Porządkowanie akt w archiwum zakładowym - od czego zacząć?

[Slonko]

Witam,
Nawet nie wiem od czego zacząć.... Pracuję w jednostce wytwarzającej akta kat A. Jednostka została powołana do życia 01.01.1999r. Nie ma Instrukcji kancelaryjnej, jednolitego wykazu rzeczowego, że o instrukcji archiwalnej nie wspomnę.... Ma za to około 7 tys spraw (oczywiście nie muszę dodawać, że nie są uporządkowane... Czasami jedna sprawa to kilka segregatorów, błędne oznaczenia wszystkiego, rozmaite teczki, skoroszyty, wąsy, wtórniki, kserokopie, zszywki, żadnej numeracji stron, wykazów czy chronologicznego ułożenia... Chaos zupełny). Wszystko to leży w szafach bez ładu i składu. Większości referentów, którzy owy "pasztet" wytworzyli już nie ma.... I nadeszła chwila w której ktoś pomyślał, że należy z tego zrobić archiwum..... A ja nie wiem jak to zrobić.... Instrukcje mniej więcej opracowałam. Postuluję jej wprowadzenie tak aby pracownicy przynajmniej od tej chwili zaczeli wytwarzać dokumenty zgodnie z regułami sztuki. Ale co zrobić z tym wszystkim co już leży? Czy to jest w ogóle do ogarnięcia dla osoby, która nie ma żadnego doświadczenia? Ja nawet nie wiem co to są te klipsy plastikowe i gdzie je zdobyć  :oops: .... Pomocy  :!:

[zbyszek]

W mojej jednostce samorządu gminnego jest kilka komórek organizacyjnych, które przez kilka/kilkanaście ostatnich lat, ignorując instrukcję kancelaryjną, nie gromadziły dokumentów w sprawy zgodnie z JRWA, tylko segregowały dokumenty adresami interesantów. W efekcie to nie sprawy mają teczki, tylko interesanci spod jednego adresu. Akta oczywiście nie były przekazywane do archiwum zakładowego, bo nie miały nadanych kategorii archiwalnych i nikomu z tych komórek na tym nie zależało.

Mój problem polega na tym, że mam wymyślić sposób przekazania tego do archiwum, z tym, że nie wchodzi w rachubę odpowiednie posortowanie i pogrupowanie akt w sprawy wg JRWA - brak rąk do pracy i czasu.
Brak kategorii archiwalnej - z tym można by sobie poradzić nadając najwyższą (np. B50). Brak numeru klasyfikacji JRWA pod którą można by zarchiwizować w/w akta.

Czy ma ktoś jakiś pomysł na rozwiązanie problemu?

[Sebastian G.]

Witam.
Obserwuję ten wątek już jakis dobry czas i zadaje sobie pytanie kiedy ktoś "mądry" odpowie na te problemy...

Ja tez mam u siebie w AZ kilkanascie segregatorow, ktore sie nazywaja "sprawy różne" a ludzie pracujacy w mojej firmie są "niereformowalni" i nie pomogla instrukcja kancelaryjna razem JRWA..., nie pomagają porady z mojej strony jak powinno się nadawać znak sprawie i jak zakładac teczki, a do tego Naczelny ma to w "poważaniu".
Staram się sam porządkować na bierząco teczki, które do mnie trafiaja. Niestety jest to niemożliwe w pewnych przypadkach (jak ktoś wspomniał - "bez ładu i składu... ")
Wiem ,ze pewni kierownicy komórek niszczyli wytworzone przez siebie dokumenty, bo myśleli ,ze "ta sprawa nie jest ważna".
No i teraz taki "JA" mam problem - jak zrobić coś kiedy zostały z czegoś tylko szczątki... ( pojedyńcze pisma lub sprawy np. akredytacji bez pisma rozpoczynającego cały ten galimatias).

Odnośnie Was - drodzy przemówcy...
Ja na początku zaczynałem o kursu, czytałem na bieżaco przepisy i kontaktowałem sie z właściwym AP.

Jednak meritum mojego "wywodu" polega na tym, że są na tym forum ludzie- napewno bardziej doświadczeni od NAS- Archiwistów Zakładowych, którzy albo tylko czytają wątki na tym forum, albo śmieją się z NASZYCH problemów lub poprostu sami nie wiedzą jak je rozwiązać...
Przykład- zobaczcie ile jest tu założonych wątków bez żadnej odpowiedzi...

Oczywiscie nie mówie, że nikt na tym forum nie stara się pomóc, bo można tu znaleźć wiele cennych informacji.

Apeluje jedynie o większe zainteresowanie, porady lub wskazówki odnośnie zagadnień i "problemów" w Archiwach Zakładowych, które pomogą Archiwistom w ich rozwiązaniu.

Pozdrawiam serdecznie wszystkich użytkowników tego forum!
Sebastian G.

[Sindbad]

Witam

Powiem tylko tyle: o Matko Boska! 

Na początku swojej, że tak powiem, kariery robiłem coś takiego. Centralnie przerąbane.

Tak na początku to trzeba - tak nieoficjalnie (bez listów i maili) poprosić AP o rutynową kontrolę AZ. Gwarantuję będzie ciekawie. Takie pisemko dowalą, że szacowni kierownicy się nie pozbierają. To spowoduje wymuszenie na szefostwie działań. 

To tak ogólnie.

Nie znam tych spraw. Ale naprawdę kontrola AP powinna stanowić początek i dopiero na podst. zaleceń pokontrolnych można coś myśleć o planie pracy

[generał]

Witam,
Zbyszek napisał, iż z braku rąk do pracy prawidłowe uporządkowanie, opisanie, zakwalifikowanie wspomnianej dokumentacji nie jest możliwe.
To chyba nie jest najwłaściwszy argument zważywszy, iż pracujesz w jednostce samorządowej, która posiada dosyć precyzyjne przepisy kancelaryjno-archiwalne. Polecam zapisy par. 36 instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.
Przysłowiwe pójście na ręke kolegom i koleżankom z pracy i przejęcie tej dokumentacji w takim stanie spowoduje, iż cały ten bałagan spocznie na twojej głowie.
Szczerze nie polecam

[Tomek]

[...]Tak na początku to trzeba - tak nieoficjalnie (bez listów i maili) poprosić AP o rutynową kontrolę AZ. Gwarantuję będzie ciekawie. Takie pisemko dowalą, że szacowni kierownicy się nie pozbierają. To spowoduje wymuszenie na szefostwie działań[...]

A co ma powiedzieć archiwista, gdy jego jednostka nie podlega kontroli AP. Tutaj musi sie nagimnastykować.

[Sindbad]

Jeżeli masz choć jedną teczkę kat. A (np. akty normatywne własnej jednostki) to masz archiwum zakładowe czyli podlegasz AP.
Jeśli takiej kategorii nie masz to jesteś Składnicą Akt. i nie podlegasz AP - ale ZAWSZE możesz wystąpić do AP o pomoc i kontrolę.

[generał]

Drogi Sindbadzie,
To, że dana jednostka wytwarza materiały archiwalne (kat.A) i prowadzi archiwum zakładowe wynika z decyzji dyrektora właściwego archiwum państwowego, który wyznaczył tą jednostkę jako wchodzącą w skład państwowego zasobu archiwalnego a tym samym wytwarzającą materiały archiwlane.
Zawsze ktoś mógł błędnie zakwalifikować dokumentację niearchiwalną do kat.A.
pozdrawiam

[Sindbad]

Panie Generale. 

Zgadza się. Ale w tym przypadku wydaje się, że nie ma co kierować się li tylko przepisami. Poprosić o kontrolę AP zawsze można a właściwie to trzeba jeżeli jest totalny bałagan.
Poza tym tak naprawdę nie wiadomo co w tym chaosie jest. Slonko napisało, że wytwarza kat. A. Może nie ma racji a może ją ma. Ale archiwiści z AP to nie są potwory (w Lublinie jest taka jedna osoba z którą super się współpracuje).
Dlatego - nawet żeby mieć czyste sumienie oraz kierując się etyką zawodową proponuję poprosić o pomoc AP.

[Krzysztof Koleda]

A kiedy odbyła się ostatnia kontrola ogólna archiwum zakładowego przeprowadzona przez własciwe terytorialnie archiwum państwowe i jakie wydano zalecenia?

[Agnieszka Pepłowska]

Slonko ja mam dla ciebie takie rady:

1. weź udział w porządnym kursie kancelaryjno-archiwalnym I stopnia (tudzież inne szkolenia dotyczące np. brakowania dokumentacji, itp.) - bez tej wiedzy rzeczwiście trudno będzie ci się zorientowac od czego zacząć,
2. opracuj normatywy kancelaryjno-archiwalne - ich przestrzeganie uchroni cię przed robieniem sobie kolejnych zaległości,
3. skontaktuj się z terenowo właściwym AP - umów się na konsultację. Jeżeli pracujesz w jednostce nadzorowanej, to warto byłoby rzeczwiście poddać się kontroli

Pozdrawiam. Aga

[aga79]

Ja też miałam problemy na początku pracy. Zawsze trzeba od czegoś zacząć. Nie ma się co bać AP, warto dzwonic i dopytywac się tak długo aż wszystko będzie wiadomo. Ważne jest aby jak najszybciej opracować instrukcję AZ, powiadomić wszystkich pracowników, ściągnąć obecnie obowiązujący wykaz akt DZ.U Nr69 z 2005r. Zrobic szkolenie pracownikom, pozbierać podpisy o przeszkoleniu i powoli komórkami zaczać przejmować dok. Sprawdzić kilka razy przed przejęciem, ponieważ jeśli pracownik nie przygotuje odpowiednio dok, spadnie to na ciebie. Do starszych dok, JRWA z 1988r, następny z 1991- dostałam je od AP; 1999-super książka pod red.T. Dzwonkowskiego, Nowa instrukcja kancelaryjna i wykaz akt; Przy porządkowaniu należy pamiętać, że do każdej dok. za dane lata obowiązuje odpowiedni wykaz.

[Jarek]

aga79, pomalutku z tym strzelaniem wykazami, podręcznikami i ustawami 
Ten dziennik ustaw kt. podajesz (gwoli ścisłości to Nr 10, poz. 69) to akurat tylko nowelizacja ustawy archiwalnej, nie ma ona zresztą związku z tą dyskusją.

[Jarek]

Jest oczywiste że podstawowa rzecz to wymusić prawidłowe postępowanie z bieżącą dokumentacją – bo jeśli z tego zrezygnujemy i weźmiemy bez szemrania do AZ ten cały bajzel, to damy w ten sposób do zrozumienia że jest to sytuacja dopuszczalna. Sprowokowanie kontroli AP to wg mnie dobry pomysł, druga rzecz to szkolić, szkolić i jeszcze raz szkolić – nie ma innego sposobu na wdrożenie systemu kancelaryjnego, chyba się wszyscy co do tego zgadzamy.
Natomiast co do uporządkowania tych „zaszłości” – no trzeba zrobić taki czy inny spis z natury, tu się nic ponad to nie wymyśli. Jeśli chcemy liczyć kiedykolwiek czy to na wybrakowanie czy przekazanie takiej dokumentacji to i tak trzeba to uporządkować – zgodnie z wytycznymi AP.