Autor Wątek: Teczki dla jednej sprawy  (Przeczytany 1340 razy)

0 użytkowników i 2 Gości przegląda ten wątek.

Offline Pancerny

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 12
Teczki dla jednej sprawy
« dnia: Kwiecień 24, 2023, »
Szanowne Koleżeństwo,

chciałbym Was prosić o pomoc w interpretacji § 53 ust. 7, który to mówi o tym, że dopuszcza się zakładanie teczek dla akt jednej sprawy. Niestety nie mówi on w jakich przypadkach jest to dopuszczalne, ani jak to miałoby wyglądać. Niektórzy interpretują to w ten sposób, że mogą sobie wyciągnąć ze spisu spraw dla symbolu X jakieś konkretne sprawy (bo np. się nie zakończyły), włożyć je fizycznie do osobnych teczek aktowych (nie zmieniając znaku sprawy oczywiście) i tyle. Nie chce mi się wierzyć, że taka interpretacja jest poprawna, ponieważ generowałaby ogromny chaos w dłuższej perspektywie, ponieważ idąc tym tropem, każdy mógłby sobie wyłączać niezakończone sprawy i oddawać je w innym terminie niż resztę teczki aktowej.
Będę bardzo wdzięczny za pomysły :D

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1214
Odp: Teczki dla jednej sprawy
« Odpowiedź #1 dnia: Kwiecień 24, 2023, »
Przede wszystkim nie mylmy teczki rzeczowej (prowadzonej dla klasy rzeczowej) i teczki aktowej (opakowania).
Na teczkę rzeczową może się składać wiele teczek aktowych, stanowiących np. tomy, albo teczki podmiotu/przedmiotu jednej teczki rzeczowej.

Przepis, który przywołujesz mówi o tym, że można założyć teczkę aktową dla akt tylko jednej sprawy.
Zazwyczaj może to się zdarzyć w dwóch sytuacjach:
- gdy akta tej sprawy są na tyle obszerne, że wymagają umieszczenia w odrębnym opakowaniu (powstaje wówczas tom teczki rzeczowej)
- gdy w danej teczce rzeczowej pojawiła się tylko jedna sprawa (jedna pozycja na spisie spraw).

Przykład:
Mamy teczkę rzeczową , w której prowadzimy 10 spraw, z których każda ma na tyle obszerne akta, że wymaga ją one przechowywania w odrębnych opakowaniach (teczkach aktowych)
To jest wciąż jedna teczka rzeczowa, z jednym spisem spraw, tyle że składająca się z 10 fizycznych tomów.
Sprawy we wszystkich tomach muszą się zakończyć aby można było zarchiwizować całą teczkę (wszystkie tomy razem).


Offline Pancerny

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 12
Odp: Teczki dla jednej sprawy
« Odpowiedź #2 dnia: Kwiecień 26, 2023, »
Serdeczne dzięki za odpowiedź. Nie wyobrażałem sobie, że może być inaczej ale zwątpiłem i wolałem zasięgnąć języka :)

Offline bubus

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 70
Odp: Teczki dla jednej sprawy
« Odpowiedź #3 dnia: Maj 15, 2024, »
Witam, mam pytanie z innej beczki. Sprawa tyczy się wypadków przy pracy. Bhpowcy nadają im numer sprawy dopiero na sam koniec, tzn. mając już protokół powypadkowy. Wcześniej może się okazać, że tego wypadku jednak nie będzie, bo pracownik zrezygnował ze zgłoszenia, albo np. zgon nastąpił w wyniku zawału niezwiązanego z pracą, a co za tym wszystkim idzie nie będzie protokołu powypadkowego. W związku z tym twierdzą, że rejestrując każde zdarzenie numer sprawy nie będzie się zgadzał z numerem protokołu, np. będzie 8 sprawa, a protokół nr 3. Czy taka praktyka jest właściwa?

Offline Barsa

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 228
Odp: Teczki dla jednej sprawy
« Odpowiedź #4 dnia: Maj 15, 2024, »
Nie widzę przeciwwskazań....

Offline Claud

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 15
Odp: Teczki dla jednej sprawy
« Odpowiedź #5 dnia: Maj 15, 2024, »
Szanowne Koleżeństwo,

chciałbym Was prosić o pomoc w interpretacji § 53 ust. 7, który to mówi o tym, że dopuszcza się zakładanie teczek dla akt jednej sprawy. Niestety nie mówi on w jakich przypadkach jest to dopuszczalne, ani jak to miałoby wyglądać. Niektórzy interpretują to w ten sposób, że mogą sobie wyciągnąć ze spisu spraw dla symbolu X jakieś konkretne sprawy (bo np. się nie zakończyły), włożyć je fizycznie do osobnych teczek aktowych (nie zmieniając znaku sprawy oczywiście) i tyle. Nie chce mi się wierzyć, że taka interpretacja jest poprawna, ponieważ generowałaby ogromny chaos w dłuższej perspektywie, ponieważ idąc tym tropem, każdy mógłby sobie wyłączać niezakończone sprawy i oddawać je w innym terminie niż resztę teczki aktowej.
Będę bardzo wdzięczny za pomysły :D

U nas sprawa wygląda podobnie. Jest w ciągu roku np. 1500 spraw i tylko kilka np. 4 się nie skończyły. Sprawy te mogą się toczyć jeszcze rok, może 2 a nawet 5 lat. Ogrom powstałej dokumentacji nie pozwala trzymać tego na stanowisku pracy. Jest taka praktyka, że na spisie spraw w sprawach niezakończonych jest adnotacja "pozostawiono na stanowisku pracy". Wiem, że praktyka taka jest niewłaściwa, ale w jaki sposób można to sensownie rozwiązać, żeby te kilkadziesiąt tomów spraw zakończonych można było oddać  nie czekając na zakończenie wszystkich spraw z danego roku? Zastanawiam się też w jakim trybie komórki później będą chciały oddać te cyt. "zostawione na stanowisku pracy"... :(

Offline Barsa

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 228
Odp: Teczki dla jednej sprawy
« Odpowiedź #6 dnia: Maj 15, 2024, »
Rozszerzył bym opis dlaczego pozostawiona na stanowisku pracy i sytuacja jest dla mnie ok. Co prawda w większości instrukcji jest taki zapis:
"Komórki organizacyjne przekazują do archiwum zakładowego dokumentację pełnymi rocznikami i kompletną, nie później niż po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw.", ale teoria teorią a życie życiem. Wątpię, że przyczepi się do tego AP, raczej pochwali za praktyczne rozwiązanie sprawy (choć można trafić też na "twardogłowego"). Jeżeli ktoś chce mieć dodatkową "dupokryjkę" to jakaś notatka służbowa z podpisami swoje szefa i kierownika komórki co oddaje dokumenty skąd taka sytuacje i tyle. Najlepiej żeby tam też było zobowiązanie, że dokumentacja zostanie skompletowana gdy tylko to będzie możliwe.

Na upartego można też robić "wypożyczenie" - to przewiduje bodajże instrukcja w podobnych sytuacjach, ale wtedy w sumie trzeba widzieć ile jest tomów itd.
« Ostatnia zmiana: Maj 15, 2024, wysłana przez Barsa »

Offline bubus

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 70
Odp: Teczki dla jednej sprawy
« Odpowiedź #7 dnia: Maj 15, 2024, »
A to nie jest tak, że sprawę rejestruje się na podstawie pierwszego pisma? Ja można tworzyć kolejne dokumenty nie mając numeru do nadania. Opisana przeze mnie sprawa wydaje się logiczna, przecież wypadek może zostać nieuznany. Z drugiej jednak strony AP może się czepnąć.

Nie widzę przeciwwskazań....

Offline Barsa

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 228
Odp: Teczki dla jednej sprawy
« Odpowiedź #8 dnia: Maj 15, 2024, »
Macie ezd? Tutaj to już nie jest takie proste .. niby rejestruje się na podstawie 1 pisma, ale w koszulce może sobie "poleżeć" i coś może wskoczyć za na jego miejsce ;) widziałem takie przypadki, wynikały z różnych rzeczy.
Ja przeciwwskazań niby nie widzę do twojego pytania, że protokół 3, sprawa 8... Jeden numer z drugim nie ma żadnego powiązania. Natomiast nie widzę trochę potrzebny takiego kombinowania jak to robią w opisanym BHP. Bo jak nie ma wypadku to pisze się na koniec ten sprawy jakaś notatkę czy coś tam, że tego nie było, ale sprawę jak najbardziej prowadzono do tego momentu poprawnie. Co oni robią z dokumentami jak tego wypadku nie było, pod jaki symbol to dają?
« Ostatnia zmiana: Maj 15, 2024, wysłana przez Barsa »

Offline Claud

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 15
Odp: Teczki dla jednej sprawy
« Odpowiedź #9 dnia: Maj 16, 2024, »

....eżeli ktoś chce mieć dodatkową "dupokryjkę" to jakaś notatka służbowa z podpisami swoje szefa i kierownika komórki co oddaje dokumenty skąd taka sytuacje i tyle. Najlepiej żeby tam też było zobowiązanie, że dokumentacja zostanie skompletowana gdy tylko to będzie możliwe.

Gdybym mogła jeszcze prosić o podpowiedź odnośnie tego skompletowania. Ponieważ dokumentacja ta będzie miała inne daty skrajne, to chyba nie mogę tego tak po prostu później włożyć do wcześniej oddanej dokumentacji;/? >:( Myślę, że oddadzą to jako osobną teczkę z osobną pozycją na innym spisie zdawczo-odbiorczym. A w starym spisie spraw w uwagach uzupełnię może sygnaturę arch. pod którą ta sprawa zostanie oddana w późniejszym czasie...

Na upartego można też robić "wypożyczenie" - to przewiduje bodajże instrukcja w podobnych sytuacjach, ale wtedy w sumie trzeba widzieć ile jest tomów itd.

Wypożyczenie można, ale tylko jak coś się odda do archiwum, a to jest w trakcie trwania sprawy więc nie ma możliwości oddania tego do archiwum. Chyba, że jest jeszcze jakaś inna droga o której nie wiem:(


Offline bubus

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 70
Odp: Teczki dla jednej sprawy
« Odpowiedź #10 dnia: Maj 16, 2024, »
Co oni robią z dokumentami jak tego wypadku nie było, pod jaki symbol to dają?

Na ten moment pod żaden. Trzymają to osobno w innym segregatorze. Ciekawe co zrobią jak przyjdzie czas na przekazanie do archiwum.

Offline Barsa

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 228
Odp: Teczki dla jednej sprawy
« Odpowiedź #11 dnia: Maj 16, 2024, »
Co oni robią z dokumentami jak tego wypadku nie było, pod jaki symbol to dają?

Na ten moment pod żaden. Trzymają to osobno w innym segregatorze. Ciekawe co zrobią jak przyjdzie czas na przekazanie do archiwum.

Nie znam się na wypadkach, więc ciężko mi w tej mierze coś wyrokować... ale jednak w procesie obiegu dokumentacji w tym Twoim BHP coś nie gra ;) Jak dla mnie skoro to i tak potem leży i ma być z tym problem, to lepiej robić tak jak napisałem wcześniej. Czyli nadajemy znak zawsze, a potem jak wychodzi, że to nie był wypadek (choć dla mnie to dziwne, jak to nie był wypadek... jak coś się stało to coś jednak było ;) a przynajmiej było prowadzone w stronę tego, że był wypadek) to i tak zostaje ten znak, ale sprawę kończy jakaś notatka/dokument, że z tego a tego względu zdarzenie nie podchodzi pod wypadek. Nie musi tu być żaden protokoł czy coś żeby zaklasyfikować dokumenty pod symbol z wypadku.

@Claud
U Ciebie jest problem ze spisem spraw, spis z-o to bez znaczenia w sumie. Mi chodziło o skompletowanie całego spisu spraw. Powiedzmy, że w tym roku oddają sprawy z 2021, ale dwie na sto są przewlekłe i jeszcze nie zakończone. To w uwagach w spisie spraw (tych dwóch co nie oddają) piszecie jakąś informację, że zostawanie to na przekazanie do AZ w terminie późniejszym, z tego a tego powodu. Dodatkowo jakaś notatka służbowa jeśli widzisz taką potrzebę. Potem jak już te sprawy oddają to na nowym spisie z-o w uwagach informacja, że te dwie sprawy to dotyczą dokumentacji już zdanej do archiwum i znajdującej się pod sygn. taka a taką.
Oczywiście to co piszę powyżej to jakieś tam rozwiązanie problemu, ale nie do końca zgodne z instrukcją.... bo według niej trzeba byłoby czekać na zakończenie wszystkich spraw z danego roku lub rozwiązać to wypożyczeniem (to jest do zrobienia, ale potem może być problem z datami, czy będą się zgadzać z rzeczywistością, gdyby sprawa się naprawdę przeciągała.... trzeba byłoby ingerować w spis z-o po czasie).

Offline EwelinaP

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 405
  • Płeć: Kobieta
Odp: Teczki dla jednej sprawy
« Odpowiedź #12 dnia: Maj 29, 2024, »
Sprawa powinna zostać założona po otrzymaniu zgłoszenia o wypadku. Liczba spraw nie musi się zgadzać z liczbą protokołów. Jeśli ktoś w międzyczasie wycofa wniosek, to do akt sprawy należy dołączyć pismo, którym to czyni lub sporządzić notatkę służbową i ten dokument uznać za kończący sprawę. Przecież wniosek o pozwolenie na budowę też nie zawsze kończy się wydaniem decyzji, a mimo to w sprawie jest postępowanie i zostaje nadany znak sprawy.

Offline ArchiwistaMOPS

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 25
Odp: Teczki dla jednej sprawy
« Odpowiedź #13 dnia: Czerwiec 03, 2024, »
Odnosząc się do tematu wcześniejszego przekazywania spraw do AZ, przed zakończeniem wszystkich spraw zarejestrowanych na spisie spraw, a umieszczonych w teczkach założonych dla akt jednej sprawy. Interpretacja będzie zależała od przyjętej instrukcji kancelaryjnej. Np. w mojej instytucji jest to IK wzorowana na przykładowej IK ze strony NDAP, dla systemu tradycyjnego, z możliwością wskazywania wyjątków do prowadzenia w EZD.

Zaczynamy od definicji teczki. Teczka aktowa - materiał biurowy używany do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej.  I tyle, termin teczka rzeczowa w IK nie występuje. Oczywiście, obowiązek gromadzenia dokumentacji przy klasach z wykazu akt wynika z przepisów tejże instrukcji, jednak nie jest to określone terminem w teczkach rzeczowych.

Idąc dalej, instrukcja dopuszcza zakładanie teczek aktowych dla akt jednej sprawy oraz określa jak przekazywać dokumentację do AZ.
Teczki aktowe, w których przechowywana jest dokumentacja przekazuje się do archiwum zakładowego nie później niż po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw.

W przypadku teczki założonej dla akt jednej sprawy, sprawa jest jedna i jest zakończona. Bywa, że w innych IK znajdziemy zapis, "do AZ dokumentację przekazuje się pełnymi rocznikami". Na szczęście w mojej takiego zapisu brak :)
Mamy więc pewną furtkę do przyjmowania takich spraw wcześniej i tak też czynimy.

Pracownicy odnotowują na spisach spraw, które sprawy trafiły do archiwum, a które pozostawiono do dalszego prowadzenia.
« Ostatnia zmiana: Czerwiec 03, 2024, wysłana przez ArchiwistaMOPS »