W przygotowywanym projekcie instrukcji kancelaryjnej dopuściłem możliwość - przy wysyłce pisma wychodzącego - podawania kolejnego numeru pisma po znaku sprawy (przykładowo: ABC.233.2.2024.2). Jest to zresztą zgodne ze wzorem podanym na stronie archiwa.gov.pl; plik: IK-tradycyjny-2013, §23 ust. 8.
W instytucji, w której pracuję ta kwestia została poruszona i zapytano mnie, co z weryfikacją tychże pism, a dalej co z kompletnością spraw przy zdawaniu dokumentacji do archiwum zakładowego? Poruszono też kwestię zapisywania każdego pisma w spisie spraw, bo tylko tak będzie można kontrolować kompletność dokumentacji, a nawet daleko idącej modyfikacji tego spisu w spis pism...
Moje argumenty, że sprawę można rejestrować tylko raz i że za kompletność (ponownie zgodnie z przygotowywanym projektem) odpowiada osoba zdająca ww. dokumentację i że powinna ona ułożyć ją chronologicznie w obrębie spraw, są za słabe. W związku z tym mam pytanie, czy ktoś ma pomysł na rozwiązanie tej sprawy?
Z góry dziękuję za odzew.
