Dodatkowa ewidencja list dyplomantów – czy ma sens?

[Archi2025]

Dzień dobry,
mam pytanie dotyczące zasadności prowadzenia dodatkowej ewidencji.

W składnicy akt przechowujemy segregatory zatytułowane ,,Dyplomanci" – znajdują się w nich zarówno listy dyplomantów z danego roku, jak i arkusze ocen. Ostatnio zgłosił się do mnie sekretarz szkoły z zeszytem, w którym są wklejone kopie tych samych list dyplomantów. Twierdzi, że poprzednia archiwistka poleciła mu prowadzenie takiej ewidencji.

Czy w sytuacji, gdy kompletna dokumentacja (lista + arkusze ocen) trafia do archiwum zakładowego w formie segregatorów, istnieje jakiekolwiek uzasadnienie dla prowadzenia dodatkowego zeszytu tylko z listami dyplomantów? Czy ma to sens z punktu widzenia archiwalnego, czy jest to po prostu dublowanie dokumentacji?

Z góry dziękuję za Wasze opinie i doświadczenia w podobnych sytuacjach!

[EwelinaP]

Często jest tak, że do danej dokumentacji wskazane jest prowadzenie dodatkowego rejestru, jak np. w przypadku uchwał rady gminy, czy powiatu itp. Ciekawa jestem, co na ten temat mówi Wasz wykaz akt. W rubryce "uwagi" powinno być wpisane np. "w tym ich rejestr", lub informacja o tym, że ewidencja przechowywana jest osobno i np. że ma wyższą kategorię archiwalną. Jeśli nie ma takich informacji, to ja bym rejestr przechowywała razem z pozostałą dokumentacją, bez konieczności dublowania.