Autor Wątek: Strony www instytucji państwowych a e-dok  (Przeczytany 29148 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Wojciech Woźniak

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1132
Strony www instytucji państwowych a e-dok
« dnia: Grudzień 05, 2006, »
Witam
Natrafiłem ostatnio na stronach rodzimego miasta Opola na teksty protokołów sesji rady miasta oraz uchwał od roku 1990, zaopatrzone w przyzwoitą wyszukwiarkę.
W związku ze zbliżającym się wejściem w życie rozporządzeń o dokumentacji elektronicznej zastanawiam się jak owe treści powinny być potraktowane. Przede wszytskim czy owe teksty będą dokumentami elektronicznymi? Czy wobec tego urząd będzie zobowiązany wyposażyć je w komplet metadanych wskaznych przez rozporządzenie? A może nie - może to tylko chwalebna twórczość samorządowców nijak mająca się do dokumentacji elektronicznej? Ale wówczas należałoby podnieść, że zrobiono kawał dobrej roboty w zakresie digitalizacji pewnej części materialów archiwlanych i byłoby trochę bez sensu gdyby w archiwum te same materiały poddano ponownej digitalizacji.
Co Szanowni Formumowicze sądzą o takiej sytuacji?
Sometimes you eat the bear
and sometimes the bear eats you

Offline Kazimierz Schmidt

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 146
ADE do testów już niabawem dostępne w Internecie
« Odpowiedź #1 dnia: Grudzień 06, 2006, »
Bardzo dziękuję za ten post.
Kończymy prototyp systemu do gromadzenia archiwalnych dokumentów elektronicznych (środki z rezerwy celowej budżetu państwa na informatyzację). Dziś przesyłaliśmy doń testowe dane z urzędów w Częstochowie, Chorzowie (tzn. oni wysyłali - Pani Jolanto, Pani Patrycjo, Kajetanie - dziękuję!) oraz z NDAP.
System bedzie udostępniony (tylko w zakresie dokumentów publicznych oczywiście) powszechnie w Internecie. Instytucje przekazujące dane i archiwa właściwe miejscowo będą miały dostęp w pełnym zakresie.
Jak będzie sprawdzone że dobrze działa - natychmiast ogłoszę. Będziemy liczyć na Forumowiczów.

Wracając do stron Internetowych: to, że dostępne są protokoły z posiedzeń Rady Miasta jest rzeczą oczywistą i wynikającą w przepisów prawa. Każde miasto tak powinno mieć. Ba, każdy podmiot publiczny. Wynika to z przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej. Własnie jest przygotowywane nowe rozporządzenie MSWiA w tej sprawie zob. http://bip.mswia.gov.pl/_service/page_render.asp?sd=true&nodeid=0&topicnodeid=1134&docnodeid=1655

Piszę o BIP-ie i o archiwum dokumentów elektronicznych (nazwijmy je ADE) po to aby zwrócić uwagę na pewną rzecz:
Aby "wyprodukować" BIP najpierw trzeba przygotować dokumenty do opublikowania. Wymagania wobec BIPu są tak duże, że nie da się tego dobrze zrobić "ekstensywnie" za pomocą zwiększenia liczby etatów do zajmowania się BIPem (czli wzynaczenia ludzi, którzy mają za zadanie "zdobywanie" dokumentów elektroniczych do opublikowania). Dlatego zwykle w tle rozbudowanego BIPu działa w urzędzie system do obiegu dokumentów elektronicznych (albo raczej powinien). I to w tym systemie przygototwywane, akceptowane i utrwalane są dokumenty elektroniczne.
W założeniu ADE ma otrzymywać dane z takich systemów a nie te wtórnie ogłoszone w BIP-ach. Argumentów przemawiających za takim rozwiązaniem można znaleźć kilka:
1.
Do archiwum trafiają dokumenty "pierwotne" (specjalnie nie używam słowa "oryginały") - czyli te z których BIP dopiero powstanie (wszak "po drodze" do BIPu rózne rzeczy mogą się zdarzyć.
2.
W każdym podmiocie publicznym wytwarzającym materiały archiwalne musi być wykaz akt. Wykaz akt zgodnie z ostatnimi rozporzadzeniami MSWiA pozostaje klasyfikatorem i kwalifikatorem także dla dkumentów elektronicznych (to oczywiste, że nie można inaczej bo część dokumentacji zawsze będzie papierowa). System do obiegu dokumentów elektronicznych musi zgodnie z prawem ów wykaz akt uwzględniać. A skoro tak to "biorąc" do archiwum dokumenty pierwotne możemy skorzystać z wykazu akt i przekazać do archiwum wyselekcjonowane dokumenty (a tak naprawdę sprawy) zakwalifikowane do kategorii A. I stąd dostaniemy wszystkie porzebne uchwały i n ie tylko. Tak więc dane z BIP będzie można zatrzymać co najwyżej jako przykład (tak wygladał BIP w grudniu 2006). ale na pewno nie jako źródło podstawowych danych bo te będziemy i tak mieli, do tego w wersji pełniejszej i od razu opracowane.
3.
Archiwizowanie zawartości BIPu (czy w ogóle stron internetowych) to trochę tak jak archiwizowanie programu nadawanego przez telewizję. Można nagrywac wszystko jak leci "z anteny" uznając, że to najlepszy sposób na archiwizację takich materiałów. Ale "jak leci" nagrywa się tylko kila dni w roku. A do archiwizacji "idą" materiały pierwotne. Dlaczego?
a) bo audycje się powtarzają
b) bo jakość nadawania jest znacząco niższa od produkcyjnej
c) bo telewizja nie ma prawa utrwalać audycji na których emisję uzyskała jednorazową licencję
d) bo podczas produkcji własnych materiałów powstaje często sporo wartościowych "ścinek" a przede wszystkim cała (bardzo ważna) dokumentacja towarzysząca wyprodukowanym audycjom.
e) bo nie zawsze emituje się całość przygotowaną przez twórców.
Argumenty a), d), e) pasują jak ulał do sytuacji urzędu: to co ma to są "materiały produkcyjne" a to co ogłasza w BIPie to "emisja".
Ponadto opublikowanie w BIPie wiąże się często z zamianą formatu dokumentu pierwotnego na format html albo pdf. A więc z wykonaniem nieautoryzowanej kopii. Wystarczy przyjrzeć się bliżej danym z BIPu MSWiA do któego link jest powyżej. Za dokumenty tam ogłoszone odpowiadają redaktorzy publikujący.
Na koniec polecam BIP Urzędu Miasta w Częstochowie zob. http://czestochowa.bip-gov.pl/.  Tamże można znaleźć nie tylko uchwały  Rady (też od 1990) ale i projekty uchwał . Dzięku temu, że "pod spodem" chodzi system obiegu dokumentów takie coś jest możliwe. Ale współpracując nad projektem ADE z UM Częstochowa, nie pomysleliśmy nawet, że będziemy brać dane z BIP-u - my weźmiemy je bezpośrenio z systemu który dane przygotowuje. I będzemy mieli w ADE nie tylko końcowe dokumenty, ale całe "elektroteczki" albo raczej "elektrosprawy" ilustrujące chronologicznie sposób ich załatwienia.
Polecam BIP UM Częstochowa bo w NDAP jeszcze tak daleko nie jesteśmy ale jesteśmy na dobraj drodze. Mamy system obiegu dokumentów (i mamy BIP, który można z nim zintegrować).  Praktycznie cztery wydziały używają go na codzień. To od nich trafią też testowe "paczki archiwalne" do ADE. Mozliwa jest też pełna informatyzacja urzędu w bliskim czasie. Nie ukrywam, że liczę tu na nowego NDAP :) Bo bez niego się nie uda.
cdn.
Kazimierz Schmidt

Offline Wojciech Woźniak

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1132
Strony www instytucji państwowych a e-dok
« Odpowiedź #2 dnia: Grudzień 07, 2006, »
Witam
pan Kazimierz Schmidt napisał
Cytuj
Dlatego zwykle  - podkreślenie WW - w tle rozbudowanego BIPu działa w urzędzie system do obiegu dokumentów elektronicznych (albo raczej powinien).

Pan Schmidt opisał sytuację, w której rzeczywiście sprawy wydają się dość jasne - w tym procesie powstają dokumenty elektroniczne i można z nimi postąpić jak należy. Ale co w sytucji gdy systemu nie ma, a dokumenty np. protokoły sesji, zostały przepisane do Worda a potem wklejone na stronę www? Może w tej sytuacji problem rozwiązałaby odpowiednia kwalifikacja stron www w wykazie akt? (zob. http://www.archiwa.net/articles.php?topic=23).
Sometimes you eat the bear
and sometimes the bear eats you

Offline Kazimierz Schmidt

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 146
archiwizacja stron www
« Odpowiedź #3 dnia: Grudzień 07, 2006, »
Cytat: "Wojciech Woźniak"
Ale co w sytucji gdy systemu nie ma, a dokumenty np. protokoły sesji, zostały przepisane do Worda a potem wklejone na stronę www? Może w tej sytuacji problem rozwiązałaby odpowiednia kwalifikacja stron www w wykazie akt? (zob. http://www.archiwa.net/articles.php?topic=23).


Więcej na temat propozycji uwzglednienie stron www w wykazie akt pisałem jeszcze na forum Archnetu. Obszerny cytat z tego materiału + dodatkowe przemyślenia jest też na IFAR zob. http://lublin.ap.gov.pl/ifar/ifarforum/viewtopic.php?p=135#135

Myślę, że nadal jest to aktualne. Zwłaszcza nasze forum (to w końcu też "strona www") jest dobrym przykładem.
Oczywiście nie znaczy to że nie należy od czasu do czasu robić "zdjęcia" stony (raz na miesiąc, raz na rok?). Wszystko jednak zależy od możliwości technicznych, prawnych, finansowych i organizacyjnych. Nie czarujmy się: nie mamy na to wszystko środków. Jak Pan myśli ile stron www zarchiwizowalibyśmy za milion zł?
W trakcie konsultacji projektu rozporządzenia MKiDN dotyczącego archiwizacji materiałów publicznej radiofonii i telewizji prezes TVP ostro protestował (uzasadniając to dodatkowymi kosztami i tym, że audycje o wartości archiwalnej i tak ma zachowane i to źródłowe a nie emisję) przeciw przepisowi narzucającymi nadawcy obowiązek nagrywania całego programu "jak leci" ... z trzech dni w roku. Oczywiście MKiDN się nie zgodził bo to nie są duże koszty.
Pytanie jednak brzmi: jak często mielibyśmy robić archiwizację strony www podmiotu (codziennie, co tydzień co miesiąc czy może ... co godzinę)
Dużo w tej sprawie może dac do myślenia co dopiero rozpowszechniony na stronie BIP MSWiA projekt rozporządzenia w sprawie... BIP.
zob. http://bip.mswia.gov.pl/_service/page_render.asp?sd=true&nodeid=0&topicnodeid=1134&docnodeid=1655
Bardzo zachęcam do zapoznania się. I to nie tylko w kontekście tego jak wyglądają BIP-u archiwów państwowych, które przeważnie mają BIP gdzieś (to jeszcze nic - zobaczcie np BIP telewizji publicznej - boki zrywać). Wg BIP-u MKiDN Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych jest Daria Nałęcz, a jeśli już jakiś urząd centralny ma zakładkę "stan załatwiania spraw" to są tam ... numery telefonów czynne w godzinach pracy urzędu. Wróćmy jednak do projektu rozporządzenia:
§ 19.
"Informacje zgromadzone w bazie danych SGBIP oraz informacje publiczne zgromadzone na stronach podmiotowych BIP kopiuje się systematycznie na odrębne elektroniczne nośniki informacji, nie rzadziej niż raz na dobę."

I teraz pytanie konkursowe: ile "odrębnych" nosników będzie po roku jeśli ten przepis nie ulegnie zmianie?
I kolejne pytania: jak długo trzymać te nośniki? czy trzeba wpisac je do wykazu akt?
Oczywiście ideą tego przepisu był obowiązek wykonywania kopii bezpieczeństwa i z cała pewnością nie chodziło o kopiowanie "bez opamiętania". Tym bardziej że np. BIP archiwów państwowych jest utrzymywany na serwerach wynajmowanych od firmy prywatnej i zgodnie z umową ta firma dba o sprawy techniczne. Wykonuje codziennie kopie bezpieczeństwa BIPów ale po pewnym czasie "zagrywa" nośniki kolejnymi kopiami...

Wracając do kwestii "protokoły sesji, zostały przepisane do Worda a potem wklejone na stronę www". To faktycznie dobre pytanie bo skoro wszystkie podmioty publiczne MUSZĄ mieć BIP i często jest to JEDYNE co wyprodukowały elektronicznie w jako-tako uporządkowanej formie (a nie w formie CD-romów w szafce u pana Kazia) to może warto pokusić się o załapanie tegoż...
Ja jestem pragmatykiem: w takim przypadku protokoły z sesji i tak dostaniemy w formie papierowej. I nie próbujmy robić za dany podmiot tego co do niego należy. Jeśli więc miałby nam przekazać owe protokoły z sesji do archiwum to prosze bardzo ale nie jako "oraz strony www" tylko w "paczce archiwalnej" określonej strukturze zgodnie z rozporządzeniem MSWiA. Przecież jeak dostajemy teczki aktowe to chcemy aby każda z nich była opisana, spinacze wyjęte itd... Nie decydujmy za dany podmiot czy uznaje on, że protokoły z sesji "trzyma" w wersji elektronicznej czy na papierze. Jeśli jednak zdecyduje się na to aby nie trzymać papieru (archiwum elektroniczne) to musi wtedy mieć do tego odpowiedni (zgodny z kilkoma przepisami prawa) system informatyczny, a nie stronę www...
Przecież wyniki ostatnich wyborów były (jescze są) prezentowane na stronach www. Czy mamy zatem zachować te strony www czy raczej te wyniki wyborów?
Myślę, że trzeba ciosać kołki na głowie decydentów, że o archiwizacji dokumentów elektronicznych trzeba mysleć już wtedy gdy one powstają (i łapać metadane automatycznie)  a nie dopiero wtedy jak nikt ich już nie potrzebuje. Wtedy ich opracowanie byłoby niezwykle kosztowne. Metodyka archiwalna wypracowana dla dokumentacji tradycyjnej kompletnie się nie nadaje do stosowania dla dokumentów elektronicznych.
Może ktoś uważa inaczej?
Kazimierz Schmidt

Offline Wojciech Woźniak

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1132
Strony www instytucji państwowych a e-dok
« Odpowiedź #4 dnia: Grudzień 10, 2006, »
Witam
Nie bardzo mam pojęcie jak mogłaby wyglądaą archiwizacja stron www biorąc pod uwagę ich dynamikę. To rzeczywiście może być kłopot, choć z drugiej strony, czy strony stanowiące część serwisu miasta a zawierające protokoły sesji podlegają zmianom? Może udałoby się je zarchiwizować jednorazowo...?
Pan Kazimierz Schmidt napisał:
Cytuj
Ja jestem pragmatykiem: w takim przypadku protokoły z sesji i tak dostaniemy w formie papierowej. I nie próbujmy robić za dany podmiot tego co do niego należy. Jeśli więc miałby nam przekazać owe protokoły z sesji do archiwum to prosze bardzo ale nie jako "oraz strony www" tylko w "paczce archiwalnej" określonej strukturze zgodnie z rozporządzeniem MSWiA.

Wrócę do tego co pisałem w pierwszym poście wątku: kwestia raz wykonanej pracy. Fakt, że protokoły wpisane do Worda a potem wklejone na stronę www nie spełniają wymogów co do zawartości metadanych, ale i tak są bliższe archiwaliom zdigitalizowanym niż protokoły papierowe. Słowem: mniej pracy (a więc taniej) będzie wymagać opatrzenie takich protokołów ze stron www metadanymi (już w AP) niż wpisanie (czy zeskanowanie) owych. Owszem widzę tu innym problem: gwarancji autentyczności i kwalifikacji takiej kopi (?) cyfrowej.
Pan Kazimierz Schmidt napisał również:
Cytuj
Nie decydujmy za dany podmiot czy uznaje on, że protokoły z sesji "trzyma" w wersji elektronicznej czy na papierze. Jeśli jednak zdecyduje się na to aby nie trzymać papieru (archiwum elektroniczne) to musi wtedy mieć do tego odpowiedni (zgodny z kilkoma przepisami prawa) system informatyczny, a nie stronę www...

Jak rozumiem nie ma mowy o sytuacji dublowania się treści w dwóch formach: papierowej i elektronicznej? Jeśli elektronicznie to z pełnymi, wymaganymi metadanymi a papier na przemiał? No ale to można zastosować tylko w odniesieniu do dokumetacji wytwarzanej pod rządami odpowiednich przepisów, które dopiero wejdą w życie (za 5 chyba miesięcy). A jakoś nie wierzę, żeby ten czy inny urząd miasta dał się namówić na uzupełnianie metadanych jeśli do wyboru będzie miał możliwość przekazania tylko dokumentacji papierowej. I zapewne odżałuje pracę włożoną w digitalizację owych protokołów sesji...
Sometimes you eat the bear
and sometimes the bear eats you

Offline Kajetan Wojsyk

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 1
  • Płeć: Mężczyzna
  • Zachować spokój...
    • Warszawa
Uzupełnianie metadanych...
« Odpowiedź #5 dnia: Grudzień 16, 2006, »
Cytat: "Wojciech Woźniak"
Jak rozumiem nie ma mowy o sytuacji dublowania się treści w dwóch formach: papierowej i elektronicznej? Jeśli elektronicznie to z pełnymi, wymaganymi metadanymi a papier na przemiał? No ale to można zastosować tylko w odniesieniu do dokumetacji wytwarzanej pod rządami odpowiednich przepisów, które dopiero wejdą w życie (za 5 chyba miesięcy). A jakoś nie wierzę, żeby ten czy inny urząd miasta dał się namówić na uzupełnianie metadanych jeśli do wyboru będzie miał możliwość przekazania tylko dokumentacji papierowej. I zapewne odżałuje pracę włożoną w digitalizację owych protokołów sesji...


Sprawa uzupełniania metadanych nie jest taka skomplikowana ani pracochłonna jak się może wydawać. W moim urzędzie (Urząd Miasta Częstochowy) od paru lat stosowany jest elektroniczny obieg dokumentów, w którym część metadanych dopisywana jest  automatycznie przez system. Nikt nie może skorzystać z aplikacji, jeśli się wcześniej nie zalogował z  wykorzystaniem własnego hasła (które z kolei każdy utrzymuje w tajemnicy, bo wcześniej podpisał stosowne oświadczenie, że przyjął do wiadomości politykę bezpieczeństwa z wszystkimi jej skutkami).  System "wie" zatem, kto i kiedy (data, czas) się zalogował. Inne rzeczy opierają się o słowniki - cała struktura organizacyjna, RWA, nazwiska i stanowiska pracowników są wprowadzone do systemu. Po zalogowaniu się system "wie" więc także w jakiej komórce organizacyjnej i na jakim stanowisku pracuje osoba, która cokolwiek w systemie robi. Jeśli owa osoba stworzy dokument, system opisze to stosownymi metadanymi. Żeby nie rozwadniać tematu i nie prowadzić długich wywodów (szkoda czasu, szkoda życia) powiem, że prezydent najzwyczajniej w świecie wyraził swoją wolę w tej kwestii (tzn. sam zaczął korzystać z systemu i zakomunikował to podległym pracownikom). "Jaki gazda, taka jazda...". System istnieje, z faktami się nie dyskutuje. Archiwa jutra powstają dzisiaj. To co dzisiaj chcemy zachować dla przyszłych pokoleń, musi być w swej istocie niezniszczalne. To jak ciało i niesmiertelna dusza. Ciało (papier) ulega zniszczeniu, a dusza (treść) może istnieć nawet bez stałego nośnika, gdyż może się przenosić z jednego, chwilowego nośnika na inny. W religiach wschodu jest to reinkarnacja, dla miłośników muzyki jest to przenoszenie (tzw. przegrywanie) melodii z oryginału (np. wykonanie utworu na koncercie) na kolejne nośniki (pierwsze nagranie studyjne), płyta analogowa, potem CD, potem MP3 player, potem coś (nie wiem jeszcze co, jestem na etapie MP3 playera, w którym mam utwory Mozarta). Mozart swoje zapisy nutowe zrobił na papierze. Ale ten zapis nutowy sam z siebie nie brzmiał, musieli go odtworzyć ludzie... Odtworzyli tak, jak potrafili odczytać papierową interpretację zamysłu Mozarta - i utrwalili za pomocą środków technicznych podówczas dostępnych.
W moim głębokim przekonaniu archiwiści sami siebie ustawiają na  pozycji magazynierów starego papieru (złośliwi mówią "makulatury") i opiekunów relikwii, jakimi są dla nich archiwalia. Bardziej zajmują się nośnikiem (temat - Kwaśny papier) niż tym, co na nim zostało zapisane. W chwili tworzenia owego zapisu (dziesiątki i setki lat temu) ówcześni ludzie starali się COŚ zapisać, utrwalić dla potomnych. To, na czym utrwalali, naprawdę nie było dla nich najważniejsze, bo jeżeliby tak było, ryliby w metalu. Gdyby archiwiści na nowo odczytali swoją misję, staliby się kapłanami wiedzy i nie nominalnymi, a rzeczywistymi depozytariuszami dziedzictwa narodowego. Ale to temat na dłuższą rozprawę.

Offline Wojciech Woźniak

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1132
Strony www instytucji państwowych a e-dok
« Odpowiedź #6 dnia: Grudzień 16, 2006, »
Witam (tym bardziej serdecznie, że Nowy Ifarowicz  :D )
Uzupełnianie metadanych dokumentów elektronicznych tak sobie wyobrażam jak Pan Kajetan przedstawił - czyli w maksymalnym stopniu zutomatyzowane. Tylko, że sprawa, którą tu próbuję roztrząsać jest troszkę bardziej złożona: otóż chodzi mi o opisywanie metadanymi materiałów, które powstały w formie papierowej a następnie zostały zdigitalizowane (owe protokoły sesji na stronach www). Automatycznie da się w tym wypadku wygenerować dane związne z procesem digitalizacji, ale nie z powstaniem dokumentu (które miało miejsce np. w 1995 r.). Te metadane trzeba będzie chyba wprowadzić ręcznie - tu widzę kłopot. Urząd mając do wyboru: przekazać zawartość witryny z pełnymi metadanymi albo wcale (bo przecież i tak przekazuje papier, a jak pisał pan Kazimeirz Schmidt raczej nie ma sensu archiwizować całych stron www) wybierze opcję wcale (czyli tylko papier).
Cytuj
W moim głębokim przekonaniu archiwiści sami siebie ustawiają na pozycji magazynierów starego papieru (złośliwi mówią "makulatury") i opiekunów relikwii, jakimi są dla nich archiwalia.

To już prawie herezja  :P A serio: jest na iFAR wątek: czym mają zajmowac się archiwści w przyszłości http://www.ifar.lublin.ap.gov.pl/ifarforum/viewtopic.php?t=172. Może tam warto te rozważania kontynuować (bo nie jestem za paleniem heretyków :P ).
Sometimes you eat the bear
and sometimes the bear eats you

Offline Kajetan Wojsyk

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 1
  • Płeć: Mężczyzna
  • Zachować spokój...
    • Warszawa
Strony www instytucji państwowych a e-dok
« Odpowiedź #7 dnia: Grudzień 16, 2006, »
Cytat: "Wojciech Woźniak"

Cytuj
W moim głębokim przekonaniu archiwiści sami siebie ustawiają na pozycji magazynierów starego papieru (złośliwi mówią "makulatury") i opiekunów relikwii, jakimi są dla nich archiwalia.

To już prawie herezja  :P A serio: jest na iFAR wątek: czym mają zajmowac się archiwści w przyszłości http://www.ifar.lublin.ap.gov.pl/ifarforum/viewtopic.php?t=172. Może tam warto te rozważania kontynuować (bo nie jestem za paleniem heretyków :P ).


Witam,
wyrażam cichą nadzieję, że uniknę stosu, aczkolwiek nie mam nic przeciw kremacji moich szczątków, byle po wyzionięciu...

Nie chcę (wyłącznie z powodu braku czasu) wdawać się w bardzo długie dyskusje, ale ponieważ dyskutujemy o sprawach naprawdę fundamentalnych, dlatego przedstawię swój punkt widzenia w poruszonych kwestiach:

1. To, czy urząd przekaże treść uchwał Rady na papierze czy w postaci elektronicznej obecnie zależy TYLKO i WYŁĄCZNIE od szefa - prezydenta, burmistrza, wójta. I to będzie pierwszy test, czy człowiek ten rozumie, co to jest dziedzictwo narodowe, i czy rozumie zasadniczą różnicę pomiędzy kosztami i procesem zabezpieczania treści dokumentów w chwili ich wytwarzania a 100 lat później.
2. Jeśli nośnik jest tak ważny, to proszę już dzisiaj wytworzone dokumenty kategorii "A" zabezpieczać w sposób uniemożliwiający zniszczenie ich przez wilgoć, roztocza, atmosferę, światło itp. Będzie taniej i prościej, niż potem w ramach projektu "kwaśnego papieru"...
3. Ci, którzy chcą zabezpieczać nośniki w postaci dysków twardych, taśm magnetofonowych itp. powinni pracować w muzeach, konserwować przedmioty traktowane jako przedmioty właśnie, a nie jako nośniki informacji. Istotą zachowania informacji, a więc przekazu, dla zapisania którego nośnik został wyprodukowany, jest jej odpowiednio liczne powielenie i rozproszenie tak, by żaden kataklizm nie mógł jej zniszczyć.
4. Rolę nowoczesnych tj. mentalnie dostosowanych do czasów, w których informację potrafimy zapisać elektronicznie - archiwistów (podkreślam po raz kolejny: ARCHIWISTÓW - pracowników merytorycznych archiwów, a nie magazynierów, sprzątaczek itp, też zresztą zapewne pracujących w archiwach) pojmuję jako rolę specjalistów od zarządzania WAŻNĄ informacją - tak ważną, że nie pozwalamy jej zatrzeć czy zagubić, bo stanowi ona dziedzictwo narodowe i świadczy o naszej tożsamości. Papier o tożsamości narodowej nie świadczy - zapis na nim - tak.  
5. W celu wyjaśnienia mojego postrzegania roli różnych archiwistów posłużę się przykładem - swoistą analogią. Otóż dzisiejszy "stary" archiwista kojarzy mi się z człowiekiem przygotowującym materiały zagadki historycznej, którą przyszłe pokolenia kosztem znacznego wysiłku organizacyjnego i ekonomicznego będą musiały rozwiązywać. Dokonuje selekcji materiałów - te na przemiał, a te do archiwum. Za kilkaset lat z tych pozostawionych materiałów (jeśli się zachowają) historycy będą usiłowali się czegoś więcej o nas i naszych czasach dowiadywać. Takie SUDOKU. Mamy strzępki informacji i analizujemy, co przed wiekami tamtejsi selekcjonerzy zniszczyli. Albo co było, ale nie zostało zarejestrowane. Oczywiście dzisiejsze zwielokrotnienie i powielenie informacji może spowodować, że nie będzie trzeba się wysilać, maszyny wybiorą z gigantycznej przestrzeni informacyjnej co trzeba - ludzkość dopracuje się narzędzi; przedsmak w postaci Hakii i Google mamy. A to by znaczyło, że tradycyjnie pojmowani archiwiści wyginą jak dinozaury! Jak płatnerze, kołodzieje, ludwisarze itp., - co najwyżej przetrwają w szczątkowej postaci. Ale przecież mamy całą materialną, pokawałkowaną i nieczytelną powszechnie spuściznę PRZESZŁOŚCI! I tutaj przechodzę do "nowych" archiwistów.
6. Nowi archiwiści powinni zająć się takim przygotowywaniem WSZELKICH (również tych prastarych) zasobów informacyjnych do ich elektronicznego wyszukiwania, by wyspecjalizowane systemy informatyczne były w stanie - dzięki ich szybkości i precyzji - kojarzyć związane ze sobą wątki historyczne i wydarzenia, pokazywać związki przyczynowo-skutkowe, wskazywać na dalsze braki i niespójności historyczne). Dopóki nie będziemy w stanie PRZECZYTAĆ ZDALNIE we własnym, współcześnie używanym języku wszelkich zapisów, jakie zostały po naszych przodkach, my i nasi potomni będziemy mieli co robić...
7. Jak długo nie będzie możliwe wykonanie wywodu przodków poprzez zadanie pytania w przeglądarce internetowej (i nic nie stoi na przeszkodzie, by zajmowali się tym archiwiści, i by każdy zainteresowany za to płacił) - mamy co robić... Księgi pariafialne są obrazkami - tekstami pisanymi w wielu językach, a zawierającymi istotne i kluczowe dane, które w dzisiejszych programach stosowanych w USC zapisuje się w BAZACH DANYCH, a więc my robimy to, czego nasi przodkowie zrobić nie mogli, bo nie mieli środków technicznych. Pisali więc na papierze. A my, zamiast te księgi karta po karcie wprowadzać do baz (nie chodzi jedynie o skanowanie, które ma uchronić treść księgi zanim papier się rozsypie w proch lub ulegnie zniszczeniu, ale by potem ową treść zapisać w postaci tekstu przeszukiwalnego, a w końcu przetłumaczonego na język współczesny), kręcimy się w kółko i biadolimy, że tyle to a tyle kilometrów archiwaliów leży na półkach - i ciągle przybywa...
8. Ostatnia już rzecz. Powtarzam, że archiwalia JUTRA powstają dzisiaj. Zamiast zajmować się materią, papierem i wydawnictwem, bo to robota edytorów, drukarzy itp, zadbajmy o zachowanie oryginału - zapisu cyfrowego z którego wytworzono wydruk (dla mnie wydruk jest KOPIĄ) w postaci przeszukiwalnej i zgodnie z istniejącymi już przepisami. Wiem, że znowu zaczną się nieprowadzące do niczego dyskusje nad tym, co jest oryginałem, a co kopią, nadal "starzy" archiwiści będą mówić o "egzemplarzach", teczkach i kilometrach bieżących, których przybywa i przybywa, nie ma pieniędzy na przechowywanie, ale jest to dyskusja jałowa - nie chcę w niej już uczestniczyć, bo - statystycznie i bardzo optymistycznie rzecz biorąc, 2/3 okresu życia mam już za sobą, a pracy przed sobą tyle, że na kilka "żyć" by wystarczyło...

APELUJĘ:
======

Dołóżmy wszelkich starań, by jak najszybciej uniemożliwić zarzucanie archiwów papierem - im szybciej się to stanie, im szybciej postawimy tamę papierowi a zajmiemy się zachowaniem TREŚCI, a nie celulozy, tym szybciej archiwa zaczną stawać się miejscem, które jest naprawdę ważne, gdzie będzie wszystko, co ludzkość w zakresie przekazu dla dalszych pokoleń wytworzyła, gdzie będzie można otrzymać potrzebne wyciągi, analizy opracowania itp. Będzie to miejsce koncentracji informacji, wiedzy o czasach minionych i obecnych, a archiwiści staną na zaszczytnym i godnym miejscu strażników dziedzictwa narodowego, a nie magazynierów staroci... Ich praca zostanie doceniona, bo będzie rzeczywiście potrzebna i użyteczna.

P.S.
Co do herezji: los zdarzył, i naprawdę nie było w tym mojej inicjatywy, że zostałem członkiem Rady Archiwalnej bieżącej kadencji. A to oznacza, że traktuję śmiertelnie poważnie wszystko to, co powiedziałem - los dziedzictwa narodowego jest w naszych rękach - nas, ludzi XXI wieku, członków społeczeństwa informacyjnego.

Offline Wojciech Woźniak

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1132
Strony www instytucji państwowych a e-dok
« Odpowiedź #8 dnia: Grudzień 19, 2006, »
Witam
Panie Kajetanie, pozwolę sobie zinterpretować Pana opinie - jeśli źle Pana zrozumiem proszę mnie sprostować.
Tok myślenia Pana Kajetana oparty jest na jednej zasadniczej przesłance, z której jednak nie wszyscy zdają sobie sprawę, a już zwłaszcza nie wszyscy archiwści. Tą przesłanką jest przewidywanie oparte na doświadczeniach ostatnich - powiedzmy 20 lat - i sprowadzające się do tezy: w przyszłości ludzie używać będą systemów informatycznych, w których treść nie będzie w sposób nierozerwalny związna z nośnikiem pozostając jednocześnie niezależna od ludzkiej pamięci (też zresztą "tylko" nośnika). Jest to przewidywanie, któremu dziś można przyznać dużą dozę pewności, ale nie 100%. Pytanie: czy obawa że za jakieś 25 lat nastąpi zasadnicza zmiana trendu i jednak odejdziemy od informatyzacji jest wystarczającym argumentem by zwlekać z przesiadką na nośniki cyfrowe? Pan Kajetan mówi, że absolutnie nie. I chyba wypada przyznać mu rację. Im wcześniej zaczniemy tworzyć i pracować z dokumentami elektronicznymi, im wcześniej zaczniemy dokumenty papierowe digitalizować tym lepiej dla nas i dla ludzi korzystających z archiwaliów (szerzej: informacji) w przyszłosci (dyskusja mikrofilmowac czy skanować: http://www.ifar.lublin.ap.gov.pl/ifarforum/viewtopic.php?t=567&start=15, w kontekście tego co napisał pan Kajetan odpowiedź jest oczywista).

Argumenty pana Kajetana jednak nie odnoszą się do postawionego przez mmnie problemu. Rozumiem, że ogromną rolę ma do odegrania szef urzędu. Tylko czy w ponad 2 tys. gmin w Polsce są szefowie gotowi własną determinacją wymusić szybko informatyzację? Oczywiście nie. Ustawodawca również tego nie zrobi - sukcesem jest i tak przygotowanie stosownych rozporządzeń, co nie zmienia faktu, że większość środowiska archiwalnego podchodzi do sprawy jak do jeża. Więcej jest obaw niż nadziei związanych z nowymi mozliwościami. Brak świadomości, że cała ta informatyzacja to nie dopust boży ale niesamowite ułatwienie w zarządzaniu informacją.

Ale sam odbiegam od tematu... Proponuję studium przypadku: co by pan, Panie Kajetanie zrobił w opsianej przeze mnie sytuacji:
a) zarchiwizował owe strony w ramach wybiórczej archiwizacji BIP-u jako strony www?
b) nakłonił urząd do zaopatrzenia owych protokołów w wymagane metadane i przejął je jako kopie elektroniczne?
c) przejął do archiwum państwowego owe dokumenty elektroniczne oraz ich papierowe oryginały (nie wszystkie powstały pierwotnie w wersji elektronicznej - lata '90) i zaopatrzył je w metadane w procesie opracowania w archiwum państwowym?
d) przemielił wersje papierowe a zostawił tylko elektroniczne (oczywiście z metadanymi)?
e) inne...

I wymyślił mi sie jeszcze inny problem związany z publikacjami w BIP-ie. Otóż po upływie określonego okresu dokumentacja elektroniczna będzie trafiać do archiwum. A co z jej częścią publikowaną w BIP? Chyba nie zniknie wówczas ze stron BIP? Ale miejscem jej przechowywania będzie juz wówczas archiwum państwowe (dokumentacji elektronicznej oczywiście). Wybiegając jeszcze dalej w przyszłość - do tego samego dokumentu: powiedzmy protokołu sesji rady miasta będzie można dotrzeć poprzez stronę BIP urzędu, który ją (dokumentację) wytworzył i poprzez strony archiwów państwowych (ktore stały się jej przechowawcą). Tak? Czy coś pokręciłem?
Sometimes you eat the bear
and sometimes the bear eats you

Offline Kajetan Wojsyk

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 1
  • Płeć: Mężczyzna
  • Zachować spokój...
    • Warszawa
Strony www instytucji państwowych a e-dok
« Odpowiedź #9 dnia: Styczeń 01, 2007, »
Cytat: "Wojciech Woźniak"
Witam
Panie Kajetanie, pozwolę sobie zinterpretować Pana opinie - jeśli źle Pana zrozumiem proszę mnie sprostować.
....
Ale sam odbiegam od tematu... Proponuję studium przypadku: co by pan, Panie Kajetanie zrobił w opsianej przeze mnie sytuacji:
a) zarchiwizował owe strony w ramach wybiórczej archiwizacji BIP-u jako strony www?
b) nakłonił urząd do zaopatrzenia owych protokołów w wymagane metadane i przejął je jako kopie elektroniczne?
c) przejął do archiwum państwowego owe dokumenty elektroniczne oraz ich papierowe oryginały (nie wszystkie powstały pierwotnie w wersji elektronicznej - lata '90) i zaopatrzył je w metadane w procesie opracowania w archiwum państwowym?
d) przemielił wersje papierowe a zostawił tylko elektroniczne (oczywiście z metadanymi)?
e) inne...

I wymyślił mi sie jeszcze inny problem związany z publikacjami w BIP-ie. Otóż po upływie określonego okresu dokumentacja elektroniczna będzie trafiać do archiwum. A co z jej częścią publikowaną w BIP? Chyba nie zniknie wówczas ze stron BIP? Ale miejscem jej przechowywania będzie juz wówczas archiwum państwowe (dokumentacji elektronicznej oczywiście). Wybiegając jeszcze dalej w przyszłość - do tego samego dokumentu: powiedzmy protokołu sesji rady miasta będzie można dotrzeć poprzez stronę BIP urzędu, który ją (dokumentację) wytworzył i poprzez strony archiwów państwowych (ktore stały się jej przechowawcą). Tak? Czy coś pokręciłem?


Witam, przepraszam, że dopiero teraz odpowiadam, ale wcześniej nie mogłem wygospodarować czasu. A dzisiaj - 1 stycznia 2007 roku - i jest chwila czasu a także okazja, by złożyć najserdeczniejsze życzenia pomyślności wszystkim ludziom dobrej woli...

Wracam do rzeczy - i odpowiadam w punktach, odnosząc się do poszczególnych pytań P. Wojciecha:

Ad. a) - w ogóle nie wchodzi w rachubę z wielu przyczyn, z których pierwszą jest bezsens zajmowania się wtórnymi tekstami (bo pierwotne, owe "oryginały" mają albo postać papierową i zostaną przekazane do archiwów państwowych w takiej właśnie postaci, albo trafią tam już jako pliki (a w nieodległej przyszłości dokumenty) w postaci elektronicznej, zaopatrzone w komplet metadanych. Sprawa jest zero-jedynkowa. Tak, albo siak.

Ad. b) - słowo "nakłonił" nie pasuje do sytuacji - należałoby to po prostu wykonać i już! Jak nie musimy nikogo nakłaniać, by łaskawie pobrał uposażenie, tak nie będziemy nakłaniać, by wykonał przydzieloną mu pracę - to tylko sprawa kierownika urzędu. Jest jednak "ale": nie można tego zrobić, w normalnym trybie, bo trzeba byłoby włączyć wehikuł czasu i ponownie wykonać kiedyś już zrobioną pracę, tyle, że zrobioną w świecie papierowym, technikami wówczas stosowanymi; teraz trzeba byłoby zrobić to samo, ale używając elektronicznego obiegu dokumentów, w którym metadane dopisują się same (a już nie ci sami ludzie, nie te daty, nie ta struktura urzędu, jak w momencie powstawania owych dokumentów!!!), bo ich dopisywanie to de facto tworzenie innej rzeczywistości. Jeszcze raz przypomnę, że zdecydowana większość metadanych dopisuje się sama, stanowi wartość dodaną wnoszoną przez elektroniczny system obiegu dokumentów. Pracownik dopisuje tylko i wyłącznie to, czego ów system sam z siebie wiedzieć nie może.

Zachodzi jednak pytanie - i na tym warto się byłoby skoncentrować: czy nie należałoby na obecnym etapie - mimo wspomnianych trudności - stworzyć "dokumentów", które nie byłyby oryginałami, ale "uwierzytelnionymi" odpisami? Bo tak właśnie robimy z naszymi dokumentami w BIP-ie (i tu jest to, o co Panu Wojciechowi od początku chodziło). Plik zgodny w 100% CO DO TREŚCI z dokumentem papierowym (tzw. oryginałem, na którym widnieje podpis i pieczęć Przewodniczącego Rady Miasta zamieszcza się w BIP z adnotacją naczelnika Biura Rady Miasta u dołu, poniżej nazwiska (nie podpisu, jedynie nazwiska, tak samo jak w drukowanych wydaniach Dziennika Ustaw) poświadczającą "za zgodność z oryginałem" treść uchwały. Oznacza to, że naczelnik Biura Rady Miasta osobiście odpowiada za zgodność tej treści z papierowym oryginałem. Treść ta jest zgodna z tym, co znajduje się w elektronicznym obiegu dokumentów, i co posłużyło do zrobienia papierowej kopii, którą ręcznie podpisał Przewodniczący Rady Miasta i którą od tego momentu nazywamy oryginałem... Marzy mi się, i postaram się do tego doprowadzić w bieżącej kadencji (bo technologia i prawo już na to pozwalają), by owa papierowa kopia już nie była wytwarzana, bo jest naprawdę niepotrzebna - potrzebna jest nam tylko TREŚĆ uchwały w miejscu sieci, któremu ufamy!
 

Ad. c) - odpowiedziałem poniekąd w Ad. b) - to nie jest praca dla archiwów, bo najzwyczajniej nie dałyby rady z uwagi na ogrom pracy i brak wszystkich potrzebnych danych.

Ad. d) - troszczyłbym się jedynie o wersje elektroniczne z metadanymi, a papierowych w ogóle nie tworzyłbym. Papierowe wydruki zawsze byłyby jedynie papierowymi kopiami elektronicznego oryginału. Po raz nie wiem już który nie chciałbym przypominać, że prawnicy korzystają z elektronicznych narzędzi takich jak Lex, Legalis itp., a nie z drukowanych papierowych Dzienników Ustaw. Mimo, iż prawo mówi, że te papierowe są podstawą, na którą należy się powoływać (znowu poruszam temat, któremu należałoby poświęcić więcej miejsca)... Należy pamiętać, że dzisiejsze dokumenty urzędowe powstają przy użyciu komputerów; co przeszkadza, żeby były elektronicznie podpisywane przez Przewodniczącego Rady Miasta czy Prezydenta - i stanowiły oryginał? To, że zajmujemy się papierowymi wersjami powoduje jedynie straty: pomieszczenia, ludzie, czas, wynagrodzenie - i osiągamy marny efekt, bo do tych wszystkich zapisów powinniśmy mieć dostęp ZDALNIE - i to do treści przeszukiwalnej wyszukiwarkami, a nie do obrazów - skanów stron.


I ostatnia rzecz - ów problem poruszony na końcu... Archiwa - w jakiejkolwiek swojej postaci - były, są, i będą. Bo najzwyczajniej są potrzebne. W dodatku wiemy mniej więcej, czego od nich oczekujemy w nowych warunkach technologicznych i jak trzeba postępować, by stopniowo je zinformatyzować całkowicie. A BIP? Zapewne będzie przechodził różne ewolucje, zanim osiągnie funkcjonalnie swoje podobieństwo do elektronicznych archiwów państwowych i pewnego pięknego poranka stwierdzimy, że jest on po prostu JAWNĄ CZĘŚCIĄ archiwów państwowych w rozproszeniu (przypominam, że też jest oparty o bazy danych!) - i tyle. Będą już wtedy istniały mechanizmy wyszukiwawcze, które znajdą wszystko, byle tylko to coś miało postać elektroniczną i było poprawnie opisane metadanymi.

Pozdrawiam
Kajetan Wojsyk

Offline Wojciech Woźniak

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1132
Strony www instytucji państwowych a e-dok
« Odpowiedź #10 dnia: Styczeń 02, 2007, »
Witam
Ad. a) Jasna sprawa - Bez względu na to czy materiały do BIPu trafią jako wtórniki dokumentów elektronicznych sensu stricto, czy jako wtórniki przpisanych/zeskanowanych protokołów, które zapisano gdzieś na hdd jako .doc, czy .jpg, pozostają wtórnikami (a może nawet trójnikami  :P ). Problem, który tu dla mnie zaistniał to kwestia ekonomiki pracy w sensie globalnym. Bo jeśli zeskanowano/przepisano już określone dokumenty to wykonano część pracy polegającej na ich digitalizacji. Szkoda by było, żeby w archiwach przeprowadzano tę digitalizację po raz drugi (podatnicy się nie ucieszą).
Ad. b) Tu troszkę inaczej sprawę widzę. To prawda, że nie da się już tych metadanych wpisać automatycznie tak jak w systemie elektronicznego obiegu dokumentów, ale w archiwach właśnie to robimy - tworzymy metadane do dokumentów. Na razie są to dokumenty papierowe, ale metadane już są konstruowane w formie elektronicznej. Chodziło mi więc o owe "tworzenie innej rzeczywistości". Pozwolę więc sobie podtrzymać propozycję b). Dziś archiwiści zakładowi zobowiązani są do opisu teczek, Dlaczego nie mieliby opatrzyć w metadane e-doków?
Zaś co do "uwierzytelnionych odpisów" to idea jest piękna i ze wszech miar słuszna, ale znowu dotyczy dokumentów wytwarzanych aktualnie.
Ad. d) Co do współczesnych dokumentów pełna zgoda, ale co z tymi nieszczęsnymi protokołami z lat dziewięćdziesiątych? Tu nie da się zignorować istnienia papieru nwet jeśli dysponować będziemy wersją elektroniczną. A może się da?

Co do istnienia archiwów i BIP - Pan Kajetan chyba potwierdził moje przewidywania: będą istnieć dwa źródła tych samych dokumentów elektronicznych: BIP i archiwa elektroniczne. Niby nic złego - parę MB tam czy siam, a jednak wydaje się że jakoś nie tak to powinno wyglądać...
Sometimes you eat the bear
and sometimes the bear eats you

Offline Kajetan Wojsyk

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 1
  • Płeć: Mężczyzna
  • Zachować spokój...
    • Warszawa
Strony www instytucji państwowych a e-dok
« Odpowiedź #11 dnia: Styczeń 05, 2007, »
Cytat: "Wojciech Woźniak"
Witam
Ad. a) Jasna sprawa - Bez względu na to czy materiały do BIPu trafią jako wtórniki dokumentów elektronicznych sensu stricto, czy jako wtórniki przpisanych/zeskanowanych protokołów, które zapisano gdzieś na hdd jako .doc, czy .jpg, pozostają wtórnikami (a może nawet trójnikami  :P ). Problem, który tu dla mnie zaistniał to kwestia ekonomiki pracy w sensie globalnym. Bo jeśli zeskanowano/przepisano już określone dokumenty to wykonano część pracy polegającej na ich digitalizacji. Szkoda by było, żeby w archiwach przeprowadzano tę digitalizację po raz drugi (podatnicy się nie ucieszą).
Ad. b) Tu troszkę inaczej sprawę widzę. To prawda, że nie da się już tych metadanych wpisać automatycznie tak jak w systemie elektronicznego obiegu dokumentów, ale w archiwach właśnie to robimy - tworzymy metadane do dokumentów. Na razie są to dokumenty papierowe, ale metadane już są konstruowane w formie elektronicznej. Chodziło mi więc o owe "tworzenie innej rzeczywistości". Pozwolę więc sobie podtrzymać propozycję b). Dziś archiwiści zakładowi zobowiązani są do opisu teczek, Dlaczego nie mieliby opatrzyć w metadane e-doków?
Zaś co do "uwierzytelnionych odpisów" to idea jest piękna i ze wszech miar słuszna, ale znowu dotyczy dokumentów wytwarzanych aktualnie.
Ad. d) Co do współczesnych dokumentów pełna zgoda, ale co z tymi nieszczęsnymi protokołami z lat dziewięćdziesiątych? Tu nie da się zignorować istnienia papieru nwet jeśli dysponować będziemy wersją elektroniczną. A może się da?

Co do istnienia archiwów i BIP - Pan Kajetan chyba potwierdził moje przewidywania: będą istnieć dwa źródła tych samych dokumentów elektronicznych: BIP i archiwa elektroniczne. Niby nic złego - parę MB tam czy siam, a jednak wydaje się że jakoś nie tak to powinno wyglądać...

No więc jeszcze raz: nie widzę żadnego powodu, by w ogóle zajmować się i zastanawiać nad archiwizacją BIPów, czy stron internetowych, czy jakichś innych opisów rzeczywistości "internetem pisanej". Pierwsze zapisy - oryginały dokumentów (elektronicznych) mamy w elektronicznych obiegach dokumentów.  One są już opisane metadanymi, trafią do archiwów w takiej postaci w sposób naturalny i nasi potomkowie będą mieli łatwo. Z kolei to, co dopiero zamieniamy z postaci papierowej na postać elektroniczną może mieć dwie postaci - albo skan jako obraz (np. tif), albo dokument DOC, ODT, PDF czy coś podobnie przeszukiwalnego. Tak czy inaczej, trzeba będzie dopisywać do nich metadane w związku z wymogami archiwum - dokument musi być wyszukiwalny na różne sposoby. I ja proponuję: niech obecne dokumenty, które są archiwaliami jutra już teraz będą produkowane całkowicie elektronicznie, a my zajmijmy się digitalizacją tego, co zostało po poprzednich pokoleniach, póki te papiery jeszcze się nie rozsypały, póki treść na nich zapisana jest do uratowania. Skoncentrujmy się na odczytywaniu tych treści i i ukierunkujmy wysiłek na ich zamianie w postać przeszukiwalną.

Offline Wojciech Woźniak

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1132
Strony www instytucji państwowych a e-dok
« Odpowiedź #12 dnia: Styczeń 08, 2007, »
Witam
Pan Kajetan napisał:
Cytuj
(...) nie widzę żadnego powodu, by w ogóle zajmować się i zastanawiać nad archiwizacją BIPów, czy stron internetowych, czy jakichś innych opisów rzeczywistości "internetem pisanej". Pierwsze zapisy - oryginały dokumentów (elektronicznych) mamy w elektronicznych obiegach dokumentów.

Obawiam się panie Kajetanie, że jest Pan zbytnim optymistą. Ja bliższy jestem przekonaniu, że większość materiałów do BIP-ów nie pochodzi z obiegów dokumentacji elektronicznej, lecz jest na potrzeby BIP w różny sposób digitalizowana. Nie można więc tu mówić o pierwotnej formie elektronicznej, ale o kopii elektronicznej pierwotnej wersji papierowej. Zgadadzając się z Panem co do przewagi form elektronicznych próbuję ustalić jak najbardziej ekonomiczny (w sensie czasu i pięniedzy) sposób owej digitalizacji. Chodzi mi o to, by raz wykonana za pieniądze podatnika praca nie była powtarzana, skoro można tego uniknąć. Pewna chińska mądrość mówi: jeśli wprowadzasz te same dane do komputera po raz drugi, to znaczy że masz za dużo wolnego czasu.  :P Dlatego nie przypadkiem uczepiłem sie owych protokołów z lat '90 - ich wersją pierwotną jest papier, współczesne dokumenty - jeśłi mają szczęście znaleźć się w urzędzie takim jak UM w Częstochowie - mają duże szanse narodzić się e-dokumentami i w tym wypadku kwestii nie ma, bo sprawa jest oczywista. Problem jest z tymi, których byty przybrały dwie formy: papierową, uznawaną za pierwotną i elektroniczną - wtórną, acz bardziej obecnie pożądaną. Papier archiwa przejąć muszą, a wersje elektroniczne? Na dziś - nie. Więc po przejęciu akt z lat '90 w fromie papierowej archiwiści przystapią do ich digitalizacji...
Sometimes you eat the bear
and sometimes the bear eats you

Offline Kajetan Wojsyk

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 1
  • Płeć: Mężczyzna
  • Zachować spokój...
    • Warszawa
Strony www instytucji państwowych a e-dok
« Odpowiedź #13 dnia: Styczeń 09, 2007, »
Cytat: "Wojciech Woźniak"
Papier archiwa przejąć muszą, a wersje elektroniczne? Na dziś - nie. Więc po przejęciu akt z lat '90 w fromie papierowej archiwiści przystapią do ich digitalizacji...

Panie Wojciechu, kierunek Pańskiego myślenia bardzo mi odpowiada w kontekście "chińskiego przysłowia" i jego ekonomicznie pozytywnego wydźwięku. Ale, niestety, jeśli nasi potomni mają mieć łatwiej, to mamy chyba tylko 2 możliwości: albo sami zaczniemy w urzędach i innych instytucjach posiadających materiały archiwalne digitalizować, albo archiwa będą to musiały zrobić. No, chyba że zdarzy się cud (w Częstochowie łatwiej w cuda wierzyć), i archiwa po prostu nie będą przyjmowały papieru, a tylko treść, bo np. prawo nie pozwoli inaczej... Przecież wysiłek digitalizowania rozłożony na wiele podmiotów to drobiazg, naprawdę nic, to się robi mimochodem, codziennie troszeczkę; jak suma tych "troszeczek" spadnie na archiwum, to je zasypie... Walczmy o dobre prawo!

Pozdrawiam
Kajetan Wojsyk

P.S.
Istotnie, jestem nieuleczalnym optymistą...

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1569
  • kolega Jarek NIE PRACUJE w AP! :)
    • Archiwum i EZD. Praktycznie, nie teoretycznie
Strony www instytucji państwowych a e-dok
« Odpowiedź #14 dnia: Styczeń 09, 2007, »
A czy nie jest tak, że dokumenty publikowane w BIPie to swego rodzaju metadane dotyczące ich publikacji właśnie?
Jarek Orszulak