Porządkowanie akt w archiwum zakładowym - budżet gminy....

[Eri@m]

Witam:)
Mam mały problem z dokumentacją budżetowa. Została mi zdana w formie segregator = jeden rok budżetu, lub sprawozdania. W segregatorze np. budżetu z roku 1995 znajdują sie uchwały dotyczące budżetu z 1995 i inne dokumenty o tej tematyce :  płatności, uzasadnienia, projekty.
Moje pytanie brzmi: czy mogę ten segregator  zamienic po prostu w teczke - bez rozdzielania, czy musze wszystko rozdzielic ( osobno uchwały, projekty itp. ), zaznaczam tylko, ze po rozdzieleniu uzyskałabym masę teczek w których byłyby 1-2 strony. Moim zdaniem nie mam sensu rozdzielanie, tylko pozostawienie w tej postaci w jakiej mi zdano, by mieć razem budżet z całego roku..  :roll: Poradźcie co w tej sytuacji zrobic:))) :roll:  :roll:  :roll:

[hurin]

Chciałbym wznowić ten wątek. Mam podobną sytuację. Dostałem, a raczej już zastałem w archiwum, teczki "Budżet" i "Sprawozdania" z lat 2006-2011. Zawartość - jest tam wszystko:/ Przykładowa teczka "Budżet" zawiera pisma dotyczące planowania, realizacji budżetu, decyzje o zwiększeniu dotacji lub subwencji, projekty budżetu, zmiany budżetu i idące za tym uchwały Rady Gminy... Zastanawiam się więc co z tym fantem robić i jakie klasy tutaj zastosować. Próbowałem zaczerpnąć pomocy w aktach już wcześniej zarchiwizowanych, ale cóż ani na teczkach ani w spisach zdawczo-odbiorczych nie ma żadnych symboli klasyfikacyjnych (zostawione puste pola). Dodam jeszcze, iż po otworzeniu pudeł okazało się,iż "archiwizacja" dokonana przez profesjonalną firmę polegała na złożeniu pudła i wrzuceniu tam nieuporządkowanych teczek:/. Proszę, więc o pomoc.

[szerka]

Uważam, że jednak należy podzielić dokumentację, najpierw należy wyłączyć z całości materiały archiwalne (A) a resztę klasyfikować z myślą o brakowaniu dokumentacji niearchiwalnej. Ja miałam podobny problem, z prawie 2mb pozostało mi 0,3mb materiałów archiwalnych a reszta na przemiał (po zgodzie AP).
Pod nos postawiłam sobie jrwa i klasyfikowałam. Niestety, to jedyny sposób na właściwą pracę.
Życzę powodzenia
szerka

[archiwistka90]

Erim a powiedz mi jak to została Tobie zdana w takiej formie dokumentacja? Jak mi się nie podoba (czytaj - niewłaściwy układ i błędy) to oddaję - robić poprawnie, a nie bo wam wygodniej wszystko trzymać razem

[Tomciaz]

Wszystko sprowadza się do klasyfikacji akt: w moim JRWA plany i sprawozdania budżetowe to materiały archiwalne, ale już sprawozdania cząstkowe, kwartalne, formularze statystyczne, na podstawie których sporządzano sprawozdania całościowe, to BE5. Aktualnie przerabiam ten temat i niestety też mam do czynienia ze wrzuceniem wszystkiego do jednego wora - no i przebieram te pudła z wykazem u boku... 

[paco1987]

Mam identyczną sytuację, co przedmówcy. Mam kilka teczek z lat 2006-2012 o nazwie "Budżet" i w niej wszystko.... chciałem z niego wydzielić dwie klasy: jedną trzeciego rzędu 302 "Planowanie budżetu gminy i drugą czwartego rzędu 3035 "Sprawozdanie roczne, bilans i analizy z wykonania budżetu". Poprzednia firma archiwistyczna tak robiła... stąd moje pytanie? Jakbym chciał podzielić tak jak powinno być to wyszło by 6-7 klas czwartego rzędu z każdej teczki.
Dokumentacja nie została mi przekazana, ja przejmując archiwum ją tam zastałem... Chciałem zwrócić ją Skarbnikowi, ale ten który jest jej autorem już u nas nie pracuje. Doradźcie mi, proszę.

[MarcinP]

Zwykle w takich sytuacjach zostawiam teczkę tak, jak ją wytworzyła komórka organizacyjna, ale odpowiednio i szczegółowo opisuję jej zawartość na okładce (pod warunkiem, że dokumentację stanowią materiały archiwalne i nie ma wewnątrz dokumentacji niearchiwalnej).

[bela]

Ja podzieliłam wszystko zgodnie z JRWA. Osobno sprawozdania cząstkowe (do kat. B) i osobno roczne (do A). Podzieliłam także budżet na "planowanie" i "zmiany". Też miałam dylemat, czy dzielić aż tak szczegółowo, tym bardziej, że pracownicy komórki finansowej przywykli mieć dokumenty pospinane tak jak je wytworzyli. Z perspektywy czasu zastanawiam się, czy warto tak szczegółowo dzielić... Sprawozdania, rozumiem, ale resztę najchętniej wrzuciłabym to pod pojęcie "Budżet" i byłoby z głowy 

[MarcinP]

W jrwa z 2011 r. jest zapis - przy każdym haśle dot. sprawozdań - dopuszczający zakwalifikowanie jako kat. B5 sprawozdań cząstkowych, jeżeli są zgodne z tymi o większym zakresie czasowym. Ciekawe, czy ktoś to w ogóle sprawdza? 

[bela]

Pewnie nie, bo sprawdzenie tego wcale nie takie proste