Odnosząc się do tematu wcześniejszego przekazywania spraw do AZ, przed zakończeniem wszystkich spraw zarejestrowanych na spisie spraw, a umieszczonych w teczkach założonych dla akt jednej sprawy. Interpretacja będzie zależała od przyjętej instrukcji kancelaryjnej. Np. w mojej instytucji jest to IK wzorowana na przykładowej IK ze strony NDAP, dla systemu tradycyjnego, z możliwością wskazywania wyjątków do prowadzenia w EZD.
Zaczynamy od definicji teczki. Teczka aktowa - materiał biurowy używany do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej. I tyle, termin teczka rzeczowa w IK nie występuje. Oczywiście, obowiązek gromadzenia dokumentacji przy klasach z wykazu akt wynika z przepisów tejże instrukcji, jednak nie jest to określone terminem w teczkach rzeczowych.
Idąc dalej, instrukcja dopuszcza zakładanie teczek aktowych dla akt jednej sprawy oraz określa jak przekazywać dokumentację do AZ.
Teczki aktowe, w których przechowywana jest dokumentacja przekazuje się do archiwum zakładowego nie później niż po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw.
W przypadku teczki założonej dla akt jednej sprawy, sprawa jest jedna i jest zakończona. Bywa, że w innych IK znajdziemy zapis, "do AZ dokumentację przekazuje się pełnymi rocznikami". Na szczęście w mojej takiego zapisu brak
Mamy więc pewną furtkę do przyjmowania takich spraw wcześniej i tak też czynimy.
Pracownicy odnotowują na spisach spraw, które sprawy trafiły do archiwum, a które pozostawiono do dalszego prowadzenia.