Przede wszystkim nie mylmy teczki rzeczowej (prowadzonej dla klasy rzeczowej) i teczki aktowej (opakowania).
Na teczkę rzeczową może się składać wiele teczek aktowych, stanowiących np. tomy, albo teczki podmiotu/przedmiotu jednej teczki rzeczowej.
Przepis, który przywołujesz mówi o tym, że można założyć teczkę aktową dla akt tylko jednej sprawy.
Zazwyczaj może to się zdarzyć w dwóch sytuacjach:
- gdy akta tej sprawy są na tyle obszerne, że wymagają umieszczenia w odrębnym opakowaniu (powstaje wówczas tom teczki rzeczowej)
- gdy w danej teczce rzeczowej pojawiła się tylko jedna sprawa (jedna pozycja na spisie spraw).
Przykład:
Mamy teczkę rzeczową , w której prowadzimy 10 spraw, z których każda ma na tyle obszerne akta, że wymaga ją one przechowywania w odrębnych opakowaniach (teczkach aktowych)
To jest wciąż jedna teczka rzeczowa, z jednym spisem spraw, tyle że składająca się z 10 fizycznych tomów.
Sprawy we wszystkich tomach muszą się zakończyć aby można było zarchiwizować całą teczkę (wszystkie tomy razem).