Autor Wątek: Stare inwentarze  (Przeczytany 3635 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Tomek

  • Gość
Stare inwentarze
« dnia: Kwiecień 19, 2007, »
Co robicie ze starymi inwentarzami kartkowymi, spisami zdawczo-odbiorczymi czy spisami roboczymi nieaktualnymi? Ewidencjonuje się to w jakiś sposób i przechowuje?

Offline Hanna Staszewska

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1737
Odp: Stare inwentarze
« Odpowiedź #1 dnia: Kwiecień 19, 2007, »
Zgodnie z Decyzją nr 18 NDAP z 30 października 2002 r. w sprawie gromadzenia, przechowywania i aktualizacji ewidencji zasobu archiwów państwowych: paragraf  2 punkt 2 (cyt.) Wszelkie środki ewidencyjne oraz pomoce archiwalne, które utraciły aktualność w wyniku opracowania materiałów archiwalnych (np. spisy zdawczo-odbiorcze, dawne inwentarze kartkowe), powinny być gromadzone i przechowywane we właściwych teczkach aktowych i odpowiednio przekazywane do archiwum zakładowego, zgodnie z trybem, obowiązującym w archiwum.
U nas w Poznaniu przekazujemy nieaktualne pomoce archiwalne do archiwum zakładowego

Offline Bogusław Kleszczyński

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 78
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Stare inwentarze
« Odpowiedź #2 dnia: Kwiecień 19, 2007, »
U nas nieaktualne pomoce ewidencyjne są przechowywane w specjalnie do tego wydzielonym miejscu - z resztą jest to bardzo przydatne jeśli okaże się że popełniono pomyłki przy przepisywaniu danych z np. spisu zdawczo-odbiorczego do bazy IZA i nie wiadomo dlaczego opis jednostki całkiem nie odpowiada faktycznej treści i formie. Niejednokrotnie korzystałem z tych spisów w razie wątpliwości dotyczących ewidencji.

Ze starymi inwentarzami kartkowymi były swego czasu jakieś straszne ceregiele (jeszcze zanim rozpocząłem pracę w AP) i zdaje się, że były przeznaczone na przemiał i uratowane "w ostatnim momencie" część z nich była odtwarzana. Obecnie są przechowywane osobno. Ich przechowywanie ma uzasadnienie metodyczne gdyż często pozwala na odtworzenie działań podjętych wobec akt podczas opracowania zespołu w sposób pełniejszy niż informacje umieszczane we wstępach.
W Archiwum bunt, nad nami akt zawieja...

kocibrzuch

  • Gość
Odp: Stare inwentarze
« Odpowiedź #3 dnia: Kwiecień 19, 2007, »
Oczywiście trzymamy. Powinny być w teczkach zespołów, jednak ze względu na rozmiar czy objętość nie zawsze jest to możliwe, wówczas są w magazynie, przeważnie w specjalnej szafce. W takim wypadku w teczce zespołu powinna być adnotacja, gdzie się takową rzecz trzyma. Ponieważ jesteśmy wydzielonym oddziałem, w sumie nie tak przecież wielkim, nie jest to na razie jakimś specjalnym problemem, natomiast gdy powstanie jeden budynek archiwalny w Krakowie (co może się stanie już za parę lat), trzeba będzie przypilnować, czy odpowiednie informacje w tece zespołu aby na pewno są i czy są aby pełne. Nie ewidencjonujemy ich jakoś dodatkowo, w jednej bazie. Nie wiem, czy byłoby to zresztą na razie do czegoś potrzebne, w każdym razie są pilniejsze sprawy. Zawsze możnaby to dać studentom na praktyce do spisania ;)
Czasami rzeczywiście się przydają, by sprawdzić ewentualny błąd lub uzupełnić coś, co pominięto.

Dygresja.
Bywa niestety, że stare kartkowe inwentarze są zdekompletowane, w zamierzchłych czasach („za dinozaurów”) były bowiem używane wtórnie, na fiszki lub karty kolejnych inwentarzy - brak papieru był kiedyś bowiem wielkim problemem, jak dobrze, że czasy się zmieniły :)
Są też naprawdę bardzo stare środki ewidencyjne, niekiedy nie wykonane w AP, a nie stanowiące też części zespołu, które już mają wartość „zabytku”, nadal jednak często aktualne. Ich zawartość mamy już jednak wklepaną, a zdarzyło się też, że zrobiliśmy kopie cyfrowe tego czy owego. Za nic w świecie takich nie oddamy do archiwum zakładowego.

Tomek

  • Gość
Odp: Stare inwentarze
« Odpowiedź #4 dnia: Kwiecień 20, 2007, »
Dziękuję wszystkim za tak szybkie odpowiedzi, zwłaszcza za wskazanie odpowiedniego przepisu.
pzdr.