Teczki aktowe kat. A

[Ilona R.]

Witam,

chciałabym się poradzić w kwestii teczek kat. A, które znajdują się już w zasobie archiwum zakładowego. Mianowicie w dawnych latach zostały one fatalnie przyjęte - zawierają elementy metalowe, nie są przeszyte, teczki nie są z tektury bezkwasowej, okładki się odklejają - dramat. Moje pytanie brzmi, czy na własną rękę mogę je zacząć porządkować? AP i tak ich w takim stanie nigdy nie przejmie, a jak na to patrzę to stwierdzam, że nie ma na co czekać, ponieważ samo się nie zrobi...

[Czarny1986]

Witam,
jeżeli nie ma wątpliwości co do ich kwalifikacji to bym nie czekał na jakiś sygnał, jeżeli jest na to czas śmiało można a nawet trzeba porządkować. Powiadomił bym kierownika komórki i/lub kierownika jednostki o zaistniałej sytuacji oraz proponowanych działaniach. Pytanie jakie są daty skrajne? Jeżeli jest to dokumentacja podlegająca przekazaniu w tym momencie lub w niedalekiej przyszłości to trzeba by ustalić szczegóły tak żeby dwa razy nie robić.
pozdrawiam

[Ilona R.]

Akta częściowo kwalifikują się do przekazania do AP, jednak AP nic nie przyjmuje w tym momencie [z wiadomych przyczyn] i nie wiem kiedy to się zmieni. 

[sgt_Wichowski]

A to nie są zwyczajne porządkowe czynności? Wymiana teczek, usunięcie metalowych elementów - to nie ma żadnego wpływu na kolejność dokumentów w teczce (ani na ich ilość  ). Do wymiany teczek i pudeł archiwiści są zobligowani wtedy, gdy taka teczka czy pudło zaczyna się, ekhem, rozpadać. Według mnie Twój przypadek to właśnie taka rzecz.
Z przeszyciem to już kwestia, jak życzy sobie właściwe AP i jakie w Twojej firmie panują obyczaje

[Barsa]

Tylko, że jeżeli ktoś nie wyjął metalu itd. to coś mi mówi, że w teczce też nie poukładano dokumentów jak trzeba... także jak już się tym zająć to chyba całościowo, jak też na innych polach zostaną stwierdzone braki. Choć można też poczekać do czasu przekazania. Czasem AP czepia się szczegółów, a czasem przyjmują trochę jak leci jeśli chodzi o układ dokumentów w teczce.

[Czarny1986]

Akta częściowo kwalifikują się do przekazania do AP, jednak AP nic nie przyjmuje w tym momencie [z wiadomych przyczyn] i nie wiem kiedy to się zmieni. 

A jakie to "wiadome przyczyny"? Dokumentacja powyborcza czy jakieś inne jeszcze?
pozdrawiam

[Czarny1986]

Tylko, że jeżeli ktoś nie wyjął metalu itd. to coś mi mówi, że w teczce też nie poukładano dokumentów jak trzeba... także jak już się tym zająć to chyba całościowo, jak też na innych polach zostaną stwierdzone braki. Choć można też poczekać do czasu przekazania. Czasem AP czepia się szczegółów, a czasem przyjmują trochę jak leci jeśli chodzi o układ dokumentów w teczce.

Z tego względu aby uniknąć problemów z Nadzorem gdy coś porządkuje sam i nie ma możliwości skonsultować tego z pracownikiem, który wytworzył dokumentację robię to niejako na dwa etapy. W pierwszym etapie porządkuje to co można przekazać i to już robię na 100% zgodnie ze stanem swojej wiedzy oraz konsultując z AP. Natomiast nowszą dokumentację zabezpieczam technicznie (zszywki, spinacze, koszulki, teczki, opakowania) oraz wstępnie porządkuję i później czeka na swoją kolej. Jasne, że lepiej byłoby zrobić wszystko od razu jednak czas nie jest z gumy (zwłaszcza na zleceniu) i trzeba działać zadaniowo.
pozdrawiam

[Ilona R.]

Tylko, że jeżeli ktoś nie wyjął metalu itd. to coś mi mówi, że w teczce też nie poukładano dokumentów jak trzeba... także jak już się tym zająć to chyba całościowo, jak też na innych polach zostaną stwierdzone braki. Choć można też poczekać do czasu przekazania. Czasem AP czepia się szczegółów, a czasem przyjmują trochę jak leci jeśli chodzi o układ dokumentów w teczce.

Dokładnie, w teczkach nie jest poukładane po kolei, nie ma paginacji etc. Nie wiem czy jest sens czekać, bo potem będzie na hura wszystko, a to aż się prosi o uporządkowanie.

[Ilona R.]

A jakie to "wiadome przyczyny"? Dokumentacja powyborcza czy jakieś inne jeszcze?
pozdrawiam

Brak miejsca

[sgt_Wichowski]

Hmm, wrócę do pierwszego pytania Pani Ilony - czy musi koniecznie konsultować z AP porządkowanie dokumentacji (jeśli dobrze zrozumiałem - już przyjętej i będącej w ewidencji archiwum)? Jeżeli to porządkowanie ogranicza się tylko do usunięcia części metalowych, koszulek itp. oraz wymiany teczek, to moim zdaniem nie. Jeżeli ma tu wchodzić jeszcze porządkowanie kolejności (o czym mówił Barsa), to też moim zdaniem nie, natomiast zastanowiłbym się, czy trzeba to robić. Po pierwsze - to obowiązek pracownika komórki, jeśli tego nie zrobił, to archiwista nie musi, zwłaszcza, kiedy teczka jest zamknięta, przyjęta, spis z-o podpisany (jeszcze nie przez Ilonę R., więc można zrzucić na poprzedników i nawet się trochę pooburzać  ). Świadczy to o firmie, nie archiwiście i też jest jakąś informacją dla, ekhm, przyszłych pokoleń, które będą się babrać w zbiorach Archiwum Państwowego w 2150 roku. Po drugie - porządkowanie zajmuje czas, który można przeznaczyć na pilniejsze/ważniejsze sprawy, jeśli takowe są.

[Barsa]

Poniekąd masz rację.... Dlatego niektóre archiwa, żeby hmmm pokazać przebieg obiegu dokumentów czy tam czynności kancelaryjnych nie nakazują porządkować dokumentacji w teczkach. Ale to są mocno specyficzne tematy/dokumentacja. Tak to jednak archiwum państwowe nie kombinuje tylko ma być sprawa pierwsza na górze teczki lub chronologia i tyle. Archiwista nie ma czasu lub komórka merytoryczna to zatrudnia się firme archiwizacyjne. Tylko wtedy nie ma wielkiej filozofii, chronologia i do przodu.

[Ilona R.]

Hmm, wrócę do pierwszego pytania Pani Ilony - czy musi koniecznie konsultować z AP porządkowanie dokumentacji (jeśli dobrze zrozumiałem - już przyjętej i będącej w ewidencji archiwum)? Jeżeli to porządkowanie ogranicza się tylko do usunięcia części metalowych, koszulek itp. oraz wymiany teczek, to moim zdaniem nie. Jeżeli ma tu wchodzić jeszcze porządkowanie kolejności (o czym mówił Barsa), to też moim zdaniem nie, natomiast zastanowiłbym się, czy trzeba to robić. Po pierwsze - to obowiązek pracownika komórki, jeśli tego nie zrobił, to archiwista nie musi, zwłaszcza, kiedy teczka jest zamknięta, przyjęta, spis z-o podpisany (jeszcze nie przez Ilonę R., więc można zrzucić na poprzedników i nawet się trochę pooburzać  ). Świadczy to o firmie, nie archiwiście i też jest jakąś informacją dla, ekhm, przyszłych pokoleń, które będą się babrać w zbiorach Archiwum Państwowego w 2150 roku. Po drugie - porządkowanie zajmuje czas, który można przeznaczyć na pilniejsze/ważniejsze sprawy, jeśli takowe są.

Czyli skłaniałbyś się jedynie do wymiany okładek ? Nie wiem czy to nie będzie koniec końców dla mnie podwójna robota, stąd moje pytanie

[sgt_Wichowski]

Czyli skłaniałbyś się jedynie do wymiany okładek ? Nie wiem czy to nie będzie koniec końców dla mnie podwójna robota, stąd moje pytanie
[/quote]

Hmm, chodziło mi o to, że są prace, które możesz spokojnie przeprowadzać bez pytania kogokolwiek (typu wymiana zniszczonych teczek, usuwanie metalowych elementów, koszulek foliowych i inne tego typu czysto mechaniczne czynności). A nadawanie dokumentacji układu wymaganego przepisami już tak nie bardzo, bo to nie jest obowiązek archiwisty, tylko pracownika komórki, który tą dokumentację przekazywał. Ale jeżeli kierownik Twojej jednostki lub "kontrol" z Archiwum Państwowego się czepią, to będziesz pewnie zmuszona taki układ nadać.

Edit: w sumie, usuwanie metalowych elementów to też obowiązek pracownika komórki, a nie archiwisty. Tylko, że obecność spinaczy, folijek, koszulek, bardziej rzuca się w oczy, niż to, czy układ jest aby na pewno całkiem chronologiczny. I jeszcze - dokumenty nieułożone chronologicznie nie będą rdzewieć, brudzić się itd., jak te, z których spinaczy czy zszywek nie usunięto. Dlatego pilnowałbym przede wszystkim usunięcia zszywek, spinaczy, a w drugiej kolejności, czy układ jest chronologiczny. Taki układ powinien, oczywiście, być nadany, i nie pracowałbym nad nim tylko w jakichś przypadkach typu że teczek jest 3000 do uporządkowania, albo że jest mnóstwo innej pilnej roboty "na już". Wszystko zależy od Twojej obecnej sytuacji, od szefa, od wymagań Archiwum Państwowego... O ten układ chronologiczny bym się zapytał np. kierownika, czy życzy sobie, żebyś posprzątała po poprzednikach, czy lepiej, żebyś czas i siły poświęciła na pilniejszą robotę.

Edit 2: bo potem może się okazać, że jednak lepiej to uporządkować, i faktycznie będziesz 2 razy robić 

[Ilona R.]

Hmm, chodziło mi o to, że są prace, które możesz spokojnie przeprowadzać bez pytania kogokolwiek (typu wymiana zniszczonych teczek, usuwanie metalowych elementów, koszulek foliowych i inne tego typu czysto mechaniczne czynności). A nadawanie dokumentacji układu wymaganego przepisami już tak nie bardzo, bo to nie jest obowiązek archiwisty, tylko pracownika komórki, który tą dokumentację przekazywał. Ale jeżeli kierownik Twojej jednostki lub "kontrol" z Archiwum Państwowego się czepią, to będziesz pewnie zmuszona taki układ nadać.

Edit: w sumie, usuwanie metalowych elementów to też obowiązek pracownika komórki, a nie archiwisty. Tylko, że obecność spinaczy, folijek, koszulek, bardziej rzuca się w oczy, niż to, czy układ jest aby na pewno całkiem chronologiczny. I jeszcze - dokumenty nieułożone chronologicznie nie będą rdzewieć, brudzić się itd., jak te, z których spinaczy czy zszywek nie usunięto. Dlatego pilnowałbym przede wszystkim usunięcia zszywek, spinaczy, a w drugiej kolejności, czy układ jest chronologiczny. Taki układ powinien, oczywiście, być nadany, i nie pracowałbym nad nim tylko w jakichś przypadkach typu że teczek jest 3000 do uporządkowania, albo że jest mnóstwo innej pilnej roboty "na już". Wszystko zależy od Twojej obecnej sytuacji, od szefa, od wymagań Archiwum Państwowego... O ten układ chronologiczny bym się zapytał np. kierownika, czy życzy sobie, żebyś posprzątała po poprzednikach, czy lepiej, żebyś czas i siły poświęciła na pilniejszą robotę.

Edit 2: bo potem może się okazać, że jednak lepiej to uporządkować, i faktycznie będziesz 2 razy robić 

Jest to wszystko prawdą. Wiem, że to są w zasadzie obowiązki pracownika komórki org., jednak Ci pracownicy oczywiście już dawno nie pracują, a problem jest dość spory. Przez 18 lat praktycznie archiwista nic nie robił, oprócz bałaganu.. nie wspominając, że wypożyczał akta komórkom wewnętrznym rozszywając teczki kat. A i "wyciągając" tylko konkretną sprawę. Mam cały stos spraw, które nie wiadomo z jakich teczek zostały powyciągane. A jak już uda mi się je namierzyć (często brakuje sygnatur - archiwista nie nadawał ich na teczkach), to okazuje się, że w środku są właśnie elementy metalowe, brakuje spisów spraw, są koszulki. W zasadzie teczki kat. A nie różnią się od teczek kat. B.. Jestem nieco załamana, bo żeby było śmieszniej dawny archiwista jest teraz dyrektorem i nie bardzo mam komu to zgłosić. Stąd moje pytanie.

[sgt_Wichowski]

Jest to wszystko prawdą. Wiem, że to są w zasadzie obowiązki pracownika komórki org., jednak Ci pracownicy oczywiście już dawno nie pracują, a problem jest dość spory. Przez 18 lat praktycznie archiwista nic nie robił, oprócz bałaganu.. nie wspominając, że wypożyczał akta komórkom wewnętrznym rozszywając teczki kat. A i "wyciągając" tylko konkretną sprawę. Mam cały stos spraw, które nie wiadomo z jakich teczek zostały powyciągane. A jak już uda mi się je namierzyć (często brakuje sygnatur - archiwista nie nadawał ich na teczkach), to okazuje się, że w środku są właśnie elementy metalowe, brakuje spisów spraw, są koszulki. W zasadzie teczki kat. A nie różnią się od teczek kat. B.. Jestem nieco załamana, bo żeby było śmieszniej dawny archiwista jest teraz dyrektorem i nie bardzo mam komu to zgłosić. Stąd moje pytanie.

Zadałbym pytanie, czy Twoje Archiwum Państwowe zna ten stan rzeczy. Jeśli tak, to jakie zalecenia wydało? Jeśli nie, to może warto poprosić o konsultacje? Przede wszystkim powinnaś im powiedzieć to wszystko, co powyżej napisałaś. Przecież to zgroza! (Albo cyrk Monty Pythona, jak kto woli). Niech Ci powiedzą w AP do jakiego stanu masz doprowadzić teczki - i do jakiego stanu możliwe jest ich doprowadzenie. Oczywiście, mówię o kategorii A.

A już tak żartem (a może półżartem ) - napisz bezosobowy raport o stanie archiwum, napisz jak jest a jak powinno być, może nawet z konkluzją, że stan urąga przepisom i przedstaw dyrektorowi, niby nie wiedząc, że to on do tego doprowadził...  Widzę, że archiwa instytucji kultury wcale nie są w takim złym stanie, na tle innych. U mnie jest tylko kupa dokumentacji nigdy nie przyjętej, nie posegregowanej i nie przygotowanej do zdania. Takich kwiatków, jak u Ciebie, to nie ma