Archiwizacja dokumentacji prowadzonej niezgodnie z IK

[bubus]

Dzień dobry. Jak przejmować dokumentację, która była prowadzona niezgodnie z IK? Okazało się, że nie były nadawane numery, a przecież trzeba przyjąć to do archiwum. Wydałem instrukcje, aby to zmienić, ale co zrobić z dokumentacją już wytworzoną? Dodać w uwagach do spisu adnotację, że dokumentacja była prowadzona niezgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną i komórka przekazująca ponosi pełną odpowiedzialność za potencjalne rozbieżności ze stanem faktycznym?

[Barsa]

Po prostu przyjmujesz i oczekujesz, że zrobią na ile się da zgodnie ze sztuką aechiwlaną. Czyli np. nie ma wymagania tworzenia spisu spraw jeżeli nie byl tworzony na bieżąco. Teczki trzeba opisać jak najbardziej sensownie. To czy nadaje się w spisie symbol z JRWA czy zostawia puste pole bądź pisze się "nie stosowano wykazu akt" to już różnie - raczej po doświadczeniach z różnymi AP czy AAN to oni wola puste pola niż wpisywanie symboli, które nie były używane przez komórkę....
Oczywiście jeżeli to A lub powyżej B10 to ma być bez metalu, plastiku i ułożone właściwie w teczce.

[Szymon]

na pewno nie robisz sztucznie spisu spraw ani nie nadajesz znaku sprawy, jeżeli dokumentacja w teczce merytorycznej miała tworzyć akta spraw to w tej sytuacji zachowujesz sposób jej prowadzenia przez komórkę organizacyjną; skoro osoba (Zespól, dział, referat) prowadziła teczkę, opierając się tylko na haśle z JRWA i kategorii archiwalnej to rzeczywiście można napisać na spisie zdawczo-odbiorczym akt, że nie stosowano wykazu akt (rubryka znak teczki) ale w opisie teczki zostawiasz puste pole (w miejscu, gdzie powinien się znaleźć symbol literowy komórki organizacyjnej
i symbol klasyfikacyjny z wykazu akt), pozostałe czynności jak w IK dot. porządkowania teczek w podziale na kat. A i B