Pisma z Archiwum

[Użytkownik]

Dzień dobry wszystkim, mam dość nietypowe pytanie.

Jeśli Archiwista sporządza pismo, które wysyła do AP i chce je dać do podpisu swojemu przełożonemu to kto powinien nadać numer sprawy ? Archiwum ? czy Sekretariat przełożonego ? Czy to nie powinno być tak, że pismo zawsze przygotowuje jednostka merytoryczna bez względu na to kto je podpisuje jako "reprezentant" ? W mojej pracy ciągle jest o to walka i dziwne prośby o "udostępnianie" czyjegoś papieru firmowego.

[Dory]

Jeśli archiwum prowadzi sprawę, znak sprawy nadaje archiwum - i nikt inny - bo archiwum jest komórką merytoryczną.

[Rovan]

W omawianej sytuacji przełożony dokonuje jedynie akceptacji pisma. Sprawę rejestruje i prowadzi komórka, która ją wszczęła i nie ma to nic wspólnego z tym kto dokonuje akceptacji pism powstających w tej sprawie.

[Użytkownik]

Na papierze firmowym w stopce mamy nazwę jednostki organizacyjnej co ciągle budzi watpliwosci czyja jednostka powinna zostać tam wpisana. Dla przykladu archiwista pisze pisma na papierze rektora ze znakiem sprawy Archiwum bo ostatecznie to jego podpis widnieje na pismie ? Czy jakbym zapisała punkt w IK, że jednostka używa papieru firmowego jednostki organizacyjnej  do sporządzania pism ze swoim numerem sprawy byłoby ok ? I kolejny np. Pisma o których mowa w ust. X przedkłada się podpisu osobie upoważnionej do reprezentowania podmiotu w określonej grupie spraw. Chciałabym raz na zawsze zakończyć sprawę pożyczania papieru firmowego pomiędzy jednostkami ?