nawiązać do Wydziałów Wykonywania Orzeczeń, ponieważ zastanawiam się, czy akta postępowania wykonawczego (Wp) powinny być dołączane do akt głównych sprawy. W przypadku, gdy jest kilku oskarżonych do akt głównych trafia kilka teczek, dochodzą do tego jeszcze akta kuratorskie i należnośći. Na skutek tego teczka staje bardzo gruba i ciężko jest z ułożeniem jej na półce. Poza tym jak to się odnosi do przepisu mówiącego o 2cm grubośći akt. Zastanawiam się też nad tym, czy jeśli już akta WP i kuratorskie są dołączane, to kto powinien to robić. W tej chwili mam taką sytuację, że dostaję masę teczek z wydziału i osobiście je dołączaam. Czy to należy do obowiązków archiwisty?

Podbijam problem, który pojawia się i u mnie w sądzie. Puki co to ja dołączam teczki do akt głównych.

Po za tym dostaje różnego rodzaju pisma z adnotacją "Proszę dołączyć do akt głównych" co wydaje mi się praktyką niedopuszczalną, ponieważ:
- archiwista nie powinien ingerować w zawartość akt,
- akta powinny być zszyte, więc dołączone pisma nie powinny "latać luzem",
- karty powinny być spaginowane.

Czy szanowni archiwiści praktycy podzielą się swoim doświadczeniem? :)

Offline pulchra

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 38
Nasuną mi się jeszcze jeden problem - oj dużo tego -

co prawda w AZ nie można przechowywać materiałów innych niż dokumentacja, ale... Trafiają do mnie akta z wydziału karnego z dołączonymi dowodami rzeczowymi, płytami CD, kasetami VHS, żyletkami, nożami, rolkami z kasy fiskalnej itp. Uważam, że od tego jest magazyn dowodów rzeczowych. Najgorzej, że w aktach jest orzeczenie sędziego z nakazem dołączenia owych dowodów do akt głównych. Kierownik wydziału i mój przełożony twierdzą, że w tej sytuacji nic już się nie da zrobić i owe dowody rzeczowe muszą pozostać w archiwum. Spotkał się ktoś z Was z podobnym problemem?

Offline metricisRegninotarii

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 181
Co dołączania akt postępowania wykonawczego do akt głównych to akurat ani archiwista ani sekretariat wydziału nie ma nic do powiedzenia, gdyż rozporządzenie z 2003 roku w sprawie biurowości w sądach (ewentualnie inne przepisy ?) jasno określa co gdzie musi być dołączone, czyli jak sprawa dotyczy 5 osób, zostają skazane i każda z nich ma teczkę dozoru to nie ma rady - trzeba dołaczyć.
Co do tego kto ma dołączyć - mamy dwa wyjścia:
- wydziały dają nam akta, piszą gdzie dołączyć, archiwista dołącza do akt
- wydziały wypożyczają sprawy, dołączają akata, zdają do archiwum

Osobiście wolę pierwsze rozwiązanie bo mniej bieganiny i mniej wniosków o wypożyczenie akt, których i tak w archiwum sądowym jest sporo.
tak czy inaczej - robota z tym związana w ten czy inny sposób archiwistę "dosięgnie"

co do zaś przepisu o tym, ze akta powinny być zszyte - przecież nikt "nie rozwali" teczki postępowania wykonawczego, po to żeby karty wszyć w akta główne, nikt też nie będzie przecież wszywać takiej teczki w całości, zwłaszcza że takowa ... także powinna być zszyta. No i co do samego szycia też mam wątpliwości - wystarczy, że ktoś kiedy wystąpi o odpis orzeczenia/postanowienia etc. i juz mamy zwrotkę, którą musimy w akta wpiąć, czyliż teoretycznie znowuż wszyć, może przyjść zwolnienie ze sprawy, pismo od policji że akta do jakiejś sprawy potrzebują i jeszcze zapewnme z tuzin innych pism, które do akt trzeba wpiąć, co sprawia, ze taka teczka będzie wielokrotnie przeszywana w te i nazad co na stanie ficzynym akt musi się oodbić. Lepsze moim zdaniem są już plastkiowe klipsy archiwalne, bo można łatwo wpiąć pojedyncze pisma czy zwrotki. Tyle że jak to jest kat. A to i tak trzeba przeszyć, bo AP nie przyjmie chociaż akurat tutaj działaja słynne "regionalizmy"  :D
minus - akta z klipsami zajmują na półce nieco więcej miejsca niż akta przeszyte
No i w reszcie achiwów zakładowych obowiazuje raczej paginacja stron, w sądzie - paginacja kart, do czego znowuż AP moze sie czepić ^^

reasumują moje przydługie wywody - akta postępowania wykonawczego do akt dołaczać trzeba i w jakikolwiek sposób się tego nie zrobi i tak praca w części spadnie na archiwistę zakładowego


W kwestii dokumentacji innej niż papierowa - nie ma u mnie tego dużo, ot jakaś klisza od czasu do czasu, kaseta VHS, płyta CD/DVD. Nie jestem w tej chwili do końca pewien ale to chyba także jest regulowane stosownymi przepisami, poszukam w chwili wolnej. Faktem bowiem pozostaje, że niektóre dowody rzeczowe do archiwum trafiają, a nie które leżą w magazynach dowodów i zapewne nie dzieje sie tak bez przyczyny tylko dlatego, ze ktoś gdzieś tak napisał.
Ewentualnie możnaby rozważyć przechowywanie takowych dowodów w osobnej części archiwum, np. na osobnym regale, skoro maja inna postać niż "typowa" aczkolwiek" nie wiem czy gdziekolwiek w jakimś sądzie się tak robi
Ciekawy problem, trzeba głebiej pogrzebać, nie mniej i tutaj jakoś nie widzę aby od tego dało się uciec.

ku chwale zasobu!

Offline muniekdm

  • archiwa_2.5
  • archiwista
  • *
  • Wiadomości: 357
  • Płeć: Mężczyzna
U mnie jednak stanęło na tym, iż ja jako archiwista dołączam wszystkie teczki akt wykonawczych, dozorowych etc. do akt głównych. Wydział jedynie wpisuje mi na teczce sygnaturę archiwalną, aby mi ułatwić zadanie. Gdy trzeba dołączyć jakieś pisma to jest pani z wydziału, która się tym zajmuje i co jakis czas doszywa to wszystko w archiwum pod moim okiem. Trochę tylko wkurzające jest, gdy trzeba coś dołączyć, a okazuje się, że akta były wypożyczone do wydziału i można to było dołączyć na etapie załatwiania sprawy, a nie zwracać akt do archiwum, gdy wiadomo, że np. wróci zwrotka, która trzeba będzie dołączyć. Można przecież przetrzymać te akta kilka dni dłużej i zwrócić już kompletne.
Jeśli zaś chodzi o różne dowody rzeczowe to coraz częściej zdarza się, iż sędziowie orzekają ich przepadek poprzez dołączenie do akt sprawy. Tego póki co nie da się chyba przeskoczyć. :) Narazie więc te wszystkie rzeczy trafiają do archiwum i są przechowyawane w specjalnej szafie. Zdarzają się także np. słoiki ze śladami zapachowymi, które nie są typowym dowodem i muszą być dołączone do akt spraw i one również stoją sobie w jakimś kącie archiwum.   :)

Offline rkb

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 11
A teraz mam czysto hipotetyczną sytuację. Choć ja się z nią zetknąłem w rzeczywistości. Wydział prosi o akta karne po czym okazuje się, że brak jest tam akt wykonawczych, a twierdzą na pewno że oddali akta wykonawcze do archiwum. Archiwista twierdzi, że skoro akt nie ma w aktach głównych, to nie były one dołączone do głównych. Kto ma rację i jak to sprawdzić? A akt wykonawczych brak, a tu się pali bo strona uważa że została nieodpowiednio potraktowana.
Niestety przepisy o archiwach sądowych nam nie pomogą. Akta powinny być wg. nich przekazywane do archiwum kompletnie, a kto pracujący w archiwum sądowym odpowie na pytanie ile akta karnych trafia z aktami wykonawczymi, dozoru i należnościami w komplecie.