Jako osoba odpowiedzialna za udostępnianie materiałów archiwalnych w Archiwum Państwowym w Lublinie, czuję się wywołany do tablicy.
Limit udostępnianych dziennie jednostek archiwalnych musi uwzględniać nie tylko wygodę i potrzeby użytkowników, ale również możliwości organizacyjne archiwum, a zwłaszcza sprawę bezpieczeństwa zasobu archiwalnego. W sposób szczególny dotyczy to dużych pracowni naukowych, w których jednocześnie może pracować kilkunastu i więcej użytkowników. Proszę pamiętać, że każda jednostka musi być do udostępnienia przygotowana (np. spaginowana), a po udostępnieniu – sprawdzona pod względem kompletności i braku uszkodzeń.
Nie jest prawdą, że sprawę ustalenia dziennych limitów udostępnianych jednostek archiwalnych regulują przepisy NDAP – pozostawiono ją bowiem decyzji dyrektorów poszczególnych archiwów. Wyraźnie mówi o tym § 11 ust. 5 zarządzenia nr 4 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 18 maja 2000 r. w sprawie organizacji udostępniania materiałów archiwalnych w archiwach państwowych: „Dyrektor archiwum państwowego ustala maksymalną liczbę jednostek archiwalnych, jaka może być udostępniona jednej osobie w ciągu dnia, z uwzględnieniem wymogów bezpieczeństwa zasobu”.
Nie jest też prawdą, że w Archiwum Państwowym w Lublinie dziennie udostępniana jest tylko 1 (słownie: jedna) jednostka aktowa. Zgodnie z § 2 zarządzenia nr 1 Dyrektora Archiwum Państwowego w Lublinie z dnia 23 lutego 2005 r. w sprawie określenia szczegółowych zasad udostępniania materiałów archiwalnych w Archiwum Państwowym w Lublinie. Zgodnie z nim (§ 2), dziennie udostępnianych jest nie więcej niż: 10 (słownie: dziesięć) jednostek aktowych w przypadku akt zszytych, 4 (słownie: cztery) jednostki aktowe w przypadku akt luźnych i materiałów kartograficznych, 2 (słownie) jednostki aktowe w przypadku akt staropolskich oraz 5 (słownie: pięć) sztuk mikrofilmów lub nośników elektronicznych. Jednocześnie zarządzenie dopuszcza, w szczególnych przypadkach, odstąpienie od tych limitów - za zgodą dyrektora Archiwum lub kierownika Oddziału ewidencji, udostępniania i informacji, a w Oddziałach zamiejscowych – kierownika Oddziału. Regulamin ten jest opublikowany na naszych stronach internetowych i udostępniony w pracowni naukowej, a każdy użytkownik podpisując zgłoszenie użytkownika zasobu archiwalnego oświadcza, że jest mu on znany.
Zapewniam, że do powyższych limitów podchodzimy elastycznie (oczywiście tylko w kierunku ich zwiększenia) i, gdy tylko jest to możliwe, udostępnianych jest więcej jednostek. W sposób szczególny dotyczy to użytkowników zamiejscowych, a także udostępniania mikrofilmów czy jednostek o niewielkiej liczbie kart.
Trudno mi wyjaśnić okoliczności wizyty Pańskiego Kolegi w lubelskim Archiwum bez wiedzy, o kogo chodzi. Mogę jednak zapewnić, że nie mógł spotkać się z ograniczeniem, o którym wspomina Pan w swoim poście. Proszę, jeżeli jest to możliwe, by skontaktował się ze mną (tel. 081 528 61 43, r.kusyk@lublin.ap.gov.pl) – postaram się wyjaśnić wszystkie okoliczności sprawy. Oczywiście przysługuje mu również prawo wniesienia skargi na nasze działania.