IZA-SEZAM-Daty

[Wojciech Woźniak]

Witam
Trochę się wahałem czy zakładać nowy wątek, czy kontynuować rozważania przy okazji (skromnej) dyskusji o IZA 6,0 ponieważ kwestia narodziła się właśnie w związku z ową. Nie bez znaczenia były też warsztaty dotyczące EAD. Postanowiłem jednak, że dla przejrzystości iFAR dobrze będzie zacząć nowy wątek, bo - być może - sprawa wzbudzi odrobinę zainteresowania.
Po tym przydługim wstępie - do rzeczy!
Zarówno baza Sezam jak IZA pozwalają opisywać okresy chronologiczne za pomocą określeń typu: wiek XVI-XX, II połowa wieku XX, czy b.d. (brak datacji) etc. To oczywiście opisy adekwatne dla pewnych grup akt i czytelne dla użytkownika. Niestety te same opisy są nieczytelne dla komputera i czynią wyszukiwarki bezradnymi. Klient nie dotrze do materiałów opisanych jako akta XIX-XX wiek wpisując rok 1900 do wyszukiwarki, a powinien. Proponuję rzucić okiem na dokument: Best Practice Guidelines for Encoded Archival Description (2002 http://www.rlg.org/en/page.php?Page_ID=450) s. 3-4. Przewodnik zawiera propozycje opsiu dat w standardzie EAD. Odnosi się również do dat nieokreślonych co do roku i proponuje w przypadku materialów, przy ktorych stosuje się fromy opisowe uszczegóławiać je datami zrozumiałymi dla komputera - obok zapisu "ata '80" wpisywać 1980-1989, obok "wiek XIX" wpisywać 1801-1900, w przypadku braku dat wpisywać jako daty skrajne daty działalności/życia aktotwórcy (o ile to możliwe).
Analogia tych wskazówek z bazami danych Sezam i IZA jest spora: w obu bazach obok pół tekstowych na opis dat są pola liczbowe. Dane z pól liczbowych (określane jako znormalizowane w przewodniku i oparte na normach ISO) nie są wyświetlane przy podglądzie a służą jedynie do przeprowadzania poszukiwań za pomocą kwerend w bazach danych.  
Proponuję zastanowić się, czy nie byłoby dobrze wprowadzić tego rodzaju rozwiązania w polskich bazach danych? Obok określenia "połowa XVII w. - koniec XVIII" dodać daty: 1651-1800? Oczywiście nie będą to daty pewne, ale będą stanowiły pomoc i umożliwią dotarcie narzędziom wyszukiwawczym do większej ilości danych. Co Szanowni IFARowicze na ten temat sądzą?

[Anna Laszuk]

Temat akurat na czasie. O ile dobrze zrozumiałam, należałoby przypomnieć zasady określania dat krańcowych zbliżonych, podane w pierwszym Podręczniku użytkownika bazy danych SEZAM 1.4 z 1996 r. (s. 16), tzn.:

"Wiek - wyrażony dotychczas cyframi rzymskimi - zmieniamy na zbliżoną datę roczną zapisaną cyframi arabskimi zgodnie z następującymi zasadami:
XV-XVI               - 1401-1600  zz
XVI                    - 1501-1600  zz
poł.XVI               - 1550-1550  zz
XVI-XIX              - 1501-1900  zz
XVII-poł.XVIII     - 1601-1750  zz
poł.XVIII-poł.XX  - 1750-1950  zz
XIX-XX               - 1801-2000  zz
XV/XVI               - 1450-1550  zz
1494-XVII/XVIII  - 1494-1750  dz
XIX/XX-1945       - 1850-1945  zd
ok.1670              - 1670-1670  zz
ok.1890-1902      - 1890-1902  zd
1863-ok.1871      - 1863-1871 dz"

gdzie "d" oznaczało datę dokładną, a "z" - zbliżoną, gdyż w pierwszej wersji bazy SEZAM nie było pola tekstowego, do którego można było wpisywać daty we wszelkiej postaci.

Obecnie przygotowujemy niewielkie zmiany w bazie, więc jest okazja także do takiego uzupełnienia podręcznika użytkownika. Zostanie on wprowadzony decyzją NDAP, więc będzie obowiązującym przepisem.

I podobne wskazówki umieścić w podręczniku użytkownika bazy danych IZA 6.0?

[Andrzej Choniawko]

To nie są wszystkie warianty 'wiekowych" określeń dat w inwentarzach archiwalnych. Spotykamy często jeszcze: I połowa...wieku, II połowa...wieku, koniec...wieku, początek...wieku. W takich przypadkach pozostawiając  "wiekowe" określenia w polu uwagi stosujemy odpowiednio w polach data cezury ..51-00, ..01-50, ..80-00, ..01-20.

[Wojciech Woźniak]

Witam
Ech, Poznaniacy! Znowu o krok przed innymi  
Przyznam, że nie znam podręcznika użytkownika do Sezamu z 1996 r. i z tego co widać w necie nie zna go również część wypełniających współczesne Sezamy archiwistów, więc chyba warto sprawę przypomnieć w kolejnej wersji podręcznika i warto chyba wprowadzić podobne uwagi do podręcznika IZY.
Inną troszkę sprawą jest oznaczanie dat, co do których brak pewności - nawiasy kwadratowe zostały w praktyce baz zaanektowane przez priory i posteriory, więc zostają tylko "?".
A co z sytuacją kiedy nie można określić daty, ale znamy wszak okres funkcjonowania aktotwórcy - czy nie byłoby dobrze przyjąć praktykę zalecaną we wspomnianym Przewodniku Best Practice... i w polach liczbowych wpisywać takie właśnie daty?

[Andrzej Choniawko]

Takie rozwiązanie byłoby jednak mieszaniem porządków. Jakie są daty skrajne zespołu użytkownik dowie się za pomocą jednego kliknięcia więcej z Sezamu. A przypadki gdy przynajmniej z dokładnością 200 lat nie jesteśmy w stanie określić dat skrajnych jednostki i wpisać w związku z tym odpowiednie daty są jak mniemam na tyle rzadkie, by z ich powodu kryteria chronologiczne całego zespołu mieszać na tych samych polach IZY z kryteriami odnoszącymi się do poszczególnych jednostek. Argumentem przemawiającym za rozwiązaniem proponowanym przez p. Wożniaka jest fakt, że wyrastająca z elementarnych zasad logiki  jednolitość kryteriów będąca podstawą wszelkich systemów klasyfikacyjnych jest i tak brutalnie gwałcona na różnych obszarach polskiej archiwistyki (vide: podział zespołów w Sezamie, niektóre pola dotyczące opisu fizycznego jednostki w IZIE nie mówiąc o różnego rodzaju uświęconych odpowiednimi instrukcjami przykładowych  układach akt zespołów majątków, administracji państwowej itp., żeby wymienić tylko te przykłady które najbardziej urągają zasadom rozłączności i przejrzystości klasyfikacyjnej), w związku z czym zastosowane rozwiązanie nie będzie na tym tle specjalnie razić.

[Hanna Staszewska]

Jeszcze niedawno rozwiązanie polegające na opisaniu dat j.a., których w żaden sposób nie można określić, jako dat skrajnych aktotwórcy wydawało mi się kompletną herezją.
Ale zmieniłam zdanie  i zgadzam się z Wojtkiem, że jest to jakieś wyjście, może niedoskonałe, ale wpisywanie zer jest chyba gorszym rozwiązaniem, bo jest to zupełnie bezwartościowa informacja dla wyszukiwarek.

[Wojciech Woźniak]

Witam

Argumentem przemawiającym za rozwiązaniem proponowanym przez p. Wożniaka jest fakt, że wyrastająca z elementarnych zasad logiki  jednolitość kryteriów będąca podstawą wszelkich systemów klasyfikacyjnych jest i tak brutalnie gwałcona na różnych obszarach polskiej archiwistyki (vide: podział zespołów w Sezamie, niektóre pola dotyczące opisu fizycznego jednostki w IZIE nie mówiąc o różnego rodzaju uświęconych odpowiednimi instrukcjami przykładowych  układach akt zespołów majątków, administracji państwowej itp., żeby wymienić tylko te przykłady które najbardziej urągają zasadom rozłączności i przejrzystości klasyfikacyjnej), w związku z czym zastosowane rozwiązanie nie będzie na tym tle specjalnie razić.

I nie wiem czy cieszyć się z takiego poparcia propozycji, czy smucić raczej wypada...
W przywoływanym przez mnie Przewodniku brak możliwości określenia dat jest ostatecznością, a i wpisywanie dat działalności/życia aktotwórcy nie jest rozstrzygnięciem ostatecznym - Przewodnik zezwala również na wpisywanie odpowiedników polskich b.d.:

Undated material:
o <unitdate normal="1935/1965">undated: ca. mid 20th
century</unitdate>
[if a document is undated this can be stated but provide an estimate if possible;
normalize as an interval, perhaps using the collection dates, or life of creator, etc.]
o <unitdate>undated</unitdate>
[if it is really not possible to estimate then use “undated” alone with no
normalization]

Tak więc nie ma tam wskazania, że należy tak postępować zawsze. Z drugiej jednak strony jeśli zaniechamy opisania dat za pomocą liczb użytkownik do tych materiałów nie dotrze. Mam tu na myśli przede wszystkim użytkownika, który - obeznany z Internetem - korzysta z wyszukiwarki z bazy IZA wpisuje daty i sądzi, że otrzyma jako wyniki wyszukwiania wszystkie jednostki, spełniające podane kryteria. Nie spodziewa się, że część jednostek pozostanie dlań niedostępna, bo są opisane w sposob niezrozumiały dla wyszukwiarek.

[Anna Laszuk]

Szanowny Wojciechu,

o ile dobrze kojarzę w piątek po południu, internetowa wyszukiwarka inwentarzowa nie zawiera kryterium daty. W Accessie także, póki co, brak takiego kryterium. Na razie jest to element opisujący obiekt i jego brak nie uniemożliwia internautom wyszukania opisu jednostki. Co innego w bazach SEZAM czy DOKUMENTACJA - tutaj faktycznie daty mogą być pomocą, ale i zasadzką.

[Wojciech Woźniak]

Witam
Oczywiście pani Anna Laszuk ma rację - wyszukiwarka na stronach NDAP nie pozwala przeszukiwać według dat.
Zagalopowałem się pisząc:

Mam tu na myśli przede wszystkim użytkownika, który - obeznany z Internetem - korzysta z wyszukiwarki z bazy IZA wpisuje daty i sądzi, że otrzyma jako wyniki wyszukwiania wszystkie jednostki, spełniające podane kryteria. Nie spodziewa się, że część jednostek pozostanie dlań niedostępna, bo są opisane w sposob niezrozumiały dla wyszukwiarek.

Ale czy to znaczy, że nigdy możliwości przeszukiwania dat użytkownikom nie zaoferujemy?
Jeśli zaś chodzi o bazę IZA - wersja 5,0 umożliwia przeszukiwanie według dat, 6,0 od tego odchodzi, co nie znaczy, że nie można sobie zbudować prostej kwerendy uwzględniającej daty dokumentacji.
Słowem - nie powinniśmy tematu datowania jednostek pominąć tylko dlatego, że obecnie stosowane narzędzia nie dają bezpośrednio pewnych możliwości. Nadal uważam, że jest o czym rozmawiać i zachęcam do krytyki pomysłu opisywania materiałów bez określonych dat za pomocą dat istnienia/życia aktotwórcy.

[kocibrzuch]

Hmmm...
A jakie daty wpisać w polu dla wyszukiwarki, gdy mamy w jednostce np. XIX-wieczne kopie (tak w polu data) akt XVI-wiecznych (tak w polu treść)?

[kocibrzuch]

Przykłady:

1)
Opis jednostki: „Jan Hieronimowicz Chodkiewicz. Przywilej Zygmunta Augusta z 1568 r. [...]”
Pole data: „kopie XIX”
No i teraz, jak się komuś np. śpieszy wpisuje: „1801-1900”, a powinno być odniesienie do czasów, których treść dokumentu dotyczy, czyli „1568-1568”. Czy w taki razie umieścić oba ciągi (1568-1568, 1801-1900), czy też może w ogóle zaniechać „1801-1900”, bo w polu niewidocznym dla użytkownika, a potrzebnym jedynie wyszukiwarce jest to jak mi się zdaje zbędne, kto przecież będzie szukał tego Jana Chodkiewicza w XIX w., a o tym że są tam jedynie późniejsze kopie, nie oryginalne dokumenty z XVI w., dowie się z wyników wyszukiwania. Gdy natomiast przełożymy mechanicznie dane z pola data („1801-1900”), rekord nie zostanie odnaleziony

2)
Opis jednostki: „Sprawa między metropolią ruską a Krzysztofem Chodkiewiczem o zarządzanie dobrami klasztoru supraślskiego w l. 1623–1650”
Pole data: „1623-1650 i kopie XVII-XVIII”
Czy wpisać „1623-1800” (wpisywanie „1623-1650” oraz równocześnie „1601-1800” nie ma sensu, zwłaszcza przy braku dokumentów odnoszących się do lat 1601-1622), czy może samo „1623–1650”.

[kocibrzuch]

3)

Opis jednostki: "Rejestr przywilejów z l. 1507–1588, głównie Grzegorza i Katarzyny z Wiśniowieckich Chodkiewiczów, na różne urzędy i dobra, sporządzony na zlecenie ich córki, Anny z Chodkiewiczów Pacowej, i wpisany do ksiąg Trybunału Głównego W. Ks. Lit. w 1614 r."
Pole data: "1614 i kopia XVIII"

Co w takim przpadku robić z datacją dokumentów wymienionych w rejestrze, czy ją uwzględniać w polu dla wyszukiwarki?

[Hanna Staszewska]

W pole "daty" zawsze należy wpisywać daty wytworzenia dokumentów, a nie te, których dotyczą.
Dla wyszukiwania w bazie IZA 6 nie ma to żadnego znaczenia, bo IZA 6 nie przewiduje wyszukiwania chronologicznego.

[kocibrzuch]

Owszem. Zapoznałem się z wcześniejszymi wpisami w tym wątku i pojąłem, co z nich wynika. Ale ...

Chciałbym zwrócić uwagę na to, do czego tak naprawdę wyszukiwanie datami może być potrzebne użytkownikowi. Pole data powinno bezwzględnie zawierać datę wytworzenia dokumentu, zgadza się, czy jednak ta zasada powinna też dotyczyć pola dat dla wyszukiwania?

W IZIe 6 nie ma, ale jak to będzie w ZoSI? Jak zresztą rozumiem, mam te pola wypełniać (tak mi zresztą powiedziano), mimo że wymaga to dodatkowego nakładu pracy, a nie ma przełożenia na wyszukiwanie. Czyli kiedyś będzie to zapewne potrzebne?

[Wojciech Woźniak]

Witam
Zgadzam się z Kocibrzuchem. Dane, które wpisujemy do IZY będą służyć w przyszłości, nawet jeśli dziś nie ma jeszcze pewnych opcji w apliakacji (co nie znaczy, że już dziś nie można prowadzić przeszukiwania chronologicznego). Wiele jednak zależy od tego jak będzie zbudowane wyszukiwanie. Jeśli użytkownik będzie miał pole szukania wg dat i zdecyduje się na przeszukiwanie bazy tylko pod kątem dat, to jeśli baza na jego zapytanie o daty przeszuka tylko tabele z datami (albo tylko pola zawierające wartości numeryczne) to wówczas, przy braku tam wpisu daty powstania dokumentu (a nie jego kopii), nie otrzyma tego opisu w wyniku. Jeśli natomiast baza na takie zapytanie przeszuka wszystkie dane, wówczas jest szansa, że znajdzie poszukiwane daty w tytułach (o ile oprócz wieku będą tam daty w postaci cyfr arabskich - a może uda się zastosować opcję interpretacji dat zapisanych w formie rzymskich na daty arabskie?). Dużo jest więc "jeśli...". Wydaje sie, że najbardziej przejrzystym na dziś rozwiązaniem byłoby wpisanie dla wyszukiwarki dat wytworzenia dokumentu obok dat jego kopii.