Internetowe Forum Archiwalne > Metodyka Archiwalna

Klasa instrukcji i regulaminów

(1/3) > >>

sgt_Wichowski:
Dzień dobry wszystkim (mój drugi post, więc dzień dobry wszystkim)!
Mam zagwozdkę jeśli chodzi o nadawanie klasy instrukcjom, które wprowadzała swego czasu dyrekcja (porządkuję dokumentację, która magicznie znalazła się w Archiwum podczas kilkuletniej przerwy bez archiwisty). Wiecie, Regulamin pracy, Regulamin udzielania zamówień publicznych, Instrukcja kasowa - tego typu rzeczy. Żeby nie było za prosto muszę dodać, że 1) JRWA mamy przedpotopowe i upośledzone, jestem w trakcie pisania nowego, no, ale chyba powinienem na razie trzymać się starego, czyż nie? 2) Dotychczas praktyką było klasyfikowanie takich instrukcji i regulaminów jako "Zarządzenia Dyrektora" i tworzenie osobnej teczki z podtytułem "Regulamin X". Ale też nie zawsze, na jednym spisie zdawczo-odbiorczym część instrukcji jest jako "Zarządzenia Dyrektora", a część w osobnych klasach. Prawdopodobnie dlatego, że niektóre instrukcje trudno zaklasyfikować w naszym wykazie akt, a jeśli już jakaś klasa dobrze brzmi ("Przepisy prawne dotyczące rachunkowości, księgowości i obsługi kasowej"), to ma kategorię B-10, czyli chyba za mało?
Teraz pytanie: czy lepiej będzie wszystko wrzucić do "zarządzeń dyrektora" (z automatu klasa A, no, i wszystkie takie instrukcje będą na spisie obok siebie), czy jednak na siłę szukać klas w niedoskonałym wykazie akt i czasem samowolnie podnosić kategorię do A? Co będzie mniejszym grzechem?  ;D

Rovan:
W teczce rzeczowej "Zarządzenia Dyrektora" znajda się wszystkie zarządzenia, niezależnie od tego czego dotyczą. Znajdą się tam również zarządzenia wprowadzające instrukcje, ale instrukcja w tej teczce rzeczowej jest tylko załącznikiem do zarządzenia - teczka jako taka dotyczy zarządzeń, a nie instrukcji.
Dlatego też drugi egzemplarz każdej instrukcji powinien trafić do teczki właściwej tematycznie dla danego rodzaju instrukcji, czy regulaminu, np:
- regulamin organizacyjny w klasie dla organizacji własnej jednostki
- regulamin pracy w klasie dot. regulacji własnych w zakresie spraw kadrowych
- instrukcja kancelaryjna w klasie właściwej dla przepisów kancelaryjno-archiwalnych
itd., itp.

Kwalifikacja archiwalna egzemplarzy w tych klasach nie musi być taka sama jak egzemplarza stanowiącego załącznik do zarządzenia

sgt_Wichowski:
Dziękuję. Nie do końca o to pytałem, chociaż nie miałem jasności, czy w Zarządzeniach Dyrektora muszą być teksty załączników-instrukcji. Myślałem, że do takich instrukcji zakłada się osobne teczki kategorii A, żeby ewentualnie w dalszej przyszłości móc łatwiej je znaleźć, a nie grzebać po Zarządzeniach. Szczególnie, jak dochodzą jakieś późniejsze aneksy, zmiany wewnątrz regulaminów - wtedy w jednej teczce mamy cały tekst.

Rovan:
Zarządzenie musi być kompletne, a więc wraz z załącznikami.
Natomiast drugi egzemplarz takiego załącznika (w sytuacji gdy jest nim regulamin czy instrukcja) powinien trafić do teczki właściwej tematycznie z uwagi na rodzaj instrukcji/regulaminu itp.
O tym właśnie pisałem w poprzednim poście.

sgt_Wichowski:
Tak, tak, wszystko jasne, tylko dziwię się, że czasem dość istotne dokumenty mogą dostać stosunkowo niską klasę, kiedy trafiają (jako 2-gi egzemplarz) do tej osobnej teczki. Mam "Regulamin udzielania zamówień publicznych" w mojej jednostce i wg wykazu akt powinien mieć kategorię B10.

Mam kilka innych regulaminów czy instrukcji i jakbym nie kombinował dostają klasę A

Nawigacja

[0] Indeks wiadomości

[#] Następna strona