DOK. ELEKTRONICZNE W SPRAWACH PAPIEROWYCH - ARCH. i BRAKOWANIE

[Aleksandra]

Witam wszystkich,
mam wątpliwości co do przechowywania w systemie ezd dokumentów elektronicznych powstałych do spraw papierowych. W §10 ust.2 przykładowej IK NDAP jest napisane, że  "Dane i dokumenty zgromadzone w systemie EZD dotyczące spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym, przechowuje się co najmniej przez taki okres jak dokumentację której dotyczą". Pytanie: 1. Czy powinno się takie sprawy również przekazać do archiwum w ezd? 2. Co ma się z nimi stać po wybrakowaniu teczek papaierowych? Po prostu "delete" z systemu? czy może powinno się także wnioskować do AP o zgodę na ich zniszczenie?

[Rovan]

Czy powinno się takie sprawy również przekazać do archiwum w ezd?

Tak. Skoro dokumentacja powstała i ma być przechowywana również w postaci elektronicznej, to i tę postać należy zarchiwizować.

Co ma się z nimi stać po wybrakowaniu teczek papaierowych? Po prostu "delete" z systemu? czy może powinno się także wnioskować do AP o zgodę na ich zniszczenie?

Moim zdaniem zgoda AP będzie wymagana. Skoro "Dane i dokumenty zgromadzone w systemie EZD dotyczące spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym, przechowuje się co najmniej przez taki okres jak dokumentację której dotyczą", to znaczy że dane w systemie EZD maja taką sama kategorię archiwalną jak dokumentacja papierowa, której dotyczą.
Zatem nie można ich potraktować ani jak dokumenty elektroniczne nieewidencjonowane, ani nawet jak materiały pomocnicze kat. BC (a tylko wówczas mogłyby być wykasowane bez zgody AP.

Co więcej - z przytoczonego fragmentu IK NDAP można by wysnuć wniosek, ze gdyby te dane w EZD dotyczyły dokumentacji papierowej kat. A, to same dane również stanowią materiał archiwalny, który trzeba będzie przekazać do AP.
Choć ja akurat interpretuję to w sposób bardziej "liberalny", wychodząc z założenia że zapis: "przechowuje się co najmniej przez taki okres jak dokumentację której dotyczą" odnosi się do przechowywania u aktotwórcy.
To jednak tylko moja interpretacja, AP może mieć inną.
Dyskutowaliśmy już o tym:
http://www.ifar.pl/index.php/topic,4574.msg30360.html#msg30360

[Aleksandra]

Jak zwykle niezawodny dziękuję Ci bardzo za odpowiedź. Krążę wokół tego tematu, bo co "ekspert" (czyt. prowadzący szkolenia), to inne rekomendacje. Ostatnio na szkoleniu po raz kolejny usłyszałam, że elektronicznych spraw prowadzonych pomocniczo przy sprawach papierowych w ogóle nie przekazuje się do AZ w ezd i traktuje jako nieewidencjonowane dokumenty elektroniczne i po prostu usuwa z systemu 

[Rovan]

Ostatnio na szkoleniu po raz kolejny usłyszałam, że elektronicznych spraw prowadzonych pomocniczo przy sprawach papierowych w ogóle nie przekazuje się do AZ w ezd i traktuje jako nieewidencjonowane dokumenty elektroniczne i po prostu usuwa z systemu

To akurat prawda, tyle że wyłącznie w odniesieniu do odwzorowań cyfrowych dotyczących spraw prowadzonych papierowo, wszczętych jeszcze przed wprowadzeniem EZD i do tego systemu nie przerejestrowanych (patrz. par. 1 ust. 7 pkt. 2 IK z 2011 r. w zw. z par. 9 ust. 2 Rozporządzenia MSWiA z 30.10 2006 r. w spr. szczegółowego sposobu postępowania dokumentami elektronicznymi).

Jeśli natomiast dokumenty elektroniczne powstają w sprawach papierowych wszczętych po wprowadzeniu EZD (i w związku z tym w tym systemie zarejestrowanych), wówczas postępujemy z nimi w sposób opisany w §10 ust.2 przykładowej IK NDAP.

[Aleksandra]

Hmm... widzę tu jakąś kontrowersję.. rzeczywiście w par. 1 ust. 7 pkt. 2 IK z 2011 r. jest napisane, że "Z dokumentacją spraw niezakończonych, po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, postępuje się następująco: 1) zakłada się nową sprawę, odnotowując znak sprawy niezakończonej w aktach nowej sprawy i znak nowej sprawy w aktach sprawy niezakończonej, w sposób umożliwiający odnalezienie wzajemnie powiązanych
akt spraw, albo 2) prowadzi się akta sprawy dalej w systemie tradycyjnym aż do zakończenia sprawy, a odwzorowania cyfrowe z napływających przesyłek powiązanych z takimi aktami sprawy traktuje się jak dokumentację nietworzącą akt sprawy o kategorii archiwalnej Bc lub B5, jeżeli były dekretowane tylko elektronicznie.

natomiast w przykładowej IK dla EZD od NDAP w §8 ust.8 ten sam zapis "8.   Odwzorowania cyfrowe, wykonane z przesyłek przychodzących, powiązanych z aktami spraw, o których mowa w ust. 4 pkt. 1 i 3, traktuje się w systemie EZD jak dokumentację nietworzącą akt spraw o kategorii Bc lub B5, jeżeli były dekretowane tylko elektronicznie." odnosi się już do (wszystkich) wyjątków od podstawowego sposobu dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw... To o co tu chodzi?..

Zapis §10 ust.2 przykładowej IK NDAP  "Dane i dokumenty zgromadzone w systemie EZD dotyczące spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym, przechowuje się co najmniej przez taki okres jak dokumentację której dotyczą" - znajduje się w przykładowej IK ale dla systemu tradycyjnego 

Czy tylko mi się wydaje, czy to się kupy nie trzyma?

[Rovan]

Wszystko jak najbardziej "trzyma się kupy". Chodzi o to, że pracując w systemie EZD możemy mieć do czynienia z dwiema grupami dokumentacji dokumentacji prowadzonej tradycyjnie (papierowo):
1) aktami spraw wszczętych przed wprowadzeniem EZD i kontynuowanych po jego wprowadzeniu papierowo
2) aktami spraw wszczętych już po wprowadzeniu EZD, ale prowadzonych papierowo jako wyjątek od EZD

W przypadku pierwszej grupy sprawy te nie zostały zarejestrowane w EZD i nie ma po nich śladu w systemie. To właśnie tej dokumentacji dotyczą zapisy o traktowaniu odwzorowań cyfrowych (gdyby powstały) jako materiałów pomocniczych o kt. BC/B5 (bo w systemie EZD brak metadanych sprawy, której dotyczą)>

W przypadku drugiej grupy sprawy są rejestrowane w EZD - mimo ze ich dokumentację prowadzi się papierowo sprawa jako taka (jej metadane) widnieje w EZD wraz z informacjami o wszystkich pismach w tej sprawie. Jeśli do systemu EZD trafią dokumenty elektroniczne dotyczące takiej papierowej sprawy, to zostają przypisane do jej metadanych w systemie i należy je przechowywać tak samo długo jak papierowe akta tej sprawy (§10 ust.2 przykładowej IK NDAP).

[Aleksandra]

Ja rozumiem, ale czy zapis w przykładowej IK dla EZD od NDAP w §8 ust.8 Twoim zdaniem odnosi się do tych dwóch przypadków?
1) aktami spraw wszczętych przed wprowadzeniem EZD i kontynuowanych po jego wprowadzeniu papierowo
2) aktami spraw wszczętych już po wprowadzeniu EZD, ale prowadzonych papierowo jako wyjątek od EZD
bo według mnie mówi tylko o drugim punkcie..

[Rovan]

Moim zdaniem zapis o traktowaniu odwzorowań cyfrowych jako materiałów pomocniczych kat. BC/B5 zawarty w IK NDAP dla EZD jako systemu podstawowego (par. 8 ust. 8 ) dotyczy obydwu wymienionych grup dokumentacji papierowej (co wynika z odesłania do ust. 4 par. 8 ).

Natomiast w IK NDAP dla jednostki działającej w systemie tradycyjnym, gdzie EZD jest jedynie systemem wspomagającym, zapis ten w ogóle nie występuje. Pojawia się za to zapis o przechowywania dokumentacji elektronicznej w sprawach papierowych równie długo jak papierowych akt tych spraw (par. 10 ust. 2), którego z kolei nie znajdziemy w IK dla EZD

Podsumowując:
1) Jeśli jednostka działa w systemie tradycyjnym wspomaganym przez EZD, wówczas dokumentacja elektroniczna i jej metadane dotyczące spraw papierowych przechowuje tak długo jak papier.
2) Jeśli jednostka działa w systemie EZD jako podstawowym, wówczas dokumenty elektroniczne w sprawach papierowych traktowane są jako materiał pomocniczy kat. BC/B5

PS. Wygląda na to, że w świetle obydwu przykładowych IK NDAP nie ma jednak większego znaczenia, czy sprawy papierowe, których dotyczy wspomniana dokumentacja elektroniczna zostały wszczęte przed, czy już po wprowadzeniu EZD.
Takie rozróżnienie znajdziemy jedynie w IK z 2011 r., ale w instrukcjach NDAP już ono nie występuje

[Aleksandra]

Widzisz... dlatego napisałam wyżej, że to nie trzyma się kupy, bo w Rozporządzeniu z 2011 zapis o tym, że odwzorowania cyfrowe z napływających przesyłek powiązanych z takimi aktami sprawy traktuje się jak dokumentację nietworzącą akt sprawy o kategorii archiwalnej Bc lub B5 dotyczy dokumentacji spraw niezakończonych, po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw (§ 1 ust. 7 pkt. 2). A w przykładowej NDAP jest odwrotnie.. Można się w tym pogubić i pewnie dlatego sam napisałeś dwa różne podsumowania :

Chodzi o to, że pracując w systemie EZD możemy mieć do czynienia z dwiema grupami dokumentacji dokumentacji prowadzonej tradycyjnie (papierowo):
1) aktami spraw wszczętych przed wprowadzeniem EZD i kontynuowanych po jego wprowadzeniu papierowo
2) aktami spraw wszczętych już po wprowadzeniu EZD, ale prowadzonych papierowo jako wyjątek od EZD

W przypadku pierwszej grupy sprawy te nie zostały zarejestrowane w EZD i nie ma po nich śladu w systemie. To właśnie tej dokumentacji dotyczą zapisy o traktowaniu odwzorowań cyfrowych (gdyby powstały) jako materiałów pomocniczych o kt. BC/B5 (bo w systemie EZD brak metadanych sprawy, której dotyczą)>

W przypadku drugiej grupy sprawy są rejestrowane w EZD - mimo ze ich dokumentację prowadzi się papierowo sprawa jako taka (jej metadane) widnieje w EZD wraz z informacjami o wszystkich pismach w tej sprawie. Jeśli do systemu EZD trafią dokumenty elektroniczne dotyczące takiej papierowej sprawy, to zostają przypisane do jej metadanych w systemie i należy je przechowywać tak samo długo jak papierowe akta tej sprawy (§10 ust.2 przykładowej IK NDAP).

a później

Podsumowując:
1) Jeśli jednostka działa w systemie tradycyjnym wspomaganym przez EZD, wówczas dokumentacja elektroniczna i jej metadane dotyczące spraw papierowych przechowuje tak długo jak papier.
2) Jeśli jednostka działa w systemie EZD jako podstawowym, wówczas dokumenty elektroniczne w sprawach papierowych traktowane są jako materiał pomocniczy kat. BC/B5

[Rovan]

Owszem, można się pogubić
Mój początkowy błąd wynikał z tego, że w głowie wymieszały mi się zapisy trzech różnych instrukcji kancelaryjnych:
- IK z 2011 r.
- IK NDAP dla EZD
- IK NDAP dla systemu tradycyjnego ze wsparciem EZD

Instrukcje kancelaryjne maja to do siebie, że mogą różnić się w szczegółach - jak widać czasem dość istotnie, a niestety obecnie są jedynymi dokumentami regulującymi postępowanie z dokumentami w systemie EZD.
Sądzę, że dopóki te kwestie nie zostaną uregulowane na gruncie przepisów powszechnych ten problem będzie wciąż występował.

[Aleksandra]

Tylko co nam zostaje na teraz?... Chyba potraktuję jako "ważniejszą" IK z 2011, bo to jednak Rozporządzenie, czyli akt wyższego rzędu nad, bądź co bądź, wprawdzie od NDAP, ale tylko rekomendacją, czy przykładem IK, a więc BC lub B5 odniosę do dokumentacji spraw niezakończonych, powstałych przed wskazaniem systemu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw.

[Rovan]

Dla Ciebie wiążąca jest instrukcja kancelaryjna Twojej jednostki - jeśli podlegacie pod rozporządzenie PRM z 18.01.2011 r. będzie to oczywiście IK wprowadzona tym rozporządzeniem.
Pamiętajmy jednak, że obowiązuje ona jedynie podmioty określone w par. 1 ust. 1 tego rozporządzenia.
Większość pozostałych jednostek uzgadnia swoje normatywy indywidualnie z AP i zazwyczaj są one tworzone w oparciu o wzorcowe normatywy NDAP.

[Aleksandra]

Tak, wiem, ale problem w tym, że u nas nie uregulowano w ogóle tych kwestii, a czegoś się trzeba trzymać, bo dokumenty są i trzeba przyjąć jakiś sposób postępowania z nimi

[Aleksandra]

Mam jeszcze jeden dylemat. Wiadomo jak postępować z pismami przychodzącymi posiadającymi podpis elektroniczny dołączanymi do spraw papierowych (info o ważności i integralności podpisu + czytelny podpis sporządzającego wydruk - § 19 IK NDAP), są też regulacje dotyczące pisma wychodzącego podpisanego podpisem elektronicznym, które dołączamy do teczki papierowej (podpisujący podpisuje dodatkowo odręcznie i umieszcza info co do sposobu wysyłki - § 36  ust. 3 IK NDAP), ale jak postępować z pismami wewnętrznymi, które są podpisane elektronicznie, a nadawca, bądź adresat prowadzi sprawę papierową? czy są gdzieś jakieś regulacje w tej kwestii?

[Jarek]

Tak, wiem, ale problem w tym, że u nas nie uregulowano w ogóle tych kwestii, a czegoś się trzeba trzymać, bo dokumenty są i trzeba przyjąć jakiś sposób postępowania z nimi

Takie dokumenty są w systemie EZD tak czy tak, to czy mają status na stanie az ma drugorzędne znaczenie. W przypadku wątpliwości co do kwalifikacji zawsze można zwrócić się do ap o opinię lub ekspertyzę.