Archiwum zakładowe w sądzie - przyjmowanie, udostępnianie, brakowanie

[archiwistka123]

Dziękuję za odpowiedzi.
Zrobię tak jak radziliscie czyli testamenty w kopercie do teczki aktowej. A ten spis to macie na myśli spis zdawczo-odbiorczy z kolejnym numerem? Co wpisywać w znak teczki? Numer sprawy Ns? A tytuł teczki?

[muniekdm]

Chodzi o spis zdawczo-odbiorczy. Tytuł powinien być taki jaki wydział nadał na teczkach. Sygnatury oczywiście Ns jeśli są, bo u mnie np. niektóre testamenty wyłączone mają na teczce tylko symbol z wykazu testamentów/rok.

[archiwistka123]

Skoro teczka ma mieć tytuł to w jednej teczce powinien być jeden testament? A ten tytuł teczki to jaki ma mi wydział nadać?

[metricisRegninotarii]

Teczka może mieć tytuł "Zbiór testamentów za rok 1990" albo coś w ten deseń na ten przykład.

[muniekdm]

Mam pewien problem ze sprawami skarbowymi. Przed 2012r sprawy te były rozp[oznawane w Wydziale Karnym pod sygnaturą ks i okres przechowywania wynosił 10 lat. Teraz niektóre sprawy Ks przeszły na II W (wykroczenia). Wydział jednak dalej nadaje kat. B-10. Jak powinno być?

[metricisRegninotarii]

Nadawać kategorie zgodnie ze stanem obecnym, czyli jak akta wykroczeniowe to B3 i B5, przynajmniej moim zdaniem, wiadomo, iż zdanie decydujące nalezy do sędziego.

[muniekdm]

Chciałbym wrócić do dokumentacji spraw socjalnych. Wiadomo, że funkcjonuje komisja składająca się z pracowników sadu. Rozpatruje one wszelkie wnioski. Wszelkie wnioski są jednakże kierowane do jednej osoby, która prowadzi i przechowuje dokumentację spraw socjalnych. Zwróciłem się do tej pani o przekazanie dokumentacji do archiwum, bo wiem, że zalega u niej dokumentacja sprzed kilku lat. Otrzymałem odpowiedź, że powinienem się zwrócić do komisji. Jak to powinno wyglądać? Czy komisja jako organ i twórca przekazuje dokumentację czy referent, który merytorycznie prowadzi sprawę, zbiera wnioski etc.?

[GAP1]

Moim zdaniem, referent.

[metricisRegninotarii]

Jak to niektórzy lubią sobie robić pod górkę... Przecież nawet jak się zwrócisz do komisji, to ta zapewne postanowi, iż akta niepotrzebne do bieżącej działalności trzeba przekazać - i zgadnijmy kogo wyznaczy do ich spisania i przekazania do AZ... 

Komisja tylko rozpatruje wnioski, całość prowadzi referent więc jego sprawą jest przekazanie akt. No chyba że gdzieś w jakimś regulaminie określone są zadania komisji i jest tam wpisane, że komisja decyduje również o przekazaniu akt do AZ, co by jednak było zdziebko bez sensu.

[muniekdm]

Dla mnie też było jasne, że referent. Narazie zwróciłem się pismem do komisji i zobaczę jaka będzie odpowiedź. Może się zbiorą i gremialnie podejmą decyzję o przekazaniu dokumentacj, wspólnie stworzą spisi a pod spisem podpisze się przewodniczący. 

[Kajka]

To nie komisja socjalna nie jest właścicielem dokumentacji, a Sąd. Dokumentacja spraw socjalnych jest ujęta JRWA (inaczej niż np dokumentacja związków zawodowych). Narzędziem nacisku na referenta który uchyla się od obowiązku przygotowania i przekazania dokumentacji może być interwencja u prezesa danego sądu.

[muniekdm]

W związku z faktem, że nastąpiły u mnie pewne zmiany zacząłem zastanawiać się jak to właściwie jest z tworzeniem archiwów w sądach. Jest w rozporządzeniu z 2003 zapis, iż archiwum stanowi wydzieloną komórkę organizacyjną.  Gdzieś widziałem przepis, że prezes powinien powołać archiwum w porozumieniu z AP. Pani z AP stwierdziła, że właściwie nikt tego nie stosuje. Wydawało mi się, że przepisy stanowią, iż instytucja wytwarzająca materiały archiwalne musi mieć archiwum zakładowe. Dzisiaj dowiedziałem się, ze rzeczywistość jest inna. Wszystko zależy od kierowników, dyrektorów. prezesów. Jak to u Was jest?

[metricisRegninotarii]

ZARZĄDZENIE MINISTRA SPRAWIEDLIWOŚCI z dnia 30 grudnia 1985 r. w sprawie archiwów zakładowych w jednostkach organizacyjnych resortu sprawiedliwości.

Załącznik do zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 30 grudnia 1985 r. (poz. 55) INSTRUKCJA w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych w resorcie sprawiedliwości

§ 3.1. W kazdej jednostce organizacyjnej resortu, w której powstają materiały archiwalne, powinno być utworzone jedno archiwum zakładowe.

nadto ustawa archiwalna, § 33.1

Archiwa zakładowe tworzy się w państwowych jednostkach organizacyjnych
oraz w jednostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach
organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne.

tak więc wydaje mi się, iz nie jesto sprawa "widzimisię" kierownictwa

[Archiwista08]

Mam pewne pytanie.
Jak to jest u Was z przyjmowaniem akt sądowych? Pewnien wydział dostał w zarządzeniach pokontrolnych zalecenie wpisywania na okładce akt nr spisu zdawczo-odbiorczego. Nr spisu nadaję dopiero ja zgodnie z nr z wykazu spisów jak akta schodzą do archiwum. Jak to jest rozwiązane u Was? Podajecie wcześniej nr tych spisów wydziałom? U mnie była sugestia, że to wydział sobie nadaje ten nr spisu. Mam nadzieję, że nie zagmatwałam tego pytania za bardzo  Bardzo proszę Was o odpowiedź

[muniekdm]

Ja podaję wcześniej wydziałom numer spisu. Osoba tworząca spis z-o nanosi numer spisu i pozycję ze spisu na teczce. Nie ma z tym problemu, a dla mnie też jest łatwiej sprawdzać spisy podczas przyjmowania akt.