Prostowanie spraw

[Kadrowa]

Dzień Dobry,

Chciałabym zapytać czy jest możliwość przerejestrowania sprawy, która nie jest zakończona, a funkcjonuje od 2004 roku. Wtedy nie mieliśmy zatwierdzonego JRWA i dokumenty są prowadzone bez oznaczenia teczki, bez symbolu klasyfikacyjnego, hasła klasyfikacyjnego i oznaczenia kategorii archiwalnej. Sprawa dotyczy zarejestrowanego zakładu, czyli teoretycznie sprawa nadal trwa, ale jeżeli zakład się wyrejestruje nie wiem jak przyjąć to do archiwum jeżeli teczka nie ma oznaczenia. Chcę żeby od nowego roku wszystko zeszło na "dobre tory", bo obecnie jest burdel na kółkach w dokumentach i nie wiem jak sobie z tym poradzić  :'( Najłatwiej w tej sytuacji byłoby przeniesienie dokumentów i prowadzenie teczki pod obowiązującym JRWA, ale wiem, że sprawa rozpoczęta powinna być prowadzona pod znakiem, który ją rozpoczyna.
Jesteście w stanie coś podpowiedzieć co w tej sytuacji zrobić ?  Jak temu zaradzić ? Czy kontakt z AP coś wyjaśni ?
Pomocy, bo mam w każdym dziale bardzo dużo takich rozgrzebanych teczek, które nie wiadomo czym są. Chciałabym to wszystko uporządkować i pomóc pracownikom, żeby od teraz wszystko szło jak powinno.

[Czarny1986]

Witam,
Nie wiem czy ja dobrze rozumiem, że cały podmiot jest prowadzony od momentu powstania jako jedna sprawa....? Ale z tego co widać to nie ma żadnych numerów na korespondencji....
Jeżeli nie było w tamtym czasie JRWA to chyba trzeba przyjąć na stan składnicy według obecnego. Ja bym podzielił według lat na tomy. Z tym, że jak jest miejsce, a podmiot cały czas działa to jeszcze można zostawić.
A od nowego roku pora zacząć numerować sprawy jak należy. Przede wszystkim należy rozdzielić poszczególne podmioty. Chyba, że jest ich bardzo mało. U nas zastosowałem system podteczek, ponieważ wydał mi się najbardziej adekwatny do takiej liczby podmiotów nadzorowanych. Ewentualnie teczka podmiotu gdy jest mniej. W IK są odpowiednie zapisy na ten temat.
pozdrawiam

[Kadrowa]

Tak, bo dla każdego podmiotu prowadzona jest osobna teczka i dopóki gospodarstwo jest aktywne to dokumenty trafiają do tej teczki. Poza tym są gospodarstwa, które kontrolowane są co 3 lata także tych dokumentów nie ma wcale tak dużo. I jak rozmawiałam z pracownikami, to w momencie, kiedy oni wypisują zaświadczenie, to wracają do wydanej decyzji np w 2004 roku także muszą mieć to wszystko cały czas u siebie i dlatego prowadzą każdy podmiot osobno.
Rozmawiałam wczoraj z AP i powiedziała mi Pani, że mamy oddzielić to co do tej pory od tego co jest obecnie i zacząć numerować sprawy wg nowego JRWA. Poprzednie dokumenty uznać jako TOM I i napisać, że nie stosowano znaku spraw, a od rozpoczęcia prawidłowego numerowania jako TOM II.
Tylko problem u nas jest taki, że my niby mieliśmy JRWA z WIWu, ale na pismach go nie stosowano, tylko do opisu teczek.
A na dokumentach, które były wytworzone przed zatwierdzonym JRWA, Archiwum kazało pisać, że nie stosowano znaku spraw.

Dziękuję Ci serdecznie za odpowiedź
Przede mną ogrom pracy, myślałam, że strych to będzie hardcore, ale widze, że na dole w komórkach merytorycznych jeszcze więcej 

[Rovan]

Tak, bo dla każdego podmiotu prowadzona jest osobna teczka i dopóki gospodarstwo jest aktywne to dokumenty trafiają do tej teczki.

Widzę tutaj mylenie pojęć sprawy i teczki zbiorczej lub teczki podmiotu.
To że prowadzi się teczki dla poszczególnych podmiotów nie oznacza, że zawartość takiej teczki stanowi jedną sprawę.
Jest to albo teczka zbiorcza (jeśli gromadzi dokumentacje różnorodną tematycznie), albo teczka podmiotu zakładana w ramach teczki rzeczowej (jesli gromadzi dokumentacje o jednolitej tematyce - mieszczącą się w jednej klasie JRWA).
W obydwu przypadkach do takich teczek mogą trafiać akta wielu spraw dotyczących tego samego podmiotu.

[Kadrowa]

Tak, prowadzone są teczki podmiotu, które obejmują tematykę jednej klasy np. kontrole mleka, czy sprawowanie nadzoru nad podmiotem zarejestrowanym i według tej klasy, mają podzielone teczki na konkretne gospodarstwa. Od nowego roku chciałabym zrobić porządek, dlatego pytam o opinie
To, że w tej teczce, jest wiele spraw wiemy, mówiłam im, że od teraz każdą kontrolę mają uznawać jako osobną sprawę. Spisy zdawczo-odbiorcze też prowadzone są z roku na rok.
W poprzednim poście źle to ujęłam, przepraszam.
Po prostu szkopuł tkwi w tym, że wystawiając zaświadczenia pracownicy korzystają z numeru decyzji zatwierdzającej zakład i dlatego całość tych teczek jest cały czas u nich w komórkach organizacyjnych, a powinno być po 2 latach zdane do składnicy akt.

[Leksandra]

Ciężka sprawa  Jeżeli w teczkach, które chce Pani zamknąć znajdują się decyzje zatwierdzające zakład, a zakład istnieje, to nie będzie sprawa zakończona i też teczka nie trafi do archiwum zakładowego.
Przypuszczam, że i decyzje i kontrole to "nadzór nad ... " i mają tę samą klasyfikacje (znak sprawy) i B10. Trzeba zachować czujność, żeby nie wylać dziecka z kąpielą.

Bezwzględnie kontrole zakładu powinny trafiać po 2 latach do archiwum zakładowego, a po 10 do brakowania.
Może same decyzje kwalifikować B25 - wykazy podmiotów pod nadzorem, i wtedy będą mogły sobie leżeć w komórce.

Jeszcze jedna rzecz mi się nasuwa, że ustawodawca w wykazie akt dla administracji zespolonej przy służbie sanitarnej, weterynaryjnej  transportowej często zalecał prowadzić teczki przedmiotu, podmiotu, zbiorcze etc etc. Ja wiem że teraz te firmy mają swoje jrwa, ale nawyki pozostały i bardzo ciężko jest zmieniać kulturę kancelaryjną w jednostce.

Teczki podmiotów też mają swój sens, ale trzeba pamiętać, że trzeba je prowadzić w obrębie tej samej grupy rzeczowej i przede wszystkim są to także teczki roczne.

[Kadrowa]

Właśnie dlatego te teczki cały czas są w komórkach organizacyjnych ze względu na te decyzje.
Myślałam o tym, żeby decyzje oddać do klasy "Rejestry", która ma 25 lat przechowywania i zawsze będzie pod ręką w komórce organizacyjnej. Bo trzymanie tych kontroli po X lat mija się z celem, tym bardziej, że gospodarstwa dochodzą cały czas, a nic nie będzie oddawane do składnicy.