Autor Wątek: Przyjmowanie akt do archiwum zakładowego - częstotlliwość przyjmowania  (Przeczytany 15661 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline megi

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 12
  • Płeć: Kobieta
Czy w jakimkolwiek rozporządzeniu / ustawie itp. istnieje zapis nt. tego, jak często akta powinny być zdawane do archiwum zakładowego? Standardowo akta zdaje się raz w roku, ale czy gdziekolwiek istnieje unormowanie tego?
« Ostatnia zmiana: Marzec 06, 2010, wysłana przez Jarek »
megi

Offline Komisarz Ryba

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 14
Odp: CZĘSTOTLIWOŚĆ PRZEKAZYWANIA AKT
« Odpowiedź #1 dnia: Kwiecień 25, 2007, »
W instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych z 1999r. w rozdziale XI jest następujący zapis:
"Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje do archiwum zakładowego po upływie 1 roku, kompletnymi rocznikami, pracownik wyznaczony do tych spraw."

Offline Komisarz Ryba

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 14
Odp: CZĘSTOTLIWOŚĆ PRZEKAZYWANIA AKT
« Odpowiedź #2 dnia: Kwiecień 25, 2007, »
Poza tym jeśli chodzi o przekazywanie akt do archiwum zakładowego i ogólnie o prowadzenie archiwum zakładowego to polecam książkę "Kancelaria i archiwum zakładowe" pod red. Zbigniewa Pustuły.

Offline megi

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 12
  • Płeć: Kobieta
Odp: CZĘSTOTLIWOŚĆ PRZEKAZYWANIA AKT
« Odpowiedź #3 dnia: Kwiecień 25, 2007, »
Dzieki za pomoc :) Niestety tyle to i ja wiem ;) Problem w tym, ze chodzi mi o czestotliwosc (tzn. czy raz w roku czy czesciej) i konkretna ustawe/rozporzadzenie itp.
Sprobuje wyjasnic w czym problem - otoz prawnik twierdzi, ze skoro teczka aktowa jest zamknieta np. 15 sierpnia 2006 roku, a obowiazek przechowywania liczy sie od 1 stycznia roku nastepnego, akta zas zdaje sie najpozniej w ciagu roku od ich zamkniecia, to teczka ta powinna zostac zdana 16 sierpnia 2007 r. Idac dalej tym tropem - komorka zdajac powinna wedlug niego oddawac akta wlasciwie niemal codziennie (12 miesiecy od zamkniecia teczki). Proby tlumaczenia koncza sie "prosze mi pokazac paragraf".
megi

Offline Komisarz Ryba

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 14
Odp: CZĘSTOTLIWOŚĆ PRZEKAZYWANIA AKT
« Odpowiedź #4 dnia: Kwiecień 26, 2007, »
Wczoraj wieczorem myślałem o częstotliwości zdawania akt do archiwum zakładowego i jakoś nie przypominam sobie rozporządzenia bądź ustawy, które by to regulowały.
Ogólnie w metodyce archiwalnej przyjęła się zasada iż akta powinno się zdawać do archiwum zakładowego raz w roku w terminie wyznaczonym hormonogramem pracy archiwum zakładowego, który ustala osoba odpowiedzialna za archiwum zakładowe.
Poza tym stosuje się też zasade, która mówi, że dokumentacja wytworzona np. w 2006 roku powinna być przechowywana w biurze komórki organizacyjnej, która ją wytworzyła przez cały 2007 rok i zdana do archiwum zakładowego w 2008r.
Ponad to jeśli po zakończeniu danego roku w teczce jest mało dokumentów można ją kontunuować w roku następnym.

P.S.
Pracujesz w jednostce organizacyjnej która wytwarza kat. A? ;)

Offline megi

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 12
  • Płeć: Kobieta
Odp: CZĘSTOTLIWOŚĆ PRZEKAZYWANIA AKT
« Odpowiedź #5 dnia: Kwiecień 26, 2007, »
Bardzo ci dziekuje za proby zrozumienia i pomocy  :)
Dla mnie sprawa jest dosc prosta (od kilku lat pracuje w zawodzie, skonczylam archiwistyke, przeszlam przez archiwum panstwowe i prywatne), ale niestety prawnik komplikuje, bo na wszystko musi miec paragraf  ;) Ja niestety tez nie przypominam sobie odpowiedniego fragmentu ustawy/rozporzadzenia itp. dlatego mialam nadzieje, ze tu ktos cos bedzie wiedzial  :) Niestety to srodowisko tak ma ;) Wszystko musi miec odpowiedni paragraf :)
Instytucja, w ktorej pracuje dopiero tworzy archiwum, bo od niedawna podpadamy pod nadzor  ;)
megi

Offline Essana

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 8
  • Płeć: Kobieta
Odp: CZĘSTOTLIWOŚĆ PRZEKAZYWANIA AKT
« Odpowiedź #6 dnia: Kwiecień 26, 2007, »
No tak, z prawnikami trudno się dogadać... :)
Z tego co wiem, żadna ustawa ani rozporządzenie nie zajmuje się tą kwestią. Zwykle odpowiedni zapis znajduje się w instrukcji kancelaryjnej i instrukcji archiwalnej. Przy takim nastawieniu prawnika chyba jedynym wyjściem uwolnienia się od dostawania co kilka dni jednej teczki jest jak najszybsze napisanie normatywów kancelaryjnych, w których byłoby napisane czarno na białym, że akta przekazuje się do archiwum zakładowego raz w roku. Co prawda to są tylko przepisy wewnętrzne danej jednostki, a nie prawo państwowe, ale też powinny być przestrzegane.

Offline megi

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 12
  • Płeć: Kobieta
Odp: CZĘSTOTLIWOŚĆ PRZEKAZYWANIA AKT
« Odpowiedź #7 dnia: Kwiecień 26, 2007, »
Essana no niestety trudno sie dogadac z prawnikiem  ;)
Problem w tym, ze dla niego liczy sie jedynie ustawa / rozporzadzenie itp. Napisanie normatywow skonczy sie jedynie kolejna lawina pytan "gdzie jest na to paragraf"  :D Proby wytlumaczenia, ze nie wszystko znajduje sie w ustawach, ze istnieje praktyka archiwalna itp. nie za bardzo do niego przemawiaja  ;) Niestety - takie srodowisko  :D Ze juz nie wspomne o tym, ze przeciez wszystko mozna zinterpretowac na rozne sposoby  >:(
megi

Offline megi

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 12
  • Płeć: Kobieta
Odp: CZĘSTOTLIWOŚĆ PRZEKAZYWANIA AKT
« Odpowiedź #8 dnia: Kwiecień 26, 2007, »
No nic - dziekuje Wam bardzo za pomoc  :)
Chyba musze dalej walczyc... z wiatrakami  ;)  :D
megi

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: CZĘSTOTLIWOŚĆ PRZEKAZYWANIA AKT
« Odpowiedź #9 dnia: Kwiecień 26, 2007, »
Panie Boże strzeż nas przed (takimi) prawnikami ...  :-[
W takim razie niech mądrala wskaże "paragraf" który mówi w ogóle o tym przekazywaniu po roku.  :-\
Tryb przekazywania reguluje "instrukcja określająca zasady i tryb postępowania z dokumentacją" i wymaga zatwierdzenia przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, (art. 6 ustawy archiwalnej) który zwykle upoważnia do tego drektorów AP.
W grę wchodzą jeszcze tylko ewentualnie instrukcje kancelaryjne dla administracji publicznej, ustalane rozporządzeniami.

Jarek Orszulak

Offline megi

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 12
  • Płeć: Kobieta
Odp: CZĘSTOTLIWOŚĆ PRZEKAZYWANIA AKT
« Odpowiedź #10 dnia: Kwiecień 26, 2007, »
Ech ciezko czasem rozmawiac z "laikiem"  ;) Zwraca uwagi na rzeczy najprostsze (bywa, ze niezbyt istotne), wynikajace czasem z wieloletniej praktyki i logiki chocby  :) Rece i biust opadaja jak mawia moja kolezanka  ;)
Dziekuje wszystkim serdecznie  :)
megi

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: CZĘSTOTLIWOŚĆ PRZEKAZYWANIA AKT
« Odpowiedź #11 dnia: Kwiecień 27, 2007, »
to nie laik, tylko nieuk.
liznął kiedyś pewnie trochę jakichś przepisów kanclearyjnych i ostała się z tego liźnięcia myśl samotnie błąkająca się po głowie, że akta przekazuje się po roku. Gdyby czytał dokładniej,doczytałby również że akta przekazuje się po roku kompletnymi rocznikami.
Tobie megi też powinno się oberwać, skoro zapominasz o przepisach i zwalasz wszystko na praktykę ;)

Powtórzę zatem coby mieć pewność że dotarło - taki ogólny "paragraf" jest - nie dosłowny, ale w postaci stwierdzenia w art. 6 ustawy archiwalnej że NDAP zatwierdza instrukcje, które z kolei określają m.in. sposób postępowania z dokumentacją, w czym mieści się również przekazywanie akt do az. W przypadku urzędów administracji zespolonej, samorządów itp. mamy instrukcje kancelaryjne ustalone w drodze rozporządzeń, w których zasada przekazywania akt komletnymi rocznikami jest określona wprost. Ten prawnik z bożej łaski każe Ci szukać przepisów bo sam ich nie zna.
Jarek Orszulak

Offline megi

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 12
  • Płeć: Kobieta
Odp: CZĘSTOTLIWOŚĆ PRZEKAZYWANIA AKT
« Odpowiedź #12 dnia: Kwiecień 27, 2007, »
Hmm nieukiem to bym go akurat nie nazwala ;) Jest dociekliwy i denerwujący, czasem az do bolu :) Pracuje w specyficznym srodowisku, gdzie wszystko musi byc udokumentowane w ustawach. Niestety ten, jak to nazwales, ogolny "paragraf" nie jestem tym, o co mi (mu) chodzi. Mozliwe, ze ja po prostu nie potrafie dokladnie wyjasnic.
Problemem jest rowniez nasz status, ale to juz inna bajka ;) Niestety w zwiazku z tym wiele spraw sie komplikuje, bo nie pod wszystkie "paragrafy" podpadamy :) To dosc skomplikowane.
Hmm... a ja o przepisach nie zapominam - po prostu nie znalazlam tego czego szukalam. I nadal tego nie mam  ;)
megi

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1749
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: CZĘSTOTLIWOŚĆ PRZEKAZYWANIA AKT
« Odpowiedź #13 dnia: Kwiecień 27, 2007, »
No cóż, jak widzę jednak nie dotarło ... :-\ jakoś też niedowierzam Twoim zapewnieniom o pamiętaniu o przepisach  >:(
Trzeci raz powtórzę, choć już bez nadziei na bycie zrozumianym: art. 6 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ceduje zatwierdzanie zasad postępowania z dokumentacją w państwowych i samorządowych j.o. na NDAP. A zatem - nie licząc wspomnianych ustalanych roporządzeniami instrukcji kancelaryjnych dla zespolonej adm. rządowej w województwie, samorządu wojewódzkiego, powiatowego i gminnego, sądów etc. (w ich przypadku jest jednak inna delegacja ustawowa) - nie ma takiego powszechnie obowiązującego "paragrafu" który wprost określałby czy akta do az przekazuje się raz w roku czy na bieżąco. Wnioskuję z Twoich wypowiedzi że pan prawnik odnosi się do zapisów jednej z takich instrukcji, czy tak?
Jarek Orszulak

Offline megi

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 12
  • Płeć: Kobieta
Odp: CZĘSTOTLIWOŚĆ PRZEKAZYWANIA AKT
« Odpowiedź #14 dnia: Kwiecień 27, 2007, »
Pudlo. Chodzi o rozporzadzenie ministra.

Mi wystarczy tylko jedno -  "nie ma takiego powszechnie obowiązującego "paragrafu" który wprost określałby czy akta do az przekazuje się raz w roku czy na bieżąco". Tyle ustalilam sama i zostalo to tutaj potwierdzone :)
I doprawdy nie rozumiem po co ta zlosc i... zlosliwosc. Ja swietnie rozumiem to, co piszesz i twoje... hmmm... intencje.
megi