Internetowe Forum Archiwalne > Projekty wskazówek metodycznych
Projekt wskazówek metodycznych dot. materiałów ulotnych
Hanna Staszewska:
Charakterystyka elementów opisu
Punkt 4: Ciąg dalszy numeru zespołu (zbioru): W przypadku inwentaryzowania obiektu znajdującego się w zbiorze szczątków zespołów należy podać numer szczątku w obrębie zbioru, o ile w danym archiwum poszczególne szczątki tworzące taki zbiór są numerowane. Jeśli nie, należy wpisać 0. Cyfrę tę wpisuje się również w przypadku, gdy nwentaryzowane są materiały zespołu nie będącego zbiorem szczątków zespołów.
Zawiłe, skomplikowane, pogmatwane…
Czy nie można prościej, np. Należy podać ciąg dalszy numeru zespołu (zbioru) wg bazy SEZAM (ta sama uwaga odnosi się również do projektu wskazówek dot. opracowania matariałów sfragistycznych).
Hanna Staszewska:
Na stronie NDAP ukazała się kolejna wersja wskazówek dot. materiałów ulotnych http://archiwa.gov.pl/repository/decyzje/ulotn_projekt_3.pdf
Wprowadzono kilka poprawek, dodano parę punktów, ale niestety, nie zmienia to obrazu całości. W dalszym ciągu w wielu miejscach wskazówki są niejasne i nieprecyzyjne.
Przede wszystkim, dlaczego w części III: "Opracowanie materiałów ulotnych" nie dokonano podziału na część dot. materiałów ulotnych będących częścią zespołów aktowych (lub innych) i na te, składające się wyłącznie z materiałów ulotnych. W obecnej postaci to jest bardzo zagmatwane i skomplikowane.
Najbardziej zagadkowy dla mnie jest punkt 14.3.1.f (cyt.):
f) [na CKM padła propozycje podawania nazwy serii, jako elementu opisu zgodnego z ISAD(G), ale jest to element opisu nadrzędny, przynależny do jednostki archiwalnej, a nie dokumentu, którego dotyczy opis; numer zespołu pojawia się jako element hierarchicznej sygnatury archiwalnej zgodnej z ISAD; nazwa zespołu jest w zamiarze autorów projektu elementem automatycznie nadawanym w bazie danych, zgodnie z regułą opisu wielopoziomowego, jako pochodzącym z opisu wyższego rzędu; propozycja: tytuł jednostki nadrzędnej (seria, podseria, jednostka archiwalna); w zw. z tym może dopisać: przy pkt. a-f: (generowane automatycznie z opisu wyższego rzędu)]
:shock: O co tu chodzi??? (bardzo nieśmiało domyślam się, o co może chodzić, ale może ktoś z członków CKM wyjaśni, co autorzy mieli na myśli...).
Niestety, muszę stwierdzić, że wszystkie swoje uwagi, przedstawione na forum wcześniej, podtrzymuję i mam nadzieję, że ostateczna wersja wskazówek będzie bardziej przyjazna dla archiwistów.
andrzej klubiński:
Zgodnie z Decyzją nr 6 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 28 marca 2006 r. w sprawie szczegółowego zakresu i trybu działania Centralnej Komisji Metodycznej (zamieszczona na stronie Archiwa państwowe/Akty normatywne Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych) CKM jest ciałem opiniodawczym, który współpracuje z innymi organami opiniodawczymi (komisjami i zespołami naukowymi), lub ze specjalistami, którzy mogą zostać zaproszeni przez kierownika ZNA lub przewodniczącego CKM. Dysponują oni głosem doradczym. Projekty mogą podlegać także opiniowaniu komisji metodycznych (co zostało uczynione), komisji i zespołów naukowych, komórek organizacyjnych NDAP. Dodatkowo, decyzją CKM projekt wskazówek został przedstawiony na forum IFAR, a członkowie CKM zapoznali się ze wszytkimi zgłoszonymi uwagami i rozpatrzyli je w dyskusji. Informuję, że wskazana przez Panią uwaga odnosi się do ostatniego etapu konsultacji, a opublikowana wersja projektu odzwierciedla obecny, końcowy stan prac nad projektem.
Hanna Staszewska:
Na stronie NDAP ukazała się kolejna, 4 już wersja wskazówek:
http://archiwa.gov.pl/repository/decyzje/ulotn_19_02_07.pdf
Kilka zapisów doprecyzowano, przede wszystkim w elementach opisu formalnego dodano pole na ciąg dalszy sygnatury w przypadku, gdy materiał ulotny wchodzi w skład jednostki archiwalnej.
Dodano także uwagi, że pola 1-6 [kod kraju, numer archiwum, numer zespołu, ciąg dalszy numeru zespołu, nazwa zespołu, tytuły jednostki nadrzędnej ( hmmm... )] są generowane przez system informatyczny. Uwagi te wydają mi się zbędne, tym bardziej, że przecież pole z sygnaturą archiwalną i sygnaturami dawnymi w przypadku materiałów ulotnych będących integralną częścią j.a. też będą generowane przez system informatyczny.
Do techniki wykonania dodano opcję: wydruk komputerowy :shock:
Punkt 13: "Brakowanie i udostępnianie" (poprzednio: "Brakowanie"): chyba nie bardzo to się łączy :shock: . A poza tym wszystko to umieszczono w części "Opracowanie materiałów ulotnych". Problematykę tę należy chyba wydzielić w osobną część.
Do punktu 13.1 dodano wymóg, aby sporządzić kopie materiałów ulotnych w ciągu 2 lat od momentu wejścia w życie wskazówek. Czy ten termin ma jakieś uzasadnienie (czemu 2 lata, a nie np. 3 lub 1 rok)? Czy konsultowano z archiwami kwestię ich możliwości w tej materii, bo przecież niektóre z nich mają całkiem pokaźne zbiory materiałów ulotnych?
I jeszcze jedno: czym dla autorów wskazówek jest klasyfikacja i systematycja?
Wszystkie poprzednie swoje uwagi niestety podtrzymuję.
Hanna Staszewska:
Poza tym zastanawiam się, czy nie byłoby dobrze dokonać zmiany tytułu wskazówek na: "Wskazówki metodyczne dotyczące zasad postępowania z materiałami ulotnymi w archiwach państwowych".
Przepisy te poruszają tyle różnych zagadnień, że wprowadzenie takiej zmiany wydaje mi się logiczne i uzasadnione.
Nawigacja
Idź do wersji pełnej