Autor Wątek: Projekt wskazówek metodycznych dot. materiałów ulotnych  (Przeczytany 45364 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Hanna Staszewska

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1744
Na stronie NDAP ukazał projekt Wskazówek metodycznych dot. zasad gromadzenia i opracowania materiałów ulotnych w archiwach państwowych.
http://archiwa.gov.pl/repository/decyzje/wskazowki_materialy_ulotne_2.pdf
 Dobrze się stało, że mamy okazję zapoznać się z nimi jeszcze przed zatwierdzeniem.
Bardzo wstępna lektura tego projektu pozwala na sformułowanie pierwszych uwag i wątpliwości. We wskazowkach brakuje zastrzeżenia, że dotyczą one zespołów (zbiorów) archiwalnych nieopracowanych oraz brak zestawienia literatury przedmiotu.

A oto bardziej szczegółowe uwagi:
Punkt 1 określa, że wskazówki mają zastosowanie do (cyt.):
 a) zbiorów (zespołów) materiałów ulotnych,
b) materiałów ulotnych wchodzących w skład zespołów archiwalnych
.
Nie jest to żadne rozróżnienie, chociaż domyślam się, o co chodzi i chyba lepsze byłoby takie sformułowanie:
a)   zbiorów (zespołów) archiwalnych składających się wyłącznie z materiałów ulotnych,
b)   materiałów ulotnych, będących integralną częścią zespołów (zbiorów) archiwalnych aktowych.

Punkty: 6, 6.1. i 6.2. są chyba zbędne, nie wnoszą żadnych nowych treści.

Punkt 7. (cyt.): Materiały ulotne wchodzące w skład zespołów archiwalnych pozostawia się w zespołach macierzystych.
Sformułowanie niejasne, powinno chyba brzmieć: Materiały ulotne będące integralną częścią zespołów (zbiorów) archiwalnych aktowych należy pozostawić w zespole, do którego należą.
I uwaga ogólna: Część III Wskazówek, dot. opracowania materiałów ulotnych, należało chyba podzielić na 2 części: dot. opracowania zbiorów (zespołów) archiwalnych składających się wyłącznie z materiałów ulotnych oraz opracowania materiałów ulotnych, będących integralną częścią zespołów (zbiorów) archiwalnych aktowych. W obecnej formie trudno zorientować się, o co chodzi i wielu kwestii trzeba się domyślać.  
 

Punkt 7.1. (cyt.): Dopuszcza się wyłączanie materiałów ulotnych z zespołów archiwalnych tylko w sytuacji, gdyby dalsze przechowywanie w jednostce macierzystej powodowało ich fizyczne uszkodzenie. Czynność tę należy odnotować w inwentarzu archiwalnym właściwego zespołu archiwalnego. W miejsce wyłączonego materiału ulotnego należy umieścić zastawnik z informacją o miejscu przechowywania wyłączonego oryginału.
Nie bardzo rozumiem, niestety. Powinno być właśnie odwrotnie, nie należy wyłączać z zespołu aktowego (bo chyba o taki chodzi) materiałów ulotnych! Natomiast w przypadku, gdy np. afisz jest integralną częścią jednostki archiwalnej aktowej (pojęcie jednostki macierzystej jest dosyć nieszczęśliwe) i dalsze jego tam przechowywanie grozi jego destrukcją, należy go wyłączyć, poddać konserwacji i umieścić w tym samym zespole na jego końcu, nadając mu kolejną sygnaturę. Zastawnik chyba jest niepotrzebny, wystarczy informacja w inwentarzu.

Punkt 7.2.(cyt.): Materiały ulotne wyłączone z zespołów archiwalnych należy w sposób trwały oznakować sygnaturą archiwalną jednostki macierzystej.
Sformułowanie całkowicie niejasne, chodzi chyba o to, że wyłączony z jednostki archiwalnej np. afisz ma otrzymać sygnaturę jednostki, z której został wyłączony. Ale dlaczego??? I czy to oznacza, że w tym samym zespole będą jednostki o takiej samej sygnaturze? Wprowadzi to niepotrzebny bałagan w ewidencji zespołu.  

Punkt 9. (cyt.): Przynależność zespołową ustala się w oparciu o analizę wszelkich oznaczeń pochodzących od twórcy zbioru (zespołu), np. odcisków pieczęci oraz o inne informacje.
Jest to zdanie prawie w całości „zapożyczone” ze wskazówek dot. opracowania fotografii. No cóż, życzę powodzenia opracowującym materiały ulotne, a chcącym kierować się tą radą…

I kolejne „zapożyczenie”:
Punkt 10. (cyt.): Porządkowanie wstępne.
Porządkowanie wstępne obejmuje:
a)   rozpoznanie zawartości i stanu uporządkowania,
b)   sprawdzenie stanu zachowania zbioru (zespołu) w przypadku istnienia jakichkolwiek pomocy archiwalnych

Czy to oznacza, że należy przeprowadzić skontrum zespołu??? To jest całkowicie niezrozumiałe.
c)   rozpoznanie stanu fizycznego materiałów ulotnych, wyłączenie materiałów zakażonych biologicznie i usunięcie części metalowych, jak spinacze, zszywki, itp.
d)   formowanie jednostek archiwalnych

 Już w przypadku fotografii to stwierdzenie brzmi dziwnie, takie samo zdziwienie musi budzić i teraz. No bo jak sformować plakat, afisz albo ulotkę???
e)   opatrzenie materiałów ulotnych znakiem własnościowym archiwum
Punkt chyba zbędny, bo przecież kwestę znakowania regulują odrębne przepisy (decyzja NDAP z 2002 r.).

To są bardzo wstępne uwagi, mam nadzieję, że inni forumowicze włączą się do dyskusji, tym bardziej że sami domagaliśmy się możliwości zapoznawania się z projektmi przepisów metodycznych.

Offline Hanna Staszewska

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1744
Projekt wskazówek metodycznych dot. materiałów ulotnych
« Odpowiedź #1 dnia: Lipiec 07, 2006, »
Punkt 12.3. (cyt.): Materiały ulotne przejęte przez archiwa w postaci ukształtowanych zbiorów (zespołów) powinny zachować układ nadany im przez twórcę.
Owszem, ale należy chyba dopisać: o ile nie budzi on zastrzeżeń.

Punkt 13. Brakowanie.
Właściwie tylko częściowo dotyczy brakowania, jest tu m.in. mowa o liczbie egzemplarzy tych samych materiałów ulotnych. Powinna chyba znaleźć się tutaj informacja, jak te egzemplarze przechowywać (razem czy osobno).

Punkt 13.3. (cyt.): Listę przekazanych materiałów ulotnych [do innych instytucji] wraz z nazwą instytucji przejmującej należy dołączyć do inwentarza danego zbioru (zespołu).
Chyba nie ma takiej potrzeby, do tego służy księga ubytków i w ogóle dział ewidencji zasobu, informację o przekazaniu materiałów należy natomiast zamieścić we wstępie do zbioru (zespołu).

Punkt 14.4.2. (cyt.): W obrębie zbiorów i samodzielnych zespołów materiałów ulotnych dopuszcza się tworzenie zbiorczych jednostek inwentarzowych dla materiałów ulotnych związanych z jednym tematem, sprawcą (inicjatorem) lub jednolitych pod względem formy.
I znowu ten nieszczęsny temat... Dyskutowaliśmy ten problem przy okazji wskazówek dot. fotografii, więc nie będę się powtarzać.

Punkty: 14.5, 14.5.1 i 14.5.2 mówią o tym, że inwentaryzacji podlegają tylko pierwsze egzemplarze materiałów ulotnych, kolejne są tylko oznaczone odpowiednią sygnaturą z dodaniem litery „A” lub „B”. W takim razie jak będzie wyglądał wydruk inwentarza skarbowego takiego zbioru (zespołu)? Przecież wszystkie materiały w zbiorze (zespole) stanowią materiał archiwalny i liczą się do stanu zespołu.

Punkt 14.6. (cyt.):  Sygnaturą archiwalną materiałów ulotnych znajdujących się w zespołach archiwalnych jest sygnatura jednostki archiwalnej, w której się one znajdują.
Pomysł zupełnie nie do przyjęcia. Jeżeli np. afisz jest integralną częścią j.a. nie można go odrębnie zinwentaryzować i nadać mu sygnatury. Należy go w inwentarzu opisać jako obiekt, podając stronę, na której występuje w j.a.      

Charakterystyka elementów opisu (formalnego):
Punkt 6. (cyt.): W przypadku materiału ulotnego znajdującego się w jednostce archiwalnej aktowej należy wpisać jej sygnaturę archiwalną.
Absolutnie kiepski pomysł (por. uwagi wyżej).

Punkt. 9. Rodzaj dokumentu (tytuł formalny).
Wypisano ty różne możliwości opisu, ale obawiam się, że nie ułatwią one opracowania, wręcz przeciwnie, wprowadzają sporo zamieszania pojęciowego.
Przykłady:
-   jeśli odezwa lub obwieszczenie ma formę afisza, to co wpisać?
-   jednodniówka to równocześnie druk okolicznościowy, więc co wpisać?
-   zaproszenie też może być drukiem okolicznościowym, więc co wpisać?
Itd....

Charakterystyka elementów opisu (treści):
Punkt 1 (Regest): (cyt.): Powinien zostać zredagowany w języku polskim w oparciu o aktualnie obowiązujące wskazówki metodyczne dotyczące inwentaryzowania materiałów archiwalnych.
Które? Przecież to właśnie omawiane wskazówki dotyczą zasad opracowania materiałów ulotnych, więc to odesłanie do innych przepisów jest trochę nie na miejscu. Powinny się tu znaleźć precyzyjnie określone zasady formułowania regestu.

Punkt 3. Powód (wydarzenie sprawcze).
??????????

Punkt 6. Sprawca (nicjator).
??????????

Poza tym przydałoby się pole do wpisania miejsca wydarzenia oraz nazw grup rzeczowych.

Tomek

  • Gość
Projekt wskazówek metodycznych dot. materiałów ulotnych
« Odpowiedź #2 dnia: Lipiec 07, 2006, »
Brawo Hanna ! Dobra robota.

A od siebie mam zapytanie.
Czy w oparciu o te nowe wskazówki będzie tworzona nowa baza danych do ich inwentaryzowania? Czy raczej na podstawie załączników możemy sobie sami stworzyć takie narzędzie do pracy pamiętając aby zawierało wszystkie pkt. które w nich są zawarte (w przyszłości łatwiej można było by przenieść dane).

PS. Od biedy to zbiór afiszy ulotnych można i zinwenytaryzować w IZA-ie 5.01. m.in. dzięki zakładce obiekty. Dzięki temu szybciej bedzie taki zespół dostępny w internecie.

Offline Anna Laszuk

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 161
Projekt wskazówek metodycznych dot. materiałów ulotnych
« Odpowiedź #3 dnia: Lipiec 07, 2006, »
Nie jest przewidywana oddzielna baza danych do inwentaryzowania materiałów ulotnych. Występują one często w ramach zespołów aktowych, więc przy okazji przeróbek bazy IZA, zgodnie z sugestiami użytkowników, przygotowany został moduł opisu tych materiałów w tej bazie - obok modułów dokumentacji aktowej, technicznej i kartograficznej. Zapoznali się z nim wstępnie członkowie zespołu Informatyka i Archiwa, a po zatwierdzeniu ostatecznego kształtu wskazówek metodycznych moduł będzie dopracowany i wraz z całą bazą przekazany do testowania.

PS. Baza danych AFISZ była przygotowana do celów odrębnego projektu. Dane z tej bazy postaramy się zaimportować do IZY, jeśli takie będzie Państwa życzenie.

Offline Hanna Staszewska

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1744
Projekt wskazówek metodycznych dot. materiałów ulotnych
« Odpowiedź #4 dnia: Lipiec 10, 2006, »
Chyba dobrze byłoby dołączyć do wskazówek konkretne przykłady wypełniania poszczególnych elementów opisu (dot. konkretnego plakatu, afisza, ulotki itd..).

Offline Anna Nowakowska

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 7
Projekt wskazówek metodycznych dot. materiałów ulotnych
« Odpowiedź #5 dnia: Lipiec 10, 2006, »
Szkoda że nie będzie tworzona oddzielna baza danych do inwentaryzowania druków ulotnych, z tego co pamiętam to w opisie obiektów jest rodzaj: afisz/plakat, nie ma rozróżnienia co wydłuża szukanie, nie ma wyszczególnionej ulotki ani broszury.  Do naszego archiwum czesto zglaszają się ludzie z wydawnictw czy telewizji w poszukiwaniu druków ulotnych, zależy im na czasie, mają inne podejście do akt, historii...

Drugi problem: czemu plakaty i afisze, będące częścią zespołu aktowego, nie mogłyby po wykonaniu zastawnika, konserwacji i sporządzeniu odpowiedniej informacji trafić do specjalnej szafy (jak dla map) w magazynie z plakatami? Przecież o wiele lepiej im tam będzie niż poskładane w teczkach, lub zostawione w wielkoformatowej teczce w kącie, jak to w praktyce wygląda? W ten sposób zniszczono wiele cennych plakatów. A moze w kazdym magazynie postawić szafe na nietypowe druki?
Pozdrawiam, wszystkim dziekuję za okazaną mi pomoc. :D

Offline andrzej klubiński

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 68
Projekt wskazówek metodycznych dot. materiałów ulotnych
« Odpowiedź #6 dnia: Lipiec 10, 2006, »
Odpowiadając na drugą z przedstawionych przez Panią uwag, proszę zauważyć,  że w punkcie 7.1 Wskazówki przewidują możliwość wyłaczenia materiałów ulotnych z zespołu w przypadku, kiedy  są one narażone na zniszczenie. Podstawową zasadą jest zatem zachowanie tej części zasobu archiwalnego  w dobrym stanie.

aktualna wersja porektu Wskazówek:
http://www.archiwa.gov.pl/?CIDA=64

Offline Maciej Zdunek

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 546
  • Płeć: Mężczyzna
Projekt wskazówek metodycznych dot. materiałów ulotnych
« Odpowiedź #7 dnia: Lipiec 10, 2006, »
Chyba coś nie tak z tym linkiem. Czy chodzi raczej o to? http://archiwa.gov.pl/repository/decyzje/wskazowki_materialy_ulotne_2.pdf
Absens carens

Offline andrzej klubiński

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 68
Projekt wskazówek metodycznych dot. materiałów ulotnych
« Odpowiedź #8 dnia: Lipiec 10, 2006, »
tak, oczywiście ma Pan rację, dziękuję za sprostowanie informacji

Offline Hanna Staszewska

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1744
Projekt wskazówek metodycznych dot. materiałów ulotnych
« Odpowiedź #9 dnia: Lipiec 10, 2006, »
Andrzej Klubiński
Cytuj
w punkcie 7.1 Wskazówki przewidują możliwość wyłaczenia materiałów ulotnych z zespołu w przypadku, kiedy są one narażone na zniszczenie.

Jeśli materiały ulotne będące częścią składową j.a. aktowych są narażone na zniszczenie, to oczywiście należy je wyłączyć z takiej teczki (pisałam już o tym, więc nie będę się powtarzać). Ale dlaczego wyłączać je z zespołu? Tego nie rozumiem. I dokąd je włączyć, bo skoro się je wyłączy, to trzeba je gdzieś przydzielić, one nie mogą przecież wisieć w „ewidencyjnej” próżni.

Anna Nowakowska
Cytuj
czemu plakaty i afisze, będące częścią zespołu aktowego, nie mogłyby po wykonaniu zastawnika, konserwacji i sporządzeniu odpowiedniej informacji trafić do specjalnej szafy (jak dla map) w magazynie z plakatami? Przecież o wiele lepiej im tam będzie niż poskładane w teczkach, lub zostawione w wielkoformatowej teczce w kącie, jak to w praktyce wygląda?

Oczywiście, ma Pani rację. Taka praktyka już jest stosowana, np. w przypadku kartografii. W zasobie naszego archiwum posiadamy zespoły starostw, w skład których wchodzą, oprócz typowej dokumentacji aktowej, także mapy i plany. Przechowywane są w osobnym, specjalnym magazynie, ale ewidencyjnie należą do zespołów starostw. Takie przykłady można mnożyć, więc i materiały ulotne można też tak potraktować.  


Cytuj

Offline andrzej klubiński

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 68
Projekt wskazówek metodycznych dot. materiałów ulotnych
« Odpowiedź #10 dnia: Lipiec 13, 2006, »
Interpetując pkt 7.1 nalezy uwzględnić dotychczas obowiązującą metodykę. W sformułowaniu "dopuszcza się wyłączenie materiałów ulotnych z zespołów archiwalnych" (pkt 7.1), na ktore zwróciła Pani słusznie uwagę, chodzi jedynie o  fizyczne wyłącznie jednostek z zespołu. Taka interpretacja wynika z łącznego brzmienia punktów 7.1 i 7.2, ktore wskazują, że w miejscu, w którym znajdowała się wyłączona jednostka należy pozostawić zastawnik, a przenoszony materiału ulotny  "należy w sposób trwały oznakować sygnaturą archiwalną jednostki macierzystej". Zgodnie z brzmieniem punktu 7.2 wyłączenie, które przewiduje się w punkcie 7.1 jest równoznaczne jedynie z wyłączeniem fizycznym z zespołu w celu zabezpieczenia jednostki (lub jednostek) przed uszkodzeniem.
 Dziękując za uwagi  informuję jednocześnie, że zgodnie z decyzją Centralnej Komisji Metodycznej spostrzeżenia i sugestie uczestników Forum, dotyczące projektów wskazówek metodycznych zamieszczonych na stronie Archiwa  Państwowe/Prawo archiwalne, będą przedmiotem uwagi Komisji na kolejnym jej posiedzeniu 28 września br.

Offline Hanna Staszewska

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1744
Projekt wskazówek metodycznych dot. materiałów ulotnych
« Odpowiedź #11 dnia: Lipiec 13, 2006, »
Cytat: "andrzej klubiński"
chodzi jedynie o  fizyczne wyłącznie jednostek z zespołu. Taka interpretacja wynika z łącznego brzmienia punktów 7.1 i 7.2, ktore wskazują, że w miejscu, w którym znajdowała się wyłączona jednostka należy pozostawić zastawnik, a przenoszony materiału ulotny  "należy w sposób trwały oznakować sygnaturą archiwalną jednostki macierzystej".

Hmmm... W dalszym ciągu nie rozumiem. Jeżeli chodzi o fizyczne wyłączenie jednostki z zespołu, to jak oznakować ją sygnaturą jednostki macierzystej??? Domyślam się, że chodzi o wyłączenie materiału ulotnego, który jest integralną częścią j.a., ale trzeba ten zapis precyzyjnie sformułować, żeby nikt nie miał wątpliwości. Może kierować się przykładem ze wskazówek dot. fotografii, gdzie to jest dosyć jasno napisane, a zastawnik ma mieć formę kopii fotografii. W omawianych wskazówkach nie określono formy zastawnika. Czy to ma fotokopia, kserokopia? I co na to konserwatorzy, czy zaczerpnięto ich opinii w tej kwestii? Bo nie wyobrażam sobie, że do poszytu XIX-wiecznego wkładam kserokopię ulotki czy afisza.

Offline Anna Nowakowska

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 7
Projekt wskazówek metodycznych dot. materiałów ulotnych
« Odpowiedź #12 dnia: Lipiec 13, 2006, »
Rzeczywiscie jesli chodzi o XIX wieczne materiały może być kłopot... Nikt nie pomyślał czy w stare akta można wkładać zastawnik w postaci fotografi czy wydruku jak to można zrobić w przypadku zastawników do akt nowych.  I właśnie czy zastawnikiem może być wydruk skanu czy fotografia? Spotkałam się z zastawnikiem, który był po prostu informacją, że plakat został wyjęty i znajduje sie w magazynie.... Użytkownik nie miał przed sobą obrazu a zwyczajną informacje.

Offline Hanna Staszewska

  • Moderator
  • st. kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 1744
Projekt wskazówek metodycznych dot. materiałów ulotnych
« Odpowiedź #13 dnia: Lipiec 19, 2006, »
Punkt 14.1 (cyt.): Inwentaryzacja materiałów ulotnych polega na sporządzeniu opisu pojedynczych  [podkr. HSK] materiałów ulotnych stanowiących samodzielne jednostki inwentarzowe.
Punkt 14.4 (cyt.): W zbiorach i samodzielnych zespołach materiałów ulotnych pojedynczy [podkr. HSK] materiał ulotny stanowi jednostkę inwentarzową.

Rozumiem, że należy zinwentaryzować odrębnie każdy plakat, afisz, ulotkę i to jest słuszne założenie. Ale punkt 14.4.2, dopuszczający tworzenie zbiorczych jednostek inwentarzowych w obrębie zbiorów i samodzielnych zespołów jest sprzeczny z powyższymi ustaleniami.

Offline andrzej klubiński

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 68
Projekt wskazówek metodycznych dot. materiałów ulotnych
« Odpowiedź #14 dnia: Lipiec 19, 2006, »
Cytat: "Anna Nowakowska"
Rzeczywiscie jesli chodzi o XIX wieczne materiały może być kłopot... Nikt nie pomyślał czy w stare akta można wkładać zastawnik w postaci fotografi czy wydruku jak to można zrobić w przypadku zastawników do akt nowych.  I właśnie czy zastawnikiem może być wydruk skanu czy fotografia? Spotkałam się z zastawnikiem, który był po prostu informacją, że plakat został wyjęty i znajduje sie w magazynie.... Użytkownik nie miał przed sobą obrazu a zwyczajną informacje.


Jeśli zastawnik traktuje się jako kartę zastępczą, ma on wyłącznie charakter informacyjny i powinien zawierać wszystkie dane umożliwiające identyfikację jednostki, i  miejsce jej przechowywania. W zasadzie tylko wskazówki dotyczące opracowania  fotografii zalecają umieszczenie  zastawnika w postaci kopii fotografii (III.23). Zgodnie z brzmieniem pktu 7.1 projektu wskazówek dotyczących zasad gromadzenia i opracowania materiałów ulotnych zastawnik powinien zawierać inforamcję o miejscu przechowywania wyłączonego obiektu.
Z Pani uwag wynika, że w odniesieniu do matariałów ulotnych istnieje potrzeba wprowadzenia zapisu analogicznego do tego, jaki znajduje się we wskażówkach dotyczących zasad opracowania fotografii