Czy baza IZA jest potrzebna?

[Tomek]

Po piąte: kto z korzystających dzisiaj z IZY chciałby wrócić do kart inwentarzowych?

Ja nie !

[Anna Laszuk]

zderzenie ewidencji akt staropolskich z IZĄ to nic wesołego

A co powoduje nawięcej siniaków? Może warto pomyśleć o kompresach? I podsunąć konkretne pomysły autorom bazy. Już działania Jacka Seweryna przyniosły pozytywne efekty, więc kolejne usprawnienia będą mile widziane.

[kocibrzuch]

Z wielkim zadowoleniem stwierdzam zmiany w ostatniej wersji IZY, dzięki czemu wreszcie będziemy mogli przerzucić wklepane dane do tej bazy. Jest to właśnie efektem dotychczasowej współpracy. Szkoda, że trzeba było trochę czekać, zwłaszcza na zwiększenie pola opisu ponad standardową ilość znaków i rozwiązanie sprawy skomplikowanej datacji (choć to ostatnie nie do końca mi się podoba).
Niektóre inwentarze (z lat 60, 70 i nawet 80) mają wielostopniowe podserie, ich uwidocznienie jest bezwzględnie konieczne, pan Seweryn o problemie został poinformowany, będziemy się zastanawiać, jak go rozgryźć.
Jak umieścić wielopolowe spisy korespondencji, było już o tym w innym wątku.
Wykaz obiektów być może mógłby być bardziej rozbudowany.

Musieliśmy trochę poczekać, mimo że prawie wszystko mamy już wklepane. W IZIe będziemy efekty naszej pracy umieszczać od przyszłego roku. W praniu wyjdzie być może jeszcze to i owo.

[kocibrzuch]

No, dobra. Dziś mam dzień na zmiany poglądów.
Moja niechęć wzięła się głównie ze zderzenia poprzednich wersji IZY z ww. aktami (Auć!). I z niechęcią, jaką darzę Accesa, mając pewne przykre doświadczenia z tą aplikacją jako taką. Może też ciut, ciut z ignorancji, ale po to jest forum, żeby taki zupełny lajkonik jak ja (czytaj jołop komputerowy) zadawał głupie pytania i uzyskiwał na nie odpowiedzi osób mądrzejszych.
Tak naprawdę, na serio do IZY sie dopiero zabieram, za dwa lata będę może ekspertem  
Doceniam pracę, jaka w tą bazę włożono i mam nadzieję, że mój sceptycyzm nikogo nie obraził. Wolałbym coś innego niż Acces, ale skoro już jest.
Dziekuję za wypowiedzi.

[Kazimierz Schmidt]

po to jest forum, żeby taki zupełny lajkonik jak ja (czytaj jołop komputerowy) zadawał głupie pytania i uzyskiwał na nie odpowiedzi osób mądrzejszych

Sprawy związane z zastosowaniem nowoczesnych technologii w archiwach są zbyt poważne żeby zostawić je tylko informatykom (a także archiwistom) Dlatego na miejscu Kocibrzucha nie składałbym tak mocnej samokrytyki bo jego głos na forum jest równie ważny jak jakiegoś Bardzo Ważnego Inżyniera Dyrektora Profesora Ministra* (*niepotrzebne skreślić). I jak sądzę szanowany przez Forumowiczów.
W swoim czasie (a było to w piewszej połowie lat 90-tych) zebrano "zwykłych" użytkowników telewizorów i zapytano ich co można w telewizorze poprawić żeby był lepszy. I mogli wymyślac co dusza zapragnie. Zupełne sajensfikszyn. Nie pytano inzynierów tylko dziennikarzy, nauczycieli i gospodynie domowe. Nie pamiętam już kto prowadził te badania ale to wtedy wymyślono tzw. set top box czyli telewizor i komputer w jednym. Bo ludzie chcieli móc powtórzyć samemu bramkę którą właśnie zobaczyli. Bo chcieli to zrobić ... z innej kamery. Z kolei nadawcy marzyli o tym żeby mogli pokazywac na stadionie reklamy takie jakie chcą a nie takie jak postawiono wokół boiska. Kto inny chciał nagrywać dwa filmy jednoczesnie ale móc wyjść podagać z sąsiadką i ... wrócić na film nie tracąc ani minuty. Jeszcze kto inny wkurzał się na telegazetę, że trzeba tak długo szukać itd itp. No i mamy odbiorniki z Interentem, twardymi dyskami, EPG (electronic programe guide) i to takie które się jeszcze "uczą użytkownika" wyszukując mu od razu to co go może zainteresować  itd.
Dlatego nie zgadzam się że są głupie pytania. Jak powszechnie wiadomo sa głupie odpowiedzi... Do najczęściej spotykanych należą te z serii
1. "bo TAK!!"",
2. "bo wszyscy tak robią".
Pierwsze wykluczają dyskusję a drugie postęp.

Proponuję zatem abyśmy też trochę pomarzyli. Moje marzenia to system informatyczny dla archiwów zorientowany na usługi. System który nie tylko ułatwi opracowanie ale także pozwoli dołączać skany, nagrania dżwiękowe i filmy (jeśli w zasobie są). System który nie tylko "zrobi EAD jak albo Dublin Core bedzie trzeba" ale też system który na podstawie logowania będzie raportował kto ile i czego zrobił i w jakim czasie. Także kto ile i czego zamówił. Może to i będzie trochę nieprzyjemne dla niektórych ale pozwoli pozbyć się zmory sprawozdawczości. System, który będzie rozpoznawał użytkownika archiwum i podpowiadał mu co nowego się pojawiło na interesujący go temat. System któy pozwoli zarejestrowanemu Użytkownikowi za pomoca narzędzia typu wiki dopisywać (w innej warstwie danych) własne spostrzeżenia i wyjasnienia (jak pokazuje wikipedia zbiorowa mądrośc się sprawdza). System który pozwoli zamówić skan o wysokiej rodzielczości i sam wystawi fakturę i przyjmie płatność kartą. System który będzie niezależny od platformy sprzętowej tj. będzie się dawał łatwo przenosić na nowe maszyny. Do tego system bezpieczny odporny na włamania jak bank. System który ma centrum zapasowe i może nawet... drugie centrum zapasowe.  Ale system który wcale nie musi być sprawny 27/7/365 bo jak przerwa techniczna będzie trwała 2 dni to nic się nie stanie (w końcu to nie elektrownia itd itp.
Ja wiem, że zaraz mogę być przywołany do porządku przez mądrzejszych ode mnie życiowo ludzi którzy nie mają wątpliwości że nikt przy zdrowych zmysłach czegoś takiego dla archiwów nie zrobi... Bo to wydatek rzędu kilkunastu-klikudziesięciu milionów zł. A przecież bardziej potrzebujemy dróg, bezpieczeństwa i ochrony zdrowia...
Ja w takim przypadku jestem otwarty na polemikę. Bo akurat jak będzie taki system to i oszczędności będą ogromne. Jak?
Pierwszy z brzegu przykład: ile kosztuje bilet do Szczecina z Przemyśla i hotel w Szczecinie na 5 dni? A tyle mógłbym zaoszczędzić gdybym nie musiał jechać...
Inny przykład: ile czasu (roboczogodzin) wszystkie archiwa poświęcają rocznie na sprawozdawczość?
Ile wydajemy na wszystkie Accessy razem wzięte?
A ile wydalibyśmy na utrzymanie 50 systemów informatycznych dla każdego większego archiwum (serwer dostępowy, serwer bazodanowy, macierz dyskowa, biblioteka tasmowa, zasilanie i etaty dla inżynierów?
A ile wydajemy rocznie na mikrofilmowanie (razem z etatami).
Jeśli ktoś mówi że nie ma na to w Polsce środków to odpowiadam że są ... tylko że rozproszone...
przepraszam za brak przecinków ale się starzeję...

[Wojciech Woźniak]

Marzenia? Myślałem, że to cel, do ktorego dążymy  
Zintegrowany System Infromacji Archiwalnej zdaje się ma takie właśnie zadania. Ciekawym na jakim etapie są prace nad tym ważnym projektem...

[Kazimierz Schmidt]

racja
ale bez marzeń nie ma załozeń i nie ma celów...

co do celu do którego dążymy: widac nie umieliśmy przedstawić dość mocno argumentów dla Ministra Kultury bo wniosek o dofinansowanie w ramch programu wspierania instytucji kultury w 2006 nie przeszedł.
srodków z UE w ramach programów MNiI (teraz MSWiA) też nie dało się ugryźć bo SPO-WKP to jak sama nazwa wskazuje Sektorowy Program Operacyjny - Wzrost Konkurencyjności Przedsiębiorstw. Nijak nie udało się udowodnić że taki system spowoduje wzrost konkurencyjności... Ponadto w ramch SPO-WKP jak i ZPORR była mozliwa współpraca pomiędzy administracją i przedsiębiorstwem ale np nie była możliwa pomiędzy administracją i ośrodkiem naukowym
Próbowaliśmy w swoim czasie zahaczyć o słynny wtedy offset za F16. Nawet nie chcieli się spotkać w tej sprawie.
Jedyne środki celowe jakie udało się zdobyć dotąd to na system do "łapania" danych z systemów do zarządzania obiegu dokumentów elektronicznych z administracji publicznej. I ten jest prawie gotowy. Myslę że na poczatku roku każde archiwum państwowe dostanie narzędzie za pomoca którego będzie mogło pozakładać konta dla nadzorpwanych przez siebie instytucji publicznych i przyjmowac dokumenty elektroniczne uporządkowane w "paczki archiwalne" zgodne z rozporządzeniem  MSWiA (zob. http://epl.icm.edu.pl/forum/viewtopic.php?t=103 ) Bedzie o tym mowa np. tu http://www.cpi.com.pl/imprezy/2006/ode/index.php
Ale to jest wyłącznie na ten cel i NIE MOŻNA wykorzystać do czego innego.

Zresztą zawsze uważałem ze to powinny być środki nasze, zapewnione w budżecie, a nie dofinansowanie celowe. Oczywiście nie miałbym nic przeciwko dofinansowaniu celowemu ale podlega ono konieczności wydania srodków np w ciągu ... 3 miesięcy.  I jak tu zrobić coś dobrze i zgodnie z prawem w takim czasie? Można ale jest baaaardzo trudno.
Wszędzie powtarzam, że nie ma problemu z ustawą o zamówieniach publicznych tylko jest problem z ustawą budżetową. Sejm (i Ministerstwo finansów) przymuszając do wydawania środków publicznych w okreslonym roku budżetowym, a nie zgodnie z harmonogramem uzleznionym od wymagań ustawy o zamówieniach publicznych i złozonościa projektu, powoduje że projekty ważne które wymagają cyklu np 3-letniego  nie sa w ogóle realizowane lub sa realizowane byle szybciej ... byle zdążyć przez gilotyną końca roku. A oferenci też o tym wiedzą i moga zawsze zastosowac protest który przewróci cała procedurę....
Załóżmy że mamy pewnośc iż posiadamy odpowiednie środki na rok 2007 (podobno sa duże szanse!) Nie miałbym nic przeciwko procedowaniu zgodnym z ustawą o zamówieniach publicznych tylko, że to jest proces który wymaga ok. 6 miesięcy. Potem dla zwycięzcy zostaje pół roku na zrobienie i wdrożenie systemu.... Bo nie wiadomo czy w roku następnym srodki będą. Bo może się okazac że coś jest ważniejsze...  A potem potrzebne niemałe środki na utrzymanie itd.
Piszę o tym tu własnie bo nie chodzi o bazę danych która umie eksportowac do EAD. Zresztą mysle że twórcy IZY spokojnie potrafiliby taki eksport wykonać.
Tu chodzi o duuuuzo więcej. Nie wiem jaka będzie koncepcja nowego NDAP. Czy bedzie inwestował w etaty dla inżynierów i próbował system utrzymac w ruchu własnymi siłami (a może nawet zrobić i poprawiać) czy raczej zdecyduje się na zakup usług - kolokacja, outsourcing? Pewnie się teraz rozgląda i podpytuje co by tu było najlepiej. A na to tez trzeba czasu.
I jeszcze jedno wyjasnienie. Pisałem na tym forum o współpracy z Uniwersytetem Warszawskim. Wydawało się że taki system to nie jest zadanie typowe i przy odrobinie dobrej woli mogłoby być traktowane jako "prace rozwojowe" (wg mnie ustawa o zamówieniach publicznych i ustawa o KBN wystarczająco dokładnie to prezycują zob. opinia UZP tutaj: http://www.uzp.gov.pl/prawo/opinie/OP.html ). W przypadku takiego potraktowania mozna byłoby wskazać uczelnię jako partnera (generalnego wykonawcę itp.)
Niestety opinia UZP (też sie zwróciliśmy) nie pozostawia żadnych wątpliwości - zlecenia prototypu takiego systemu podlega zamówieniom publicznym. I jak pisałem nie miałbym nic przeciwko temu...

No i jaki jest efekt?  Jako że trzeba coś przecież robić a można bez problemu kupić PC-ta w Accessem... Może to też i dlatego ta znana firma ma takie wyniki sprzedaży w Polsce

[Wojciech Woźniak]

Witam
Dziękuję za te informacje. Szkoda wielka, że sprawa rozbija się znowu o pieniądze.
A te marzenia - pewnie, że należy marzyć, bez tego nie ma postępu  
A wracając do tego co Pan Kazimierz pisał wcześniej:

System któy pozwoli zarejestrowanemu Użytkownikowi za pomoca narzędzia typu wiki dopisywać (w innej warstwie danych) własne spostrzeżenia i wyjasnienia (jak pokazuje wikipedia zbiorowa mądrośc się sprawdza)

Zasadniczo coś takiego byłoby już chyba dziś do zrobienia. Na stronach NDAP są i inwentarze, i wstępy, użytkownicy mogliby je komentować np w formie forum. Dałoby to zwrotną informację o jakości przygotowywanych pomocy. Nie wiem tylko, czy użytkownicy mieliby na to ochotę i czy my, archiwiści jesteśmy gotowi na taką - prawie że rynkową - weryfikację...

[kocibrzuch]

Bywszy na ostatnich warsztatach, jeszcze bardziej jestem za przejściem na EAD.

[Kazimierz Schmidt]

Bywszy na ostatnich warsztatach, jeszcze bardziej jestem za przejściem na EAD.

Je też jestem za tym aby nasze inwentrze archiwalne były dostępne w wersji EAD. Ale EAD nie może być celem samym w sobie!
zob. też na tym forum:
http://lublin.ap.gov.pl/ifar/ifarforum/viewtopic.php?t=626
Co to znaczy "przejście na EAD"? Jak się domyslam chodzi o to aby inwentarze archiwalne były dostępne w EAD na stronach internetowych poszczegównych archiwów państwowych? A potem będziemy robili oprogramowanie, które będzie wyszukiwać owe inwentarze i pozwaląc przeszukiwac je wszystkie. OK. Też metoda. Ale droga i niewydajna.

Moje pytanie brzmi skoro mamy "przejśc na EAD" - to z czego mamy przejść? Z IZY mamy przejść na EAD?
Otóż wyraźnie pokazano na warsztatach, że z IZY to można przejść na... inne narzędzie np na ARCHON, na XMetal albo na... Pajączek. Nawet w Notatniku można napisać prawidłowy plik EAD. Jednak poza Archonem reszta z prezentowanych narzędzi to... cofnięcie się, a nie pójście naprzód. Prosze spróbować nauczyć ludzi tak pracować... No chyba, że archiwum będzie zatrudniało osobnych specjalistów do opracowania i osobnych do tworzenia inwentarza.
Jaka jest różnica pomiędzy sposobem zapisu na narzędziem może łatwiej będzie wyjasnic na przykładzie takim:
Do tworzenia plików tekstowych w urzędzie używany jest Microsoft Office   (narzędzie). Potem ktoś robi warsztaty o otwartych formatach i o sposobie zapisu danych w tych otwartych formatach i twierdzi że jest za "przejściem"  na ODT (format). Otóż z MS Office można "przejść" np. na Open Office ale nie przejść na ODT! Jesli MS Office zapisywałby pliki w formacie otwatrym ODT na nic nie trzeba byłoby "przechodzić".
Tyle o nieporozumieniu semantycznym.
Teraz o czyms więcej:
praca archiwów nie sprowadza się jedynie do wykonywania inwentarzy zespołów. Zbiory są także udostepniane, a co za tym idzie wydawane z magazynów. Archiwa wykonuja także różne sprawozdania i raporty których w EAD zapisać się z definicji nie da. Przejście "na EAD" dla samego EAD to dużo za mało. To ubrane w piękne słowa o standaryzacji pójście po linii najmniejszego oporu. Na łatwiznę po prostu. Potrzebne jest narzędzie które nie tylko stworzy inwentarz w EAD, ale także rozpozna użytkowników którzy maja prawo do wprowadzania danych, do ich modyfkacji i do przeglądania. Potrzebne jest narzędzie które ochroni dane osobowe (jesli są). Potrzebne jest narzędzie, które wyraportuje ile i czego opracowano a ile zdigitalizowano. Potrzebne jest narzędzie które policzy odwiedziny w archiwum, rozpozna stałych użytkowników, poda informację o tym z czego najczęściej korzystano itd. Wreszcie niedostrzegana, ale wielka słabość dązenia do EAD jedynie zgodnego... z EAD to jakość danych. Pomiędzy znaczniki EAD można praktycznie wpisac wszystko - i parser nie wykaże błędów (w razie czego służę przykładami). Można robić błedy w datach, kodach języków, nazwach itd. Żadnej kontroli słownikowej. Można pomijać ważne poziomy opisu. Natomiast narzędzie (aplikacja albo system informatyczny) które przypilnuje czy dane są prawidłowe zapewni późniejsze, lepsze inwentarze w EAD - ale jak pisałem wyżej - to tylko część tego co zrobi.
Mam nadzieję, że przekonywujące.
Co zrobi przeciętny użytkownik IZY jak IZĘ zabiorą i każą "przejść" na EAD? Pewnie zacznie kombinować jakby tu Archona zainstalować... Potem jakby go skonfigurować. Potem jakby tu wysłać gotowy inwentarz do COIA. A jak przyjdzie przeszukać całe archiwum a nie jeden inwentarz? A jak przyjdzie wykonac raport ile jednostek archiwalnych opracowano w roku 2007? A co zrobi COIA z takim inwentarzem w EAD? Pewnie zacznie kombinować jakby tu wyjąć dane z tego inwentarza ... z powrotem do bazy danych żeby sprawdzić ich jakość i integralność a następnie przygotować wyszukiwarkę po wszytskich archiwach.
To nie lepiej złapać dane do aplikacji bazodanowej a dopiero potem po ich zebraniu "wystawić" dane w EAD dla potrzebujących? Piszę o tym już trzeci raz na tym forum i nic.
Widac jestem mało przekonywujący.
Chyba lepiej pójdę spać