Internetowe Forum Archiwalne > Archiwa Zakładowe
dokumentacja zamówień publicznych w wersji cyfrowej
Danutka:
Bardzo proszę o pomoc, bo zastanawiam się, jak ugryźć temat.
Jak wygląda przekazanie do archiwum dokumentacji zamówień publicznych, która jest prowadzona elektronicznie? Czy w takiej sytuacji powinna zostać ona zgrana na nośnik elektroniczny z tej platformy do prowadzenia zamówień publicznych i przekazany ten nośnik do składu nośników elektronicznych? Jednostka prowadzi dokumentację w systemie tradycyjnym. System EZD jest tylko wspomagającym, nie jest w pełni prowadzony.
Czy jest konieczność wydruku całości akt ?
Jak od strony praktycznej to ma wyglądać od strony archiwizacji?
Rovan:
Wprawdzie co do zasady w systemie tradycyjnym dokumenty elektroniczne podlegają drukowaniu, ale dotyczy to przede wszystkim sytuacji gdy dokumentacja jest prowadzona w komórkach w postaci tradycyjnych (papierowych) akt spraw. Wówczas pojawiające się w tych sprawach dokumenty elektroniczne należy wydrukować, a wydruki włączyć do papierowych akt sprawy (na bieżąco - w trakcie jej realizacji).
Natomiast w omawianym przypadku mamy do czynienia z aktami spraw prowadzonych elektronicznie w systemie dedykowanym (platforma do e-zamówień publicznych). Powinny być one zatem archiwizowane w tej samej (elektronicznej) postaci.
W sytuacji gdy jednostka pracuje w systemie tradycyjnym i nie ma możliwości zarchiwizowania tej dokumentacji w systemie EZD, najwłaściwszym będzie zarchiwizowanie jej na informatycznych nośnikach danych - z zachowaniem standardowej procedury postępowania z nośnikami, tj:
- niezwłocznie po zakończeniu spraw zapisać ich akta na informatycznych nośnikach danych, a nośniki przekazać do składu nośników,
- po 2 latach kalendarzowych nośniki ze składu przekazać do archiwum zakładowego na odrębnym spisie zdawczo-odbiorczym IND, gdzie każdy nośnik stanowi odrębną pozycję spisu i jednostkę archiwalną
Leksandra:
Dzień dobry. Ja się wciąż biję z myślami czy na podstawie §1 ust.5 oraz 6 pkt 1 rozporządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej z 2011 roku, nie zgłosić do archiwum państwowego wyjątku od funkcjonującego systemu tradycyjnego i sprawy o znaku 271- dokumentacja zamówień publicznych zadeklarować jako prowadzone w systemie EZD? ale to będzie już nieodwracalne.
Z kolei niepokoi mnie fakt, że dokumentacja dot. projektów unijnych będzie w części w systemie tradycyjnym, a w części zamówień publicznych w systemie EZD - tak chyba nie może być?
Rovan:
Wyjątki od podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych nie wymagają zgłaszania do AP, ani też nie są nieodwracalne.
Wprowadza się je zwykłym zarządzeniem kierownika jednostki i w tym samym trybie mogą być zmieniane czy likwidowane.
--- Cytuj ---niepokoi mnie fakt, że dokumentacja dot. projektów unijnych będzie w części w systemie tradycyjnym, a w części zamówień publicznych w systemie EZD - tak chyba nie może być?
--- Koniec cytatu ---
Żaden przepis tego nie zabrania.
Leksandra:
Ufffff - bardzo dziękuję Rovan :) czyli cała akcja zgłaszania sposobu prowadzenia dokumentacji miała zapewne na celu rozpoznanie sytuacji , ale był tam zapis, że zgłoszenie EZD jest na wieki wieków, i pamiętam, że bardzo się tego wystraszyłam ;) a wracając do ustawy o zamówieniach publicznych, mam jeszcze jedną wątpliwość: art. 78 mówi o przechowywaniu dokumentacji przez 4 lata, czy to przypadkiem nie jest jakiś "twardy termin" ze względu na jakieś inne dane ? bo nasze rozporządzenie ma ciut dłuższy ten okres,
Nawigacja
[#] Następna strona
Idź do wersji pełnej