Akta osobowe, które zostały wytworzone w państwowej jednostce organizacyjnej wchodzą w skład państwowego zasobu archiwalnego i mogą być przekwalifikowane w drodze ekspertyzy na materiały archiwalne (kat. A). Mogą też być przejęte przez AP (z różnych względów np. ustania działalności jednostki wytwarzającej akta, umowy o przechowywaniu itd.) i tam na miejscu przekwalifikowane lub wybrakowane po upływie okresu przechowywania. Akta osobowe niektórych osób zostają zakwalifikowane jako materiały archiwalne jeśli spełniają kryteria ważnego źródła historycznego - np. sa to akta osób pełniących ważne funkcje publiczne, lub osób zasłużonych dla kultury, gospodarki itd. - o tym czy czyjeś akta osobowe zostaną zachowane decydują archiwiści w drodze ekspertyzy (założenie jest takie, że po 50 latach wiadomo juz czy dana osoba była ważną postacią czy tez nie wyróżniła się niczym co kwalifikowałoby jej akta do przechowywania wieczystego). Oczywiście w niektórych przypadkach akta wszystkich pracowników danej jednostki mogą być zakwalifikowane do kat. A np. gdy nie zachowała sie dokumentacja aktowa albo gdy pracownicy stanowili specyficzną grupę, której skład i pochodzenie samo w sobie stanowi ważne źródło historyczne (np. pracownicy nadleśnictwa obsadzeni w pracy z polecenia WUBP w celu rozpracowania grupy podziemia zbrojnego działającego na terenie tegoż nadleśnictwa). Jest też kryterium dawności - np. akt osobowych pracowników z przed 1950 roku z reguły się nie brakuje. Najczęściej jednak faktycznie - zachowywana jest tylko kadra kierownicza.
