zbędne egzemplarze

[Andrzej1990]

W instrukcji archiwalnej jest zapis, że do materiałów archiwalnych wyłącza się zbędne identyczne kopie tych samych przesyłek lub pism. Co w przypadku umów, gdy w teczce w referacie znajdują się dwa egzemplarze, jest to kat. A oraz umowa była przygotowana w 5 egz.  Umowy traktuje się tak samo jak przesyłki/pisma i wyłączamy? (Urząd Gminy)

[Aleksandra]

Jeżeli te dwa egzemplarze umowy to dwa oryginały, to ja ja bym je zostawiła oba. W IK jest zapis o zbędnych kopiach

[sgt_Wichowski]

Jeśli egzemplarz umowy jest w aktach kilku komórek, to dostaniesz ten egzemplarz z każdej z nich, dołączony do akt wytworzonych w danej komórce. I nie możesz ich wyrzucić.

Nie wiem, czy dokładnie o to chodziło

[Leksandra]

Każdy egzemplarz umowy ma swoje przeznaczenie, zazwyczaj sporządza się ją w 3 egzemplarzach (określa to instrukcja obiegu dokumentacji finansowej) i te egzemplarze mają różną kategorię archiwalne - B5 w przypadku, gdy są podpinane do dowodów księgowych i dokumentują zapłatę środków, B10 w zbiorze faktur lub w komórce pilotującej realizację umowy. Dużym będem jest wpinanie umów do teczek merytorycznych np. "przygotowywanie i realizacja remontów" "źródła zaopatrzenia" etc etc, bo wtedy łatwo je wyprakować po 5 latach a nie po 10.

[EwelinaP]

Zgadzam się z @sgt_Wichowski. Jeśli umowa jest częścią kilku różnych spraw lub jest gromadzona w różnych teczkach rzeczowych w kilku komórkach, to faktycznie każdy egzemplarz powinien być przechowywany w archiwum. W mojej jednostce kilka lat temu utworzono Centralny Rejestr Umów, w którym zbieramy wszystkie zawarte przez urząd umowy, poza tymi o pracę i choć trochę z tym problemów, to przynajmniej nie trzeba szukać po różnych teczkach.
Co do drugich egzemplarzy, to np. ja rozumiem przez to kopie tego samego dokumentu, albo np. zbiór uchwał zarządu. Często komórka zostawia sobie "swoje" egzemplarze. Taka teczka ma kategorię Bc. Mogą to być też dwa identyczne egzemplarze zawarte w jednej teczce, wtedy jednego można się pozbyć. Inna sprawa, jeśli coś jest wersją roboczą z naniesionymi przez kierownika zmianami. Wtedy też zostawiamy. O ile to zmiany istotne, a nie np. literówki. Jak to lubi mówić mój kolega z pracy: to nie jest takie proste