Autor Wątek: Nadawanie znaku sprrawy  (Przeczytany 46185 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1755
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Nadawanie znaku sprrawy
« Odpowiedź #60 dnia: Czerwiec 21, 2016, »
Nie można "przerejestrować spisu spraw i teczki".
Twoje kierownictwo łamie obowiązujące przepisy. Nie pomagamy w usprawiedliwianiu łamania przepisów.
Jarek Orszulak

Offline konsacz

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 41
Odp: Nadawanie znaku sprrawy
« Odpowiedź #61 dnia: Czerwiec 21, 2016, »
Rozumiem. Czyli można zrobić tak jak piszę Pan Marcin Kapała, tj. "Możemy mieć oczywiście sytuację, w której teczka prowadzona jest dłużej niż przez jeden rok,  w czasie obowiązywania dwóch różnych rzeczowych wykazów akt. W opiece społecznej taka sytuacja może występować w przypadku teczek zbiorczych. Wówczas rzeczywiście konieczne jest umieszczenie dwóch znaków akt na teczce."??

Offline Marcin Kapała

  • Moderator
  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 214
  • Płeć: Mężczyzna
  • lord of the files
Odp: Nadawanie znaku sprrawy
« Odpowiedź #62 dnia: Czerwiec 22, 2016, »
Z tego co wywnioskowałem obowiązywały u Was cztery kancelarie. Do roku 1999 jedna - kiedy nie obowiązywał żaden rzeczowy wykaz akt. Kolejne w latach 1999-2008, 2008-2011 i obecna. Dokumentacja wytworzona w każdym z tych okresów powinna być inaczej uporządkowana. W przypadku akt powstałych do roku 1999 należy postępować, tak jak podpowiada Jarek:

...nawet jeśli dokumentacja była prowadzona z pominięciem jrwa i bez tworzenia akt spraw (wbrew instrukcji kancelaryjnej), to musisz ustalić faktyczną jej klasę rzeczową z jrwa (na podstawie zawartości) i w konsekwencji kategorię archiwalną - po to żeby w ogóle myśleć o brakowaniu. To ustalenie klasy z jrwa powinno nastąpić na podstawie wykazu akt obowiązującego gdy dokumentacja powstawała - chyba że w ogóle nie mieliście wtedy jrwa. W takim przypadku pozostaje rzeczywiście posługiwanie się jrwa obecnym. Na spisie dokumentacji nie pojawi się jednaki ani symbol z jrwa, ani kategoria archiwalna, we wniosku o zgodę na brakowanie trzeba wskazać do którego wykazu akt się odnosicie i dlaczego.

Pozostałe akta wytworzone w latach 1999-2008, 2008-2011 powinny być opisane zgodnie z ówcześnie obowiązującym wykazem akt. Teczki prowadzone w czasie obowiązywania kilku rzeczowych wykazów akt, jeżeli nie można ich rozdzielić, wymagają rozszerzonego opisu. Powinien on uwzględniać znaki kancelaryjne ze stosowanych wówczas wykazów akt.

Co do zasady, opisanie teczki określa instrukcja kancelaryjna. Przykładem niech będzie ta dla organów administracji z roku 2011:

Cytuj
§ 62. 1. Każda teczka aktowa zawierająca dokumentację spraw zakończonych powinna być opisana.
2. Opis umieszczony na okładce teczki aktowej składa się z następujących elementów:
...
2) części znaku sprawy, to jest oznaczenia komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt...

W momencie przekazywania akt do archiwum zakładowego/składnicy akt elementy opisu teczki przepisywane są do spisu zdawczo-odbiorczego - znak teczki, tytuł teczki, daty skrajne, kategoria archiwalna.

Nie przerejestrowujemy spraw, które zostały zakończone. Teoretycznie zmiana znaku sprawy z równoczesnym ponownym założeniem nowej sprawy może nastąpić dopiero wtedy, gdy sprawa ostatecznie zakończona zaczyna się od nowa lub w przypadku, gdy w wyniku reorganizacji, akta spraw niezakończonych przejmuje nowa komórka organizacyjna. Szczegółowe zapisy dotyczące przerejestrowywania spraw powinieneś znaleźć w instrukcji kancelaryjnej.

Pozdrawiam  :)


Offline konsacz

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 41
Odp: Nadawanie znaku sprrawy
« Odpowiedź #63 dnia: Listopad 28, 2017, »
Witam. W pracy mam założonych kilkaset teczek osobowych wnioskodawców pobierających dodatki mieszkaniowe, oznaczonych symbolem z jrwa: 41380, które są założone w tym samym roku. Na każdą osobę pobierającą taki dodatek przypada jedna teczka. Czy w każdej z tych teczek pierwsza sprawa  w spisie spraw może być zarejestrowywana pod numerem 1 i mieć znak sprawy: DŚPŚ.SDM.41380.1.2017? 

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1755
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Nadawanie znaku sprrawy
« Odpowiedź #64 dnia: Listopad 29, 2017, »
A czy to czasem nie są teczki zbiorcze? W teczkach zbiorczych nie rejestruje się spraw.
Jarek Orszulak

Offline konsacz

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 41
Odp: Nadawanie znaku sprrawy
« Odpowiedź #65 dnia: Listopad 30, 2017, »
A czy to czasem nie są teczki zbiorcze? W teczkach zbiorczych nie rejestruje się spraw.
Nie bo znajdują się w nich pisma dotyczące tylko dodatków mieszkaniowych czyli wniosek petenta wraz z załącznikami, potem wywiad środowiskowy przeprowadzony przez pracownika socjalnego, a następnie decyzja przyznająca lub odmawiająca dodatku i ewentualnie potwierdzenie odbioru decyzji, jeśli została wysłana pocztą do wnioskodawcy. Najczyściej są to grube teczki wieloletnie. Każda wydana decyzja otrzymuje swój numer z rejestru decyzji wydanych w danym roku oraz znak sprawy wynikający ze spisu spraw znajdującego się w teczce osobowej wnioskodawcy

Offline Dory

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 394
Odp: Nadawanie znaku sprrawy
« Odpowiedź #66 dnia: Styczeń 22, 2018, »
Mam taki problem. W jednej komórce organizacyjnej w instytucie naukowym - Dział Informacji Naukowej, symbol DIN - pracują 3 osoby, każda z określonym zakresem obowiązków. Jak wygląda zakładanie spraw i prowadzenie spisu spraw w takim przypadku? To znaczy czy prowadzony jest jeden spis spraw dla danego symbolu klasyfikacyjnego? Ale czy wtedy pole "Referent" w spisie spraw pozostaje puste i wypełnia się tylko symbol komórki organizacyjnej?
W naszej instrukcji, mocno przestarzałej, sprzed 12 lat :(, nie ma zapisu o możliwości prowadzenia spraw z wykorzystaniem inicjałów prowadzącego sprawę.
Jeśli jest jeden spis spraw, czy można w polu "Uwagi" w spisie spraw podać imię i nazwisko prowadzącego sprawę?
Zakładam, że referenci nie mogą prowadzić osobnych spisów spraw, bo jak wtedy wyglądałoby przekazywanie do  archiwum? Kilka teczek o tym samym symbolu i tym samym tytule...?
Bardzo proszę o pilną odpowiedź.

Offline Dory

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 394
Odp: Nadawanie znaku sprrawy
« Odpowiedź #67 dnia: Styczeń 22, 2018, »
Mam taki problem. W jednej komórce organizacyjnej w instytucie naukowym - Dział Informacji Naukowej, symbol DIN - pracują 3 osoby, każda z określonym zakresem obowiązków. Jak wygląda zakładanie spraw i prowadzenie spisu spraw w takim przypadku? To znaczy czy prowadzony jest jeden spis spraw dla danego symbolu klasyfikacyjnego? Ale czy wtedy pole "Referent" w spisie spraw pozostaje puste i wypełnia się tylko symbol komórki organizacyjnej?
W naszej instrukcji, mocno przestarzałej, sprzed 12 lat :(, nie ma zapisu o możliwości prowadzenia spraw z wykorzystaniem inicjałów prowadzącego sprawę.
Jeśli jest jeden spis spraw, czy można w polu "Uwagi" w spisie spraw podać imię i nazwisko prowadzącego sprawę?
Zakładam, że referenci nie mogą prowadzić osobnych spisów spraw, bo jak wtedy wyglądałoby przekazywanie do  archiwum? Kilka teczek o tym samym symbolu i tym samym tytule...?
Bardzo proszę o pilną odpowiedź.
Dodam, że w strukturze organizacyjnej mamy tylko tę komórkę o symbolu DIN, żadnych podkomórek, więc zakładam, że musi być jeden spis spraw z adnotacjami w spisie spraw, kto prowadzi daną sprawę. A jak to może wyglądać w praktyce? W jednym pokoju mamy segregator np. 050 - Współpraca naukowa krajowa, z założonym spisem spraw i każdy referent, zależnie od tematyki z tej grupy spraw, zakłada i prowadzi dalej sprawy, dokładając dokumentację, tak?

Offline Marcin Kapała

  • Moderator
  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 214
  • Płeć: Mężczyzna
  • lord of the files
Odp: Nadawanie znaku sprrawy
« Odpowiedź #68 dnia: Maj 28, 2018, »
Mam taki problem. W jednej komórce organizacyjnej w instytucie naukowym - Dział Informacji Naukowej, symbol DIN - pracują 3 osoby, każda z określonym zakresem obowiązków. Jak wygląda zakładanie spraw i prowadzenie spisu spraw w takim przypadku? To znaczy czy prowadzony jest jeden spis spraw dla danego symbolu klasyfikacyjnego? Ale czy wtedy pole "Referent" w spisie spraw pozostaje puste i wypełnia się tylko symbol komórki organizacyjnej?
W naszej instrukcji, mocno przestarzałej, sprzed 12 lat :(, nie ma zapisu o możliwości prowadzenia spraw z wykorzystaniem inicjałów prowadzącego sprawę.
Jeśli jest jeden spis spraw, czy można w polu "Uwagi" w spisie spraw podać imię i nazwisko prowadzącego sprawę?
Zakładam, że referenci nie mogą prowadzić osobnych spisów spraw, bo jak wtedy wyglądałoby przekazywanie do  archiwum? Kilka teczek o tym samym symbolu i tym samym tytule...?
Bardzo proszę o pilną odpowiedź.
Dodam, że w strukturze organizacyjnej mamy tylko tę komórkę o symbolu DIN, żadnych podkomórek, więc zakładam, że musi być jeden spis spraw z adnotacjami w spisie spraw, kto prowadzi daną sprawę. A jak to może wyglądać w praktyce? W jednym pokoju mamy segregator np. 050 - Współpraca naukowa krajowa, z założonym spisem spraw i każdy referent, zależnie od tematyki z tej grupy spraw, zakłada i prowadzi dalej sprawy, dokładając dokumentację, tak?

Problem dotyczy bardziej organizacji pracy. Zakładam, że w Dziale Informacji Naukowej prowadzona jest więcej niż jedna teczka rzeczowa, zakresy obowiązków nie pokrywają się, a kierownik działu dokonuje dekretacji. Wykaz akt dzieli dokumentację na grupy rzeczowe i każdy z pracowników Działu powinien założyć teczki/ spisy dla prowadzonych przez siebie spraw. Teczki nie powinny się pokrywać, jeżeli zakresy obowiązków są czytelne. Kwestia organizacji pracy Działu jest do przemyślenia, jeżeli prowadzenie dokumentacji wygląda inaczej, np. czytelne rozdzielenie zakresu obowiązków lub przypisanie odpowiedzialności za prowadzoną dokumentację. Swoją drogą ciekawi mnie, co trafia do teczki o nazwie Współpraca naukowa krajowa. Z moich doświadczeń wynika, że w takich aktach znajduje się korespondencja, której pracownicy nie potrafili przypisać klasyfikacji rzeczowej (czytaj - Sprawy różne).

Offline inka

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 164
  • Płeć: Kobieta
Odp: Nadawanie znaku sprrawy
« Odpowiedź #69 dnia: Maj 28, 2018, »
W moim wydziale, który ma dosyć szeroki zakres zadań (obsługa administracyjna urzędu, zarządzanie kryzysowe, informatycy, archiwum, obsługa radnych) zdarzają się wspólne symbole z jrwa. Oczywiście dla jednej klasy z wykazu w całym wydziale obowiązuje jeden spis spraw. W moim wydziale jest tak, że spis spraw prowadzi osoba, dla której dany symbol będzie oczywistym wyborem, ze względu na zakres obowiązków. Jeśli ktoś sporadycznie korzysta z "jej" symbolu, to po prostu dzwoni i pyta jaki jest kolejny wolny numer (lub sprawdza w elektronicznym systemie obiegu dokumentacji). Osoba odpowiedzialna zaznacza w spisie spraw - w uwagach lub w opisie - kto zajmuje się daną sprawą. Po zakończeniu sprawy lub przed zdaniem do archiwum oddaje jej pisma, żeby teczka była kompletna. Kto prowadzi sprawę wynika z samego pisma.
Gdy symbolu z wykazu używa w równym stopniu kilka osób, muszą się dogadać. Albo mają wspólny segregator, albo jeśli jest to możliwe, wydziela się zbiór spraw, np. jest główna teczka na zamówienia, którą obsługuje pracownik z kancelarii, ale wydziela się zbiór na zamówienia związane z zarządzaniem kryzysowym.
W innym wydziale robią tak, że wszystkie spisy spraw prowadzone w wydziale są wpięte w jeden segregator (bez spraw).  Przed zdaniem do archiwum spisy dopina się do odpowiednich teczek z dokumentacją.

Offline Dory

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 394
Odp: Nadawanie znaku sprrawy
« Odpowiedź #70 dnia: Maj 28, 2018, »
Mam taki problem. W jednej komórce organizacyjnej w instytucie naukowym - Dział Informacji Naukowej, symbol DIN - pracują 3 osoby, każda z określonym zakresem obowiązków. Jak wygląda zakładanie spraw i prowadzenie spisu spraw w takim przypadku? To znaczy czy prowadzony jest jeden spis spraw dla danego symbolu klasyfikacyjnego? Ale czy wtedy pole "Referent" w spisie spraw pozostaje puste i wypełnia się tylko symbol komórki organizacyjnej?
W naszej instrukcji, mocno przestarzałej, sprzed 12 lat :(, nie ma zapisu o możliwości prowadzenia spraw z wykorzystaniem inicjałów prowadzącego sprawę.
Jeśli jest jeden spis spraw, czy można w polu "Uwagi" w spisie spraw podać imię i nazwisko prowadzącego sprawę?
Zakładam, że referenci nie mogą prowadzić osobnych spisów spraw, bo jak wtedy wyglądałoby przekazywanie do  archiwum? Kilka teczek o tym samym symbolu i tym samym tytule...?
Bardzo proszę o pilną odpowiedź.
Dodam, że w strukturze organizacyjnej mamy tylko tę komórkę o symbolu DIN, żadnych podkomórek, więc zakładam, że musi być jeden spis spraw z adnotacjami w spisie spraw, kto prowadzi daną sprawę. A jak to może wyglądać w praktyce? W jednym pokoju mamy segregator np. 050 - Współpraca naukowa krajowa, z założonym spisem spraw i każdy referent, zależnie od tematyki z tej grupy spraw, zakłada i prowadzi dalej sprawy, dokładając dokumentację, tak?

Problem dotyczy bardziej organizacji pracy. Zakładam, że w Dziale Informacji Naukowej prowadzona jest więcej niż jedna teczka rzeczowa, zakresy obowiązków nie pokrywają się, a kierownik działu dokonuje dekretacji. Wykaz akt dzieli dokumentację na grupy rzeczowe i każdy z pracowników Działu powinien założyć teczki/ spisy dla prowadzonych przez siebie spraw. Teczki nie powinny się pokrywać, jeżeli zakresy obowiązków są czytelne. Kwestia organizacji pracy Działu jest do przemyślenia, jeżeli prowadzenie dokumentacji wygląda inaczej, np. czytelne rozdzielenie zakresu obowiązków lub przypisanie odpowiedzialności za prowadzoną dokumentację. Swoją drogą ciekawi mnie, co trafia do teczki o nazwie Współpraca naukowa krajowa. Z moich doświadczeń wynika, że w takich aktach znajduje się korespondencja, której pracownicy nie potrafili przypisać klasyfikacji rzeczowej (czytaj - Sprawy różne).
Cytuj
Nasz wykaz akt jest niesamowicie przestarzały, więc siłą rzeczy musimy kombinować i np. sprawy uzyskiwania pozwoleń od innych jednostek dotyczących materiałów geologicznych kwalifikujemy tu. Chociaż przyprawia mnie to o zgrzytanie zębów - wszak u nas ta klasa ma kategorię A

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1755
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: Nadawanie znaku sprrawy
« Odpowiedź #71 dnia: Maj 30, 2018, »
Mam taki problem. W jednej komórce organizacyjnej w instytucie naukowym - Dział Informacji Naukowej, symbol DIN - pracują 3 osoby, każda z określonym zakresem obowiązków. Jak wygląda zakładanie spraw i prowadzenie spisu spraw w takim przypadku? To znaczy czy prowadzony jest jeden spis spraw dla danego symbolu klasyfikacyjnego? Ale czy wtedy pole "Referent" w spisie spraw pozostaje puste i wypełnia się tylko symbol komórki organizacyjnej?
W naszej instrukcji, mocno przestarzałej, sprzed 12 lat :(, nie ma zapisu o możliwości prowadzenia spraw z wykorzystaniem inicjałów prowadzącego sprawę.
Jeśli jest jeden spis spraw, czy można w polu "Uwagi" w spisie spraw podać imię i nazwisko prowadzącego sprawę?
Zakładam, że referenci nie mogą prowadzić osobnych spisów spraw, bo jak wtedy wyglądałoby przekazywanie do  archiwum? Kilka teczek o tym samym symbolu i tym samym tytule...?
Bardzo proszę o pilną odpowiedź.

Bezwzględnie tylko jeden spis spraw dla komórki, dla jednego symbolu jrwa i w obrębie jednego roku. Inicjały niczego nie załatwiają. Nie ma takiego obowiązku, żeby sprawy w jednym spisie spraw mógł rejestrować i prowadzić tylko jeden pracownik - w moim (dużym) urzędzie bywa np. tak, że sprawy w obrębie jednego spisu spraw może prowadzić nawet kilkudziesięciu pracowników jednej komórki. Do spisu spraw można wpisywać dodatkowe przydatne informacje.
Jeśli klasa w obecnym jrwa jest mocno ogólna, a pracownicy mają bardziej skonkretyzowane obowiązki (mieszczące się tematycznie w tej klasie), to zawsze można przecież użyć np. podteczek.
Niezależnie od tego może warto pomyśleć po prostu o rozbudowie jrwa.
Jarek Orszulak

Offline Dory

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 394
Odp: Nadawanie znaku sprrawy
« Odpowiedź #72 dnia: Maj 30, 2018, »
Mam taki problem. W jednej komórce organizacyjnej w instytucie naukowym - Dział Informacji Naukowej, symbol DIN - pracują 3 osoby, każda z określonym zakresem obowiązków. Jak wygląda zakładanie spraw i prowadzenie spisu spraw w takim przypadku? To znaczy czy prowadzony jest jeden spis spraw dla danego symbolu klasyfikacyjnego? Ale czy wtedy pole "Referent" w spisie spraw pozostaje puste i wypełnia się tylko symbol komórki organizacyjnej?
W naszej instrukcji, mocno przestarzałej, sprzed 12 lat :(, nie ma zapisu o możliwości prowadzenia spraw z wykorzystaniem inicjałów prowadzącego sprawę.
Jeśli jest jeden spis spraw, czy można w polu "Uwagi" w spisie spraw podać imię i nazwisko prowadzącego sprawę?
Zakładam, że referenci nie mogą prowadzić osobnych spisów spraw, bo jak wtedy wyglądałoby przekazywanie do  archiwum? Kilka teczek o tym samym symbolu i tym samym tytule...?
Bardzo proszę o pilną odpowiedź.

Bezwzględnie tylko jeden spis spraw dla komórki, dla jednego symbolu jrwa i w obrębie jednego roku. Inicjały niczego nie załatwiają. Nie ma takiego obowiązku, żeby sprawy w jednym spisie spraw mógł rejestrować i prowadzić tylko jeden pracownik - w moim (dużym) urzędzie bywa np. tak, że sprawy w obrębie jednego spisu spraw może prowadzić nawet kilkudziesięciu pracowników jednej komórki. Do spisu spraw można wpisywać dodatkowe przydatne informacje.
Jeśli klasa w obecnym jrwa jest mocno ogólna, a pracownicy mają bardziej skonkretyzowane obowiązki (mieszczące się tematycznie w tej klasie), to zawsze można przecież użyć np. podteczek.
Niezależnie od tego może warto pomyśleć po prostu o rozbudowie jrwa.
Cytuj
Jasne, staram się o to od dłuższego czasu, ale dyrekcja jest opieszała w tej kwestii. >:(

Offline Forumowicz

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 114
Odp: Nadawanie znaku sprrawy
« Odpowiedź #73 dnia: Grudzień 26, 2022, »
A jeśli chodzi o zaświadczenia? Czy numer zaświadczenia to jednocześnie znak sprawy?

Offline Mateusznowicjusz

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 5
Odp: Nadawanie znaku sprrawy
« Odpowiedź #74 dnia: Czerwiec 01, 2023, »
Witam. A czy jest jakaś podstawa prawna która nakazuje pisać tylko i wyłącznie taki znak teczki który obowiązywał w momencie wytworzenia dokumentacji?? Proszę uprzejmie o namiar na taki przepis to pokaże go swoim przełożonym którzy każą mi pisać symbole z najnowszego JRWA nawet do starej dokumentacji

Podstawę prawną stanowi instrukcja kancelaryjna, którą stosujecie. To ona określa, jak jest opisana teczka aktowa i jak wygląda znak akt. Oczywiście znak będzie wynikał z rzeczowego wykazu akt, który obowiązywał w momencie prowadzenia danej teczki. Musi odpowiadać symbolowi klasyfikacyjnemu, który występuje w znakach prowadzonych spraw. Trzeba również pamiętać, że znak akt wiąże się nierozerwalnie z tytułem teczki, który wynika z hasła klasyfikacyjnego rzeczowego wykazu akt. Podsumowując tytuł teczki, znak akt i znak sprawy muszą wynikać z rzeczowego wykazu akt, który obowiązywał w danym okresie. To nie jest tylko kwestia podstawy prawnej, ale przede wszystkim logiki. Wymaganie od pracowników opisywania teczek znakiem z nowego JRWA, który nie odpowiada znakom spraw, jest zwykłą ignorancją. Proszę zapytać swoją szefową, czy każe poprawić w aktach znaki spraw, skoro wymaga opisania teczek symbolami klasyfikacyjnymi z nowego wykazu.

Możemy mieć oczywiście sytuację, w której teczka prowadzona jest dłużej niż przez jeden rok,  w czasie obowiązywania dwóch różnych rzeczowych wykazów akt. W opiece społecznej taka sytuacja może występować w przypadku teczek zbiorczych. Wówczas rzeczywiście konieczne jest umieszczenie dwóch znaków akt na teczce, chociaż należy się zastanowić, czy nie lepiej byłoby taką teczkę rozdzielić.

Cześć, a co w sytuacji gdy teczki zawierają akta które należą do dwóch haseł z wykazu rzędu trzeciego, nie ma możliwości żeby je podzielić żeby było zgodnie z wykazem. Co należy więc zrobić - nadać hasło z rzędu drugiego bardziej szczegółowe czy opisać nie stosowano wykazu akt?