Internetowe Forum Archiwalne > Archiwa Zakładowe
MIGRACJA DANYCH między systemami ezd
Aleksandra:
Cześć, czy ktoś doświadczył w swojej jednostce zmiany systemu ezd na inny system ezd i procesu zmigrowania danych między tymi systemami? Mam na myśli jednostkę, która działa od lat w pełnym obiegu elektronicznym i chce zmienić system ezd (nie mylić z jednostką, która przechodzi na ezd z modelu tradycyjnego jedynie wspieranego systemem ezd). Zastanawiam się, czy pełna migracja jest w ogóle możliwa, czy też przez X czasu będzie trzeba pracować na dwóch systemach?..
Ilona R.:
Ostatnio w moim Urzędzie wszedł system EZD RP, a wcześniej działaliśmy od wielu lat w innym systemie również do pełnego zarządzania dokumentacją i migracja danych nie była możliwa.
Aleksandra:
--- Cytat: Ilona R. w Luty 21, 2024, ---Ostatnio w moim Urzędzie wszedł system EZD RP, a wcześniej działaliśmy od wielu lat w innym systemie również do pełnego zarządzania dokumentacją i migracja danych nie była możliwa.
--- Koniec cytatu ---
1. Dlaczego nie była możliwa?
2. Pracujecie obecnie w dwóch systemach? bo rozumiem, że sprawy w toku musicie kończyć w tym poprzednim systemie?
Ilona R.:
Migracja nie była możliwa, ponieważ nowy system nie udzwignął by takiej liczby danych, systemy są oparte na zupełnie innej strukturze, NASK nie widział możliwości aby dane mogły być migrowane.
Obecnie sprawy niezakończone w dawnym systemie są dalej w nim prowadzone, a jeśli to możliwe zaleca się przerejestwoanie spraw. Z tego co kojarzę ma dawny system ma być jeszcze dostępny przez dwa lata, następnie będzie konieczność zakończenia lub nieprzerejestrowana wszystkich spraw ciągnących się.
Tak naprawdę pracujemy obecnie w nowym systemie, drugi jest tylko czasowo "aktywny". Jesteśmy bardzo dużym urzędem i niewłaściwym byłoby "nagłe" zamknięcie dawnego systemu.
Aleksandra:
--- Cytat: Ilona R. w Luty 21, 2024, ---Migracja nie była możliwa, ponieważ nowy system nie udzwignął by takiej liczby danych, systemy są oparte na zupełnie innej strukturze, NASK nie widział możliwości aby dane mogły być migrowane.
Obecnie sprawy niezakończone w dawnym systemie są dalej w nim prowadzone, a jeśli to możliwe zaleca się przerejestwoanie spraw. Z tego co kojarzę ma dawny system ma być jeszcze dostępny przez dwa lata, następnie będzie konieczność zakończenia lub nieprzerejestrowana wszystkich spraw ciągnących się.
Tak naprawdę pracujemy obecnie w nowym systemie, drugi jest tylko czasowo "aktywny". Jesteśmy bardzo dużym urzędem i niewłaściwym byłoby "nagłe" zamknięcie dawnego systemu.
--- Koniec cytatu ---
Rozumiem, czyli jesteście w sytuacji, która mnie najbardziej interesuje, dlatego będę wdzięczna, jeśli podzielisz się Waszym doświadczeniem. Mam następujące pytania:
1. Jak radzicie sobie z wpływem korespondencji papierowej do sprawy będącej w toku w poprzednim systemie? rejestrujecie wpływ w poprzednim systemie?
2. Jak radzicie sobie z wpływem korespondencji elektronicznej do sprawy będącej w toku w poprzednim systemie? eUS i epuap jak rozumiem, wpadają do nowego systemu automatycznie i tam są rejestrowane, jeżeli dane pismo dotyczy sprawy w toku z poprzedniego systemu, to jak postępujecie?
3. Składy chronologiczne - jeżeli ktoś chce coś pożyczyć/wycofać ze składu chronologicznego dot. sprawy prowadzonej w poprzednim systemie, to czy cała obsługa odbywa się w tym poprzednim systemie? (wniosek, wypożyczenie, zwrot)
4. Składy chronologiczne - jeżeli poprzedni system ma zostać wygaszony za 2 lata, to w jaki sposób obsługiwać się będzie dokumenty będące zasobem składu po tym czasie?
5. Archiwum - jeżeli ktoś chce coś wycofać z archiwum dot. sprawy prowadzonej w poprzednim systemie, to czy cała obsługa odbywa się w tym poprzednim systemie?
6. Archiwum - jeżeli poprzedni system ma zostać wygaszony za 2 lata, to w jaki sposób obsługiwać się będzie sprawy elektroniczne zarchiwizowane?
7.Archiwum - jeżeli poprzedni system ma zostać wygaszony za 2 lata, to co stanie się z zasobem archiwum spraw elektronicznych?
Z góry dziękuję za odpowiedź :)
Nawigacja
[#] Następna strona
Idź do wersji pełnej