PISMA DO RIO

[ewelina_907]

Witam
Księgowość ma u siebie w szafkach takie pisma wysyłane elektroniczne do Regionalnej Izby Obrachunkowej "przedłożenie aktu do nadzoru prawnego". Są to taki pisma wysyłane do RIO elektronicznie ale ksiegowosc drukuje i wkłada do segregatorów aby miec w razie W pod ręką. powiedzcie mi jak to zaklasyfikować? I czy w ogole jest sens drukowac jak to idzie elektronicznie?

[Barsa]

Jeżeli masz EZD u siebie i te pisma to nie "wyjątek" to dla mnie nawet nie jest BC... Niech z tym zrobią co chcą (w domyśle zniszczą) u siebie w dziale. Ale jak masz system tradycyjny to jednak jak najbardziej drukowanie jest ok.

[ewelina_907]

Mam system tradycyjny.

[ewelina_907]

a jak mam zaklasyfikować to wg JRWA?

[Barsa]

Ty jesteś archiwistka jak rozumiem... to urzędnik klasyfikuje Rozumiem, że chcesz im pomóc, ale ja tej dokumentacji nie znam, więc nie wiem czy bardziej o sprawy księgowe, czyli coś pod "3" z JRWA", czy merytoryczne, czyli "4+". W ostateczności na współpracę, czyli 07... ale to ostateczność,

[ewelina_907]

rozumiem

[Rovan]

Niezależnie od tego, czy dokumentacja prowadzona jest papierowo czy elektronicznie należy ja odpowiednio zaklasyfikować.
Zaś komórka ma prawo wystąpić do koordynatora czynności kancelaryjnych (archiwisty) z zapytaniem o właściwą klasyfikację.

W tym przypadku rozumiem, ze chodzi o realizacje obowiązku o którym mowa w art. 90 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym:

Wójt przedkłada regionalnej izbie obrachunkowej, na zasadach określonych w ust. 1, uchwałę budżetową, uchwałę w sprawie absolutorium oraz inne uchwały rady gminy i zarządzenia wójta objęte zakresem nadzoru regionalnej izby obrachunkowej.

W zależności od tego jaki akt prawny podlega przedłożeniu do RIO (uchwała budżetowa, czy inne akty normatywne gminy) właściwa będzie następująca klasyfikacja:
- przedłożenie uchwały budżetowej - 3022 "Opiniowanie budżetu przez RIO"
- przedłożenie innych aktów (nie związanych z budżetem gminy) - 074 - "Opinie prawne na potrzeby gminy i jej jednostek organizacyjnych"

W ostateczności na współpracę, czyli 07... ale to ostateczność,

Klasy dotyczące współpracy (w JRWA dla Gminy 03) służą wyłącznie do rejestracji spraw, których przedmiotem jest jakiś zakres współpracy, a nie wszelkiej korespondencji.
Te klasy wciąż są częścią rzeczowego wykazu akt i obowiązuje zasada klasyfikacji rzeczowej (tematycznej).
Zresztą akurat w JRWA z 2011 r. hasła klasyfikacyjne w tych klasach jednoznacznie określają, że ma tam trafić dokumentacja dot. nawiązywania współpracy, zawierania umów i porozumień o współpracy, nie powinno więc rodzić to żadnych wątpliwości.

[Barsa]

Akurat nie wyznaje się na gminach itd. za bardzo i nie skojarzyłem, że jak RIO to od razu chodzi o samorządy. Mea culpa. W Większości jrwa 07 to jest współpraca. Natomiast co tam trafia to już inna para kaloszy. Jednak archiwa państwowe radzą unikać tej klasy (nawet rok temu usunięto to z JRWA, które robiłem dla jednej instytucji, sic!) i ogarnięci archiwiści zakładowi także, bo rodzi to potem problem... z archiwami państwowymi  Dlatego napisałem, że dla mnie to ostateczność, choć dla niektórych urzędników to była przez lata klasa "pierwszego użytku"...

[Rovan]

Dlatego ja zawsze podkreślam, że klasa "Współpraca", tak jak pozostałe klasy JRWA jest tematyczna i ma służyć wyłącznie do gromadzenia dokumentacji dotyczącej współpracy, a nie jako zbiór korespondencji wszelakiej