MIGRACJA DANYCH między systemami ezd

[Aleksandra]

Cześć, czy ktoś doświadczył w swojej jednostce zmiany systemu ezd na inny system ezd i procesu zmigrowania danych między tymi systemami? Mam na myśli jednostkę, która działa od lat w pełnym obiegu elektronicznym i chce zmienić system ezd (nie mylić z jednostką, która przechodzi na ezd z modelu tradycyjnego jedynie wspieranego systemem ezd). Zastanawiam się, czy pełna migracja jest w ogóle możliwa, czy też przez X czasu będzie trzeba pracować na dwóch systemach?.. 

[Arrchiwistka]

Ostatnio w moim Urzędzie wszedł system EZD RP, a wcześniej działaliśmy od wielu lat w innym systemie również do pełnego zarządzania dokumentacją i migracja danych nie była możliwa.

[Aleksandra]

Ostatnio w moim Urzędzie wszedł system EZD RP, a wcześniej działaliśmy od wielu lat w innym systemie również do pełnego zarządzania dokumentacją i migracja danych nie była możliwa.

1. Dlaczego nie była możliwa?
2. Pracujecie obecnie w dwóch systemach? bo rozumiem, że sprawy w toku musicie kończyć w tym poprzednim systemie?

[Arrchiwistka]

Migracja nie była możliwa, ponieważ nowy system nie udzwignął by takiej liczby danych, systemy są oparte na zupełnie innej strukturze, NASK nie widział możliwości aby dane mogły być migrowane.

Obecnie sprawy niezakończone w dawnym systemie są dalej w nim prowadzone, a jeśli to możliwe zaleca się przerejestwoanie spraw. Z tego co kojarzę ma dawny system ma być jeszcze dostępny przez dwa lata, następnie będzie konieczność zakończenia lub nieprzerejestrowana wszystkich spraw ciągnących się.

Tak naprawdę pracujemy obecnie w nowym systemie, drugi jest tylko czasowo "aktywny". Jesteśmy bardzo dużym urzędem i niewłaściwym byłoby "nagłe" zamknięcie dawnego systemu.

[Aleksandra]

Migracja nie była możliwa, ponieważ nowy system nie udzwignął by takiej liczby danych, systemy są oparte na zupełnie innej strukturze, NASK nie widział możliwości aby dane mogły być migrowane.

Obecnie sprawy niezakończone w dawnym systemie są dalej w nim prowadzone, a jeśli to możliwe zaleca się przerejestwoanie spraw. Z tego co kojarzę ma dawny system ma być jeszcze dostępny przez dwa lata, następnie będzie konieczność zakończenia lub nieprzerejestrowana wszystkich spraw ciągnących się.

Tak naprawdę pracujemy obecnie w nowym systemie, drugi jest tylko czasowo "aktywny". Jesteśmy bardzo dużym urzędem i niewłaściwym byłoby "nagłe" zamknięcie dawnego systemu.

Rozumiem, czyli jesteście w sytuacji, która mnie najbardziej interesuje, dlatego będę wdzięczna, jeśli podzielisz się Waszym doświadczeniem. Mam następujące pytania:
1. Jak radzicie sobie z wpływem korespondencji papierowej do sprawy będącej w toku w poprzednim systemie? rejestrujecie wpływ w poprzednim systemie?
2. Jak radzicie sobie z wpływem korespondencji elektronicznej do sprawy będącej w toku w poprzednim systemie? eUS i epuap jak rozumiem, wpadają do nowego systemu automatycznie i tam są rejestrowane, jeżeli dane pismo dotyczy sprawy w toku z poprzedniego systemu, to jak postępujecie?
3. Składy chronologiczne - jeżeli ktoś chce coś pożyczyć/wycofać ze składu chronologicznego dot. sprawy prowadzonej w poprzednim systemie, to czy cała obsługa odbywa się w tym poprzednim systemie? (wniosek, wypożyczenie, zwrot)
4. Składy chronologiczne - jeżeli poprzedni system ma zostać wygaszony za 2 lata, to w jaki sposób obsługiwać się będzie dokumenty będące zasobem składu po tym czasie?
5. Archiwum - jeżeli ktoś chce coś wycofać z archiwum dot. sprawy prowadzonej w poprzednim systemie, to czy cała obsługa odbywa się w tym poprzednim systemie?
6. Archiwum - jeżeli poprzedni system ma zostać wygaszony za 2 lata, to w jaki sposób obsługiwać się będzie sprawy elektroniczne zarchiwizowane?
7.Archiwum - jeżeli poprzedni system ma zostać wygaszony za 2 lata, to co stanie się z zasobem archiwum spraw elektronicznych?

Z góry dziękuję za odpowiedź

[Arrchiwistka]

1. Korespondencja wpływająca jest rejestrowana tylko w nowym systemie, natomiast to referent decyduje czy przyporządkować dane pismo do sprawy, która jest w starym systemie - nie sekretariat. Gdy jest konieczność dołączenia pisma do starej sprawy referent robi adnotację przy tym piśmie i samodzielnie podłącza je do sprawy w starym systemie.

2. Jak radzicie sobie z wpływem korespondencji elektronicznej do sprawy będącej w toku w poprzednim systemie? eUS i epuap jak rozumiem, wpadają do nowego systemu automatycznie i tam są rejestrowane, jeżeli dane pismo dotyczy sprawy w toku z poprzedniego systemu, to jak postępujecie?

Odpowiedź jest taka sama jak w pkt. 1.

3. Składy chronologiczne - jeżeli ktoś chce coś pożyczyć/wycofać ze składu chronologicznego dot. sprawy prowadzonej w poprzednim systemie, to czy cała obsługa odbywa się w tym poprzednim systemie? (wniosek, wypożyczenie, zwrot)

Wszystko odbywa się już wyłącznie w nowym systemie z odpowiednimi adnotacjami.

4. Składy chronologiczne - jeżeli poprzedni system ma zostać wygaszony za 2 lata, to w jaki sposób obsługiwać się będzie dokumenty będące zasobem składu po tym czasie?

Dokumenty elektroniczne oraz składy chronologiczne mają być zdane do archiwum zakładowego, a co za tym idzie będzie się tym zajmował archiwista, a nie sekretariat.

5. Archiwum - jeżeli ktoś chce coś wycofać z archiwum dot. sprawy prowadzonej w poprzednim systemie, to czy cała obsługa odbywa się w tym poprzednim systemie?

Nie, cała obsługa odbywa się w nowym systemie, chociaż na razie tego nie praktykowaliśmy, ponieważ system jest u nas od stycznia.

6. Archiwum - jeżeli poprzedni system ma zostać wygaszony za 2 lata, to w jaki sposób obsługiwać się będzie sprawy elektroniczne zarchiwizowane?

Tego jeszcze nie wiem, okaże się "w praniu" jak to będzie. Bądźmy szczerzy - o tym  na razie nikt nie myśli, podejrzewam, że będzie to problemem archiwisty....

7.Archiwum - jeżeli poprzedni system ma zostać wygaszony za 2 lata, to co stanie się z zasobem archiwum spraw elektronicznych?

Podobnie jak w pytaniu poprzednim - pewnie wyjdzie w praniu

[Rovan]

3. Składy chronologiczne - jeżeli ktoś chce coś pożyczyć/wycofać ze składu chronologicznego dot. sprawy prowadzonej w poprzednim systemie, to czy cała obsługa odbywa się w tym poprzednim systemie? (wniosek, wypożyczenie, zwrot)

Wszystko odbywa się już wyłącznie w nowym systemie z odpowiednimi adnotacjami.

Zastanawiam się jak to dokładnie działa?
W systemie EZD RP zamówienie przesyłki do wypożyczenia ze składu odbywa się z poziomu akt sprawy, do której została przyporządkowana.
Skoro nie było migracji danych miedzy starym systemem a nowym, to EZD RP nie widzi starych spraw i starych przesyłek w składach, jak zatem z jego poziomu miało by wyglądać wypożyczanie tych przesyłek?
Możesz to dokładniej opisać?

[Aleksandra]

3. Składy chronologiczne - jeżeli ktoś chce coś pożyczyć/wycofać ze składu chronologicznego dot. sprawy prowadzonej w poprzednim systemie, to czy cała obsługa odbywa się w tym poprzednim systemie? (wniosek, wypożyczenie, zwrot)

Wszystko odbywa się już wyłącznie w nowym systemie z odpowiednimi adnotacjami.

4. Składy chronologiczne - jeżeli poprzedni system ma zostać wygaszony za 2 lata, to w jaki sposób obsługiwać się będzie dokumenty będące zasobem składu po tym czasie?

Dokumenty elektroniczne oraz składy chronologiczne mają być zdane do archiwum zakładowego, a co za tym idzie będzie się tym zajmował archiwista, a nie sekretariat.

5. Archiwum - jeżeli ktoś chce coś wycofać z archiwum dot. sprawy prowadzonej w poprzednim systemie, to czy cała obsługa odbywa się w tym poprzednim systemie?

Nie, cała obsługa odbywa się w nowym systemie, chociaż na razie tego nie praktykowaliśmy, ponieważ system jest u nas od stycznia.

6. Archiwum - jeżeli poprzedni system ma zostać wygaszony za 2 lata, to w jaki sposób obsługiwać się będzie sprawy elektroniczne zarchiwizowane?

Tego jeszcze nie wiem, okaże się "w praniu" jak to będzie. Bądźmy szczerzy - o tym  na razie nikt nie myśli, podejrzewam, że będzie to problemem archiwisty....

7.Archiwum - jeżeli poprzedni system ma zostać wygaszony za 2 lata, to co stanie się z zasobem archiwum spraw elektronicznych?

Podobnie jak w pytaniu poprzednim - pewnie wyjdzie w praniu

Dziękuję Ilona R. za odpowiedzi. Zastanawiam się dokładnie nad tym co Rovan. Podobnie jest z archiwum, jeśli się nie mylę? wycofanie zarchiwizowanej sprawy odbywa się z poziomu sprawy, więc jak to zrobić skoro nie było migracji? No i pytanie 6 i 7, czy jest jakieś inne rozwiązanie niż praca w dwóch systemach dla archiwistów? Problem nie wydaje się odległy, bo przecież sprawy trzeba na bieżąco brakować lub pakować w paczki archiwalne.

[Arrchiwistka]

Zastanawiam się jak to dokładnie działa?
W systemie EZD RP zamówienie przesyłki do wypożyczenia ze składu odbywa się z poziomu akt sprawy, do której została przyporządkowana.
Skoro nie było migracji danych miedzy starym systemem a nowym, to EZD RP nie widzi starych spraw i starych przesyłek w składach, jak zatem z jego poziomu miało by wyglądać wypożyczanie tych przesyłek?
Możesz to dokładniej opisać?

Póki co działa jeszcze stary system i nie mogę nic więcej powiedzieć, bo jeszcze tego nie testowaliśmy. Oczywiście administratorzy systemu w ogóle nie myślą o funkcji archiwum, dlatego myślę, że w późniejszym czasie "obudzą się" ...

[Barsa]

Ostatnio byłem uczestnikiem ciekawej rozmowy z osobą z jakąś tam decyzyjnością w NASK i ogólnie między EZD PUW i RP ma być jak najbardziej możliwość pełnej migracji danych. Padła w ogóle jakąś tam data końcowa zakończenia działania PUW i przeniesienia wszystkiego na RP, chyba 2028 czy tam 2029, ale ja bym się do niej nie przywiązywał.

[Arrchiwistka]

To ciekawe, jednak mój urząd miał inny system, specjalnie dedykowany i NASK zdecydowanie stwierdził, że nie ma możliwości migracji danych

[Jarek]

Zastanawiam się jak to dokładnie działa?
W systemie EZD RP zamówienie przesyłki do wypożyczenia ze składu odbywa się z poziomu akt sprawy, do której została przyporządkowana.
Skoro nie było migracji danych miedzy starym systemem a nowym, to EZD RP nie widzi starych spraw i starych przesyłek w składach, jak zatem z jego poziomu miało by wyglądać wypożyczanie tych przesyłek?
Możesz to dokładniej opisać?

Póki co działa jeszcze stary system i nie mogę nic więcej powiedzieć, bo jeszcze tego nie testowaliśmy. Oczywiście administratorzy systemu w ogóle nie myślą o funkcji archiwum, dlatego myślę, że w późniejszym czasie "obudzą się" ...

Trzymajmy się raczej tego że, jak sama twierdzisz, nie bardzo wiesz jak to wszystko będzie działać.
Przy zmianie systemu bez migracji danych nie ma jakiegoś wielkiego pola manewru przy wyborze sposobu działania i w tym przypadku też to widać, mimo niedomówień i terminologicznych nieporozumień:

Uruchomiono nowy system, tylko w nim rejestracja nowych przesyłek, prowadzenie dla nich bieżącego składu, zakładanie nowych spraw. Ewentualnie w razie potrzeby dodawanie kopii dokumentów elektronicznych ze starego systemu.
W starym systemie nie rejestruje się już ani nowych przesyłek, ani nowych spraw. Inne działania będą możliwe - te dwa lata mają zdaje się wystarczyć na to by pokończyć sprawy w toku, itd. Wszystkie dokumenty (i jak rozumiem nośniki) ze składów mają trafić na stan az. Archiwum będzie je przechowywać udostępniać itd., docelowo zapewne bez jakiegokolwiek używania starego systemu.

Pomijając możliwość dodawania kopii starych dokumentów elektronicznych do nowego systemu, chyba nie powinno być wiązania np. starych dokumentów ze składu z nowymi sprawami - powinno się przerejestrowywać stare sprawy do nowego systemu, i tylko wiązać je informacyjnie ze sprawami ze starego EZD (w praktyce pewnie i tak będzie kombinowanie z dodawaniem do nowych spraw paczek z dokumentami i metadanymi ze starego systemu).

Zapominacie chyba że sprawy elektroniczne archiwizuje się w samym EZD, stary system stanie się więc z założenia  archiwum zakładowym dla tych spraw. 

Problemem pozostanie "tylko" - co po tych dwóch latach? Bo nie da się tego po prostu ot tak zamknąć, skasować i wyłączyć. Możliwości widzę trzy - albo pojawi się jednak możliwość migracji do nowego EZD, albo zostanie przeprowadzona jakaś migracyjna partyzantka przy pomocy paczek archiwalnych i będzie to sobie leżało w folderach "na serwerach" w urzędzie. Albo uda się ten stary system utrzymać tak długo że sprawy elektroniczne z niego doczekają przekazania do ADE lub brakowania.

Z jakichś konferencji kojarzę dwa przypadki migracji sprzed paru lat, w dużych urzędach w Katowicach i Łodzi.

W sprawie migracji danych z systemów innych niż EZD PUW, NASK zdecydowanie twierdzi że:

Wykonanie i dostarczenie narzędzi wspomagających migrację danych z innych używanych systemów do EZD RP znajduje się w gestii producenta danego systemu. NASK jako Operator EZD opublikuje wytworzony przez siebie migrator razem z kodem źródłowym po to, aby producenci innych systemów mieli dostęp do dokumentacji oraz przykładów migracji. W znacznym stopniu ułatwi to przygotowanie własnego narzędzia.