Autor Wątek: Brakowanie akt bez spisów - czy wystarczą tylko spisy do brakowania?  (Przeczytany 8515 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Pawel

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 28
Gdy porządkuje archiwum, to czy muszę najpierw spisać akta na spisach zdawczo odbiorczych i je zewidencjonować, czy mogę od razu spisać na formularzu akt na brakowanie. Proszę o odpowiedź.
« Ostatnia zmiana: Marzec 07, 2010, wysłana przez Jarek »

Offline Hanna Staszewska

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1729
Brakowanie
« Odpowiedź #1 dnia: Grudzień 06, 2006, »
Jeżeli akta kwalifikują się do brakowania, to oczywiście należy spisać je od razu na formularzu przeznaczonym do brakowania, nie ma sensu dwa razy spisywać tego samego.

Offline Pawel

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 28
Brakowanie
« Odpowiedź #2 dnia: Grudzień 06, 2006, »
Wówczas w kolumnie 2 wpisuje "spis z natury"?  Jeszcze jedno pytanie ile lat przechowuje się wydruki listów poleconych??

Offline Hanna Staszewska

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1729
Brakowanie
« Odpowiedź #3 dnia: Grudzień 06, 2006, »
Jeżeli akta przeznaczone do brakowania były wcześniej zewidencjonowane, to wtedy w rubrykę 2 wpisujemy nr spisu zdawczo-odbiorczego i odpowiednią jego pozycję; jeżeli natomiast spisujemy akta do brakowania "z natury", rubrykę zostawiamy pustą.

PS. Wydruki listów poleconych??? Chyba zależy to od tego, czego dotyczą.

Offline Sindbad

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 15
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Brakowanie
« Odpowiedź #4 dnia: Listopad 29, 2007, »
Wydruki listów poleconych to, według mnie kat. A.
Haniu
Moim zdaniem lepiej jest najpierw spisać wszystko co jest w archiwum, żeby mieć wiedzę o tym jaka jest specyfika archiwum. Dokłądnie sprawdzić co jest w  teczkach (zawartość może się różnić od tytułów). Takie podejście spowoduje, że nie popełnimy błędu. w innym przypadku możemy zbyt szybko poejmować decyzję.
Takie metodyczne podejście da nam czas na przeanalizowanie dokumentacji w archiwum.
Sam jak porządkowałem archiwum to znalazłem spisy takich dokumentów, które nie powinny być zniszczone. Lub po ekspertyzie i zmianie na kat. A gdzieś "zniknęły".
Uważam cię za nieszczęśliwego
bo nigdy nie byłeś nieszczęś

Offline kecajax

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 13
Komorka organizacyjna w moim urzędzie przez wiele lat nie przekazywała dokumentów do archiwum. Zgromadziła dokumentacje której okres przechowywania już minął ? nie jest ona zarchiwizowana. Zamierzam przeprowadzić brakowanie tej dokumentacji. Pochodzi ona z lat w których obowiązuje poprzedni JRWA i wg tego ją sklasyfikuje. Powyżej jest informacja ze taką dokumentację można uwzględnić w spisie dokumentacji przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie, a w tym spisie w kolumnie o nr spisie zdawczo odbiorczym i pozycji można wpisać ?spis z natury?. Czy ten sposób postępowania jest prawidłowy? Czy należy tą dokumentację zarchiwizować (jest tego ponad 20 metrów) co wiąże się z kosztami archiwizacji? Napiszcie jak to wygląda u was.

Dodam od siebie, że ja nie widzę sensu archiwizacji dokumentacji, która za kilka tygodni (oczywiście po uzyskaniu zgody z AP) pojedzie na przemiał. I tak zostanie ona zewidencjonowana na spisie dokumentacji przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie.

Offline Rovan

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 589
Wiem, że część AP zezwala w takiej sytuacji na brakowanie bez spisu zdawczo-odbiorczego (w odpowiedniej rubryce spisu do brakowania wpisujemy wówczas "spis z natury"). Jednak nie wszystkie AP sa tak ugodowe :) To pod które ja podlegam wymaga sporzadzenia spisów zdawczo-odbiorczych także dla dokumentacji przeterminowanej.

Offline kecajax

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 13
Sporządzasz tylko same spisy zdawczo-odbiorcze, czy może jeszcze wszystko ładnie w teczkach układasz i opisujesz te teczki wg wzoru?

Offline kecajax

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 13
Już mam odpowiedź. Moje Ap wymaga sporządzenia spisu zdawczo-odbiorczego nadaniu sygnatury i na jego podstawie Spisu dokumentacji niearchiwalnej.

Pozdrawiam

Offline Czarny1986

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 24
Spotkałem się z podobną sytuacją jaka jest opisywana powyżej. Przejrzałem całą (ok 12 mb) dokumentację, która jest już w ewidencji, a która ma zostać wybrakowana (zdarzały się przypadki złej kwalifikacji oraz klasyfikacji). Natomiast jest jeszcze kilka metrów niezewidencjonowanej, którą właśnie zaczynam przeglądać. Moje AP zaleciło sporządzenie spisów zdawczo-odbiorczych z adnotacją o wykonaniu ich z natury. Wydaje mi się to najsłuszniejsze (chociaż nie najszybsze rozwiązanie), unikniemy w ten sposób zniszczenie dokumentacji o wyższej kategorii lub nawet materiałów archiwalnych. Pozdrawiam!