DOK. ELEKTRONICZNE W SPRAWACH PAPIEROWYCH - ARCH. i BRAKOWANIE

[Aleksandra]

Mam jeszcze jeden dylemat. Wiadomo jak postępować z pismami przychodzącymi posiadającymi podpis elektroniczny dołączanymi do spraw papierowych (info o ważności i integralności podpisu + czytelny podpis sporządzającego wydruk - § 19 IK NDAP), są też regulacje dotyczące pisma wychodzącego podpisanego podpisem elektronicznym, które dołączamy do teczki papierowej (podpisujący podpisuje dodatkowo odręcznie i umieszcza info co do sposobu wysyłki - § 36  ust. 3 IK NDAP), ale jak postępować z pismami wewnętrznymi, które są podpisane elektronicznie, a nadawca, bądź adresat prowadzi sprawę papierową? czy są gdzieś jakieś regulacje w tej kwestii?

Puk Puk może ktoś zna odpowiedź na powyższe pytanie?

[Jarek]

Regulacje dot. korespondencji wewnętrznej zawiera zwykle instrukcja kancelaryjna. Jeśli to nie wystarczy (bo jest kilka możliwych wariantów postępowania), no to trzeba to sobie jeszcze uregulować wewnętrznie - ale w zgodzie z zapisami instrukcji.

[Aleksandra]

Regulacje dot. korespondencji wewnętrznej zawiera zwykle instrukcja kancelaryjna. Jeśli to nie wystarczy (bo jest kilka możliwych wariantów postępowania), no to trzeba to sobie jeszcze uregulować wewnętrznie - ale w zgodzie z zapisami instrukcji.

Mogę poprosić o wskazanie tych regulacji? Może czegoś nie dostrzegam, ale szukam i nie mogę znaleźć żadnych regulacji odnośnie postępowania z pismami wewnętrznymi, które są podpisane elektronicznie, a nadawca, bądź adresat prowadzi sprawę papierową - ani w przykładowej IK NDAP dla systemów EZD, ani w IK z 2011 r.

[Jarek]

Jeśli nadawca prowadzi sprawę papierową to czemu podpisuje coś elektronicznie?

[Aleksandra]

Powody mogą być różne, zakazu nie ma. Przykład - nadawca prowadzący sprawę elektroniczną wysyła pismo wewnętrzne podpisane podpisem kwalifikowanym do adresata, który prowadzi sprawę papierową. Dla adresata pismo to tworzy sprawę (papierową), bądź jest kolejnym pismem w sprawie (papierowej).