Nadawanie numeru spraw na zarządzeniach

[Emanuel]

Dzień dobry!
Zwracam się z prośbą i pytaniem jednocześnie, dotyczącym nadania numeru sprawy na zarządzeniu.
W instytucji występuje JRWA zawierający klasę 021- Zbiór aktów normatywnych własnych gdzie w opisie widnieje informacja "komplet podpisanych uchwał, zarządzeń, instrukcji, wytycznych, pism okólnych, komunikatów, itp. Dla każdego rodzaju aktów normatywnych zakłada się odrębną teczkę. Jeden egzemplarz aktu wraz z materiałami źródłowymi rejestruje się i przechowuje w odpowiedniej teczce założonej zgodnie z wykazem akt".

I teraz pytanie:
Jeśli w ramach konkretnej sprawy prowadzonej w dziale R np. pod klasą JRWA 6301 powstaje zarządzenie nr 1/2023, jaki powinien być numer sprawy nadany na zarządzeniu? R.021.x.2023 czy R.6301.x.2023? Rozumiem, że obu numerów nadać nie można, który zatem będzie poprany? Wszystkie zarządzenia powinny mieć nadany znak sprawy na podstawie klasy JRWA 021, czy powinny mieć numer zgodny z klasą sprawy, w ramach której zarządzenie powstało? Jeśli ma mieć nadany numer sprawy w ramach której postało zarządzenie, co zawiera klasa 021? Luźne zarządzenia, które powstały ot tak? Rejestr tych zarządzeń oznaczony numerem sprawy, gdzie są wszystkie zarządzenia? Dodatkowy egzemplarz zarządzenia z nadanym numerem JRWA 021 (tu pojawia się problem, bo dlaczego nadawać drugi numer sprawy z symbolem 021, skoro ma już nadany numer sprawy)?

Bardzo proszę o pomoc.
Pozdrawiam

[Rovan]

Zarządzenie należy opatrzeć znakiem sprawy w ramach której powstało.
W aktach tej sprawy pozostaje z reguły jeden egzemplarz zarządzenia a drugi trafia do zbioru aktów normatywnych (021). Po umieszczeniu w tym zbiorze egzemplarz ten nie tworzy żadnej nowej sprawy i nie otrzymuje nowego znaku - teczka 021 stanowi zbiór dokumentacji nie tworzącej akt sprawy, przypisanej tylko do klasy z JRWA.

Ta sama reguła dotyczy również innych, podobnych sytuacji, np:
- umowa zawarta w ramach zamówienia publicznego otrzymuje znak sprawy tego zamówienia, a jeden jej egzemplarz może zostać przeniesiony do zbioru umów
- faktura wystawiona przez firmę szkoleniową otrzymuje znak sprawy danego szkolenia, jej oryginał po opisaniu trafi do zbioru dowodów księgowych

itp, itd.

[Forumowicz]

A zarządzenie wprowadzające normatywy kancelaryjno-archiwalne będzie sprawą założoną w teczce rzeczowej przepisy kancelaryjne i archiwalne oraz wyjaśnienia i interpretacje klasa 0120?

[Rovan]

Tak, jest to właściwa klasa rzeczowa. Przy czym sprawą będzie nie samo zarządzenie, a cały proces przygotowania i zatwierdzenia normatywów. Zarządzenie będzie jedynie jednym z dokumentów w aktach tej sprawy (obok projektu normatywów, korespondencji z AP, ewentualnych kolejnych wersji normatywów itd, itp.).

[Forumowicz]

Bardzo dziękuję za odpowiedź